La microgestione ti sta frenando?

I leader di successo hanno tutti una cosa in comune: si affidano a persone di cui si fidano per portare a termine il lavoro. Questo perché, indipendentemente dalla tua produttività, non puoi fare tutto da solo.  

Quando i leader hanno difficoltà a fare affidamento sugli altri, spesso ricorrono al micromanagement nel tentativo di controllare come vengono svolte le attività. Ma, sebbene imparare a lasciar andare e delegare il lavoro sia difficile, è essenziale se vuoi che il tuo team (e tu stesso) cresca e migliori. 

Cos’è il micromanagement?

Il micromanagement è uno stile di gestione che comporta l’esercizio di un alto livello di controllo sulle attività quotidiane dei dipendenti. Le persone che adottano il micromanagement cercano di controllare e monitorare personalmente tutto ciò che accade, piuttosto che delegare completamente le responsabilità al proprio team. Spesso detengono tutto il potere decisionale, indipendentemente da quanto possano essere piccole quelle decisioni. 

Microgestione e macrogestione a confronto

Il micromanagement e il macromanagement sono agli antipodi. Uno stile di gestione si concentra sui piccoli dettagli, mentre l'altro ha una visione d'insieme. 

I micromanager sono molto specifici su come e quando il lavoro deve essere svolto, puntando alla perfezione in tutte le fasi di un processo. D'altra parte, i macromanager si concentrano sui risultati più ampi piuttosto che sulle specifiche di come vengono fatte le cose. Invece di essere coinvolti in ogni fase del processo, delegano e consentono ai membri del team di prendere le proprie decisioni su come svolgere le attività. 

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Microgestione a lungo termine e a breve termine a confronto

Il micromanagement può essere una strategia utile a breve termine, soprattutto durante la formazione di nuovi dipendenti o il controllo di problemi ad alto rischio. Ad esempio, è normale fornire molta supervisione e supporto durante l’onboarding, per garantire che i membri del team abbiano una solida conoscenza delle proprie responsabilità. Allo stesso modo, è spesso utile che una persona abbia il controllo totale durante le situazioni ad alto rischio, come quando un team edile demolisce un edificio. 

Ma mentre il micromanagement può essere utile nel breve termine, è problematico come strategia a lungo termine. Se vuoi che i nuovi dipendenti diventino autonomi e indipendenti, devi rinunciare al controllo e fidarti che svolgano bene il loro lavoro. Allo stesso modo, se tratti tutte le situazioni come se fossero mission-critical, i progetti richiederanno troppo tempo e sarà impossibile scalarli. 

Perché le persone ricorrono al micromanagement?

Il micromanagement è una trappola in cui è facile cadere, anche per le persone con buone intenzioni. È normale voler avere tutto sotto controllo, soprattutto se hai paura di commettere errori e cerchi la perfezione in tutto ciò che fai. Lasciar andare e fidarsi del proprio team affinché faccia le proprie scelte è difficile, ma è spesso la cosa migliore che puoi fare per aiutare i dipendenti a crescere. 

Le persone ricorrono al micromanagement per diversi motivi, ma ecco alcuni dei più comuni: 

• Perfezionismo: i perfezionisti hanno standard elevati e spesso vogliono che le cose siano fatte in un modo molto specifico. Commettere errori è spesso intollerabile per i perfezionisti, quindi delegare, che naturalmente comporta alcuni errori, può essere particolarmente difficile. 

• Mancanza di esperienza nella gestione: quando i singoli collaboratori vengono promossi senza un supporto e una formazione sufficienti, potrebbero voler rimanere coinvolti nelle attività con cui si sentono più a loro agio. Può essere difficile lasciar andare le vecchie responsabilità e concentrarsi nuovamente sulla strategia generale. 

• Gestione di membri del team non qualificati: quando si gestisce un team non qualificato, è facile ricorrere al micromanagement per assicurarsi che il lavoro venga svolto correttamente. La formazione di dipendenti non qualificati è difficile e richiede molto impegno iniziale. Ma, in definitiva, investire nella formazione può far risparmiare molto tempo nel lungo termine.  

Gli effetti a lungo termine del micromanagement

C’è un motivo per cui la parola “micromanagement” ha spesso una connotazione negativa. La ricerca mostra che il micromanagement è uno dei tre motivi principali per cui i dipendenti si licenziano. Se utilizzato a lungo termine, dimostra una mancanza di fiducia e indebolisce i dipendenti, non lasciando spazio al team per essere creativo, risolvere problemi o sentirsi sicuro del proprio lavoro. Con qualcuno che li controlla costantemente, i dipendenti spesso sperimentano un aumento dello stress sul luogo di lavoro, burnout e un calo del morale. Nel tempo, i membri del team possono persino perdere così tanta fiducia da diventare dipendenti dal micromanagement. 

Il micromanagement a lungo termine è negativo anche per i manager. Man mano che i team e i progetti diventano più grandi, è difficile per loro mantenere lo stesso livello di supervisione, il che porta a un sovraccarico di lavoro e, infine, al burnout. E poiché il micromanagement non si adatta bene, può portare a colli di bottiglia e impedire ai team di crescere al massimo delle loro potenzialità. 

In definitiva, è importante ricordare che l’obiettivo di un manager è quello di essere un coach, rimuovere gli ostacoli e prendere decisioni strategiche di alto livello. È importante fornire ai dipendenti le risorse e il supporto di cui hanno bisogno per sentirsi responsabilizzati, in modo che il team possa capire i piccoli dettagli da solo. Quando si è troppo impantanati nelle piccole cose, è difficile concentrarsi sulla strategia generale. 

Segni di microgestione

Il micromanagement può manifestarsi in modi diversi per persone diverse. Ecco alcuni segnali a cui prestare attenzione se pensi che tu, il tuo manager o qualcuno del tuo team potreste essere micromanager: 

• Difficoltà a delegare le attività

• Assumersi la responsabilità del lavoro delegato se si verificano errori

• Concentrarsi sui piccoli dettagli anziché sul quadro generale

• Voler essere consultati su tutte le decisioni

• Ignorare le opinioni o l'esperienza degli altri

• Essere molto prescrittivi su come affrontare le attività

• Voler essere coinvolti in tutto o messi in copia in ogni messaggio

• Richiedere frequenti aggiornamenti, resoconti sullo stato o verifiche

• Trascorrere molto tempo a correggere o esaminare il lavoro di altre persone

• avere standard irrealisticamente alti

• Concentrarsi sempre su ciò che dovrebbe essere migliorato o cambiato, piuttosto che esprimere apprezzamenti

Sette modi per evitare il micromanagement

Il micromanagement è difficile da gestire, ma ci sono passi concreti che puoi compiere per ridurlo e prevenirlo nel tuo team. Ecco come: 

1. Esercitati a delegare

Delegare è difficile, soprattutto per i manager e i leader alle prime armi. Quando ci si sente responsabili del buon esito del lavoro, può sembrare strano affidare attività importanti a qualcun altro: dopotutto, di chi ti fidi di più se non di te stesso? Ma delegare, e lasciar fare, è una competenza essenziale per tutti i manager. Sei solo una persona e devi fare affidamento sulle competenze e sull'esperienza del tuo team per portare a termine il lavoro. 

Se delegare ti mette a disagio, esercitati prima a delegare piccoli tipi di lavoro, prima di passare a progetti più grandi. Questo può aiutare a creare fiducia e consentire ai membri del team di sviluppare le proprie competenze nel tempo. Ricordatevi solo di essere pazienti. Ci vuole tempo per sviluppare le tue capacità di delega, ed è normale che i membri del team impieghino più tempo di te per completare il lavoro delegato. 

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2. Normalizza gli errori

Il micromanagement nasce spesso dal perfezionismo: i manager cercano di supervisionare tutto per evitare errori. Ma in realtà, commettere errori non è qualcosa di cui aver paura. È così che impariamo, cresciamo e miglioriamo. Cercare di essere sempre perfetti ha un costo elevato, sia per la salute mentale che per il tempo necessario a completare i risultati finali. In definitiva, gli studi suggeriscono che questo tipo di perfezionismo estremo può esporre a un rischio maggiore di burnout, insoddisfazione lavorativa e depressione. 

In qualità di manager, è importante accettare che gli errori siano una parte normale della delega. Invece di ricorrere al micromanagement per evitare errori, fornisci ai dipendenti gli strumenti necessari per risolvere i problemi in autonomia. Quando permetti ai membri del team di commettere (e risolvere) i propri errori, li aiuti a sviluppare conoscenze e fiducia, consentendo loro di affrontare problemi ancora più grandi in futuro. 

3. Chiarisci le responsabilità

Il micromanagement spesso si verifica a causa di confini e responsabilità poco chiari. Se non sai quali sono le responsabilità dei dipendenti e quelle dei manager, è difficile per il tuo team assumersi la responsabilità delle attività e sentirsi in grado di prendere le proprie decisioni. 

Ecco alcune strategie per chiarire le responsabilità nel tuo team: 

• Annota ruoli e responsabilità per ogni membro del team. Comunica chiaramente queste responsabilità durante l'assunzione e l'onboarding e mantieni un dialogo aperto per garantire che i membri del team continuino a gestire bene il proprio ruolo.

• Crea un grafico RACI per delineare chi è Responsabile, Responsabile dell’approvazione, Persona consultata e Persona informata per un progetto specifico. 

• Distribuisci il potere decisionale. Lascia che i dipendenti siano i decisori finali in aree specifiche. Per esempio, in Asana, responsabilizziamo i dipendenti creando aree di responsabilità (AoR, Area of Responsibility). Per ogni area dell’azienda (come comunicazione interna, risorse umane o operazioni di marketing), c’è un titolare di AoR. Il titolare dell’area di responsabilità ascolta comunque il feedback degli stakeholder, ma in definitiva è lui a decidere se le opinioni sono divise o se non c’è una risposta chiara. 

4. Usa gli obiettivi per concentrarti sul quadro generale

Gli obiettivi definiscono esattamente ciò a cui il tuo team sta puntando. Ti danno un risultato concreto a cui puntare, così puoi rimanere concentrato su ciò che è veramente importante (piuttosto che gestire in modo minuzioso i piccoli dettagli). 

Il bello degli obiettivi è che ti danno il controllo su ciò a cui sta lavorando il tuo team, senza dover gestire ogni singolo dettaglio. Puoi utilizzare gli obiettivi per chiarire esattamente cosa vuoi che i dipendenti ottengano, ma poi lasciare che li raggiungano in autonomia. Definendo obiettivi misurabili, puoi responsabilizzare i membri del team e avere la certezza che stanno facendo progressi verso obiettivi importanti. 

Non sai da dove iniziare? Se non hai mai definito degli obiettivi in passato, consulta le nostre risorse su obiettivi intelligenti, obiettivi e risultati chiave (OKR) e indicatori chiave di prestazione (KPI). 

5. Crea un solido processo di onboarding

Un processo di onboarding dei dipendenti è un approccio strutturato per accogliere i nuovi assunti nel tuo team e aggiornarli. Se eseguito correttamente, l’onboarding fornisce ai dipendenti gli strumenti e le informazioni di cui hanno bisogno per avere successo nel loro nuovo ruolo. È un momento in cui i membri del team hanno un supporto extra, in modo che possano commettere errori, fare domande e sentirsi a proprio agio con le proprie responsabilità. 

L’onboarding richiede molto impegno all’inizio, ma aiuta a prevenire il micromanagement in futuro. Dopo un solido processo di onboarding, i manager possono fidarsi dei loro dipendenti per affrontare le sfide future da soli o chiedere aiuto quando ne hanno davvero bisogno. I manager non hanno bisogno di controllare costantemente il lavoro dei dipendenti, perché i nuovi assunti hanno già imparato a fare le cose nel modo giusto. 

6. Includi giornate senza riunioni

Secondo uno studio del 2022, l'introduzione di giornate senza riunioni (giorni specifici durante i quali le riunioni sono vietate) può ridurre significativamente il micromanagement e lo stress. È stato dimostrato che, sebbene le interazioni di qualità siano fondamentali per creare fiducia nel team, le riunioni costanti non sono il modo migliore per raggiungere questo obiettivo. È meglio dare ai dipendenti lo spazio per lavorare al proprio ritmo e collaborare con gli altri in modo naturale, invece di forzare le interazioni attraverso le riunioni. 

Stabilire giornate senza riunioni richiede che i manager si fidino dei loro subordinati diretti affinché lavorino in autonomia. Per questo motivo, è un ottimo modo per esercitarsi a dare ai dipendenti lo spazio di cui hanno bisogno per svolgere al meglio il loro lavoro, piuttosto che ricorrere al micromanagement e controllare costantemente come stanno andando. 

7. Instaurare un clima di fiducia

Fondamentalmente, il micromanagement riguarda la fiducia. È necessaria fiducia per delegare con successo le attività e dare ai dipendenti lo spazio per svolgere il proprio lavoro. Ciò significa che, per evitare il micromanagement, dovresti concentrarti sulla creazione di una cultura positiva sul luogo di lavoro, che dia la priorità alla fiducia tra i membri del team. 

Costruire la fiducia richiede tempo, ma è possibile. Ecco da dove iniziare: 

• Esercitati a essere vulnerabile come leader e ad aprirti sulle tue insicurezze. 

• Aumenta il cameratismo con attività di team building. 

• Sviluppa le tue capacità di intelligenza emotiva per creare relazioni più forti ed empatizzare di più con il tuo team. 

• Pratica l'ascolto attivo per mostrare ai membri del team che ti interessa davvero quello che dicono. 

• Impara a fare e accettare critiche costruttive.  

Il micromanagement non è scalabile

Se vuoi far crescere e scalare il tuo team, il micromanagement non è uno stile di leadership efficace. Questo tipo di stile di gestione può funzionare nel breve termine, ma col tempo porta a colli di bottiglia e dipendenti insoddisfatti. E, soprattutto, il micromanagement ti fa concentrare su dettagli minori e perdere di vista obiettivi importanti e di ampio respiro. 

Invece di ricorrere al micromanagement, concentrati sulla creazione di solidi processi di team che chiariscano chi è responsabile di cosa e per quando. In questo modo, non dovrai controllare e monitorare costantemente come sta andando il lavoro, ma potrai avviare i processi e fidarti del tuo team per portare a termine le attività. 

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