Déplacer les communications vers Asana

À ce stade, votre équipe peut avoir des questions concernant le transfert du travail déjà effectué par e-mail ou par chat vers Asana. Lorsque toutes vos discussions sont associées à des équipes, des projets ou des tâches dans Asana, votre équipe peut voir clairement l’évolution du travail plutôt que rechercher et rassembler des informations éparpillées dans différents outils.

En savoir plus avec Apprendre à utiliser Asana

Vous préférez avoir une explication en images ? Regardez notre vidéo Apprendre à utiliser Asana sur la communication d’équipe pour savoir comment interagir de manière plus fluide sans abuser des e-mails et des réunions.

1. Commencer une discussion dans une tâche

Commentez une tâche pour en prendre connaissance lorsqu’elle est attribuée, et lorsque vous avez besoin d’échanger des idées, de poser ou de répondre à des questions, ou encore de communiquer des mises à jour. Pour ajouter un collègue en particulier dans un commentaire, @mentionnez-le ou utilisez Tab+F suivi de son nom pour l’ajouter comme abonné.

Rejoignez ou quittez une discussion en suivant ou en arrêtant de suivre des tâches. Lorsque vous êtes ajouté à une tâche, vous pouvez voir l’historique des activités liées à une tâche sans que personne ne soit interrompu.

2. Commencer une discussion avec les membres d’un projet

Utilisez une discussion de projet lorsque vous souhaitez échanger au sujet de plusieurs tâches, partager des idées générales, vous lancer, parler de l’avancée d’un projet ou faire un brainstorming.

3. Commencer une discussion avec votre équipe

Lorsque vous devez aborder un sujet lié au travail, mais qui n’est pas encore intégré à un projet ou à une tâche, ou bien si vous souhaitez échanger des informations avec un vaste groupe, une discussion d’équipe est la meilleure solution.

Partager des informations avec tout le monde grâce à une discussion d'équipe

Vous pouvez utiliser les discussions d’équipe pour les mises à jour hebdomadaires de plusieurs projets, la prise en charge de nouveaux employés, les annonces concernant l’équipe en général ou les brainstorming.

4. Créer et attribuer une tâche à un collègue

Plutôt qu’envoyer un e-mail ou un message instantané à un collègue pour lui demander quelque chose, créez une tâche pour cela. La tâche apparaîtra dans sa liste Mes tâches, et vous serez automatiquement ajouté comme abonné. Ainsi, vous savez que votre question n’est pas noyée dans ses e-mails et qu’il peut vous répondre en priorité.

5. Passer en toute simplicité d’Asana à vos e-mails et vice versa

Lorsque votre équipe commencera à utiliser Asana, vous devriez idéalement moins dépendre de vos e-mails pour gérer votre travail. Les demandes de travail, la planification et les communications devraient avoir lieu sur Asana à la place. Cependant, pour tout ce qui requiert l’utilisation des e-mails, il existe plusieurs options pour passer facilement d’un outil à l’autre.

Les utilisateurs de Gmail peuvent utiliser l’extension Asana pour Gmail pour rapidement transformer les discussions par e-mail en action à réaliser et mettre à jour les tâches directement à partir de Gmail. De cette façon, les listes de tâches et mises à jour ne se perdent pas dans vos e-mails et vous pouvez utiliser Asana directement depuis votre boîte de réception.

détails de la création de tâche avec l'extension gmail

Si vous utilisez un client de messagerie différent, transférez vers Asana les e-mails pour les transformer en tâches. C’est utile pour enregistrer les mises à jour et communications. Utilisez l’adresse e-mail « x@mail.asana.com » et la tâche apparaîtra dans Mes tâches.

Vous pouvez également transférer des e-mails vers un projet Asana spécifique.

Vous pouvez aussi suivre ces conventions pour vous attribuer des tâches à partir de vos e-mails. Voici comment vos e-mails seront formatés sur Asana :

  • Objet de l’e-mail = nom de la tâche
  • Corps de l’e-mail = description de la tâche
  • Les pièces jointes de l’e-mail deviennent des pièces jointes de la tâche
  • Expéditeur = responsable

6. Passer en toute simplicité d'Asana à Slack

De nombreuses équipes utilisent à la fois Asana et Slack pour coordonner le travail et communiquer. Au lieu de choisir l'un ou l'autre de ces outils, les équipes peuvent les utiliser conjointement grâce à l'intégration Asana pour Slack. De cette façon, vous pouvez retrouver vos collègues sur leurs outils afin de travailler plus rapidement et avec plus de fluidité.

Quelques clics suffisent pour configurer l'intégration et vous disposez de plusieurs façons d'utiliser les deux outils sans passer constamment de l'un à l'autre.

  • Changez les messages Slack en tâches Asana pour rendre les discussions exploitables.
  • Agissez sur les tâches depuis Slack pour faire avancer le travail sans changer d'outil.
  • Poussez les mises à jour de projet sur des chaînes spécifiques pour tenir tout le monde au courant.
  • Recevez des notifications Slack sur le travail qui vous est attribué et les tâches que vous suivez.

L\'intégration Asana pour Slack vous permet de faire avancer le travail, peu importe l\'outil utilisé par votre équipe

Regardez Apprendre à utiliser Asana pour découvrir comment effectuer ces actions.

7. Utiliser la recherche pour trouver des informations

Tous les projets, tâches et discussions publics peuvent être recherchés par n’importe quel membre de votre équipe afin que vous puissiez trouver ce dont vous avez besoin, même si vous venez de rejoindre l’équipe ou que vous ne faisiez pas partie de la tâche ou du projet à l’origine. Saisissez ce que vous recherchez dans la barre de recherche ou utilisez la recherche avancée si vous devez utiliser des critères spécifiques. Finies les boîtes de réception encombrées et les chaînes d’emails interminables.

8. Faire des mises à jour de statut à tout moment, sans demander

Avec Asana, vous pouvez voir les mises à jour de statut de chaque projet dans la vue Progression afin de ne pas passer votre temps à demander à vos collègues où en est un projet. Prenez l’habitude de recommander aux propriétaires de projets de mettre à jour le statut de leurs projets chaque semaine.

Lorsqu’une mise à jour de statut de projet est publiée, votre équipe peut y répondre directement en formulant des questions ou des commentaires, ou peut créer une tâche directement à partir de la discussion.

9. Utiliser la boîte de réception

De la même manière que les autres types de fils de notifications, la boîte de réception Asana fournit des mises à jour automatiques des tâches que vous suivez. Utiliser la boîte de réception vous permet de voir les notifications, d’y répondre et d’agir plus facilement que par e-mail ou par chat, par exemple. Vous pouvez voir les mises à jour telles que les nouvelles tâches, les commentaires, les tâches terminées, les modifications d’échéance et plus encore. Ainsi, vous savez toujours comment progresse le travail qui vous importe et vous pouvez continuer à travailler sur Asana.

Apprenez-en plus sur la boîte de réception à l’aide d’une brève leçon Asana.

Les e-mails sont un moyen de communication essentiel, mais ils ne conviennent pas toujours à la gestion de projets et de tâches. Regardez notre vidéo [Apprendre à utiliser Asana](https://www.youtube.com/playlist? list=PLJFG93oi0wJDMccrrEbbZha0v64Jo63K8) pour obtenir plus de conseils sur la transition de votre équipe des e-mails vers Asana.

Avoir un plan précis pour intégrer vos communications et vos collaborations dans Asana à partir d’autres outils vous permet de définir des attentes réalistes. Vous et votre équipe pouvez bénéficier dès le début des avantages et de la clarté qu’offre Asana.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Faites passer les communications et les efforts de collaboration de votre équipe dans Asana pour plus de clarté.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de