La Wildlife Conservation Society préserve les habitats sauvages et leur rend hommage avec Asana

Créée en 1895, la Wildlife Conservation Society (WCS) est l’organisation de conservation de la faune la plus complète au monde, avec plus de 500 programmes dans près de 60 pays, visant à gérer les lieux protégés et à ralentir le changement climatique. Mais la WCS n’accomplit pas tout cela toute seule. Elle collabore avec des centaines d’organisations partenaires, de fournisseurs et de gouvernements locaux qui partagent sa mission de conservation fondée sur la science. 

Les initiatives de la WCS sont complexes et difficiles à mettre en œuvre, en particulier avec autant de collaborateurs et des ressources à but non lucratif limitées. Avant d’utiliser Asana, les collaborateurs du projet se servaient de différents outils pour gérer leur travail : e-mails, feuilles de calcul et diverses applications. Il n’existait pas de façon unifiée de planifier ou de communiquer, ce qui causait des problèmes de visibilité et ralentissait tout le monde : 

• La complexité croissante des projets de technologie de la conservation augmentait les risques en matière de délais et de budgets. 

• Les frontières technologiques entre les équipes limitaient le flux d’informations, rendant difficile la détection des risques et la prévention des problèmes avant qu’ils ne surviennent, ce qui mettait à rude épreuve les ressources.

• L’e-mail servait à de trop nombreuses fins : en plus de la communication, la WCS l’utilisait pour gérer le travail, traiter les demandes de la communauté et stocker des documents. Les membres de l’équipe devaient parcourir des centaines d’e-mails entrants, ce qui rendait impossible l’exécution rapide des tâches.

Jonathan Palmer, directeur exécutif de l’équipe Technologie de la conservation de la WCS, explique : « nos processus de gestion des projets et des tâches ne facilitaient pas une vision positive de la charge de travail. Il y avait une dépendance excessive à l’égard de la gestion des tâches par e-mail, ce qui donnait aux membres de l’équipe l’impression d’être perpétuellement débordés. »

Dans son rôle précédent de responsable de la technologie mondiale au sein du service informatique, Jonathan a mené les recherches pour identifier une nouvelle plateforme de gestion du travail qui éliminerait les barrières entre les équipes et les collaborateurs externes. Grâce à un environnement de travail plus productif, WCS serait en mesure de mener à bien ses projets et de maximiser l’impact des contributions de ses donateurs.

Une conception axée sur la flexibilité : centraliser le travail sur Asana

Jonathan recherchait une plateforme unique qui permettrait à toutes les équipes, partenaires et consultants de travailler au-delà des frontières de l’organisation, même s’ils utilisaient des technologies et des processus différents.

« Asana est la solution idéale », déclare Jonathan. « Cette plateforme permet aux individus d’exécuter plus efficacement les tâches qui leur tiennent à cœur, plutôt que de les enfermer dans une méthodologie spécifique. »    

Avec Asana, les équipes WCS peuvent désormais accéder aux mêmes chronologies, documents et actions à traiter, mis à jour en temps réel. Plus de 10 outils qu’elles utilisent quotidiennement y sont par ailleurs intégrés, notamment Google Drive, Office 365, Slack et les systèmes internes de WCS. 

« Nous pouvons travailler avec plusieurs organisations sans avoir à nous appuyer sur les équipes informatiques pour intégrer les systèmes », ajoute Jonathan.

Faire tomber les frontières organisationnelles pour accroître l’impact de la conservation 

Aujourd’hui, Asana est le système officiel de gestion du travail de plusieurs groupes au sein de WCS, les aidant à mener à bien des initiatives dans les délais et le budget impartis, en partenariat avec un nombre croissant de collaborateurs externes. 

L’organisation a économisé environ huit semaines de travail par an grâce à de nouveaux gains d’efficacité et à l’utilisation des fonctionnalités d’Asana, telles que l’automatisation, les formulaires et les commentaires au sein d’un projet au lieu d’envoyer un e-mail. Les collaborateurs initient en moyenne une collaboration avec un autre utilisateur via Asana plus de 2 700 fois par mois. Ces gains de temps libèrent les ressources de WCS, ce qui permet aux équipes d’élargir la portée et l’impact de leurs projets, sans pour autant augmenter les coûts. 

Une organisation virtuelle d’employés, de fournisseurs et de partenaires

« Asana a considérablement amélioré le niveau de transparence au sein des équipes. Tout le monde peut désormais partager ses projets pour la semaine à venir », explique Jonathan. Ce système permet de faire circuler les idées entre les équipes et les fuseaux horaires, des bureaux du siège à New York aux sites de conservation. 

La moitié des utilisateurs d’Asana chez WCS sont des employés internes et l’autre moitié des collaborateurs externes. « Centraliser le travail au même endroit nous permet de gérer des organisations virtuelles comprenant mon équipe, d’autres employés de WCS, d’autres organisations et des fournisseurs », explique Jonathan. « Nous transférons les tâches d’une partie de l’organisation virtuelle à une autre, et nous avons une responsabilité mutuelle dans l’ensemble de nos projets. » 

L’équipe de Jonathan chargée des technologies de conservation propose des solutions technologiques évolutives qui permettent de mettre en œuvre des programmes sur le terrain et de résoudre des problèmes de conservation critiques. Ces solutions sont souvent élaborées en partenariat avec d’autres organisations. « En soutenant une structure sans limites, Asana nous a permis de développer davantage de partenariats », explique Jonathan. Son équipe a ajouté trois nouveaux partenaires à sa liste de collaborateurs proches, passant de deux à cinq. 

Travail asynchrone pour augmenter la capacité de WCS et non les coûts 

New York était l’épicentre de l’équipe de technologie de la conservation. Il semble que la seule façon de gérer une charge de travail complexe était de faire en sorte que les employés et les fournisseurs se trouvent sur le même fuseau horaire. Grâce à Asana et à la possibilité de travailler de manière asynchrone, Jonathan peut désormais embaucher du personnel et faire appel à des fournisseurs du monde entier sans se soucier du ralentissement des projets. Les opérations sont menées 24 h/24, le travail sur les projets commençant à 7 h le lundi matin à Jakarta et se poursuivant jusqu’au vendredi en fin de journée aux États-Unis. Son équipe décentralisée est composée des bonnes personnes avec les bonnes compétences, utilisant la localisation pour maximiser le budget et augmenter le rendement. 

Jonathan a par exemple augmenté les effectifs de son équipe de 30 % en embauchant du personnel à temps plein sur les sites de conservation, ce qui lui permet de mieux répondre aux besoins de l’organisation au niveau local, tout en maintenant les coûts à un niveau stable.

L’équipe des technologies de la conservation travaille également avec des consultants qui prennent en charge les travaux de conception, le développement web, le DevOps et l’hébergement dans le cloud. Avant Asana, les principaux fournisseurs se trouvaient aux États-Unis, mais ils se situent désormais en Amérique du Sud, en Europe et en Asie. Grâce aux économies réalisées et à l’amélioration de l’efficacité opérationnelle, le champ d’action des fournisseurs a augmenté de 35 %.

Avec un plus grand nombre d’employés, de consultants et d’organisations partenaires contribuant aux initiatives de technologie de la conservation, il est désormais possible de s’attaquer à des projets plus ambitieux. Ainsi, Asana a permis d’orchestrer un projet majeur au cœur de la stratégie de WCS : Nature’s Stronghold Impact Platform, une initiative mondiale de communication de données visant à mettre en évidence et à présenter en un seul endroit des mesures détaillées provenant de centaines de sites de conservation et d’organisations partenaires de WCS. Ce front uni quantifie l’impact de leur travail pour les donateurs et la communauté de la conservation dans son ensemble. 

« Ce projet est au cœur de notre stratégie de collecte de fonds », explique Jonathan, « et favorise l’intégrité dans l’ensemble de notre organisation en montrant que chaque dollar donné à WCS a un impact sur la conservation. »

Prise en charge de milliers d’utilisateurs et prévision des besoins budgétaires pour répondre à la demande

L’équipe de SMART Partnership, une collaboration entre neuf groupes de conservation, gère également son travail sur Asana. Cette entreprise de logiciels et de services soutient plus de 1 000 sites protégés dans 90 pays. Monica Harris, responsable du programme SMART, déclare : « Nos utilisateurs sont des gouvernements et des organisations de conservation du monde entier qui ont choisi nos outils pour gérer les parcs et les zones de conservation de leur pays. Il s’agit d’une grande responsabilité. Nous voulons répondre à leurs besoins de manière efficace et rapide ».

Auparavant, SMART utilisait des feuilles de calcul et des e-mails pour gérer les demandes des utilisateurs de logiciels du monde entier, lesquelles pouvaient être plus ou moins sérieuses et urgentes. « Un garde forestier en Namibie peut par exemple nous contacter car il est coincé sur le terrain et qu’il doit télécharger des données », explique Monica. « Nous ne souhaitons décevoir personne. » Répondre rapidement aux demandes n’était cependant pas toujours facile. La petite équipe de Monica devait en effet en gérer un volume considérable sans disposer d’outils adéquats.

Aujourd’hui, SMART utilise les formulaires Asana pour recueillir et gérer les demandes d’assistance, d’accès aux logiciels et de correction de bugs. Les champs obligatoires du formulaire recueillent toutes les informations dont l’équipe de Monica a besoin pour acheminer et résoudre le problème en amont, comme les captures d’écran de l’erreur, éliminant ainsi la nécessité d’envoyer des e-mails.

Fournir gratuitement le logiciel SMART aux utilisateurs a un coût, et c’est pourquoi Monica utilise la fonctionnalité de création de rapports sur Asana pour surveiller la demande et ajuster préventivement le budget et les ressources en conséquence. « Je peux informer le comité de pilotage que nous respectons le budget ou que la demande est forte et que nous avons besoin de plus de fonds pour une activité particulière », explique Monica.

Réagir rapidement et de manière approfondie aux réclamations

Une autre équipe de WCS, celle de la réserve de faune à okapis dans l’Ituri, avec le soutien du Programme de gestion durable de la faune sauvage (SWM) financé par l’UE, utilise Asana comme système de traitement des réclamations. « Toute organisation multinationale a besoin d’un moyen de gérer les réclamations » explique Jonathan. Si elle n’est pas gérée correctement, une réclamation peut à elle seule créer un risque organisationnel énorme. » 

« Grâce à Asana, nous améliorons notre réactivité sur les sites locaux afin de nous assurer que les réclamations soient traitées rapidement », a déclaré Caroline Abid, responsable du Programme SWM pour l’UE. L’utilisation d’Asana pour les réclamations ainsi que pour la gestion de projet de bout en bout aide l’équipe de WCS à faire les choses efficacement, afin qu’elle puisse mieux servir ses communautés et instaurer la confiance entre les locaux et les organisations partenaires.

Bâtir un avenir radieux pour les espaces sauvages du monde entier

En centralisant le travail sur Asana, WCS exploite la puissance de son personnel, de ses fournisseurs et de ses collaborateurs externes pour mener à bien davantage de projets de manière rentable.

Grâce à la transparence entre les groupes et les projets, les membres de l’équipe junior du monde entier peuvent par ailleurs saisir des opportunités qui étaient historiquement plus accessibles aux employés se trouvant à proximité du siège de WCS. Cette visibilité aide WCS à faire évoluer ses employés et à passer à une nouvelle façon de travailler en tant qu’équipe mondiale.

Alors que Jonathan et WCS mettent en place des projets de conservation audacieux, ils continuent à les gérer sur Asana. En effet, de meilleurs processus conduisent à une meilleure exécution, et une bonne exécution crée la confiance entre les partenaires, les donateurs et les communautés qui travaillent à la protection des lieux précieux de la nature.