Notes de frais : les indispensables de la maîtrise des coûts, exemples inclus

Ce n’est un secret pour personne : le fonctionnement d’une entreprise entraîne des dépenses. Pour proposer des services exceptionnels à ses clients, celle-ci doit le plus souvent investir dans des logiciels de design et des outils de communication, entre autres. En outre, ses équipes doivent de leur côté investir dans leurs propres compétences pour acquérir des connaissances dans leur secteur et entraîner une meilleure dynamique de groupe. Parmi les coûts en interne, on retrouve notamment les dépenses liées à l’évolution professionnelle, aux activités de team building, aux déplacements nécessaires à certaines fonctions, etc.

À ce type de dépenses courantes et régulières s’ajoutent divers achats ponctuels pour répondre aux besoins du moment, comme ceux que nous venons de citer. Les notes de frais sont donc essentielles au suivi des dépenses générales, de même qu’aux remboursements. Dans cet article, nous expliquons leur fonctionnement, ainsi que les différences entre une note de frais traditionnelle ou numérique.

Définition d’une note de frais

En entreprise, une note de frais peut être remplie par n’importe quel employé ayant engagé des dépenses professionnelles. Si votre budget vous permet de prévoir vos dépenses éventuelles, grâce à ces formulaires, vous assurez le suivi des dépenses effectives.

Il existe plusieurs types de notes de frais, certaines destinées à couvrir les dépenses internes et d’autres dédiées aux frais externes ; d’autres encore pourront être créées dans le but de dresser la liste des dépenses récurrentes sur une période donnée. Enfin, ces notes peuvent aussi vous servir à regrouper et à faire le point sur des achats ponctuels effectués sur une période de temps non spécifiée. Voici quelques exemples de types de dépenses :

• Frais de déplacement

• Fournitures de bureau

• Salaires et avantages

• Réparations et maintenance

Dans tous les cas, ces notes de frais doivent fournir toutes les informations nécessaires au remboursement de l’employé à l’origine de la dépense, et en permettre le suivi. Parmi les informations utiles, citons :

• La date de la dépense

• Le nom du vendeur ou service fourni

• Le lien éventuel avec un client ou un projet donné

• Le montant total acquitté (taxes, commissions et autres frais inclus)

• Le type de dépense

Notes de frais numériques ou traditionnelles ?

Tous les membres de l’entreprise peuvent avoir à engager des dépenses professionnelles. En effet, même si vous êtes chargé des achats les plus importants (abonnements mensuels, honoraires clients, etc.) en tant que chef de projet, par exemple, cela n’empêchera pas vos collègues de faire face à d’autres dépenses dont ils devront demander remboursement, notamment à l’occasion de leurs déplacements.

Le suivi des dépenses transcende les services et les projets, c’est pourquoi il doit être facile d’accès et aisément compréhensible. Certes, la création de notes de frais imprimables reste assez simple ; mais en combinant ces notes avec un logiciel de gestion de projet, vous pourrez centraliser le traitement, le suivi et la budgétisation des coûts.

Bien utiliser son modèle de note de frais

Ces modèles se présentent pour la plupart sous la forme d’un simple tableau. Votre entreprise peut communiquer toute une série de formulaires standardisés à utiliser dans les différents services. Une fois ces notes de frais créées, vous devrez les remplir et les communiquer à qui de droit pour obtenir le remboursement de vos dépenses. En cas de doute, reportez-vous aux politiques internes à l’entreprise et demandez conseil à l’équipe chargée des questions financières.

Vous trouverez ci-dessous les étapes les plus courantes lors de l’envoi d’une note de frais. Mais avant toute chose, vous devrez vous adresser à votre équipe financière en interne afin de vous tenir au courant des dernières évolutions de système et de format. Cette même équipe aura d’ailleurs le dernier mot pour chaque dépense professionnelle, dont elle assurera l’approbation finale, et veillera à l’exactitude des données enregistrées.

1. Faites la liste des dépenses qui répondent aux critères du modèle

Première étape dans la gestion des notes de frais : bien les remplir. Les dépenses de votre note de frais type sont astreintes à une durée précise ? Dans ce cas, vous allez devoir dresser la liste de toutes vos défenses professionnelles correspondant à une période précise et ajouter toutes les informations demandées dans le modèle. Votre note de frais type concerne des dépenses particulières ? Cette fois-ci, vous y indiquerez toutes les dépenses récurrentes appartenant à cette catégorie. Vous aurez peut-être aussi à établir une note de frais pour une seule dépense ponctuelle, par exemple pour demander le remboursement des frais de participation à une conférence annuelle ou d’un don accepté par votre entreprise.

Quelques-unes des bonnes pratiques à adopter pour tout type de notes de frais :

• Conservez les reçus de toutes vos dépenses afin que l’équipe financière puisse vérifier les informations renseignées.

• Notez chaque dépense sur une ligne séparée.

• Faites des sous-totaux en séparant les taxes et les pourboires pour faciliter la comptabilité.

• Indiquez l’objet de la dépense et si celle-ci est en rapport avec un projet imputable à un compte client.

• Précisez le mode de paiement utilisé pour réaliser cette dépense (par carte, en espèces ou par chèque).

• Ajoutez quelques notes pour clarifier certains points si nécessaire.

Notre astuce : les notes de frais sur papier vous demanderont un suivi prolongé et devront être transférées aux personnes concernées. Pour vous faciliter la tâche à cette étape, nous vous conseillons donc d’en assurer le suivi de façon numérique en regroupant listes de dépenses, informations complémentaires et reçus sur une même plateforme.

2. Envoyez votre note de frais pour approbation

Après avoir rempli votre note de frais, il vous faudra en obtenir l’approbation. Chaque entreprise a sa propre structure lorsqu’il s’agit d’approuver ce type de documents : pour communiquer cette note à la bonne personne, pensez à contacter vos collègues du service financier au préalable.

Si vous êtes chef de projet, vous devrez peut-être communiquer ces documents à un supérieur direct ou les envoyer directement au service financier. Quant aux notes de frais remplies par vos subordonnés, elles devront certainement passer par vous avant d’être approuvées par d’autres.

Notre astuce : les notes de frais étant fréquemment amenées à changer de main, certaines peuvent se perdre. Vos collègues auront tendance à avoir plus de mal à garder la trace de documents physiques ou à les envoyer à la mauvaise personne, au mauvais moment. Faites plutôt appel à un système numérique, qui vous permettra d’établir des paramètres d’envoi précis.

3. Procédez à des changements si nécessaire

Même après avoir soigneusement étudié votre note de frais et sans forcément que cela soit lié à un problème quelconque, le service financier pourrait encore avoir des questions à vous poser avant de l’entériner définitivement. Vous serez donc peut-être amené à procéder à des changements à leur demande avant d’obtenir le remboursement d’une dépense. Citons notamment les cas suivants :

• Clarification du type de dépense

• Explication détaillée des prix

Plus vous donnerez de détails en amont, moins vous serez susceptible de voir revenir votre note de frais. Une approbation rapide réduira le délai de traitement par le service financier, vous permettra d’obtenir remboursement et de vous remettre au travail dans la foulée.

Notre astuce : modifier une note de frais sur papier n’est pas toujours simple. Vous devrez certainement commencer par retrouver le dossier d’origine sur votre ordinateur, examiner les remarques que l’on vous a faites, procéder à des changements, en imprimer une nouvelle version et enfin, tout renvoyer. Pourquoi ne pas plutôt créer des notes de frais numériques et ainsi avoir accès à des documents dynamiques aisément modifiables ?

4. Attendez que le service financier ait rendu compte des dépenses

À ce stade, l’équipe chargée des finances devrait avoir approuvé vos dépenses. En général, cette étape signe la fin de votre participation au processus. Cependant, si les dépenses en question sont associées à un projet particulier, vous aurez peut-être encore à rendre des comptes. N’oubliez pas d’inclure les dépenses dans le budget du projet ou de l’entreprise afin d’être sûrs de ne pas sortir du périmètre du projet et de respecter vos objectifs commerciaux.

Notre astuce : sans un logiciel de gestion de projet, la santé financière d’un projet ou d’une entreprise ne saute pas toujours aux yeux. En intégrant les coûts associés aux notes de frais dans un système global de gestion des coûts, vous aurez une meilleure visibilité sur vos dépenses et pourrez établir des stratégies financières adéquates à l’avenir.

5. Obtenez remboursement

Nous voici arrivés à l’étape finale, le tant attendu remboursement des dépenses encourues et confirmées, qui conclut le processus… jusqu’aux prochaines dépenses !

Notre astuce : les dépenses se multipliant au fil de l’année et les cycles de remboursement n’étant pas les mêmes chez les uns et les autres, le traitement des notes de frais peut parfois se révéler plus mouvementé que prévu. Vous devez donc mettre en place un processus fiable, facile à suivre par l’ensemble des employés. À ce titre, l’automatisation des formulaires en ligne vous aidera à éviter les erreurs et à réduire les délais.

Modèle de note de frais, exemple inclus

Le modèle de note de frais prérempli communiqué ci-dessous à titre d’exemple concerne un collaborateur exerçant au service marketing. Sandrine Brun y a indiqué toutes ses dépenses professionnelles pour la semaine du 15 janvier, qu’elle a ensuite fait approuver par le service financier de son entreprise. Cette note de frais hebdomadaire très détaillée précise notamment l’objet de chaque dépense et en explique les coûts.

Nous constatons ici que Sandrine a participé à une conférence marketing, qui a engendré des frais pour voyage d’affaires ; elle s’est également rendue à une séance photos en voiture, pour laquelle elle a embauché un mannequin.

N’hésitez pas à télécharger une copie du modèle ci-dessous ! Toutefois, n’oubliez pas de demander l’avis de vos collègues responsables des finances avant de l’utiliser. Dès que vous aurez l’aval de ces derniers, les membres de votre équipe pourront s’appuyer sur ce modèle pour comptabiliser et justifier leurs dépenses professionnelles, puis en demander remboursement.

Pourquoi établir des notes de frais ?

Au sein d’une entreprise, la responsabilité des achats professionnels ne saurait être confiée à un seul collaborateur ou un groupe de collaborateurs. Toutes les équipes n’auront pas d’achats à effectuer pour le compte de l’entreprise, mais la mise en place d’un processus adéquat aidera chacun à rendre compte de ses dépenses et à en obtenir remboursement le cas échéant.

Les notes de frais ont toute leur importance, ce pour plusieurs raisons. Grâce à elles, vous pouvez :

• Assurer le suivi des dépenses d’entreprise et d’équipe

• Mieux contrôler vos coûts en repérant des économies éventuelles

• Évaluer la rentabilité en déduisant les dépenses du revenu brut

• Rembourser les employés ayant engagé des dépenses professionnelles

Vos fonds étant l’une des variables fondamentales à surveiller de près dans votre entreprise, les notes de frais font partie des éléments essentiels pour une bonne gestion des coûts générale.

Utilisez des formulaires en ligne pour gérer notes de frais et budgets d’entreprise

Si les notes de frais imprimables peuvent être utiles à vos collègues lorsqu’ils ont besoin de faire rapidement le point sur leurs achats, les formulaires ont l’avantage de la flexibilité et faciliteront grandement le suivi de vos finances. Vous recherchez un système vous permettant de modifier ces notes, d’automatiser leur envoi et de partager des documents en toute simplicité ? N’hésitez plus, passez au numérique ! Vous pouvez vous appuyer sur Asana pour établir un processus standard de réception des demandes qui vous aidera à enregistrer les dépenses et à procéder à leur remboursement.