Yıldız  Ventures gagne 50 % de temps lors de ses évaluations d’investissements grâce à Asana

4 milliards de consommateurs à travers le monde ont déjà goûté aux produits de Yıldız Holding, le plus grand fabricant de produits alimentaires en Europe centrale et de l’est, au Moyen-Orient et en Afrique (CEEMEA). Fondée en 1944, Yıldız Holding possède désormais pas moins de 300 marques alimentaires dans plus de 150 pays, dont Godiva, United Biscuits et McVitie’s.

Yıldız Ventures est la filiale capital-risque de cette société de portefeuille. Elle sert également d’incubateur à des projets d’entrepreneuriat internes et propose des programmes d’accélération de startups. Son PDG, Yahya Ülker, contribue à l’enrichissement de l’écosystème de startups de l’entreprise et à une évaluation plus rapide des investissements grâce à des technologies et des pratiques à la pointe de l’innovation.

Pour Yahya, il était possible d’améliorer la productivité de l’organisation en regroupant le travail sur une seule plateforme. Avant Asana, son équipe de 300 personnes utilisait plusieurs outils : e-mails, messagerie instantanée, feuilles de calcul et une multitude d’applications. Cependant, elle ne parvenait pas à tirer parti de l’efficacité des processus standard en raison d’un manque de suivi des projets et de la communication :

• Yıldız Ventures reçoit des centaines de présentations de startups et de demandes de financement tous les ans. Des chaînes d’e-mails interminables finissaient par se former et il devenait difficile de les gérer à long terme.

• Les processus internes, comme les demandes d’effectifs ou informatiques, étaient lents à traiter par e-mail.

• De nombreuses communications de la part des fournisseurs, startups et collaborateurs externes inondaient les différents canaux qui n’étaient pas liés entre eux. De ce fait, le temps de réponse était rallongé et des réunions supplémentaires devaient être organisées.

Yahya souhaitait simplifier la collaboration sur Asana pour rendre les processus fluides et rapides, voire les automatiser. L’objectif était d’optimiser les démarches de toutes les personnes souhaitant solliciter Yıldız Ventures pour un partenariat ou un financement.

Asana automatise nos tâches récurrentes et nous permet de mettre les équipes de Yıldı Ventures et les entreprises du portefeuille au diapason.”

Recherche d’une plateforme de collaboration haut de gamme

Lorsqu’il est devenu PDG de Yıldız Ventures en 2019, Yahya recherchait une plateforme de gestion du travail qui proposait plus de fonctionnalités que celles dont il avait l’habitude. Après avoir passé en revue plus de 10 outils, Yahya a choisi Asana pour sa capacité à simplifier la collaboration à l’échelle de l’entreprise.

Yahya et plusieurs membres de son équipe ont commencé à utiliser Asana pour gérer leur travail. En 2021, Yıldız Ventures a fait appel à Omtera, consultant en gestion du travail et partenaire Asana, pour accélérer l’adoption et optimiser l’utilisation de la plateforme.

Pour Omtera et Yıldız Ventures, le renforcement des processus de l’entreprise était un moyen d’améliorer sa productivité et de réinvestir le temps gagné dans des initiatives stratégiques. Le rapport Asana sur l’Anatomie du travail a souligné que les travailleurs de la connaissance perdent trois heures chaque semaine dans des réunions superflues. Ces derniers estiment que la mise en œuvre de meilleurs processus pourrait leur faire économiser 4 à 6 heures par semaine.

Omtera a pris ce problème à bras le corps pour poser les fondations propices à une organisation efficace et focalisée sur la stratégie.

Amélioration des processus avec Omtera

Grâce à Omtera, Yıldız Ventures est parvenu à augmenter le taux d’adoption d’Asana chez ses employés (de 20 % à 95 %). Le déploiement d’Asana a été exécuté par notre partenaire Murat Yılmaz, directeur commercial et responsable de la réussite client chez Omtera.

D’emblée, Omtera a organisé des réunions avec chaque équipe pour mieux cerner leurs processus et leurs difficultés avant de les aider à les recréer sur Asana. L’agence a procédé à l’importation des processus qui étaient précédemment réalisés hors ligne ou à l’aide d’autres outils, a fait le lien entre les processus des différentes équipes et s’est assuré que ces dernières utilisaient bien les fonctionnalités d’Asana, notamment les formulaires, l’automatisation et les intégrations. Elle a également organisé des formations Asana sur mesure à tous les niveaux de carrière, des stagiaires à l’équipe de direction. Maintenant que la majorité des employés de Yıldız Ventures ont adopté Asana pour gérer leurs processus principaux, ils partagent un projet en commun avec Omtera pour suivre les initiatives de déploiement en cours : fonctionnalités Asana à venir, formations et mises à jour de statut sur les processus en cours de développement, etc.

Yıldız Ventures envoie et reçoit de nombreuses données d’autres entreprises et groupes. L’organisation a donc besoin de centraliser la gestion des demandes et des tâches pour en obtenir une vue d’ensemble.”

Renforcer l’efficacité opérationnelle pour des investissements stratégiques plus rapides

Aujourd’hui, toutes les équipes de Yıldız Ventures exécutent leurs processus sur Asana pour une prise de décision rapide et réfléchie. Elles peuvent désormais :

• Exécuter leurs processus métier 40 % plus rapidement

• Réduire les tâches d’organisation de 35 % et augmenter les activités stratégiques de 80 %

• Consacrer 35 % de temps en moins aux e-mails et 55 % de temps en moins à la recherche d’informations

Yıldız Ventures est parvenu à optimiser ses processus à l’échelle de l’organisation.

Suivi des OKR

Yıldız Ventures a recours aux objectifs d’Asana pour assurer le suivi des OKR et générer des rapports trimestriels. Chaque membre de l’équipe a cinq objectifs (par ex. : un nombre cible de startups Fintech à repérer) qui sont rattachés à un objectif principal. Asana affiche automatiquement le pourcentage de progression.

Opérations d’investissement

L’équipe chargée des opérations d’investissement utilise Asana en tant que CRM pour suivre son processus de vente et évaluer les investissements deux fois plus vite. Mais comment procède-t-elle ?

Grâce à Asana, nous avons créé un processus unique qui nous permet d’automatiser entièrement notre démarche d’évaluation des investissements pour financer les meilleures startups.”

(1) Accepter les demandes de financement

Yıldız Ventures est parvenue à assurer le suivi de plus de 1 000 transactions sur Asana depuis 2020, dans le cadre de l’évaluation des investissements directs et de capitaux. Toute startup qui a besoin d’un financement de la part de Yıldız Ventures ou qui souhaite contacter l’entreprise doit remplir un formulaire Asana disponible sur le site Internet de Yildiz. Chaque réponse reçue est automatiquement transformée en tâche Asana. À ce jour, l’organisation a reçu plus de 700 demandes de financement. Les règles Asana se chargent d’attribuer automatiquement chaque tâche à la bonne personne selon le secteur concerné et déclenchent une série d’étapes d’évaluation, sans qu’aucun e-mail ne soit envoyé.

Ces demandes étaient précédemment reçues par e-mail. Il n’existait aucun moyen de suivre leur progression, les collaborateurs en charge de leur traitement et certaines informations se perdaient en route.

(2) Gérer le processus de vente

Yıldız Ventures se sert d’Asana comme un CRM automatisé pour gérer les demandes de financement. Chaque dossier de candidature passe par plusieurs étapes au cours desquelles un membre de l’équipe réalise une évaluation avant d’accepter ou de refuser le passage à l’étape suivante. Les règles transmettent le dossier à l’évaluateur suivant.

L’équipe peut désormais savoir à quel stade se trouvent les dossiers tout au long de leur parcours qui comprend l’évaluation préliminaire, l’évaluation approfondie, la diligence raisonnable et le comité des investissements. La tâche Asana du candidat regroupe toutes les notes et conversations au même endroit ; l’évaluateur final retrouve toutes les informations nécessaires et peut ainsi prendre sa décision.

Si une entreprise n’est pas jugée prête à recevoir un financement, sa tâche Asana est déplacée dans un projet de backlog dans lequel Yıldız Ventures peut suivre ses activités l’année suivante. Ainsi, aucune candidature n’est perdue, même avec une croissance rapide.

Le processus simplifie également l’accès à des opportunités de financement et permet de suivre efficacement l’historique de la collecte de fonds, du début à la fin. Lorsque nous rencontrons une startup, il nous suffit de rechercher le processus de vente sur Asana pour voir si une prise de contact antérieure a eu lieu avec l’équipe des investissements. Le cas échéant, un lien unique et immédiat se crée.”

(3) Suivre les investissements en cours

Lorsque Yıldız Ventures décide d’investir dans une initiative, l’équipe procède au suivi des relations sur Asana. D’après Yahya : « Asana nous permet de garder le fil de toutes les informations et les mises à jour concernant les investissements : prélèvements, réunions annuelles, prises de contact, etc. »

Les champs personnalisés d’une tâche indiquent certaines données, dont le secteur de l’entreprise, la taille de la transaction et la devise. Ces sources de référence aident Yıldız Ventures dans l’analyse des tendances de leur portefeuille d’investissements.

Yıldız Ventures génère aussi des rapports grâce à Asana, afin de suivre les cycles, les performances et les opérations. Les tableaux de bord puisent dans les données des champs personnalisés pour faire le point sur le nombre de demandes reçues chaque mois, celles qui ont été acceptées et le montant investi. Les champs personnalisés permettent également d’avoir une visibilité sur la distribution des fonds et de réaliser des analyses de retour sur investissement.

Demandes RH

Grâce à Asana, l’équipe RH passe deux fois moins de temps à gérer les demandes, le recrutement et l’intégration des nouveaux employés.

Les demandes RH étaient autrefois traitées par e-mail, comme pour obtenir l’approbation dans le cadre d’une augmentation d’effectif au sein des équipes. Omtera a transféré ce processus sur Asana où les demandes sont centralisées par un formulaire. Les règles attribuent ensuite les tâches à la personne la mieux placée pour l’effectuer. Une fois l’effectif approuvé, le parcours du candidat est suivi grâce à une tâche et son intégration commence dès l’embauche via un modèle de projet Asana.

Selon Murat d’Omtera : « Asana est un outil de recrutement essentiel qui renforce les processus RH de Yıldız Ventures et permet d’obtenir des approbations rapides. Sur la plateforme, les employés peuvent partager des commentaires à propos de l’entretien, utiliser des modèles pour assurer un suivi des postes vacants et signaler les tâches qui nécessitent une approbation. Ainsi, chacun identifie clairement les prochaines étapes à suivre. »

Autres utilisations d’Asana chez Yıldız Ventures

Service informatique : l’équipe reçoit les demandes par le biais des formulaires Asana

Équipe produit : ses membres utilisent l’intégration Asana pour Jira pour gérer les sprints en cours et les stratégies produit.

Service juridique : Yıldız Ventures gère des centaines d’accords juridiques sur Asana

Gestion des fournisseurs : les prestataires envoient leur candidature par le biais d’un formulaire Asana qui se transforme en tâche dans un processus. Cela facilite leur réception par les équipes qui peuvent faire leur sélection ensuite.

Coordination interne : les équipes utilisent Asana pour prendre des notes de réunion, gérer le calendrier de contenu de Yıldız Venture, collaborer avec les équipes de Yıldız Holding. Elles se sont débarrassées des e-mails internes grâce aux commentaires et aux mises à jour sur Asana et l’intègrent avec des outils du quotidien, comme Gmail, Google Agenda, Google Drive et Google Workplace.

Ses processus étant désormais sur Asana, Yıldız Ventures est en mesure de saisir plus rapidement les opportunités sur le marché.

Asana nous offre une visibilité et un suivi sur la charge de travail sous toutes les coutures, ce qui nous permet d’identifier les actions efficaces et celles à améliorer.”

Diriger un écosystème de startups à l’avenir

Yıldız Ventures a l’intention de continuer à tirer le meilleur d’Asana au sein de l’entreprise, épaulée par Omtera qui l’aidera à optimiser ses processus et l’informer des nouvelles fonctionnalités d’Asana. D’après Murat : « Nous communiquons les prochaines étapes de la feuille de route d’Asana pour que Yıldız Ventures s’y prépare et évite d’investir dans des outils redondants. »

Après avoir bénéficié des nombreux avantages d’Asana sur ses opérations, Yıldız Ventures encourage également les startups de leur portefeuille à l’adopter. Par exemple, l’entreprise a aidé le supermarché en ligne istegelsin.com à améliorer ses processus de gestion des prestataires et des demandes en transférant ces derniers sur Asana.

Yıldız Ventures invite son écosystème de startups à la suivre dans sa transition vers l’avenir du travail.