Résolvez ces problèmes courants liés à l’intégration pour stimuler la productivité
Les données ne mentent pas : un bon processus d’intégration conduit à des employés plus heureux et plus productifs. Mais alors que l’intégration peut augmenter les taux de rétention de 82 %, seuls 12 % des employés sont tout à fait d’accord pour dire que leur organisation fait un excellent travail d’intégration des nouvelles recrues.
Créer un processus d’intégration fluide est un défi, il n’est donc pas surprenant que certaines organisations échouent. Mais rassurez-vous, des solutions existent ! Voici comment éviter les pièges courants de l’intégration et aider chaque nouvelle recrue à se mettre rapidement à niveau.
Mettre les nouvelles recrues à niveau rapidement
Menez à bien les projets de votre équipe grâce à une intégration simplifiée des employés et une montée en compétence plus rapide.
1. Manque de standardisation
L’intégration est l’occasion de présenter votre entreprise, votre mission et vos processus aux nouvelles recrues. C’est une période d’apprentissage importante et vous voulez que tous les employés aient la même expérience. Mais malgré l’importance de l’intégration, seulement 69 % des entreprises disposent d’un programme d’intégration formel à l’échelle de l’entreprise. Sans un processus solide et standardisé, chaque responsable aborde l’intégration différemment, ce qui entraîne des divergences entre les équipes et les services.
La solution
Créez un processus d’intégration à l’échelle de l’entreprise : déterminez ce que les nouvelles recrues doivent savoir au niveau de l’entreprise et créez un programme structuré pour les guider au cours de leurs premières semaines. Par exemple, vous pouvez inclure des informations telles que la culture et les valeurs de l’entreprise, les politiques, les processus et la structure de l’équipe.
Partagez des listes de contrôle d’intégration personnalisables : bien que chaque équipe soit différente, vous pouvez toujours standardiser les éléments clés de l’intégration. Par exemple, vous pouvez demander à chaque équipe de former les nouvelles recrues sur les compétences professionnelles, les outils, les processus spécifiques à leur rôle, ainsi que sur les responsabilités et attentes individuelles.
Utilisez des modèles : avec un logiciel de gestion du travail comme Asana, vous pouvez créer des listes de contrôle d’intégration exploitables, puis les transformer en modèles afin que tout responsable puisse rapidement copier le modèle et créer une nouvelle liste de contrôle. Avec Asana, vos modèles peuvent inclure des tâches avec des échéances et des liens vers les informations pertinentes. Vous pouvez ensuite les attribuer à vous-même, au service informatique, aux RH ou à votre nouvelle recrue.
2. Trop-plein d’informations
Selon une enquête menée auprès de plus de 2 000 travailleurs de la connaissance, 81 % des employés se sont sentis dépassés pendant le processus d’intégration. Les entreprises partagent trop d’informations à la fois, laissant les travailleurs se plonger dans des documents, des discussions et des rapports sans fin, tous répartis sur différentes plateformes et applications. Cela représente beaucoup d’informations à gérer, surtout pour une personne qui vient d’arriver dans l’entreprise. En plus d'être accablante, la surcharge d'informations est également une perte de temps. Les employés doivent chercher le contexte dont ils ont besoin, ce qui leur laisse moins de temps pour apprendre et s’acquitter de leur travail.
La solution
Créez une structure : organisez des séances de formation et partagez des informations pour donner aux nouvelles recrues le temps d’assimiler leurs apprentissages. Par exemple, créez une liste de contrôle pour décrire les tâches qu’ils doivent terminer au cours de leur première, deuxième et troisième semaine de travail.
Prévoyez des temps d’inactivité : au lieu d’enchaîner les séances de formation, laissez aux nouveaux membres de l’équipe le temps de prendre connaissance de la documentation et d’explorer leur nouvel environnement de travail par eux-mêmes. Cela est particulièrement important au cours des premières semaines, lorsque les employés ne sont pas encore familiarisés avec les processus de l’entreprise. Les temps d’arrêt permettent également aux nouvelles recrues de nouer des relations et de créer des liens avec leurs collègues.
Centraliser les informations : avant tout, vous voulez que les nouvelles recrues puissent trouver les informations dont elles ont besoin sans avoir à fouiller dans différentes applications et documents. C’est là qu’une plateforme de gestion du travail comme Asana peut vous aider. Asana vous permet de partager des projets d’intégration structurés afin que les nouvelles recrues sachent exactement quelles tâches terminer et dans quels délais. Et grâce à la centralisation des informations sur une seule plateforme, les membres de l’équipe peuvent facilement consulter les tâches et la documentation pertinentes, et savoir à qui s’adresser en cas de questions.
3. Absence d'objectifs clairs
Selon nos recherches, 87 % des employés qui disposent d'objectifs clairs et liés à leur travail déclarent que leur organisation est préparée à répondre aux attentes des clients, soit plus du double des travailleurs sans objectifs spécifiques. Les objectifs donnent aux employés une orientation concrète. Ils expliquent clairement pourquoi le travail d’un nouvel employé est important, afin qu’il reste motivé et responsable tout au long du processus d’intégration. Selon David C. Edelman, maître de conférences à Harvard et ancien directeur marketing d’Aetna, les objectifs « aident les employés à se sentir mieux, car ils sont en mesure de suivre leur avancement. Ils ont plus de visibilité sur leur contribution et peuvent constater les résultats auxquels ils ont participé par leur créativité et leurs idées. »
Sans objectifs clairs, les employés sont moins efficaces et moins susceptibles de rester dans votre entreprise. En effet, 87 % des travailleurs ayant des objectifs clairs se voient travailler dans leur entreprise l’année suivante, soit 85 % de plus que ceux déclarant que leur entreprise n’avait pas d’objectifs précis.
La solution
Reliez le travail des nouvelles recrues aux objectifs de l’entreprise : aidez les nouvelles recrues à définir des objectifs concrets pour leur rôle et montrez-leur en quoi ceux-ci sont liés aux objectifs de l’entreprise. Par exemple, si un nouvel employé a pour objectif de mettre à jour le processus de réception informatique au cours de sa première année, montrez-lui en quoi cela est lié à l’objectif global de votre entreprise, qui est de rationaliser les processus et de réduire les dépenses. Un logiciel de gestion du travail comme Asana peut vous y aider. Asana vous permet de définir des objectifs pour votre entreprise, votre équipe ou vous-même, et de voir comment ils s’articulent. Vous pouvez également relier chaque objectif aux tâches qui y contribuent.
Faites le point régulièrement : établissez un plan avec les nouveaux employés pour suivre la progression de leurs objectifs. Vous pouvez également utiliser une plateforme comme Asana, qui met automatiquement à jour les objectifs à mesure que votre équipe progresse. Ainsi, vous ne perdez pas de temps à mettre à jour manuellement vos objectifs.
4. Visibilité et responsabilisation limitées
Les nouvelles recrues ont besoin de soutien, de conseils et d’actions à entreprendre claires pour réussir dans leurs rôles. Mais trop souvent, les employés sont laissés à eux-mêmes après le processus de recrutement, sans système de soutien ni plan d’action concrets. L’intégration est donc moins efficace, car ils ne peuvent pas facilement obtenir des réponses à leurs questions ou surmonter les obstacles.
La solution
Organisez régulièrement des entretiens individuels entre les managers et les nouvelles recrues : les entretiens individuels sont la pierre angulaire d’une communication directe et ouverte entre les managers et les membres de leur équipe. Ces réunions contribuent à renforcer la confiance et sont essentielles pour comprendre les objectifs personnels, répondre aux préoccupations et favoriser une culture de confiance et de transparence au sein de l’équipe.
Centralisez les entretiens individuels et les actions à entreprendre : en plus de planifier des réunions, documentez vos discussions et les actions à entreprendre au même endroit afin que les employés puissent les trouver et en assurer le suivi ultérieurement. Un logiciel de gestion du travail vous permettra de créer des projets dédiés aux entretiens individuels. Ensuite, au sein de ces projets, vous pouvez créer des tâches avec des échéances et des responsables clairs.
Transformer les premiers jours en premières victoires
Prendre le temps de créer un processus d’intégration efficace aide non seulement les employés à briller dans leurs nouvelles fonctions, mais leur permet également de démarrer du bon pied en disposant de toutes les compétences, informations et relations dont ils ont besoin pour faire la différence. Découvrez comment Asana peut vous aider à transformer votre processus d’intégration en une machine bien huilée.
Mettre les nouvelles recrues à niveau rapidement
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