Le guide des managers pour lutter contre le surmenage

Note de l’éditeur : cet article a initialement été publié sur Quartz.

Le stress au travail est désormais monnaie courante, dans des proportions parfois alarmantes. En 2020, 71 % des travailleurs ont connu au moins un épisode d'épuisement professionnel. En outre, le nombre d'employés qui jugent leur santé mentale mauvaise, voire très mauvaise, a bondi de 5 % à 18 %. 42 % d'entre eux considèrent leur niveau de stress comme étant élevé ou très élevé. Ces tensions et autres pressions ressenties sont révélatrices de notre époque et de ses bouleversements.

L’enquête Asana L’Anatomie du travail 2021 révèle également que la surcharge de travail est identifiée comme principal facteur de burnout par près de la moitié des personnes interrogées. En d'autres termes, pour expliquer ces burnouts, il faut plutôt chercher du côté de l'organisation des entreprises, sans oublier les réunions Zoom. Ajoutez à cela les événements qui ont marqué 2020 (une pandémie mondiale, des élections américaines décisives, mais aussi une prise de conscience quant au racisme systémique et des mouvements antiracistes à l’échelle mondiale), et il est presque étonnant de trouver encore des volontaires pour travailler et mettre du cœur à l’ouvrage.

Le surmenage n'affecte pas seulement les collaborateurs : plus la fatigue et la lassitude augmentent, plus l'implication des travailleurs diminue ; et malheureusement, ce sont les entreprises dans leur ensemble qui en subissent les conséquences. Pourtant, les managers peuvent changer la donne et prendre des mesures pour limiter les burnouts, réduire le stress, améliorer la clarté et la concentration des collaborateurs, et prendre un nouveau départ sous le signe de la résilience.

1. Miser sur la communication

Tout manager doit communiquer de façon proactive et créer un dialogue ouvert : toutes les personnes impliquées doivent pouvoir se sentir à l'aise pour évoquer leur ressenti. Les forums ou discussions propices au partage des expériences (réunions individuelles, sessions de questions-réponses, etc.) offrent aux collaborateurs un espace bienvenu pour échanger sur certaines problématiques clés avec les dirigeants. Ces derniers peuvent ensuite se servir de ces indicateurs pour faire évoluer la culture d'entreprise et tenir le burnout à distance.

Fluidifier la communication permet également de faire preuve de davantage de flexibilité dans d'autres domaines. Restez ouvert aux différents styles et méthodes de travail : testez par exemple la technique Pomodoro ou les « Focus Sprints » (temps de concentration). Adaptez ensuite ces pratiques à votre équipe et n'oubliez pas de tenir compte de l'équilibre entre vies privée et professionnelle, surtout si les membres de votre entreprise travaillent à distance. Encouragez les collaborateurs à se fixer des limites et à les faire connaître à leurs pairs. Il est tout aussi important de veiller à ce que ces limites soient respectées, autant par l'individu qui les fixe que par ses collègues.

2. Définir les attentes et rôles de chacun

Flexibilité rime avec clarté. Or, 26 % des échéances sont manquées chaque semaine, notamment en raison d'attentes irréalistes et de processus flous. Pour éviter ces écueils, les managers doivent absolument prendre le temps de rédiger des instructions ou directives spécifiques à chaque projet au préalable. Les responsables doivent également définir clairement des rôles et les attribuer aux collaborateurs, mais aussi se tenir prêts à résoudre tout problème éventuel. Vos équipes démarreront ainsi plus rapidement et maintiendront un niveau de productivité élevé, sans que rien ne passe entre les mailles du filet.

Si quelque chose échappe à l’un de vos collaborateurs (cela nous arrive à tous !), en tant que manager, vous devez rattraper le projet au vol ou au moins signaler le problème. Les responsables doivent donc garder un œil sur toutes les activités en cours, sans tomber dans le piège de la microgestion. Difficile de trouver un équilibre adéquat, mais des outils comme les plateformes de gestion du travail ainsi que l’instauration d’un dialogue ouvert sont autant d’atouts dans la manche des responsables d’équipe : suivez la charge de travail de chacun et intervenez si nécessaire, apportez-leur des indicateurs complémentaires ou coordonnez les activités si besoin, etc.

3. Devenir un fervent défenseur de l'autonomie

Les dirigeants doivent laisser une certaine liberté aux collaborateurs dans l'accomplissement de leurs tâches. Si la cohésion d'équipe reste en tout temps essentielle, donner de l'autonomie à ses collaborateurs est une approche saine pour lutter activement contre le burnout. Elle s'intègre plus largement au modèle demande-contrôle-soutien (développé par R. Karasek), lequel met en évidence les moyens à disposition des organisations et de leurs dirigeants pour lutter contre l'épuisement professionnel à l'échelle d'un individu, d'une équipe ou d'une entreprise.

Ce modèle repose sur 3 principes fondateurs : en demander moins à chaque employé, leur donner les moyens de mieux contrôler leurs tâches et renforcer les mesures de soutien pour leur permettre d'accomplir leur travail sereinement. En outre, solliciter un peu moins vos subordonnés implique aussi de savoir ajuster les rôles et responsabilités lorsque les attentes et la charge de travail deviennent tentaculaires. Pour accroître cette latitude décisionnelle, vous pouvez notamment autoriser des horaires flexibles ou octroyer des heures complètes de repos. Soutenir davantage ses collaborateurs, ce n’est pas uniquement réattribuer une tâche en cas de surcharge : vos collaborateurs ont-ils besoin d’aide pour financer la garde de leurs enfants ? D'un espace pour exprimer leurs frustrations ? Vous pouvez intégrer un ou plusieurs de ces éléments (demande, contrôle ou soutien) à votre entreprise et les adapter à vos besoins.

Repenser la gestion des temps de repos est une autre bonne solution pour soulager vos équipes. En moyenne, les travailleurs de la connaissance dorment moins de sept heures par nuit : à peine le temps de fermer l'œil qu'il faut déjà se lever, puis se remettre au travail. En tant que manager, réagissez et instaurez un rythme de travail sain : fixez des périodes de déconnexion, encouragez vos employés à vaquer à d'autres occupations pour se détendre et déterminez un nombre de jours de congé minimum pour veiller à ce que chacun prenne du repos. Encouragez des périodes de déconnexion totale, imposez des durées minimales de congés et laissez à vos collaborateurs la liberté d'oublier un peu leur vie professionnelle quand leur journée de travail est terminée.

4. Limiter les distractions

Avez-vous déjà eu du mal à vous concentrer parce que vous étiez distrait par la gestion de votre propre travail ? D’après L’Anatomie du travail 2021, un collaborateur consacre pas moins de 60 % de sa journée de travail aux « tâches d’organisation », c’est-à-dire aux tâches d’organisation : communication autour des tâches, recherche d’informations, va-et-vient entre applications, gestion de priorités en constante évolution, suivi de l’état d’avancement des projets, etc. Les collaborateurs consacrent donc moins de la moitié de leur journée au travail qualifié et à la stratégie pour lesquels ils ont été embauchés. Comment en sommes-nous arrivés là ?

Pensez au nombre d'outils, d'applications et d'autres plateformes que vous utilisez tout au long de la journée : e-mails, messagerie instantanée, feuilles de calcul, calendriers... Ajoutez à ce yo-yo constant le suivi et la transmission des informations recueillies, et vous avez l'impression de tourner en rond tel un hamster sur sa roue. Épargnez-vous donc le fardeau du « work about work » et adoptez un outil complet, intuitif et agile comme Asana pour rationaliser les processus de gestion du travail de votre équipe, en éliminant une grande partie des tâches répétitives.

Managers et collaborateurs briseront ainsi le mythe de l'approche multitâche une bonne fois pour toutes. À une époque où la faculté d'être partout à la fois est glorifiée, cette pseudo-capacité à effectuer un nombre incroyable de choses à la fois n'est qu'un leurre s'illustrant par un va-et-vient inefficace entre de multiples tâches. Garder toutes nos applications de travail ouvertes en même temps n'arrange rien. À travailler sur plusieurs activités à la fois, les employés se retrouvent souvent avec des tâches faisant double emploi, ils manquent leurs échéances et finissent habités d'un sentiment de frustration. En votre qualité de manager, prenez ces problèmes à bras le corps : instaurez un temps dédié au travail approfondi, sans interruption, et programmez vos réunions et mises au point à un autre moment.

5. Lutter contre le syndrome de l'imposteur

Près des deux tiers des personnes interrogées ont déjà ressenti le syndrome de l'imposteur, qui se caractérise par le fait de douter constamment de soi et de ses capacités professionnelles. Un malaise qui peut amener les travailleurs à ne pas se sentir à leur place, quels que soient leurs savoir-faire ou leurs accomplissements personnels. Si vos collaborateurs n’ont pas l’impression de contribuer pleinement à la réussite de votre entreprise et ne parviennent pas à s’épanouir dans leur carrière personnelle, leur motivation diminuera à petit feu.

La lutte contre le syndrome de l’imposteur commence dès qu’un collaborateur rejoint votre entreprise et doit faire partie de la stratégie de chaque manager, en particulier dans le contexte de la COVID-19 : parmi les nouvelles recrues qui ont pris leurs fonctions pendant la pandémie, près de 80 % ont souffert du syndrome de l’imposteur, contre 57 % des personnes déjà en poste avant 2020. Cela s'explique peut-être par le fait que le travail à distance a considérablement réduit les occasions de se réunir, de célébrer les réussites et de renforcer la camaraderie entre collègues. Il est de la responsabilité collective de l'entreprise, des RH, des équipes et, surtout, des managers de faire en sorte que les nouveaux collaborateurs se sentent bien accueillis dès leur premier jour. En intégrant les nouvelles recrues au sein d'une équipe et en créant un environnement dans lequel elles se sentent en confiance et à l'aise pour exprimer leurs idées, partager leur personnalité et relever des défis, vous les motivez à donner le meilleur d'elles-mêmes.

Toutefois, les collaborateurs qui travaillent dans une entreprise depuis un certain temps peuvent aussi souffrir du syndrome de l'imposteur. Cette expérience est d'ailleurs plus fréquente chez les parents ayant des enfants à la maison (67 %). Ne ménagez donc pas vos efforts au quotidien et sur le long terme. Rappelez aux collaborateurs leur valeur et leurs qualités ; pensez avant tout à les féliciter et à les remercier, en public et en privé. Il n’est pas forcément indispensable d’organiser une fête entre collègues : après tout, distanciation sociale et gestes barrières restent de mise. Prenez cependant le temps de saluer les réussites de chacun, afin que tous les membres de l’équipe trouvent le courage et la confiance nécessaires pour progresser, personnellement et collectivement.

Pour découvrir notre analyse et l'ensemble de nos conclusions sur la gestion du travail et les plans d'action possibles, téléchargez L'Anatomie du travail 2021.