Organisez les demandes pour les résoudre systématiquement dans les temps

Le modèle de processus de suivi des demandes d’Asana offre à votre équipe un moyen simple de gérer les demandes de travail entrantes au même endroit. Toutes les demandes passent par le même système de réception. Vous pouvez voir ce qui nécessite votre attention, qui est responsable de chaque tâche et comment chaque élément progresse vers son achèvement. Grâce à l’automatisation et à l’IA, vous consacrez plus de temps au travail à forte valeur ajoutée plutôt qu’au tri manuel des demandes.

• Recueillez chaque demande avec un processus de suivi prêt à l’emploi.

  Un formulaire de demande intégré et un identifiant unique pour chaque envoi garantissent un processus standard de suivi des demandes, tandis que les commentaires réservés à l’équipe permettent de garder les discussions internes privées et offrent à votre équipe un endroit unique pour coordonner les prochaines étapes.

• Répondez plus rapidement aux demandes sans ajouter de travail supplémentaire à la journée de qui que ce soit.

  L’IA nomme automatiquement chaque demande, invite les demandeurs à fournir les informations manquantes et rédige des réponses afin que votre équipe passe moins de temps à rechercher des détails et plus de temps à agir.

• Organisez chaque demande avec des statuts personnalisés.

  Les types de statuts personnalisés aident votre équipe à classer les demandes et à suivre leur progression, de leur réception à leur achèvement.

• Ne perdez jamais de vue les échéances ou les prochaines étapes.

  Les règles attribuent automatiquement des échéances en fonction du type de demande, ce qui vous aide à gérer la charge de travail et les délais avec moins d’effort manuel.

• Suivez la progression et les performances au même endroit.

  Un tableau de bord des performances affiche le volume de demandes, les délais d’exécution et les tendances, vous offrant une vue en temps réel de la progression des demandes dans votre processus.

Quand utiliser les modèles de suivi des demandes ?

Un modèle de suivi des demandes vous aide à gérer les demandes en cours des équipes internes, des clients et des parties prenantes. Les demandeurs partagent des informations clés dès le départ, ce qui permet aux réviseurs de décider des actions à entreprendre et de la priorité à accorder à chaque demande. Un modèle fournit un processus fiable de suivi des demandes pour les demandes d’installations, les tâches opérationnelles, l’assistance informatique, la création de ressources pour les réseaux sociaux, l’intégration des nouveaux membres de l’équipe et tout nouveau projet.

Avec un modèle de demande de travail Asana, vous pouvez :

• Simplifier la gestion des demandes de projet entrantes tout au long de la journée.

• Remplacer les e-mails, les discussions et les feuilles de calcul par un processus de réception des demandes tout-en-un qui centralise toutes les informations au même endroit.

• Attribuer et planifier le travail, définir les dépendances des tâches, déléguer les ressources et suivre la progression tout au long du cycle de vie de chaque demande de travail.

Les équipes de tous les secteurs s’appuient sur des modèles de formulaires de demande de travail pour exécuter les demandes en cours et fournir un travail de haute qualité sans délai.

Comment utiliser un modèle de suivi des demandes de travail ?

Le modèle de suivi des demandes d’Asana offre à votre équipe un moyen simple de recueillir, d’examiner et de gérer les demandes de travail entrantes au même endroit. Il fonctionne comme un collègue qui organise chaque demande et la guide à travers les étapes de révision, de tri, d’exécution, d’approbations et de création de rapports.

Recueillir les demandes à l’aide d’un formulaire

Utilisez le formulaire de demande de travail ou le formulaire de réception des projets pour recueillir les coordonnées, les résumés et toutes les informations requises pour chaque envoi. Chaque demande reçoit un identifiant unique, permettant aux équipes de suivre et de référencer les éléments. Si quelqu’un envoie une demande de réparation d’installations, le formulaire recueille les détails de l’emplacement afin que l’équipe sache exactement par où commencer.

Vérifier et qualifier les demandes avec l’IA

L’IA nomme chaque demande entrante, identifie les informations manquantes et rédige des réponses pour accélérer la réception. L’assistance de l’IA réduit le tri manuel et aide les équipes à traiter les demandes dans le bon ordre. Si un demandeur omet de renseigner les champs obligatoires, l’IA peut poser des questions de suivi avant de commencer le travail.

Organiser les demandes par statut

Utilisez le champ de statut pour trier les éléments en différentes étapes : nouveau, en cours, en attente ou terminé. Les types de statuts personnalisés donnent aux équipes une vue d’ensemble des éléments à surveiller et de ceux qui ont progressé. Si une demande marketing est en attente d’approbations, le statut indique exactement où elle en est dans le processus d’approbation.

Définir automatiquement les échéances pour les demandes

Attribuez des règles qui définissent des échéances en fonction du type de demande. L’automatisation et la hiérarchisation des priorités permettent de respecter le calendrier et d’éviter les retards au sein des équipes. Si une demande de service nécessite toujours un délai de 3 jours, la règle ajoute immédiatement l’échéance.

Suivre la progression avec les tableaux de bord

Utilisez le tableau de bord des performances pour examiner le volume des demandes, les tendances en matière d’achèvement et les freins. Ces indicateurs aident les équipes à comprendre la progression du travail et à optimiser le processus de réception des demandes. Si un pic mensuel de demandes de conception apparaît, le tableau de bord permet de repérer facilement le modèle.

Le modèle de suivi des demandes d’Asana offre aux équipes un endroit unique pour collecter, examiner et terminer le travail à venir. Il fait office de collègue qui organise les demandes, indique les prochaines étapes à suivre et fait avancer les demandes tout au long de votre processus. L’IA gère les tâches de réception, telles que la dénomination des demandes et la collecte des informations manquantes, et les règles font avancer le travail sans mises à jour manuelles supplémentaires. Les tableaux de bord affichent la charge de travail et le calendrier afin que les équipes comprennent la progression à chaque étape.

Transformez la façon dont votre équipe gère les processus de suivi des demandes avec l’IA Asana.

• Vérifiez les demandes de travail avec l’IA. L’IA examine chaque demande et vous aide à comprendre la portée, les délais et les prochaines étapes de la proposition de projet.

• L’IA nomme automatiquement chaque demande. L’IA lit chaque demande et génère un nom du projet unique, afin que votre liste soit facile à parcourir.

• L’IA assure le suivi des informations manquantes. L’IA envoie un message de suivi lorsque des informations clés sont manquantes.

• L’IA rédige des réponses. L’IA suggère des réponses en fonction des détails et du statut du formulaire de demande. Vous pouvez consulter, personnaliser et envoyer chaque message en quelques clics.