Une communication d’équipe efficace

Réunions, e-mails, tchats… les équipes ont à leur disposition de nombreux moyens de rester en contact et autant de façons de se perdre dans la communication. Asana maintient des discussions pertinentes et en contexte entre les intervenants concernés par le travail en question. Suivez ces conseils pour des discussions plus claires et découvrez les conventions de communication Asana.

Vous préférez regarder un tutoriel ? Poursuivez avec Apprendre à utiliser Asana

Apprendre à utiliser Asana est une courte série de tutoriels que vous pouvez suivre pour apprendre rapidement les bases d’Asana et les mettre en pratique.

Conseils sur la communication d’équipe et conventions Asana

Aidez votre équipe à se familiariser avec la communication sur Asana et gagnez en clarté, avec beaucoup moins d’e-mails et de réunions.

1. Passer moins de temps sur les e-mails à l’aide des intégrations

Normalement, si votre équipe commence à utiliser Asana, vous devriez moins dépendre de vos e-mails pour gérer votre travail. Les demandes de travail, la planification et les communications devraient se tenir sur Asana. Cependant, pour tout ce qui requiert l’utilisation des e-mails, il existe plusieurs options pour passer facilement d’un outil à l’autre.

Les intégrations Asana pour Gmail et Asana pour Outlook vous aident à transformer rapidement des discussions par e-mail en tâches d’actions à réaliser et de mises à jour directement depuis votre boîte de réception. De cette façon, les listes de choses à faire ou à mettre à jour ne se perdent pas dans vos e-mails et le travail peut être transféré sur Asana en toute simplicité.

Détails de la création de tâche avec l’extension gmail

Si vous utilisez un autre client de messagerie, transférez vos e-mails à Asana pour les transformer en tâches ou essayez l’une de nos autres intégrations de messagerie.

2. Transformer le tchat en actions concrètes

De nombreuses équipes utilisent à la fois Asana et Slack pour coordonner le travail et communiquer. Plus besoin de choisir l’un ou l’autre de ces outils, les équipes peuvent les utiliser conjointement grâce à l’intégration d’Asana pour Slack et agir sur les discussions sans en perdre le contexte.

Par exemple, si un collègue vous écrit sur Slack pour vous demander de vérifier rapidement quelque chose, vous pouvez dire oui et laisser tomber votre travail en cours, ou attendre et oublier. Mais au lieu de cela, vous pouvez utiliser l’intégration pour créer une tâche avec tout le contexte dont vous avez besoin, puis en définir la priorité pour y revenir au moment souhaité.

GIF montrant comment utiliser l’intégration Asana pour Slack pour créer une tâche Asana à partir d’un message Slack et suivre le travail à effectuer

Quelques clics suffisent pour configurer l’intégration. Suivez notre tutoriel pour apprendre à l’utiliser et profiter de précieux conseils.

3. Poser des questions et recevoir du feedback grâce aux commentaires

Commentez une tâche lorsqu’elle vous est attribuée pour en accuser bonne réception, lorsque vous avez besoin d’échanger des idées, de poser des questions ou de répondre à vos collègues, ou encore pour communiquer des mises à jour. Si vous souhaitez ajouter un collègue en particulier dans un commentaire, @mentionnez-le.

Rejoignez ou quittez une discussion en suivant ou en arrêtant de suivre des tâches. Vous pouvez rapidement vous mettre à jour ou quitter une tâche qui ne vous concerne plus.

4. Envoyer les demandes sous forme de tâches

Plutôt que d’envoyer un e-mail ou un message instantané à un collègue pour lui demander quelque chose, créez une tâche à cet effet. La tâche apparaîtra dans sa liste Mes tâches, et vous serez automatiquement ajouté comme abonné. Ainsi, vous savez que votre question n’est pas noyée dans ses e-mails et qu’il peut vous répondre en fonction de ses priorités.

Découvrez comment utiliser Asana pour créer et gérer vos questions et demandes de travaux.

5. Éviter le désordre en s’appuyant sur la recherche

Tous les projets, tâches et discussions publics peuvent être recherchés par n’importe qui, même si vous venez de rejoindre l’équipe ou que vous ne faisiez pas partie de la tâche ou du projet à l’origine. Saisissez ce que vous recherchez dans la barre de recherche ou utilisez la recherche avancée si vous devez utiliser des critères spécifiques. Vous n’êtes ainsi pas obligé de compter uniquement sur les notifications de votre boîte de réception ou sur les informations disponibles dans la barre latérale.

6. Suivre les processus d’approbation et de feedback sur Asana

Suivre séparément le feedback et les approbations peut entraîner confusion et ralentissement des projets. Pour éviter cela, gérez les approbations et partagez votre avis par le biais de tâches Asana.

GIF du processus d’approbation par champ personnalisé sur Asana

Ainsi, vous conservez le feedback dans son contexte et tout le monde est informé lorsqu’un budget ou un article de blog est approuvé.

GIF de l’utilisation de la fonction de révision sur une image jointe à une tâche Asana

7. Consulter à tout moment les mises à jour de statut

Avec Asana, vous pouvez voir les mises à jour de statut de chaque projet dans la vue Progression afin de ne pas passer votre temps à demander à vos collègues où en est un projet. Prenez l’habitude de recommander aux propriétaires de projets de mettre à jour les statuts chaque semaine.

Vous pouvez suivre plusieurs projets au même endroit en créant un portefeuille. Les portefeuilles sont parfaits pour les chefs de projet, les chefs d’équipe ou les cadres, qui disposent ainsi d’un centre de contrôle pour voir en un coup d’œil et en temps réel le statut des projets.

8. Gérer les notifications de la boîte de réception et y répondre

De la même manière que les autres types de fils de notifications, la boîte de réception Asana fournit des mises à jour automatiques des tâches que vous suivez. Utiliser la boîte de réception vous permet de voir les notifications, d’y répondre et d’agir plus facilement. Vous obtiendrez des mises à jour sur les nouvelles tâches, commentaires, tâches terminées, modifications d’échéance et plus encore. Ainsi, vous savez toujours comment progresse le travail qui vous importe et pouvez continuer à avancer.

Apprenez-en plus sur la boîte de réception à l’aide d’une brève leçon Asana.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.