Le sei fasi della gestione dei progetti di costruzione

È difficile pensare a un settore con più variabili e stakeholder attivi di quello dell'edilizia. Dai materiali ai fornitori, mantenere il progetto di costruzione in ordine, nei tempi previsti e nel rispetto del budget è un'attività a sé stante. 

Fortunatamente, è qui che entra in gioco la gestione dei progetti di costruzione. Con una CPM efficace, puoi monitorare il tuo lavoro, i membri del team e i risultati finali in un unico posto. Sebbene la CPM non aiuti il tuo progetto a costruirsi da solo, ti aiuterà a portare chiarezza tra i team, in modo da poter lavorare in modo più efficiente ed efficace come team.

Cos’è la gestione dei progetti di costruzione?

La gestione dei progetti di costruzione è il processo di gestione, regolamentazione e supervisione dei processi di costruzione. Il CPM può variare da un singolo progetto alla gestione di un'intera società di gestione delle costruzioni. In entrambi i casi, il CPM può aiutare il tuo team a pianificare il lavoro del progetto durante la fase di pre-costruzione, monitorare i risultati finali durante la fase di costruzione, valutare la consegna del progetto e chiudere al termine dell'iniziativa. 

La gestione dei progetti di costruzione è basata sulle scadenze. Questi progetti iniziano sempre con una fase di pianificazione e hanno sempre un risultato finale definito alla fine del ciclo di vita del progetto. E sebbene ci siano una varietà di esigenze specifiche per l'edilizia, molti elementi del ciclo di vita del progetto sono simili alla gestione generale del progetto.

Cosa rende la gestione dei progetti di costruzione così impegnativa?

Nel CPM, è particolarmente importante prestare attenzione ai vincoli del progetto e ai dettagli sulla sicurezza. Un progetto di costruzione ha molte somiglianze e alcune differenze chiave rispetto a un progetto più tradizionale su cui potresti aver lavorato. 

Per prima cosa, i progetti di costruzione spesso hanno un'ampia varietà di stakeholder che devono collaborare a stretto contatto ma in modo interfunzionale. Tra questi rientrano:

• il titolare del progetto

• il supervisore del progetto

• il cliente

• i project manager dell'edilizia

• Progettazione

• Architetti

• Designer

• Appaltatori generali

• Subappaltatori

• Urbanisti

• Progettazione civile

• dipendenti pubblici

Esigenze specifiche del progetto di costruzione

Come puoi immaginare, i progetti di costruzione hanno esigenze specifiche che sono uniche per questo tipo di flusso di lavoro. Quando inizi a pensare al CPM, assicurati di avere un modo per gestire:

• Gestione fornitori

• Monitoraggio del budget

• stima dei costi

• ordini di modifica

• Programmi del progetto

• Registri di ispezione giornalieri, settimanali e mensili

• Processi di offerta e negoziazioni contrattuali

• Controllo qualità

• Gestione della sicurezza

• monitoraggio del cantiere

Esigenze generali di gestione del progetto

Fondamentalmente, ogni progetto di costruzione è solo questo: un progetto. Sebbene non si debba trascurare nessuno degli elementi costitutivi del metodo del percorso critico, assicurati di seguire anche le best practice per la gestione dei progetti. 

Puoi farlo:

• eseguire uno studio di fattibilità prima di iniziare il progetto;

• seguendo ogni passaggio della fase di avvio del progetto per assicurarti che il tuo team sia preparato per il successo;

• Impostare un processo proattivo di gestione dei rischi, come un registro dei rischi.

• creando una struttura di scomposizione del lavoro (WBS) per acquisire tutti i deliverable e i subdeliverable del progetto;

• utilizzando il metodo del percorso critico per identificare la migliore cronologia per il progetto;

• Seguire le best practice di gestione dei costi sia prima che durante il progetto.

• Comunicare in modo efficace con il team di progetto e gli stakeholder.

• Seguire le best practice della gestione delle risorse.

• Definire flussi di lavoro chiari in una fonte centralizzata di informazioni.

Sette tipi di gestione dei progetti di costruzione

Gestire un progetto di costruzione non è un'impresa da poco: è come dirigere un'orchestra in cui ogni musicista deve suonare la propria nota al momento giusto.

Con così tante variabili, il metodo di consegna che scegli può determinare il successo o il fallimento. Il metodo CPM giusto può aiutarti a destreggiarti tra programmi del progetto serrati, guidare i team attraverso le fasi di costruzione con sicurezza e rispettare il budget del progetto senza perdere il sonno.

Di seguito, abbiamo suddiviso gli approcci più efficaci per la gestione dei progetti di costruzione per aiutarti a scegliere quello che meglio si allinea ai tuoi obiettivi.

1. Gestione tradizionale dei progetti

Questo è il metodo collaudato più comunemente utilizzato nel settore edile. Ecco come funziona: il titolare del progetto assume un progettista per redigere i piani di costruzione, e poi un appaltatore generale per realizzarli.

Sebbene sia un processo familiare, a volte può creare compartimenti stagni tra i team di progettazione e quelli di esecuzione, causando ritardi o costosi ordini di modifica durante la fase di costruzione.

2. Gestione dei progetti di progettazione e costruzione

Perché dividere progettazione e costruzione tra due team quando uno può fare tutto? Questa è la premessa della gestione dei progetti di progettazione-costruzione.

Questo approccio assegna a un’unica entità la gestione di entrambi gli aspetti del processo di costruzione, riducendo i problemi di comunicazione e le perdite di tempo. Per i team di costruzione che cercano una consegna più rapida dei progetti, questo metodo CPM migliora i flussi di lavoro e mantiene le cose nei tempi previsti.

3. Gestione della costruzione a rischio (CMAR)

Il metodo CMAR ti fornisce un responsabile della costruzione che garantisce che il progetto non supererà un costo massimo. Con il coinvolgimento precoce nella fase di pre-costruzione, questo metodo combina la gestione dei costi e la gestione dei rischi per ridurre al minimo le sorprese e gli sforamenti di budget. È una scelta affidabile per i titolari del progetto che hanno bisogno di maggiore prevedibilità finanziaria.

4. Consegna integrata del progetto (IPD)

Pensi che il lavoro di squadra renda tutto migliore? Questo è l'IPD in poche parole. Questo approccio riunisce tutte le parti interessate, dall’appaltatore generale ai progettisti e ai subappaltatori, fin dall’inizio. Allineando gli obiettivi e condividendo i rischi, l’IPD promuove l’innovazione, riduce gli sprechi e mantiene i programmi del progetto nei tempi previsti.

5. Gestione snella delle costruzioni

Vuoi fare di più con meno? La costruzione snella si concentra sulla massimizzazione del valore, riducendo al minimo gli sprechi. Ispirato ai principi della produzione Lean, questo metodo CPM promuove l'efficienza attraverso flussi di lavoro migliorati, processi decisionali in tempo reale e l'impegno per il miglioramento continuo.

6. Gestione agile delle costruzioni

Prendendo spunto dal mondo della tecnologia, la metodologia Agile divide il processo di costruzione in blocchi più piccoli e gestibili. Ciò semplifica l’adattamento ai cambiamenti o l’affrontare attività di costruzione complesse. Se il tuo contratto di costruzione richiede flessibilità, la metodologia Agile potrebbe essere la risposta.

7. Gestione dei progetti proprietario-costruttore

Per coloro che amano rimboccarsi le maniche, la gestione del progetto proprietario-costruttore mette il titolare del progetto al posto di guida. Dalla gestione del cantiere al coordinamento dei subappaltatori, sei tu a comandare.

Sebbene sia conveniente, questo approccio CPM richiede una vasta conoscenza dei codici di costruzione, dei permessi e della gestione dei progetti di costruzione.

Le sei fasi della gestione dei progetti di costruzione

In generale, ogni progetto di costruzione segue sei fasi chiave. Ogni fase svolge un ruolo chiave nel garantire una consegna efficiente del progetto e risultati di successo.

Dalla definizione di obiettivi chiari alla conclusione con una chiusura dettagliata del progetto, ecco una guida passo passo per affrontare le fasi della gestione dei progetti di costruzione come un professionista.

Fase 1. Avvio: gettare le basi per il successo

Ogni progetto di costruzione di successo inizia con una solida base, in senso letterale e figurato. La fase di avvio, a volte chiamata fase di ideazione, è quella in cui il tuo team collabora con il titolare del progetto per definire le sue esigenze e il modo in cui le soddisferai.

Questa fase potrebbe includere l’esecuzione di uno studio di fattibilità o la creazione di un business case dettagliato per confermare che il progetto è fattibile. Anche senza una documentazione formale, l'incorporazione di piani di costruzione e schizzi di progettazione iniziali garantisce che tu e il tuo cliente siate sulla stessa lunghezza d'onda. Stabilire obiettivi chiari in anticipo è fondamentale per il successo in tutte le fasi successive.

Fase 2. Pre-costruzione: preparare il terreno con una pianificazione dettagliata

Una volta finalizzati i dettagli e firmato il contratto di costruzione, è il momento di passare alla fase di pre-costruzione. Qui, organizzi il tuo team di costruzione, inclusi appaltatori generali e subappaltatori, e inizi a perfezionare i tuoi flussi di lavoro.

Questa fase è fondamentale per identificare i potenziali rischi, chiarire i traguardi del progetto e stabilire come gestire i costi, i rischi, l'allocazione delle risorse e la comunicazione.

Utilizza strumenti come un diagramma di Gantt per definire visivamente il percorso critico e assicurarti che tutti i membri del team siano sulla stessa lunghezza d’onda. Una fase di pre-costruzione ben preparata definisce il ritmo per un’esecuzione di successo del progetto.

Fase 3. Esecuzione: dare vita al progetto

La fase di esecuzione è quella in cui le attività di costruzione prendono vita. Durante questa fase, i membri del team e gli appaltatori generali collaborano per realizzare il progetto secondo i piani di costruzione approvati.

Una comunicazione coerente è fondamentale. Una comunicazione scadente è una delle principali cause dei ritardi nei progetti di costruzione, quindi stabilisci processi chiari per condividere gli aggiornamenti con gli stakeholder e tenere tutti informati.

L'utilizzo di un software di gestione dei progetti come Asana garantisce il monitoraggio dell'avanzamento in tempo reale e semplifica la condivisione degli aggiornamenti del progetto tra tutti i professionisti edili coinvolti.

Fase 4. Messa in servizio: garantire che il prodotto finale sia impeccabile

Quando il lavoro fisico è completo, è il momento di testare e mettere a punto i risultati. La fase di messa in servizio della gestione dei progetti di costruzione comprende tre fasi principali:

• Effettuare un controllo finale: verifica ogni dettaglio del prodotto finito e compila una lista di controllo per documentare eventuali correzioni dell’ultimo minuto.

• Presentare i risultati finali: mostra al cliente l'edificio finito, consentendogli di ispezionare il cantiere e testare i sistemi chiave. Risolvi rapidamente eventuali problemi identificati.

• Formazione del cliente: assicurati che il cliente sappia come utilizzare e mantenere i sistemi critici, come impianti idraulici, impianti elettrici o software integrati.

Una fase di messa in servizio ben organizzata garantisce che il progetto soddisfi gli standard di qualità e lasci il cliente soddisfatto.

Fase 5. Occupazione e garanzia. Supporto alla consegna

In questa fase, il cliente si trasferisce ufficialmente nell'edificio. Anche se il tuo lavoro in loco potrebbe essere completo, le tue responsabilità potrebbero continuare in base al contratto di costruzione e agli accordi di garanzia.

Esistono due tipi comuni di garanzie:

• Garanzie contrattuali, concordate nei termini del progetto.

• Garanzie implicite, disciplinate dalle leggi locali o federali.

Collabora con il tuo team legale per chiarire il periodo di garanzia e le aspettative. Fornire un supporto reattivo durante questa fase crea fiducia e lascia un'impressione duratura sul titolare del progetto.

Fase 6. Chiusura: conclusione e riflessione

Quando il periodo di garanzia termina, il ciclo di vita del progetto di costruzione si conclude ufficialmente. Ma prima di andare avanti, prenditi del tempo per condurre una riunione post-mortem con il tuo team. Rivedi ciò che è andato bene, ciò che potrebbe migliorare e cataloga tutte le lezioni apprese in un sistema centralizzato.

Riflettendo sulle attività di costruzione passate, avrai un vantaggio sul prossimo progetto. Una fase di chiusura approfondita garantisce non solo la chiusura del progetto, ma anche la preparazione del team per un successo ancora maggiore in futuro.

Come gestire efficacemente i progetti di costruzione

La gestione di un progetto di costruzione è un gioco di equilibri ad alto rischio, che richiede istinti acuti, una forte leadership e la capacità di adattarsi al volo. Che si tratti di coordinare le operazioni in loco, gestire gli acquisti o garantire che tutto sia conforme alle norme edilizie, queste fasi di gestione della costruzione possono aiutarti a mantenere il controllo e a fornire risultati eccezionali.

1. Definisci gli obiettivi e pianifica

Ogni progetto di successo inizia con obiettivi chiari. Che cosa stai costruendo? Qual è la tempistica? Quanto puoi spendere? Rispondi prima a queste domande, quindi suddividi il lavoro in una struttura di scomposizione del lavoro (WBS) che definisca ogni attività e responsabilità. Una solida pianificazione nella fase di pre-costruzione definisce il tono per l'intero ciclo di vita del progetto.

2. Costituisci il team di costruzione giusto

Il tuo team può determinare la riuscita o il fallimento del tuo progetto. Coinvolgi professionisti dell’edilizia con le giuste certificazioni, competenze specialistiche e anni di esperienza. Che tu stia assumendo appaltatori generali o subappaltatori, assicurati di creare un team su cui puoi contare.

3. Usa strumenti di project management

Nessuno può tenere traccia di tutto manualmente. Ed è qui che entra in gioco il software di gestione dei progetti. Strumenti come Asana ti aiutano a organizzare le attività di costruzione, gestire le stime dei costi e monitorare i programmi del progetto in tempo reale, per un cantiere che funziona senza intoppi.

4. Monitora i progressi e adattati

Tieni d’occhio i traguardi e il percorso critico per assicurarti che tutto proceda come previsto. Ma non aver paura di adattarti. Che si tratti di ritardi, ordini di modifica o problemi di risorse, una mentalità flessibile può far progredire l'intero progetto.

5. Comunica in modo coerente

Una buona comunicazione non è solo utile, è essenziale. Aggiornamenti, riunioni e resoconti regolari mantengono tutti, dagli stakeholder ai membri del team, sulla stessa lunghezza d’onda. La chiarezza ora evita confusione in seguito.

6. Gestisci i rischi e la qualità

Identifica i potenziali rischi prima che diventino problemi reali. Un solido piano di gestione dei rischi e l’attenzione al controllo della qualità possono prevenire problemi di sicurezza e mantenere il cantiere in funzione senza intoppi, il tutto nel rispetto dei codici edilizi e di altri requisiti.

7. Prepararsi per la chiusura del progetto

La fine è importante quanto l’inizio. Finalizza la lista di controllo, ottieni tutte le approvazioni necessarie e assicurati che lo spazio sia pronto per essere occupato. Un processo di chiusura senza intoppi garantisce la soddisfazione del titolare del progetto e prepara il terreno per il tuo prossimo grande successo.

Strumenti necessari per gestire un progetto di costruzione di successo

Ora che hai compreso le sei fasi della gestione dei progetti di costruzione, devi eseguirle. Ed è qui che entra in gioco il software di gestione dei progetti di costruzione. 

Cos’è un software di gestione dei progetti di costruzione? 

Fondamentalmente, il software di gestione dei progetti di costruzione è la spina dorsale di un progetto di successo. Questi strumenti consentono ai professionisti dell’edilizia di pianificare, coordinare ed eseguire il proprio lavoro senza problemi, garantendo che i progetti rispettino le scadenze e il budget.

Dalla gestione delle attività di costruzione al monitoraggio dei traguardi del progetto, il software giusto mantiene allineata ogni parte del processo di costruzione. Che si tratti di rispettare scadenze ravvicinate o di coordinarsi con i subappaltatori, questi strumenti forniscono la chiarezza e il controllo necessari per far sì che i team edili lavorino in modo efficiente, sia in loco che in ufficio.

Strumenti tradizionali e strumenti moderni a confronto

• Strumenti tradizionali: spesso creati appositamente per il settore edile, queste soluzioni possono includere funzionalità altamente tecniche su misura per project manager esperti. Tuttavia, tendono a essere più difficili da imparare e richiedono una gestione dedicata per essere utilizzati in modo efficace.

• Strumenti moderni: soluzioni flessibili e facili da usare, progettate per team di tutti i livelli di competenza. Questi strumenti di project management per l’edilizia aiutano i team a collaborare, monitorare l’avanzamento in tempo reale e adattarsi ai cambiamenti senza una formazione approfondita.

Come scegliere il miglior software di gestione dei progetti di costruzione

Nel metodo del percorso critico, le scadenze sono della massima importanza. Il mancato rispetto di una scadenza ha un effetto a cascata e può ritardare l'intero programma di completamento del progetto.

Se il tuo team non sa chi sta facendo cosa e per quando, e chi è responsabile del lavoro svolto, è molto più probabile che le scadenze vengano trascurate. Infatti, secondo la nostra ricerca, i team non rispettano il 26% delle scadenze ogni settimana.

Indipendentemente dal fatto che utilizzi strumenti tradizionali o moderni, assicurati che il tuo software di gestione dei progetti di costruzione includa queste funzionalità indispensabili:

• Visualizzazione del percorso critico: identifica e monitora la sequenza più lunga di attività che devono essere completate in tempo per far sì che l'intero progetto rispetti le scadenze. Questa funzionalità ti aiuta a dare la priorità alle attività ad alto impatto ed evitare ritardi a cascata.

• Monitoraggio delle scadenze: imposta e gestisci scadenze chiare e attuabili per evitare ritardi nel percorso critico.

• Visualizzazione della cronologia: utilizza strumenti come i diagrammi di Gantt per definire traguardi, dipendenze e pianificazioni del progetto per una maggiore chiarezza.

• Gestione delle risorse: coordina i carichi di lavoro tra i membri del team per evitare il sovraccarico e garantire un’esecuzione senza intoppi di progetti di costruzione complessi.

• Comunicazione centralizzata: mantieni tutti gli aggiornamenti, i file e le decisioni del progetto in un unico posto per semplificare la collaborazione con gli stakeholder e i subappaltatori.

• Monitoraggio del budget: monitora i costi in tempo reale per evitare spese eccessive e rispettare il budget del progetto.

• Accesso da dispositivi mobili: cerca uno strumento con un'app per dispositivi mobili davvero valida, che ti consenta di aggiornare il tuo lavoro in tempo reale. In questo modo, tutti, in ufficio e sul posto di lavoro, saranno sulla stessa lunghezza d’onda.

• Modelli e flussi di lavoro: standardizza i processi con modelli personalizzabili per risparmiare tempo e migliorare la coerenza.

Migliore gestione dei progetti di costruzione con Asana

La gestione delle costruzioni è un settore ad alta intensità, e ti serve un modo per stare al passo con tutti i cambiamenti di programma e gli imprevisti. Esistono strumenti di project management per l’edilizia, ma non è su questo che ci concentriamo. Asana è una piattaforma di gestione del lavoro, il che significa che pensiamo ai processi, non solo ai progetti. 

Con Asana, puoi pianificare ed eseguire qualsiasi progetto. Dal processo decisionale centralizzato alla condivisione semplificata delle informazioni, Asana è uno strumento completo per aiutare il tuo team a svolgere al meglio il proprio lavoro e a raggiungere i propri obiettivi.

Domande frequenti sulla gestione dei progetti di costruzione