Absence du bureau : 4 manières de préparer vos congés en toute sérénité avec Asana

Quoi de mieux que de prendre des vacances bien méritées ? C’est le moment de vous reposer, de vous détendre et de vous éloigner des responsabilités quotidiennes de votre travail. Mais préparer des vacances peut être stressant. Vous essayez de terminer vos tâches, de transférer vos projets et de vous assurer que tout le monde sait à qui s’adresser en cas de questions, afin que rien ne passe entre les mailles du filet pendant votre absence. Mais avec un peu de planification avant les vacances, vous pouvez vous épargner bien des soucis.

Voici quatre façons d’utiliser Asana pour vous détendre et profiter de vos congés bien mérités, en sachant que votre travail progresse au bureau :

1. Créez un projet d’absence pour votre équipe

Il est courant de bloquer son calendrier pendant les périodes de congés. Mais votre calendrier n’est pas toujours lié aux tâches de votre équipe, il est donc facile de l’oublier lors de la planification du travail ou de l’attribution des tâches. Une solution simple ? Créez un projet d’absence du bureau sur Asana pour que votre équipe et vous-même puissiez vous y référer.

En suivant les absences de vos collègues, vous pouvez en tenir compte dans la planification du travail et l’attribution des demandes. Puisque les tâches peuvent appartenir à plusieurs projets sur Asana, ajoutez vos tâches d’absence du bureau aux projets clés, tels que les demandes de création ou les lancements de produits, afin que tout le monde soit informé. Ainsi, chacun pourra planifier le travail à venir en tenant compte de vos congés.

Comment créer un calendrier des absences sur Asana :

1. Cliquez sur le bouton d’ajout rapide dans la barre de navigation supérieure et sélectionnez Projet.

2. Créez un nouveau projet pour le calendrier des absences de votre équipe.

3. Accédez à l’onglet Calendrier et cliquez sur l’icône de filtre en haut à droite pour l’enregistrer comme vue par défaut pour tout le monde.

4. Ajoutez vos collègues en tant que membres du projet afin qu’ils puissent ajouter des tâches pour leurs périodes de congés.

5. Lorsque vous ajoutez de nouvelles tâches, utilisez des dates de début et des échéances afin que la durée de votre absence soit claire.

6. Assurez-vous que la tâche est attribuée à la personne qui part en congé.

7. Ajoutez des détails importants dans la description de la tâche, comme les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence.

8. Ajoutez la tâche à d’autres projets susceptibles d’être impactés par vos vacances afin que tout le monde soit au courant de votre absence.

2. Établissez un plan d’absence

À l’approche de vos congés, pensez à toutes les tâches en cours ou à accomplir pendant votre absence. Créez un plan qui indique qui prendra en charge chaque tâche et couvrira toutes les responsabilités clés pendant votre absence. Ainsi, chacun saura qui contacter en cas de questions ou de mises à jour.

Pour les vacances de courte durée, vous pouvez documenter votre plan directement dans votre tâche d’absence du bureau. Pour les congés plus longs, comme un voyage de plusieurs semaines ou un congé familial, vous pouvez créer un projet dédié à votre plan. Incluez des informations sur les tâches clés auxquelles vous participez, les personnes qui en sont responsables, les documents dont vos collègues pourraient avoir besoin et la manière de vous joindre en cas de problème. Ajoutez vos collègues et toute autre personne qui doit être informée de votre plan d’absence à la tâche ou au projet afin que tout le monde soit au courant.

3. Réattribuez les tâches à terminer pendant votre absence

Il y aura forcément des tâches que vous ne pourrez pas terminer avant de partir, comme la publication de mises à jour de statut hebdomadaires ou la révision de tâches qui ne sont pas encore prêtes. En fonction des responsabilités que vous avez définies dans votre plan, réattribuez ces tâches au collègue approprié afin qu’il puisse s’en occuper pendant votre absence. Ajoutez ensuite un commentaire sur la tâche pour informer vos collègues de la personne responsable du travail afin qu’ils puissent continuer pendant votre absence.

4. Mettez à jour votre profil Asana pour indiquer que vous êtes absent

Vous avez créé votre plan d’absence et tout votre travail est terminé ou réaffecté. Il ne vous reste plus qu’à définir votre statut sur « Absent » avant de partir. Votre avatar affichera alors le statut Absent, afin que tout le monde sache que vous n’êtes pas disponible. Si vous souhaitez rendre les informations facilement accessibles, vous pouvez également mettre à jour votre profil en indiquant les personnes à contacter pendant votre absence, comme dans un message d’absence du bureau traditionnel.

Pour définir votre statut sur Absent sur Asana :

1. Cliquez sur votre avatar dans le coin droit de la barre supérieure et sélectionnez Paramètres du profil dans le menu déroulant.

2. Mettez à jour votre section À mon sujet en ajoutant un lien vers votre tâche ou projet d’absence, ou indiquez qui contacter pendant votre absence. N’oubliez pas de mettre à jour cette information à votre retour.

3. Activez votre indicateur d’absence et définissez la date de votre retour.

4. Cliquez sur Mettre à jour le profil pour mettre à jour votre statut en mode Absent.

Bonus : reprenez le rythme grâce à la boîte de réception et aux rappels de tâches

Nous espérons que vous êtes de retour de vacances, détendu et ressourcé. Pour que ces bonnes sensations perdurent, rendez-vous dans les paramètres de votre profil, puis dans l’onglet Extras. Activez les tâches de rappel depuis la boîte de réception et les tâches de suivi depuis le volet de droite afin de pouvoir créer facilement des tâches de rappel au fur et à mesure que vous parcourez vos notifications.

Lorsque vous faites défiler votre boîte de réception, archivez les mises à jour qui ne nécessitent pas de suivi après les avoir lues, ou créez une tâche de suivi pour vous-même en cliquant sur Créer une tâche de rappel dans le coin inférieur gauche des notifications. Vous pourrez ainsi rattraper tout ce que vous avez manqué, puis assurer le suivi des tâches plus tard, lorsque vous serez de nouveau opérationnel.

La préparation avant le voyage est la clé de vacances reposantes

En planifiant vos vacances, vous aurez l’esprit tranquille : votre travail sera pris en charge pendant votre absence. Et si un imprévu devait survenir (car avouons-le, il est impossible de tout prévoir), vous pourrez toujours accéder à votre travail depuis nos applications mobiles (disponibles sur iOS et Android). Il est maintenant temps de partir en vacances. Vous l’avez bien mérité !

Et vous, comment vous préparez-vous avant de vous absenter du bureau ? Partagez vos astuces dans les commentaires ci-dessous !