Modello di piano di progetto di costruzione

I progetti di costruzione sono alcune tra le iniziative più complesse e impegnative esistenti. Sono tanti i diversi aspetti da considerare, come l'approvvigionamento dei materiali, la creazione di un programma e l'effettivo processo di costruzione ed esecuzione del progetto. Ma nonostante la complessità, non significa che i progetti debbano anche essere fonte di confusione. Con un modello di piano di progetto di costruzione puoi semplificare il processo di costruzione e garantire che i risultati finali vengano raggiunti nei tempi previsti.

Cos'è un modello di piano di progetto di costruzione?

Un modello di piano di progetto di costruzione è una guida riutilizzabile che delinea ogni passaggio del processo di costruzione. Fornisce al tuo team una chiara roadmap da seguire, in modo da non dover iniziare da zero ogni volta. Inoltre, siccome tutto è riportato nel modello, puoi pianificare facilmente la cronologia del progetto e assicurarti che il tuo team non si perda alcun passaggio critico del processo. 

Quali sono i vantaggi di un modello digitale di piano di progetto di costruzione?

Un software di gestione dei progetti non è adatto soltanto ai lavori d'ufficio, ma è utile anche a qualsiasi team che ha bisogno di pianificare e coordinare il proprio lavoro. E, in un settore così complesso come quello delle costruzioni, è di aiuto poter disporre di uno strumento flessibile che ti consenta di adattarti quando le cronologie, le risorse o le priorità cambiano. Se crei il tuo modello in uno strumento digitale, eviti di pasticciare con modelli di Microsoft Excel o documenti cartacei, che possono diventare rapidamente obsoleti. Invece, un modello digitale ti consente di spostare e assegnare attività ovunque ti trovi e di collaborare con i membri del team in tempo reale.

Con un modello di piano di progetto di costruzione puoi: 

• vedere tutti i passaggi necessari per portare a termine un progetto in un unico posto 

• controllare in tempo reale le informazioni sullo stato e sulla scadenza di ciascuna attività 

• impostare e modificare le scadenze per stabilire in maniera accurata la cronologia

• elencare le attività in una lista di cose da fare digitale o passare facilmente a un formato visivo (come una cronologia con diagramma di Gantt o una bacheca Kanban) senza alcun lavoro aggiuntivo 

• assegnare e delegare le attività ad altre persone del tuo team 

• comunicare e coordinarti con gli stakeholder e i membri del team di progetto in un unico posto 

• allegare file pertinenti alle attività, come progetti, specifiche o tariffari

• accedere e aggiornare il piano del progetto nei cantieri usando l'app per dispositivi mobili di Asana   

Cosa includere nel modello di piano di progetto di costruzione

Un modello di piano di progetto di costruzione illustra i risultati finali del progetto in un unico posto, in modo che tu possa vedere la scadenza, l'incaricato e lo stato di ogni attività. Con questo tipo di modello è utile creare diverse sezioni per ciascuna fase del processo di gestione del progetto di costruzione, quindi aggiungere tutte le attività che ti servono per completare ciascuna fase. Quelle riportate di seguito sono le sei fasi più comuni dei progetti di costruzione. 

1. Avvio. Lavora con il cliente per identificare i suoi bisogni e illustra come il tuo team li soddisferà. 

2. Pre-costruzione. Organizza il tuo team e finalizza i dettagli della pianificazione come il budget, la roadmap e il piano di comunicazione del progetto. 

3. Esecuzione del progetto. È la fase in cui tu, il tuo team e qualsiasi eventuale subappaltatore vi dedicate alla costruzione dell'edificio. 

4. Collaudo. Conduci un controllo finale e presenta l'edificio finito al cliente. 

5. Occupazione e garanzia. Il cliente si trasferisce effettivamente nell'edificio. A seconda del contratto, potresti comunque essere ancora responsabile del progetto. 

6. Chiusura. Tieni una riunione post mortem del progetto e risolvi ufficialmente eventuali questioni in sospeso. 

Una volta create le sezioni, aggiungi colonne per monitorare lo stato di ciascun risultato finale, ad esempio se è "Non iniziato", "In corso" o "Completato". Puoi anche creare dei traguardi per identificare i punti di svolta principali del processo di costruzione, come il completamento delle fondamenta o dell'esterno di un edificio.

Funzionalità integrate

• Vista cronologia. La vista cronologia è una vista di progetto in stile Gantt che visualizza tutte le tue attività in un grafico a barre orizzontali. Non solo potrai vedere le date di inizio e di fine di tutte le attività, ma anche le relative dipendenze. Con la vista cronologia, potrai monitorare con facilità le relazioni tra i vari elementi del tuo piano. Inoltre, quando tutto il tuo lavoro viene visualizzato in un unico posto, è facile identificare e risolvere i conflitti di dipendenza prima che si verifichino, per rispettare i tempi previsti per i tuoi obiettivi.

• Dipendenze. Contrassegna un'attività come in attesa di un'altra attività con le dipendenze. Se sai che il tuo lavoro sta bloccando quello di altri, puoi stabilire delle priorità. I team con flussi di lavoro collaborativi possono verificare quali attività stanno attendendo da altri e sapere quando iniziare la loro parte del lavoro. Quando la prima attività viene completata, l'incaricato verrà avvisato che può iniziare la propria attività dipendente. O, se l'attività da cui dipende il tuo lavoro viene riprogrammata, Asana ti invierà una notifica, permettendoti così di aggiornare la tua scadenza.

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione.

• App per dispositivi mobili. Asana è disponibile per iOS e Android, per consentirti di controllare facilmente le tue cose da fare ovunque ti trovi. Leggi le notifiche nella posta in arrivo, invia messaggi e accedi alle attività del progetto, per non perderti gli aggiornamenti.  

App consigliate

• Gmail. Con l'integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività di Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata da Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, così che nulla ti sfugga. Hai bisogno di fare riferimento a un'attività di Asana mentre componi un'email? Invece di aprire Asana, usa l'add-on di Asana per Gmail per cercare quell'attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. 

• Outlook. Mano a mano che ricevi email con le attività di cui dovrai occuparti, come la revisione del lavoro della tua agenzia o una richiesta di risorse di progettazione di un partner, puoi creare attività in Asana direttamente da Outlook. Puoi assegnare la nuova attività a te o a un collega del team e impostare una data di scadenza. Poi puoi aggiungerla a un progetto, in modo da collegarla ad altre attività attinenti.

• Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack.

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

Altri tipi di modelli di gestione dei progetti di costruzione e come crearli

Come ogni progetto, le iniziative di costruzione includono diversi componenti che devono essere organizzati, per esempio il budget, il programma o i risultati finali del progetto. Ecco di seguito altri modelli che puoi creare per organizzare ciascuno di questi elementi fondamentali. 

Modello di programma di costruzione

Un modello di programma di costruzione è in pratica la stessa cosa di un piano di progetto, vale a dire un elenco di risultati finali e delle loro scadenze. Puoi includere il programma nel piano del progetto, ma un modello distinto di programma di costruzione può essere utile se devi essere estremamente dettagliato sull'inizio e sulla fine delle attività. Ad esempio, il tuo programma potrebbe indicare che un idraulico deve installare i sanitari tra le nove e mezzogiorno, prima che nel pomeriggio un elettricista possa occuparsi del cablaggio. 

Quando crei il tuo modello di programma del progetto, aggiungi orari e intervalli di date per ciascuna attività per specificare esattamente quando dovrebbero essere completate. Per mantenere il lavoro nei tempi previsti, puoi anche contrassegnare le dipendenze, cioè le attività che non possono essere iniziate finché la precedente non è stata completata. 

Modello di budget di costruzione

Un modello di budget di costruzione (chiamato anche modello di stima del budget) ti aiuta a pianificare e monitorare quanto spendi durante lo svolgimento del progetto. Mantenere il budget organizzato ti aiuta a stimare accuratamente i costi per i clienti, a prevenire spese eccessive e a migliorare la gestione delle risorse. 

Per creare un modello di budget di costruzione, suddividi tutti i risultati finali del tuo progetto in sotto-dipendenze, poi fai una stima del costo di ciascuna. Ad esempio, se un risultato finale è quello di imbiancare di nuovo gli interni di una casa, le sotto-dipendenze potrebbero includere l'acquisto della vernice, il posizionamento dei teli sul pavimento e la nastratura delle modanature. Se sei una persona con memoria visiva, prova a creare una struttura di scomposizione del lavoro (WBS, dal termine inglese work breakdown structure), vale a dire un diagramma che suddivide il lavoro in più livelli, partendo dal tuo obiettivo principale posto in alto e sviluppandolo verso il basso in risultati finali e sotto-dipendenze. 

Per tenere le cose organizzate, aggiungi colonne per monitorare il costo di ciascuna voce del budget, la scadenza e se è stata approvata dal cliente. 

Modello di lista di controllo di costruzione

Un modello di lista di controllo di costruzione riporta tutte le attività che devono essere completate affinché il progetto di costruzione possa essere portato a termine. In pratica si tratta di una check-list che il tuo team può usare nella fase finale, per assicurarsi che il progetto finito soddisfi i requisiti. Per creare un modello di lista di controllo di costruzione, prepara delle colonne per: 

• il numero dell'elemento, per aiutare i membri del team a comunicare a proposito della voce della lista di controllo a cui si riferiscono 

• il nome dell'elemento o dell'attività

• una descrizione generale dell'attività

• l'incaricato dell'attività

• le date di inizio e di fine dell'attività, per individuare quando dovrebbe essere completata

• lo stato dell'attività

Domande frequenti