7 outils indispensables à tout organisateur d’événements

Image du contributeur – Équipe AsanaTeam Asana31 août 20204 min de lecture
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Outils d’organisation d’événements - Image bannière de l’article

L’organisation d’événements est une activité stressante. D’ailleurs, la liste annuelle établie par CareerCast place le poste de coordinateur d’événements juste derrière ceux d’agent de police, pilote de ligne et pompier en tant que métiers les plus stressants. L’année 2020 aura notamment réservé son lot d’imprévus : en raison de la pandémie de COVID-19, bon nombre de coordinateurs ont dû repenser le format de la plupart des événements. Finis les événements présentiels, c’est désormais en ligne que tout se joue. On ne s’ennuie jamais dans l’événementiel !

L’organisation d’un événement, sur le terrain ou à distance, requiert des compétences organisationnelles de haut vol et une capacité éprouvée à gérer plusieurs tâches à la fois. C’est pourquoi autant d’applications sont aujourd’hui disponibles sur le marché, proposant des outils qui peuvent vous aider sur à peu près tous les aspects de l’organisation, la mise en œuvre et le suivi d’un événement.

Il y en a peut-être même trop.

Évidemment, vous souhaitez consacrer votre temps à votre cœur de métier, et non vous laisser submerger par ce qu’Asana appelle le « work about work », ces tâches liées à la gestion d’outils complexes et le suivi des informations, entre autres. Votre objectif consiste donc à déterminer quels problèmes vous cherchez à résoudre et à utiliser les bons outils à cet effet (et seulement ceux-ci).

Voici les sept outils sur lesquels vous appuyer pour faciliter l’organisation de vos événements et ainsi gagner en productivité.

[À lire] Organiser un événement avec Asana

Gérer la relation client (CRM)

Pour toute entreprise en lien avec sa clientèle, donc pour toutes les agences événementielles, les CRM (ou GRC en français pour outils de gestion de la relation client) sont essentiels. Les CRM sont des outils clés pour organiser toutes les informations relatives à vos participants, mais aussi pour maintenir de bonnes relations avec ces derniers, avant et une fois l’événement terminé.

Il est essentiel de recueillir les informations liées aux participants de manière simple et transparente. Une fois les informations des invités, prospects ou clients stockées dans votre CRM, vous pouvez suivre et gérer le parcours de chacun d’entre eux au fil du temps. Nul doute que tous deviendront des clients fidèles, nous vous le souhaitons ! Le suivi de leur parcours est indispensable pour analyser le RSI de chaque événement organisé par vos soins et l’influence de votre équipe sur les recettes.

Nous vous conseillons ces deux CRM :

  • Salesforce : Salesforce est un CRM performant qui s’intègre également à de nombreux autres outils. Utilisez Salesforce pour créer, suivre et soigner vos relations avec vos prospects avant votre événement, mais aussi une fois celui-ci terminé.

  • Hubspot : contrairement à Salesforce, Hubspot ne bénéficie pas du statut de géant de la technologie. Toutefois, Hubspot propose un CRM performant et de très nombreuses intégrations, sans oublier la Hubspot Academy (formations et ressources). En outre, une version gratuite est disponible si vous souhaitez tester la plateforme avant de vous lancer ou en cas de budget serré.

Gérer l’inscription des participants

Deux angles de vue possibles : celui du participant et le vôtre, en tant qu’organisateur de l’événement.

Les participants doivent pouvoir bénéficier d’un processus d’inscription fluide et simple : c’est impératif si vous souhaitez compter sur le plus grand nombre d’inscrits possible. Côté organisateur, il est essentiel de réussir à gérer le processus d’inscription l’esprit tranquille, sans imprévus. Vous devez donc miser sur un logiciel doté d’un back-end adapté. Celui-ci doit vous permettre d’organiser toutes les informations clés recueillies et de les rendre exploitables pour organiser votre événement.

Outre la simple formalité d’inscription, l’outil choisi doit vous aider à gérer votre événement de A à Z. Dans l’idéal, cet outil doit vous fournir des données et rapports pertinents qui faciliteront la prise de décisions stratégiques en temps voulu. Nous vous conseillons deux outils :

  • Eventbrite : Eventbrite vous permet d’obtenir des informations détaillées sur les personnes présentes lors des événements et d’accéder à des analyses visuelles, des graphiques et des rapports. De plus, l’application Eventbrite Organizer permet un suivi des ventes de billets en temps réel sur votre smartphone, facilite l’accueil le jour J et suit en direct la participation.

  • Bevy : Bevy vous permet d’organiser des événements communautaires présentiels ou en ligne. Il s’agit d’une plateforme tout-en-un qui vous aide à planifier, promouvoir et organiser tous types d’événements. Bevy dispose également d’outils analytiques pour vous donner une vue d’ensemble de vos activités et s’intègre à vos autres outils de travail.

Contacter les participants potentiels par e-mail

Dans une enquête menée par Eventbrite, 73 % des professionnels de l’événementiel ont déclaré que la diffusion d’e-mails était l’une des premières stratégies marketing à améliorer en 2019. Il n’y a pas meilleur canal pour entrer en contact avec les potentiels participants (et y rester).

Dans le même temps, 52 % des professionnels de l’événementiel pensaient qu’il serait plus difficile de développer leurs ventes par e-mail en 2019. C’est pourquoi l’utilisation d’une plateforme dédiée à l’e-mail marketing est si importante en matière de suivi des actions et d’amélioration des ventes.

Pour contacter les participants par e-mail, nous vous recommandons ces deux solutions performantes :

  • Marketo : Marketo fait partie des leaders en matière d’e-mail marketing. Sa recette gagnante ? Sa capacité à suivre les comportements des utilisateurs et à orienter ses campagnes marketing en définissant un public cible bien particulier. Vous organisez un événement pour des prospects ? Vous souhaitez suivre et soigner vos relations avec ces prospects afin de dénicher de nouveaux clients et obtenir de nouvelles ventes ? Marketo est l’outil parfait.

  • Iterable : Iterable est un excellent outil d’e-mail marketing qui permet de contacter un très grand nombre de personnes qui utilisent déjà votre produit. Vous organisez un événement pour vos clients ? Iterable est très certainement l’outil dont vous avez besoin.

Organiser votre projet d’événement, de A à Z

Lorsque les événements se déroulent bien, vos participants peuvent en profiter librement, qu’ils se trouvent dans la salle de conférence d’un centre des congrès ou assis sur leur canapé à regarder un webinaire. Toutefois, un événement sans heurts suppose l’élaboration d’une stratégie sur mesure de la part des organisateurs de l’événement : de la gestion des délais à celle du moindre détail, rien ne doit être laissé au hasard.

C’est justement là qu’une plateforme de gestion du travail (telle qu’Asana) peut vous aider.

Première session de brainstorming, attribution des tâches aux participants et suivi des jalons… Une plateforme de gestion du travail vous permet de suivre tous les détails de votre projet au même endroit. Vous disposez de plusieurs vues pour organiser votre travail : passez simplement de la vue Liste ou Calendrier à la vue Chronologie, et ayez l’assurance d’accomplir votre liste de tâches et de tenir vos délais.

Utilisez Asana pour créer un projet dédié à chaque événement et ajoutez-y toutes les étapes de votre rétroplanning. Ensuite, partagez ce projet (ainsi que tous les processus, responsables et échéances applicables) avec toutes les personnes liées à l’événement. Elles sauront ainsi qui fait quoi et pour quand, et pourront suivre la progression de votre planification.

Asana propose un modèle de projet personnalisable dédié à l’organisation d’événements pour suivre l’ensemble de vos tâches et votre progression, que vous apparteniez à une grande entreprise ou que vous fassiez cavalier seul. En outre, vous êtes libre de créer votre propre modèle afin de lancer vos événements plus rapidement.

Planifiez votre prochain événement avec Asana

Les outils d’organisation d’événements ne sont qu’un début

Prendre le temps de choisir soigneusement des outils d’organisation d’événements qui s’intègrent les uns aux autres est un investissement à forte valeur ajoutée. Moins vous aurez à vous soucier de vos outils et de votre arsenal technologique, plus vous aurez de temps pour concocter un événement qui ravira les participants.

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