Empowerment : 5 outils pour responsabiliser davantage vos employés

Portrait du contributeur – Caeleigh MacNeilCaeleigh MacNeil18 août 20228 min de lecture
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Résumé

L’empowerment est plus qu’un mot à la mode, c’est le secret d’une équipe responsable, heureuse et productive. Découvrez pourquoi l’empowerment est essentiel, et essayez cinq stratégies concrètes pour donner à votre équipe le soutien et la confiance dont elle a besoin pour s’épanouir au travail.

Update du 17/08/2022: dans cette mise à jour, vous trouverez la définition de l'empowerment et saurez comment donner encore plus de pouvoir d’agir à vos collaborateurs.

Repensez à la dernière fois où vous avez accompli quelque chose par vous-même : réparer votre ordinateur, remplir votre déclaration d’impôts ou apprendre à jouer d’un instrument… Vous êtes finalement parvenu à vos fins, car vous disposiez des outils nécessaires, quand bien même vous avez dû vous heurter à des obstacles en cours de route. Cette petite victoire était fort appréciable, pas vrai ?

C’est l’essence même de l’empowerment. Lorsque les collaborateurs sont autonomes, ils disposent des outils et de l’assurance nécessaires pour prendre des décisions importantes et résoudre les problèmes par eux-mêmes. À chaque fois que les membres de votre équipe surmontent un obstacle, ils gagnent en expérience, en confiance et ont davantage de moyens pour faire la différence.

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Quelle est la définition de l’empowerment?

Il n’existe pas réellement d’équivalent français à la notion d’empowerment. Autonomisation, responsabilisation, capacitation, empouvoirement sont autant de termes français pouvant être utilisés pour définir le concept d’empowerment, mais ils sont imparfaits, car ils occultent la notion de dimension collective. Venu des États-Unis, l’empowerment consiste en effet à répondre aux besoins des membres de l’équipe et à leur donner la possibilité de se dépasser au travail.

Les leaders qui parviennent à accorder plus d’autonomie à leurs employés adoptent une approche centrée sur le soutien et laissent de côté la microgestion. Concrètement, ces dirigeants octroient aux employés la confiance et les outils dont ils ont besoin pour surmonter les difficultés, et les laissent prendre leurs propres décisions.

Résultat, chacun est en mesure de développer ses compétences, de prendre le contrôle de ses tâches et d’acquérir la confiance nécessaire pour réussir.

Pourquoi l’empowerment des salariés devrait être une priorité ?

En responsabilisant les employés, vous aidez chacun des membres de l’équipe à atteindre son plein potentiel au travail, ce qui contribue au développement de votre équipe, mais aussi de votre entreprise. Voici quelques pistes pour aider votre équipe à donner le maximum :

Accordez à vos employés le soutien dont ils ont besoin pour relever tous les défis : L’empowerment, c’est responsabiliser les membres d’une équipe pour leur donner la confiance, les outils et les informations nécessaires permettant de prendre des décisions complexes. Au fil du temps, les employés acquerront de l’expérience et gagneront en assurance. Vous constaterez une nette amélioration de leurs résultats, ce qui vous incitera à leur confier des projets de plus en plus ambitieux.

Renforcez l’implication des employés : les employés qui ont les moyens de briller sont généralement bien plus impliqués dans leurs tâches. Les statistiques parlent d’elles-mêmes, puisque certaines études révèlent qu’en matière d’implication, les employés autonomes atteignent le 79e percentile, tandis que ceux qui se sentent perdus se classent au 24e percentile. D’ailleurs, ces chiffres semblent assez logiques, sachant qu’il est difficile de se sentir impliqué sans avoir aucun contrôle sur son travail. En poussant l’empowerment, vous donnez à vos employés davantage de moyens et d’autonomie pour faire la différence.

Développez une solide culture d’entreprise : votre culture est le reflet de ses valeurs. En concentrant vos efforts sur l’empowerment des employés, vous encouragez ces derniers à prendre des responsabilités et à livrer un travail dont ils sont fiers. En outre, une culture d’entreprise positive contribue au bien-être et à la satisfaction des employés. Vous augmentez la fidélisation de ces derniers, vous réduisez le turnover et améliorez les performances de chacun au travail.

Produisez un travail de qualité : l’empowerment donne à vos meilleures recrues tous les outils et ressources utiles pour fournir un travail exceptionnel. Des employés autonomes prennent leurs projets à bras le corps et assument leurs responsabilités. Ainsi, ils rencontrent moins de points de blocage au cours de leur travail et s’investissent davantage dans l’espoir d’obtenir de bons résultats. Confiance en soi et estime de soi sont également renforcées.

Prenez de meilleures décisions, plus rapidement : les employés qui bénéficient d’un pouvoir d'action disposent des informations de contexte et de la prise de conscience nécessaires pour prendre rapidement les bonnes décisions. Ces employés sont donc en mesure d’agir rapidement dès qu’une activité relève de leurs compétences. Le cas échéant, ils n’ont pas besoin d’attendre l’approbation de leurs supérieurs hiérarchiques, qui ne connaissent pas forcément la problématique à traiter.

Embauchez et gardez les meilleurs talents : un environnement de travail prônant l’empowerment attire les candidats potentiels. En effet, la possibilité de s’approprier le travail et celle d’avoir une incidence directe sur les résultats de l’entreprise sont deux des facteurs de motivation des candidats les plus compétents. Ces derniers souhaitent avant tout apporter leur savoir-faire et une telle culture de l’empowerment leur permet justement de le faire.

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Comment faire de l'empowerment?

L’empowerment revêt donc un caractère essentiel, certes, mais par où commencer ? Nous avons la réponse ! Voici cinq conseils pour favoriser l’empowerment dans votre entreprise.

1. Répartissez les responsabilités

Le concept de l’empowerment se résume à un élément clé : donner aux membres de votre équipe les ressources et l’autorité dont ils ont besoin pour prendre leurs propres décisions. Pour que ce processus fonctionne, vous devez donc déléguer et répartir les responsabilités au sein de votre équipe.

L’empowerment vous permet de vous départir de certaines décisions. En outre, vous donnez à vos employés les moyens de s’approprier pleinement leurs projets.

Étude de cas : l’empowerment chez Asana

Chez Asana, nous permettons aux employés de prendre la main sur leur travail grâce au système AOR (Areas of Responsibility). Dans chaque sphère de l’entreprise (la communication interne, les ressources humaines ou les opérations marketing, par exemple), les AOR sont répartis entre les membres d’équipe les mieux habilités à faire ce travail. Ces derniers restent à l’écoute des commentaires des parties prenantes, mais si les avis sont partagés ou si les discussions ne débouchent sur rien de concret, les responsables du domaine en question prennent la décision finale. La clé pour déployer un système AOR ? Indiquer clairement à chacun des membres d’équipe ses responsabilités et préciser ce qui n’est pas de son ressort. Ainsi, tout le monde connaîtra l’identité des décideurs, en toutes situations.

Imaginons que vous dirigez une équipe e-mail marketing composée de trois membres. Le rôle de chacun d’eux est plus ou moins le même : rédaction, mise en page et diffusion du contenu des newsletters envoyées par e-mail. Au-delà de ces fonctions de base, l’empowerment permet à chaque membre d’être responsable d’un domaine d’activité particulier :

  • Plateforme d’e-mail marketing : travailler avec l’équipe technique pour corriger les bugs et améliorer les fonctionnalités.

  • Tests : collaborer avec l’équipe chargée des analyses pour réaliser des tests de performance

  • Partenariats de contenu : travailler avec l’équipe du contenu afin de repenser les éléments existants pour la newsletter.

2. Fournissez les ressources utiles pour faciliter la prise de décision

Prendre des décisions, c’est aussi une source d’inquiétude. Vous devez donc non seulement accorder à votre équipe un plus grand pouvoir de décision, mais aussi leur fournir le soutien et les ressources dont ils ont besoin pour faire des choix avec assurance.

Ce n’est pas parce qu’une personne est responsable d’une décision qu’elle doit se débrouiller seule. Voici comment soutenir les membres de votre équipe avec la mise en place de notions très simples :

Clarifiez les différents types de décisions : certaines nécessitent beaucoup de planification, tandis que d’autres peuvent être prises plus rapidement. Selon Jeff Bezos, fondateur d’Amazon, il est possible de classer les décisions en deux catégories, de types un et deux. Les décisions de type un sont bien souvent irrévocables et ont un impact important. Citons notamment le recrutement de nouveaux collaborateurs dans l’équipe, l’ouverture de nouveaux bureaux, etc. Quant aux décisions de type deux, elles sont faciles à modifier et ont un impact relativement limité. Par exemple, lorsque vous optez pour organiser votre réunion d’équipe un certain jour de la semaine. Distinguer ces deux types de décisions vous permet d’avancer plus rapidement et d’éviter de passer trop de temps sur des choix qui n’auront que peu d’effets.

Utilisez des modèles de prise de décision : un modèle de ce type décrit les étapes du processus de prise de décision et vous aide à identifier le responsable de chacune d’elles. Vous pouvez vous appuyer sur le modèle RAPID®, qui définit cinq rôles clés correspondants aux principales décisions (Recommander, Accepter, Passer à l’action, Informer et Décider). Certaines entreprises se servent d’un modèle général pour faciliter la prise de toutes leurs décisions clés. Si ce n’est pas le cas au sein de votre structure, envisagez de créer un processus de prise de décision standardisé pour votre équipe. Ainsi, vous serez sûr que chacun suit les mêmes étapes et fait des choix pertinents.

Créez une matrice RACI : celle-ci détermine clairement les rôles de chacun pour un projet donné, entre responsables, approbateurs, consultés et informés. Elle précise qui est chargé de prendre les décisions et de les approuver, les personnes à consulter avant d’appliquer une décision, mais aussi celles qui doivent être tenues informées du résultat final. Encourager les membres de votre équipe à créer une matrice RACI pour chaque nouveau projet participe à l’empowerment.

Endossez le rôle de mentor : en tant que manager, vous êtes la personne la mieux placée pour encadrer et guider votre équipe lorsqu’elle doit opérer des choix difficiles. Lors des entretiens individuels, prévoyez du temps pour que les membres de l’équipe puissent discuter des problèmes rencontrés et des solutions envisageables. Donnez des conseils quand vous le pouvez, mais n’oubliez pas que la décision finale appartient à vos subordonnés.

Définissez vos attentes : la prise de décision peut faire peur, surtout lorsqu’elle est lourde de conséquences. Pour éviter de vous retrouver bloqué et dans l’impossibilité de faire des choix, sachez que prendre une bonne décision, c’est avant tout opter pour le bon processus. Le résultat n’est qu’accessoire. Certes, vous ne sauriez prédire l’avenir, mais l’adoption d’un processus de prise de décision fiable augmentera vos chances de réussir. Ainsi, définir vos attentes aide vos employés à passer à l’action, même si un échec reste toujours possible.

3. Reliez les tâches quotidiennes aux objectifs

Pour hiérarchiser votre travail et prendre de bonnes décisions, vous devez être en mesure d’identifier ce qui compte vraiment. C’est justement là qu’interviennent les objectifs, qui guident les employés dans leurs choix : déterminer à quelles tâches accorder la priorité, quand repousser les demandes des parties prenantes ou si le nouveau projet entrepris vaut la peine d’être poursuivi.

Lorsque les employés comprennent en quoi leur travail quotidien contribue à l’atteinte des objectifs commerciaux de l’entreprise, ils identifient alors ce qui est important pour cette dernière et les activités auxquelles ils doivent accorder toute leur attention. Cette transparence permet aux membres d’équipe d’être plus autonomes et de prendre leurs propres décisions, tout en veillant à rester fidèles aux objectifs d’entreprise.

Pour relier vos activités quotidiennes aux objectifs de l’entreprise, plusieurs options s’offrent à vous. Parmi elles, définir des objectifs et résultats clés (OKR), une méthode qui associe des objectifs à des indicateurs vous permettant de suivre les progrès réalisés au fil du temps.

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4. Appliquez un leadership démocratique

On parle de démocratie quand le pouvoir appartient au peuple. De même, un leadership démocratique vise à encourager les membres d’équipe à participer au processus de prise de décision. En tant que manager, cela signifie que vous ne faites pas vos choix seul, mais que vous communiquez avec vos subordonnés afin de leur demander leur avis avant d’opérer un choix définitif. C’est typiquement l’approche bottom up (en opposition avec le top-down).

Cette approche peut prendre plus de temps, car plusieurs personnes ont une capacité d’action et de décision. Cela étant, c’est une façon de renforcer l’empowerment des employés à partir de données concrètes. Un employé qui se sent écouté au travail aura 4,6 fois plus de chances de donner le meilleur de lui-même.

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5. Donnez, recevez et réagissez au feedback

Donner son avis et effectuer des retours n’est pas toujours un processus facile, mais il est essentiel d’aider ses employés à se sentir en pleine possession de leurs moyens au travail. En effet, l’empowerment repose en grande partie sur la confiance : vous devez être convaincu de la capacité de vos employés à agir de leur propre chef et, à l’inverse, ces derniers doivent pouvoir compter sur vous pour leur faire des retours, surtout si leur livrable est perfectible.

Formulez des commentaires honnêtes afin de montrer aux membres de votre équipe qu’ils peuvent vous faire confiance ; vous leur communiquerez vos retours en temps voulu et leur offrirez les opportunités d’apprentissage dont ils ont besoin. En outre, lorsque vous réagissez aux commentaires transmis par vos employés, vous leur montrez que leur point de vue compte. Ainsi, vous établissez des liens et un sentiment de confiance, ce qui encouragera aussi vos subordonnés à s’exprimer pour faire part de ce dont ils ont besoin.

L’empowerment : encourager la transparence pour des employés plus autonomes

En résumé, l’empowerment est une question de confiance et de transparence. Vous devez faire confiance aux membres de votre équipe pour qu’ils puissent travailler en toute autonomie et prendre leurs propres décisions. Veillez également à ce qu’ils disposent des savoir-faire et des ressources nécessaires pour réussir.

Avec les bons outils de gestion de projet, vous pouvez favoriser l’empowerment. Asana est une plateforme qui permet justement à votre équipe de visualiser clairement la progression de ses projets, d’identifier les responsabilités de chacun et les décisions à prendre. Ainsi, vous pouvez renforcer l’autonomie de vos collègues et suivre l’évolution du travail.

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