Hope for Haiti améliore les conditions de vie de plus d’Haitiens avec Asana

Image d’en-tête Hope for Haiti
  • Logo Hope for Haiti
  • Année de création
    • 1989
  • Taille de l’organisation
    • 65 employés répartis entre Haïti et les USA
  • Litres d’eau potable fournis chaque année
    • Plus de 76 millions

L’impact d’Asana

  • Une gestion des subventions rationalisée, qui permet de saisir les nouvelles opportunités de financement et de rendre compte des recettes attendues.
  • Une meilleure visibilité sur les différentes activités de l’organisation et la centralisation des communications pour une mise en œuvre accélérée des projets.
  • Une meilleure expérience pour les donateurs, avec un suivi centralisé des points de contact et des informations.

Haïti est un pays caribéen d’une grande richesse culturelle, qui partage l’île d’Hispaniola avec la République dominicaine. Depuis toujours, il doit faire face à de nombreuses catastrophes naturelles. En 2010, le pays a été touché par l’une des pires catastrophes naturelles de son histoire : un tremblement de terre d’une magnitude de 7, qui s’est déclenché à seulement une trentaine de kilomètres de la capitale. Le bilan du nombre de morts varie selon les sources, mais la plupart s’accordent à dire que plus de 200 000 personnes auraient perdu la vie au cours de la catastrophe. En 2016, l’ouragan Matthew a balayé le pays, entraînant plus de 500 décès et laissant plus d’un million de personnes sans abri derrière lui.

Hope for Haiti est une organisation à but non lucratif qui se consacre à améliorer la qualité de vie des Haïtiens, en particulier des enfants, que ce soit avant, pendant ou après ces catastrophes. L’organisation apporte son soutien aux Haïtiens et les aide à sortir de la pauvreté grâce à des programmes axés sur l’éducation, la santé, l’infrastructure, l’accès à l’eau, ainsi qu’à des prêts et subventions accordés aux entreprises et entrepreneurs haïtiens.

Skyler Badenoch est le PDG de Hope for Haiti depuis seulement trois ans, mais voilà plus de treize ans qu’il se passionne pour ce pays. Il a été le témoin de toute l’aide apportée par Hope for Haiti à la suite du tremblement de terre de 2010 et a lui-même fait partie des volontaires. Aujourd’hui, il supervise une équipe de 65 personnes, répartie entre Haïti et les États-Unis. Dix membres de l’équipe travaillent aux USA et exercent des activités variées : collecte de fonds, marketing, soutien administratif, finances, gouvernance… Les 55 autres membres sont des médecins, infirmières, éducateurs et administrateurs, tous Haïtiens et travaillant sur place. Cette organisation binationale s’engage à faire preuve de transparence et de responsabilisation, ainsi qu’à adopter une bonne gouvernance. En outre, Hope for Haiti fait partie des ONG les mieux notées par les plateformes de notation tierces Charity Navigator et Guidestar. Le respect de ces bonnes pratiques au cours de leurs activités accroît la confiance en Haïti et encourage plus généralement la philanthropie.

Image Hope for Haiti n° 2 - éducation

La croissance, moteur du changement

En 2007, Hope for Haiti comptait quatre membres d’équipe à Haïti et gérait un budget annuel de moins d’un million d’euros. Depuis cette époque, l’ONG a multiplié ses effectifs par 15 et son budget par 4, sans compter son programme de donation en nature, dont la valeur s’élève désormais à plus de 9 millions d’euros (soit une multiplication par 10). La croissance de l’organisation lui a permis de faire d’autant plus la différence à Haïti, mais aussi de mettre en évidence certains défis à surmonter (faiblesses au niveau des communications, des relations avec les donateurs et des rapports sur les activités).

« Plus une organisation se développe, plus la communication pose problème. Ce manque d’efficacité a clairement causé du tort à Hope for Haiti : si le fonctionnement n’est pas fluide, difficile d’aider le maximum de personnes ! Nous avons aussi pour responsabilité de nous améliorer sur ce point. » – Skyler Badenoch, PDG

Lors de la dernière analyse SWOT réalisée par l’organisation (elle effectue ce type d’analyse tous les ans), plusieurs personnes ont indiqué que la communication de projet et les échanges avec les donateurs constituaient des axes d’amélioration organisationnelle. Skyler a donc décidé de se renseigner sur les plateformes qui pourraient aider l’ONG à mieux communiquer et à gérer ses activités au même endroit.

En quête d’une solution

Armé de ces résultats d’analyse SWOT, le PDG a rapidement identifié quatre domaines dans lesquels l’utilisation d’une plateforme de gestion du travail pourrait permettre à l’équipe de franchir des obstacles. Il lui était nécessaire de :

  • Rationaliser et automatiser les processus dans la mesure du possible, notamment les interventions en cas de catastrophe, les protocoles d’urgence, les demandes de subvention et leur gestion, ainsi que la création de rapports.
  • Augmenter la visibilité sur les activités de toute l’organisation de façon à ce que ses collègues n’aient pas à demander des mises à jour aux uns et aux autres.
  • Centraliser la communication sur une même plateforme, des discussions d’équipe au suivi des relations avec les donateurs, en passant par le partage de rapports.
  • Améliorer la gestion de projet et la création de rapports pour fluidifier le déroulement des projets, simplifier le processus de création de rapports et renforcer la confiance des donateurs en l’organisation.

Malheureusement, les outils de gestion de projet simplifiée qu’avaient testé Skyler n’avaient pas répondu à ses attentes : ils n’étaient ni assez intuitifs ni assez puissants pour convenir aux besoins de son équipe. Sur les conseils de son coach professionnel et collègue ainsi que d’un homologue du secteur, il choisit de donner sa chance à la version gratuite d’Asana, en espérant que l’outil réponde cette fois-ci aux besoins de son organisation.

Compte tenu des résultats de ses recherches, Skyler était persuadé que pour que l’adoption d’Asana soit une réussite, il lui fallait obtenir l’adhésion de la direction. Il a donc choisi de faire adopter Asana par les principaux membres de l’équipe de direction jusqu’à ce qu’ils soient suffisamment familiarisés avec l’outil, avant d’étendre son utilisation à tous les autres membres de l’organisation. Aux côtés de son équipe, il a commencé à utiliser Asana pour suivre le processus de définition des objectifs hebdomadaires ainsi que les réunions de suivi. Tous les lundis matin, chacun devait ajouter trois objectifs professionnels et un objectif personnel à un projet Asana partagé. Au fil de la semaine, les différents collègues demandaient des nouvelles aux uns et aux autres dans les commentaires.

Objectifs de la direction de Hope for Haiti

L’équipe a rapidement pris le réflexe d’utiliser Asana pour suivre ses objectifs hebdomadaires. Les membres pouvaient consulter le statut de chaque objectif, et ces tâches faisaient office d’ordre du jour de réunion hebdomadaire intégré. Ce système a immédiatement permis d’améliorer la communication de l’équipe.

« Lorsque nous avons commencé à suivre nos objectifs hebdomadaires sur Asana, nous avons immédiatement constaté une amélioration de la communication au sein de l’équipe de direction. De plus, j’ai désormais une idée générale de notre progression par rapport aux priorités de l’organisation. » – Skyler Badenoch, PDG

Le déploiement dans toute l’organisation

Hope for Haiti a commencé par utiliser la version gratuite d’Asana, mais l’organisation a rapidement compris qu’elle travaillerait plus efficacement grâce aux fonctionnalités payantes. En mars 2020, Asana a annoncé le lancement d’une offre permettant aux organisations à but non lucratif engagées dans la lutte contre le COVID-19 (recherche médicale et assistance) de bénéficier gratuitement de la formule Asana Business. Skyler a donc déposé sa candidature et l’ONG a pu accéder gratuitement à la formule Business pendant 12 mois.

Toutes les fonctionnalités Asana Business étant désormais accessibles à l’organisation, Skyler s’est fixé pour objectif de faire adopter la plateforme par l’ensemble de ses membres. Le plan stratégique annuel représente leur initiative la plus importante, tant du point de vue de son envergure que de son utilité, et c’est pourquoi ils ont fait de son transfert sur Asana une priorité. Skyler s’est alors tourné vers les conseillers Asana pour obtenir de l’aide. Les recommandations éclairées d’un conseiller ont permis à son équipe de traduire ce plan complexe comprenant divers objectifs, stratégies et tactiques en projets Asana. L’équipe Hope for Haiti se sert maintenant des portefeuilles pour suivre les activités qui participent au plan stratégique de l’organisation. Les chronologies de projet leur permettent quant à elles de visualiser leur progression et de créer des rapports de statut. Le cœur de son organisation se trouvant désormais sur Asana, Skyler était convaincu que cette solution était la mieux adaptée à son équipe.

Portefeuille stratégique Hope for Haiti

« Lors du transfert de notre plan stratégique sur la plateforme, nous avons été épaulés par un conseiller Asana, ce qui nous a permis de gagner du temps et nous a laissé le champ libre pour le déploiement. Au final, c’est ce qui a fini de nous convaincre qu’Asana était la bonne solution pour nous. » – Skyler Badenoch, PDG

La généralisation d’Asana au sein de l’organisation

Une fois les fondations posées sur Asana grâce aux objectifs hebdomadaires et aux projets de planification stratégique, Skyler et son organisation ont étendu leur utilisation à d’autres processus, notamment :

  • Les demandes de subventions et leur gestion : l’équipe située aux États-Unis se sert d’Asana pour gérer ses activités de collecte de fonds et ainsi éviter de tout miser sur des financements de dernière minute. En outre, lorsque l’analyse SWOT a mis en lumière certaines insuffisances concernant l’obtention des subventions et les rapports associés, l’équipe a transféré ces processus sur Asana. Elle se sert aujourd’hui de cette plateforme pour gérer ses demandes de subventions, créer des rapports et identifier les revenus attendus issus des subventions.

« Il est capital pour nous de bien gérer nos subventions dans la mesure où nous avons souvent du mal à obtenir des fonds. En améliorant certains processus sur Asana, notre organisation est devenue plus compétitive pour trouver de nouvelles sources de financement et agir rapidement. » – Skyler Badenoch, PDG

  • Le respect des protocoles : de son côté, l’équipe établie à Haïti utilise Asana pour toutes ses activités, des communications en interne aux rapports, en passant par les protocoles COVID-19. Lorsque l’équipe est confrontée à une urgence comme avec le COVID-19, elle se sert d’Asana pour créer et déployer des protocoles d’intervention. Un petit exemple : l’équipe a établi une procédure précise régissant l’admission et le traitement des patients à l’infirmerie, qui prévoit notamment une prise de température, le lavage des mains à un poste dédié, la distribution de masques, etc. Ce protocole est consigné au sein d’un projet Asana, dont l’équipe se sert pour communiquer en interne et s’assurer que tous les employés suivent bien les étapes requises.

« Notre organisation est le candidat idéal pour répondre à des crises telles que l’épidémie de COVID-19 (nous comptons des médecins dans notre équipe et parmi la direction, et nous avons l’habitude des situations d’urgence), mais nous avions besoin d’un outil organisationnel comme Asana pour bien orchestrer le processus. » – Skyler Badenoch, PDG

  • Le suivi des dons en nature : cette année, le programme avait pour objectif de dépasser les 15 millions d’euros de dons, soit un peu moins du double de leur objectif habituel de 9 millions d’euros. Ces donations incluent des médicaments, du matériel médical et des équipements qui doivent être livrés en Haïti, de l’importation à la redistribution aux partenaires de l’organisation et à ceux qui en ont le plus besoin. L’équipe a aujourd’hui abandonné ses feuilles de calcul Excel pour suivre le processus sur Asana.

Une meilleure expérience pour les donateurs grâce à Asana

Grâce à Asana Business, Hope for Haiti interagit plus rapidement avec ses donateurs. Récemment, l’organisation a pu concrétiser une nouvelle opportunité : lors d’un tournoi de jeux vidéo en ligne, organisé afin de soutenir les efforts face au COVID-19 et à l’issue duquel chaque participant pouvait reverser plus de 20 000 € de dons à une association de son choix, la joueuse de tennis professionnelle Naomi Osaka a décidé de soutenir Hope for Haiti. L’équipe s’est appuyée sur Asana pour encadrer la relation et envoyer tous les documents nécessaires, ainsi que pour contacter les bonnes personnes au sein de l’équipe de Naomi.

Après avoir reçu la donation, Hope for Haiti a souhaité montrer ses retombées positives à Naomi. Sans Asana, ce processus aurait demandé l’envoi de nombreux fichiers et autres chaînes d’e-mails. Heureusement, puisque l’équipe a pu identifier l’impact de la donation sur Asana, elle a été en mesure de créer un rapport et de le communiquer à Naomi en l’espace de quelques semaines seulement.

« Sans Asana, je n’aurais jamais pu établir de rapports aussi rapidement concernant la contribution de Naomi Osaka. » – Skyler Badenoch, PDG

Retour aux sources

Le COVID-19 a obligé Hope for Haiti à revoir ses priorités (et lui a permis de faire la démonstration de sa capacité de réaction avec Asana en cas d’urgence). Toutefois, Skyler et son équipe sont toujours fermement déterminés à faire avancer leurs initiatives clés : améliorer l’accès à l’éducation, à la santé et à l’eau potable, encourager les donations en matériel médical, et développer les opportunités économiques. Grâce à Asana, l’organisation a optimisé ses processus et jouit d’une efficacité améliorée, ce qui convainc d’autant plus Skyler que son impact sur ces initiatives n’aura de cesse de croître.

Système de filtration d’eau Hope for Haiti

L’organisation a aussi pu renouer avec ses valeurs essentielles et mieux remplir ses objectifs. Elle n’a jamais été aussi préparée et prête à se dépasser. L’équipe compte notamment se servir d’Asana pour planifier un événement de collecte de fonds qu’elle organise chaque année : Hike for Haiti (marche pour Haïti), qui invite des participants du monde entier à marcher pour montrer leur solidarité avec les enfants haïtiens qui doivent parcourir des distances insensées pour se rendre à l’école. Les changements que souhaitent implémenter Skyler et son équipe ont peut-être l’air impressionnants, mais pour eux, le voyage se présente sous les meilleurs auspices. Nul doute que l’ONG continuera d’avoir une influence positive sur le pays qu’elle aime tant, avec l’aide d’Asana.

« En tant que PDG, j’avais du mal à suivre ce qui se passait au sein de toutes les équipes. Asana me donne la visibilité dont j’ai besoin sur les activités en cours, aussi bien sur la collecte de fonds et sur la gestion des donateurs que sur les opérations de terrain. » – Skyler Badenoch, PDG