Une communication d’équipe efficace

Réunions, e-mails, tchats… les équipes ont à leur disposition de nombreux moyens de rester en contact et autant de façons de se perdre dans la communication. Asana maintient des discussions pertinentes et en contexte entre les intervenants concernés par le travail en question. Suivez ces conseils pour des discussions plus claires et découvrez les conventions de communication Asana.

Vous préférez regarder un tutoriel ? Poursuivez avec Apprendre à utiliser Asana

Apprendre à utiliser Asana est une courte série de tutoriels que vous pouvez suivre pour apprendre rapidement les bases d’Asana et les mettre en pratique.

Conseils sur la communication d’équipe et conventions Asana

Aidez votre équipe à se familiariser avec la communication sur Asana et gagnez en clarté, avec beaucoup moins d’e-mails et de réunions.

1. Passer moins de temps sur les e-mails à l’aide des intégrations

Normalement, si votre équipe commence à utiliser Asana, vous devriez moins dépendre de vos e-mails pour gérer votre travail. Les demandes de travail, la planification et les communications devraient se tenir sur Asana. Cependant, pour tout ce qui requiert l’utilisation des e-mails, il existe plusieurs options pour passer facilement d’un outil à l’autre.

Les intégrations Asana pour Gmail et Asana pour Outlook vous aident à transformer rapidement des discussions par e-mail en tâches d’actions à réaliser et de mises à jour directement depuis votre boîte de réception. De cette façon, les listes de choses à faire ou à mettre à jour ne se perdent pas dans vos e-mails et le travail peut être transféré sur Asana en toute simplicité.

Détails de la création de tâche avec l’extension gmail

Si vous utilisez un autre client de messagerie, transférez vos e-mails à Asana pour les transformer en tâches ou essayez l’une de nos autres intégrations de messagerie.

2. Transformer le tchat en actions concrètes

De nombreuses équipes utilisent à la fois Asana et Slack pour coordonner le travail et communiquer. Plus besoin de choisir l’un ou l’autre de ces outils, les équipes peuvent les utiliser conjointement grâce à l’intégration Asana pour Slack et agir sur les discussions sans en perdre le contexte.

Par exemple, si un collègue vous écrit sur Slack pour vous demander de vérifier rapidement quelque chose, vous pouvez dire oui et laisser tomber votre travail en cours, ou attendre et oublier. Mais au lieu de cela, vous pouvez utiliser l’intégration pour créer une tâche avec tout le contexte dont vous avez besoin, puis en définir la priorité pour y revenir au moment souhaité.

GIF montrant comment utiliser l’intégration Asana pour Slack pour créer une tâche Asana à partir d’un message Slack et suivre le travail à effectuer

Quelques clics suffisent pour configurer l’intégration. Suivez notre tutoriel pour apprendre à l’utiliser et profiter de précieux conseils.

3. Poser des questions et recevoir du feedback grâce aux commentaires

Commentez une tâche lorsqu’elle vous est attribuée pour en accuser bonne réception, lorsque vous avez besoin d’échanger des idées, de poser des questions ou de répondre à vos collègues, ou encore pour communiquer des mises à jour. Si vous souhaitez ajouter un collègue en particulier dans un commentaire, @mentionnez-le.

Rejoignez ou quittez une discussion en suivant ou en arrêtant de suivre des tâches. Vous pouvez rapidement vous mettre à jour ou quitter une tâche qui ne vous concerne plus.

4. Envoyer les demandes sous forme de tâches

Plutôt que d’envoyer un e-mail ou un message instantané à un collègue pour lui demander quelque chose, créez une tâche à cet effet. La tâche apparaîtra dans sa liste Mes tâches, et vous serez automatiquement ajouté comme abonné. Ainsi, vous savez que votre question n’est pas noyée dans ses e-mails et qu’il peut vous répondre en fonction de ses priorités.

Découvrez comment utiliser Asana pour créer et gérer vos questions et demandes de travaux.

5. Éviter le désordre en s’appuyant sur la recherche

Tous les projets, tâches et discussions publics peuvent être recherchés par n’importe qui, même si vous venez de rejoindre l’équipe ou que vous ne faisiez pas partie de la tâche ou du projet à l’origine. Saisissez ce que vous recherchez dans la barre de recherche ou utilisez la recherche avancée si vous devez utiliser des critères spécifiques. Vous n’êtes ainsi pas obligé de compter uniquement sur les notifications de votre boîte de réception ou sur les informations disponibles dans la barre latérale.

6. Suivre les processus d’approbation et de feedback sur Asana

Suivre séparément le feedback et les approbations peut entraîner confusion et ralentissement des projets. Pour éviter cela, gérez les approbations et partagez votre avis par le biais de tâches Asana.

GIF du processus d’approbation par champ personnalisé sur Asana

Ainsi, vous conservez le feedback dans son contexte et tout le monde est informé lorsqu’un budget ou un article de blog est approuvé.

GIF de l’utilisation de la fonction de révision sur une image jointe à une tâche Asana

7. Consulter à tout moment les mises à jour de statut

Avec Asana, vous pouvez voir les mises à jour de statut de chaque projet dans la vue Progression afin de ne pas passer votre temps à demander à vos collègues où en est un projet. Prenez l’habitude de recommander aux propriétaires de projets de mettre à jour les statuts chaque semaine.

Vous pouvez suivre plusieurs projets au même endroit en créant un portefeuille. Les portefeuilles sont parfaits pour les chefs de projet, les chefs d’équipe ou les cadres, qui disposent ainsi d’un centre de contrôle pour voir en un coup d’œil et en temps réel le statut des projets.

8. Gérer les notifications de la boîte de réception et y répondre

De la même manière que les autres types de fils de notifications, la boîte de réception Asana fournit des mises à jour automatiques des tâches que vous suivez. Utiliser la boîte de réception vous permet de voir les notifications, d’y répondre et d’agir plus facilement. Vous obtiendrez des mises à jour sur les nouvelles tâches, commentaires, tâches terminées, modifications d’échéance et plus encore. Ainsi, vous savez toujours comment progresse le travail qui vous importe et pouvez continuer à avancer.

Apprenez-en plus sur la boîte de réception à l’aide d’une brève leçon Asana.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.