Avec Asana, la Wildlife Conservation Society responsabilise ses employés et les membres de la communauté

Le succès de nombreuses organisations à but non lucratif dépend de l’efficacité avec laquelle leurs équipes maximisent les ressources et établissent une confiance inébranlable dans les communautés qu’elles desservent. En tant qu’organisation mondiale de conservation de la faune, la Wildlife Conservation Society (WCS) est un excellent exemple de la manière dont l’investissement dans les employés et les communautés peut transformer le monde. Avec une équipe mondiale de plus de 4 000 employés, la WCS œuvre à la protection et à la conservation de la faune et de la flore dans 60 pays, couvrant plus de 50 % de la biodiversité mondiale et plus de 300 millions des populations les plus démunies.

« Très peu d’organisations à but non lucratif réfléchissent à la manière d’améliorer le travail de tous leurs employés ou de créer un environnement de travail stimulant », explique Jonathan Palmer, directeur exécutif de la technologie de la conservation chez la WCS. « Avec des contraintes de temps et de budget, il est souvent difficile de renforcer le bien-être et l’autonomie de nos équipes, alors qu’elles constituent notre ressource la plus précieuse. »

Jonathan et son équipe chez la WCS collaborent avec plus de 100 partenaires, vendeurs et fournisseurs pour trouver et mettre en œuvre des solutions technologiques visant à résoudre les plus grands défis actuels en matière de conservation. Voyant que plusieurs facteurs, comme la demande et la complexité croissantes, le cloisonnement des informations, ainsi que des méthodes de communication et de gestion des tâches « traditionnelles » non évolutives, compromettaient l’achèvement des projets critiques dans les délais, Jonathan a cherché à améliorer la collaboration au sein de la WCS.

Son objectif principal était de responsabiliser les employés de la WCS : les gestionnaires de programme, les développeurs de logiciels, les spécialistes de l’environnement, les zoologistes, les bénévoles et les autres parties prenantes. Jonathan s’est donc mis à la recherche d’un outil pour améliorer la communication et la collaboration au-delà des frontières de l’entreprise.

Ils ont mis en place Asana pour promouvoir une collaboration transparente, renforcer la transparence et la responsabilité, et suivre l’avancement du travail et l’utilisation des ressources. L’utilisation d’Asana a permis aux équipes de la WCS de collaborer plus efficacement tout en bénéficiant de plusieurs avantages supplémentaires, notamment un accès accru aux opportunités de carrière et une confiance renforcée des communautés qu’elles servent. 

Instaurer un climat de confiance avec les communautés locales

Une autre équipe de la WCS, celle de la réserve de faune à okapis en Ituri, avec le soutien du Programme de gestion durable de la faune sauvage (SWM) financé par l’UE, collabore avec un groupe d’organisations internationales pour réduire l’insécurité alimentaire en développant des solutions durables axées sur la conservation de la faune, la sécurité alimentaire et l’élaboration de politiques. Leur travail s’étend à des zones protégées, où la WCS soutient ses partenaires gouvernementaux et d’autres pour mettre en œuvre ses programmes dans 15 pays, y compris le parc naturel de Makira à Madagascar et la réserve naturelle d’Okapi en Ituri, en République démocratique du Congo.

Bien que la WCS s’efforce de satisfaire tous ses partenaires, hôtes et communautés, des griefs finissent par émerger. Par exemple, une personne pourrait souhaiter soulever des préoccupations liées au traitement de l’environnement, à ses droits ou à une interaction qu’elle a eue. « De nombreux membres des communautés que nous servons ont tendance à croire que la WCS est responsable, car nous sommes présents pour protéger la faune », explique Caroline Abid, responsable du programme SWM.

Étant donné que le programme SWM dépend du soutien local pour déployer des solutions sur le terrain, les relations avec les communautés sont essentielles à la réussite de ses programmes. Résoudre les griefs de manière respectueuse et dans les délais est primordial. La WCS utilise donc d’Asana pour traiter les avis des communautés qu’elle soutient.  

Autrefois, la WCS se servait de cahiers physiques et de feuilles de calcul pour recueillir et gérer les griefs, qui étaient ensuite envoyés par e-mail au membre du personnel concerné. En conséquence, le traitement de ces griefs pouvait prendre des semaines, ce qui risquait de compromettre la confiance des membres de la communauté. Étant donné que la WCS s’appuie sur les communautés pour accueillir et soutenir les sites de conservation, des membres insatisfaits pouvaient mettre en péril la sécurité de ces sites.

« Nous n’étions pas assez réactifs aux griefs de nos communautés. Nous avons donc adopté Asana pour améliorer le processus et garantir une réponse systématique », explique Caroline. Asana facilite le processus de dépôt des griefs pour les membres de la communauté. Les membres de la communauté signalent désormais leurs problèmes à un agent de terrain de la WCS, qui utilise un formulaire Asana pour créer une tâche dans un projet spécifique, incluant toutes les informations nécessaires pour un traitement rapide des griefs. 

Asana fournit un espace centralisé pour examiner les griefs, supprimant ainsi la paperasse et le temps perdu auparavant à les gérer manuellement. Il est désormais plus facile de rediriger les griefs vers les personnes appropriées au sein de la WCS pour une réponse rapide, sans passer par les chaînes de communication complexes qui impliquent des notes papier et des e-mails. Une fois qu’une tâche est attribuée à la bonne personne, elle dispose de toutes les informations nécessaires pour y donner suite, car tous les détails nécessaires sont inclus dans le formulaire. En cas de grief sensible, la WCS peut utiliser les paramètres de confidentialité d’Asana pour restreindre l’accès aux informations.

Grâce à la rapidité de traitement des griefs avec Asana, les communautés locales se sentent davantage encouragées à signaler les problèmes au fur et à mesure, établissant ainsi un cercle vertueux : les communautés restent engagées dans les efforts de conservation de la WCS et l’organisation continue de soutenir les communautés locales dans les sites concernés. La confiance établie grâce à ces résultats est extrêmement précieuse pour la WCS dans la réalisation de ses objectifs ambitieux en matière de conservation.

Donner aux employés les moyens de saisir de nouvelles opportunités 

En réduisant la dépendance aux e-mails, Asana a permis de décloisonner l’information au sein de l’équipe WCS, améliorant ainsi la visibilité et rendant les informations et opportunités accessibles à un plus grand nombre de membres. Ce changement permis d’établir un niveau de transparence accru, avec toutes les tâches et projets étant par défaut accessibles à tous les membres de l’équipe. La création de nombreuses opportunités de collaboration interfonctionnelle s’est révélée particulièrement importante durant la pandémie de COVID-19, lorsque la WCS a dû réduire les interactions en face à face. 

D’après Jonathan, l’utilisation d’Asana a facilité la mise en place d’une structure hiérarchique plus horizontale au sein de l’équipe. « Une structure horizontale maximise la rentabilité », explique-t-il. « La transparence offerte par Asana permet aux jeunes talents et aux membres ambitieux de s’impliquer davantage, de prendre plus de responsabilités et d’élargir leur domaine d’action. » Cette situation vaut la peine d’être mentionnée, car dans les grandes organisations, les opportunités étaient traditionnellement accordées à ceux qui se trouvaient près du siège, simplement car ils avaient plus facilement accès à l’information. Avec Asana, les employés bénéficient désormais d’une meilleure visibilité sur les projets et peuvent contribuer de manière asynchrone, indépendamment de leur fuseau horaire. En conséquence, la WCS a constaté une participation plus variée de ses membres d’équipe à l’échelle mondiale.

Grâce à Asana, l’ensemble de l’équipe WCS se sent désormais en mesure de participer activement et de profiter d’opportunités qui leur étaient peut-être inconnues auparavant. En facilitant le recrutement sur différents marchés de l’emploi, cet outil aide la WCS à économiser sur les coûts salariaux, les frais de déplacement et les formations, pour une gestion plus efficace des budgets pour un impact maximisé. 

Respecter nos engagements en mettant les employés au centre de nos priorités

Grâce au soutien des personnes, du personnel et des membres de la communauté, la WCS parvient à se dépasser avec des ressources restreintes. Avec Asana, la WCS a su écouter et répondre aux besoins des membres de sa communauté tout en donnant à ses employés internationaux accès à plus d’opportunités. Ces résultats encourageants ont permis à l’organisation de progresser vers ses divers objectifs importants et de valoriser davantage les personnes qui sont au cœur de son travail.

Avec des processus améliorés et une transparence accrue, la WCS continue d’établir et de consolider la confiance interne et externe, un facteur clé dans la préservation des zones naturelles, de la faune et des communautés qu’elle accompagne.