4 outils indispensables à tout organisateur d’événements

Outils d’organisation d’événements
  • À découvrir dans cet article :
    • 4 outils pour simplifier l’organisation d’événements.
    • Organiser, simplifier et gérer vos événements.
    • Attirer des participants et entretenir vos relations.

Article rédigé par Rachel Grate, stratégiste et éditrice de contenu chez Eventbrite.

L’organisation d’événements est une activité stressante. D’ailleurs, la liste annuelle établie par CareerCast place le poste de coordinateur d’événements juste derrière ceux d’agent de police, de pilote de ligne et de pompier en tant que métiers les plus stressants. Certes, vous ne sauvez pas des vies ni ne combattez le crime, mais vous en avez parfois l’impression !

Faire sortir de terre un événement requiert des compétences organisationnelles de haut vol et une capacité sérieuse à travailler sur plusieurs choses à la fois. C’est pourquoi autant d’applications sont aujourd’hui disponibles sur le marché, proposant des outils qui peuvent vous aider sur à peu près tous les aspects de l’organisation d’événements.

Il y en a peut-être même trop.

Vous souhaitez consacrer votre temps à la réalisation de vos tâches, et non à gérer des outils. Votre objectif consiste à déterminer quels problèmes vous cherchez à résoudre et à utiliser les bons outils à cet effet (et seulement ceux-ci).

Voici les quatre outils sur lesquels vous pouvez vous appuyer pour faciliter l’organisation de vos événements et ainsi gagner en productivité. Vous pouvez les utiliser séparément, mais ils fonctionnent d’autant mieux en synergie.

Salesforce et Hubspot : pour organiser les données des participants et maintenir des relations durables

Pour toute entreprise en lien avec sa clientèle, donc pour toutes les agences événementielles, les CRM (outils de gestion de la relation client) sont les outils les plus importants. Dans cette catégorie, vous trouvez Salesforce et HubSpot, des outils mondialement reconnus qui vous permettent d’organiser toutes les informations relatives à vos participants.

Votre CRM est d’autant plus essentiel lorsque l’objectif de votre événement consiste à générer des ventes ou lever des fonds. Une fois les informations des clients stockées dans votre CRM, vous pouvez suivre et gérer le parcours de chacun d’entre eux au fil du temps.

De plus, un bon CRM vous aide également à gérer vos relations avec les fournisseurs, sponsors et autres partenaires. Cet outil peut donc faire office de centre névralgique pour tout ce qui touche à l’aspect humain de vos événements.

Eventbrite : pour simplifier la billetterie et les inscriptions, et augmenter la fréquentation

Il y a de fortes chances que vous utilisiez déjà une plateforme en ligne pour vendre vos tickets ou enregistrer les inscriptions. Mais toutes les solutions ne se valent pas.

Votre plateforme de billetterie en ligne doit aller au-delà des simples transactions et vous aider à gérer votre événement de A à Z. Elle doit également vous fournir des données et rapports utiles pour prendre des décisions stratégiques en temps opportun. Enfin, elle doit encourager la fréquentation en s’intégrant aux applications favorites des participants, par exemple Facebook ou Instagram.

Eventbrite, vous permet d’obtenir des informations détaillées sur les personnes présentes lors des événements et d’accéder à des analyses visuelles, des graphiques et des rapports. De plus, l’application Eventbrite Organizer permet un suivi des ventes de billets en temps réel sur votre smartphone, facilite l’accueil le jour J et suit en direct la participation.

Votre technologie de gestion d’événements doit aussi se synchroniser automatiquement avec le reste de vos outils d’organisation, y compris…

Emma et Mailchimp : pour contacter les participants potentiels par e-mail

D’après une récente enquête menée par Eventbrite, 73 % des professionnels de l’événementiel déclarent que la diffusion d’e-mails est l’une des premières stratégies marketing à améliorer en 2019. Il n’y a pas meilleur canal pour entrer en contact avec les potentiels participants (et y rester).

Dans le même temps, 52 % des professionnels de l’événement pensent qu’il sera plus difficile de développer les ventes par e-mail en 2019. C’est pourquoi l’utilisation d’une plateforme marketing de gestion des e-mails est si importante en matière de suivi des actions et d’amélioration des ventes.

Emma et MailChimp sont deux des meilleurs services de marketing électronique disponibles. Ils vous permettent de :

  • Créer des campagnes d’e-mailing parfaitement conçues et fidèles à votre marque
  • Organiser votre liste de contacts par catégorie (ex. : participants potentiels/confirmés/réguliers) et définir des messages ciblés pour chaque groupe.
  • Programmer et automatiser l’envoi des e-mails

Et c’est encore mieux si votre plateforme d’e-mail est synchronisée avec votre plateforme de billetterie, comme le font Mailchimp et Emma avec Eventbrite. De cette façon, lorsque quelqu’un achète un billet pour votre événement, il est automatiquement ajouté à votre liste d’e-mailing. Vous gagnez ainsi du temps sur une étape manuelle importante (avec en prime une diminution du risque d’oublis).

Asana : pour gérer votre organisation d’événements dans les moindres détails

Cette liste ne saurait être complète sans y mentionner notre outil de choix pour le suivi des nombreux éléments à planifier dans le cadre d’un événement : j’ai nommé Asana. Asana est un outil de gestion du travail qui aide les utilisateurs à planifier leurs projets, à suivre les informations nécessaires à leurs équipes, et à travailler mieux et plus vite.

Utilisez Asana pour créer un projet dédié à chaque événement et ajoutez-y toutes les étapes de votre rétroplanning. Ensuite, partagez ce projet (ainsi que tous les processus, responsables et échéances applicables) avec toutes les personnes liées à l’événement. Elles sauront ainsi qui fait quoi et pour quand, et pourront suivre la progression de votre planification.

Asana propose un modèle de projet personnalisable dédié à l’organisation d’événements pour suivre toutes vos tâches et votre progression, que vous apparteniez à une grande entreprise ou que vous fassiez cavalier seul. Vous pouvez également intégrer cette technologie à vos autres outils, notamment MailChimp et Salesforce.

Les outils d’organisation d’événements ne sont qu’un début

Prendre le temps de choisir soigneusement des outils d’organisation d’événements qui s’intègrent les uns aux autres est un investissement à forte valeur ajoutée. Si vous recherchez d’autres idées pour rester productif et concentré tout au long de l’année, consultez le guide ultime de la productivité pour les professionnels de l’événementiel, édition 2019.

Gérez vos projets sur Asana dès aujourd’hui.