Chaque année, EarthEnable installe plus de 2 000 revêtements de sol sains et durables grâce à Asana

Une étude de la Banque mondiale en 2007 a révélé que remplacer les sols en terre battue par des sols en ciment réduisait les parasites de 78 %, diminuait les cas de diarrhée de 49 % et améliorait considérablement le développement cognitif des enfants. Les sols insalubres ne sont pas seulement sales, ils créent également un environnement propice aux maladies et aux moustiques, constituant ainsi un risque sanitaire pour plus d’un milliard de personnes à travers le monde.

Lors de sa première visite au Rwanda en 2013, dans le cadre d’un cours de la Stanford Business School sur la conception à faible coût, Gayatri Datar se souvient d’avoir vu des sols en terre partout. Après sa visite, Gaya a décidé de concevoir une alternative économique et hygiénique, ce qui a conduit à la création d’EarthEnable. Gaya et un autre étudiant de Stanford ont élaboré une solution en utilisant des matériaux locaux et un mastic à base de plantes pour concevoir un sol en terre durable, écologique, sain et économique. En s’appuyant sur les connaissances locales des villages, EarthEnable utilise la R&D fondamentale pour créer de nouveaux produits de revêtement de sol et offrir aux économies locales des opportunités pour les maçons et les constructeurs de développer leurs propres entreprises.

Aujourd’hui, l’équipe d’EarthEnable compte près de 600 employés, dont 99 % sont originaires du Rwanda et de l’Ouganda, et 100 % sont basés au Rwanda et en Ouganda. Ryan Conlin est le conseiller stratégique principal d’EarthEnable. Il travaille en étroite collaboration avec Gaya Datar, la PDG de l’organisation. Il exerce également plusieurs fonctions au sein de l’équipe de direction, gère les communications de l’entreprise et collabore avec les partenaires externes.

Les défis de la collaboration interfonctionnelle et transfrontalière

Lorsque Ryan Conlin est arrivé, l’équipe s’appuyait sur plusieurs méthodes pour suivre la progression de ses différents projets : e-mails, feuilles de calcul et documents, entre autres. Les informations étaient « éparpillées un peu partout, ce qui était assez déroutant », explique R. Conlin. En outre, les frontières géographiques n’ont pas facilité la communication et la collaboration puisque le personnel d’EarthEnable se répartit entre le Rwanda et l’Ouganda. Le lieu de travail n’est pas le même pour tous les membres de l’équipe et certains n’ont pas toujours pu accéder aux informations qui leur étaient nécessaires pour effectuer leur travail.

L’équipe d’EarthEnable a donc dû relever plusieurs défis :

• Pallier au manque d’efficacité : les employés restaient dans l’incertitude quant à l’emplacement des calendriers ou des documents, aux tâches qui leur incombaient et ne savaient pas où suivre les dernières avancées de leurs projets.

• Pallier au manque de responsabilisation : les membres de l’équipe suivaient leur travail de différentes manières. Difficile donc pour les responsables de faire en sorte que leurs subordonnés directs accomplissent leurs projets, respectent leurs échéances et atteignent leurs objectifs.

• Pallier au manque d’organisation : les employés avaient le sentiment de pouvoir faire mieux, d’être plus efficace au sein de leur propre organisation, mais aussi vis-à-vis des personnes auxquelles ils rendaient service.

L’équipe de direction a donc cherché une solution qui puisse aider l’organisation à mieux gérer ses activités. Pour que l’outil choisi soit utile, EarthEnable devait réussir à organiser le travail par services (les fonctions varient beaucoup au sein de l’organisation), mais aussi attribuer à chaque employé des tâches dotées d’une échéance (leur confier des responsabilités claires). L’outil devait surtout être suffisamment intuitif pour que chaque membre de l’équipe puisse s’en servir. Rappelons que pour la plupart des personnes embauchées, il s’agit d’une première expérience en tant qu’employé de bureau.

À la recherche d’une solution fonctionnelle et intuitive

Gaya Datar et les hauts responsables d’EarthEnable ont finalement choisi Asana. La plateforme répondait à la plupart de leurs besoins en matière de gestion de projet et de suivi de calendrier. En outre, elle disposait des fonctionnalités nécessaires et constituait un outil suffisamment intuitif pour que tous les membres d’EarthEnable puissent l’utiliser sans délai. La riche bibliothèque de ressources et la possibilité de bénéficier d’un service d’assistance pour faciliter le déploiement de ce nouvel outil ont permis de mettre tout le monde d’accord : chez EarthEnable, Asana remplacerait désormais les feuilles de calcul, documents Word et autres e-mails.

L’équipe de direction souhaitait montrer l’exemple pour encourager la bonne adoption de la solution par tous. Elle a donc été la première à utiliser Asana pour suivre ses priorités du moment et les réunions de l’équipe. Asana a ensuite été déployé au sein des autres équipes de l’organisation : ces dernières ont été informées que toutes les activités seraient suivies sur Asana et que la progression des projets devrait désormais être documentée sur Asana. Dorénavant, les responsables et leurs subordonnés utilisent le même outil, et chacun est tenu informé des responsabilités qui lui incombent en quelques clics.

Les employés ont rapidement perçu les avantages d’Asana, grâce à la facilité d’accès aux listes de tâches et à une meilleure communication entre les managers et leurs subordonnés. Ce changement a initié un cercle vertueux et a incité davantage de personnes à adopter l’outil, au point que de nombreux employés ont même commencé à l’utiliser pour gérer leurs tâches personnelles.

Clarifier les priorités pour travailler plus efficacement

L’adoption d’Asana à l’échelle de l’organisation a permis à EarthEnable de constater un certain nombre d’améliorations dans sa manière de travailler. L’utilisation des projets individuels permet aux managers et à leurs subordonnés d’assumer chacun leurs propres responsabilités et d’assurer le suivi de leurs activités. Grâce aux commentaires, toutes les personnes concernées peuvent rapidement faire le point sur une tâche, peu importe leur poste, lieu de travail ou le service auquel elles sont rattachées.

Utiliser Asana pour déposer et suivre ses demandes de subventions a permis à EarthEnable de gagner en productivité. Pour chaque subvention, une tâche est créée : l’équipe visualise facilement les échéances, le responsable de la subvention et la date à laquelle les rapports doivent être terminés. Auparavant, EarthEnable misait sur un fichier unique pour suivre des dizaines de subventions, sans organisation claire (ce qui rendait presque impossible le suivi du statut de chaque subvention). Désormais, EarthEnable s’en occupe sur Asana et obtient ainsi davantage de financements. Asana permet aussi à l’organisation de maintenir des relations de confiance avec de grands donateurs, lesquels proposent des services de mentorat et apportent de nouvelles idées. En outre, la création de rapports sur Asana est un bon moyen de présenter aux soutiens d’EarthEnable les répercussions de leurs contributions, de manière simple et rapide. Une occasion parfaite pour EarthEnable de mieux définir et ajuster ses objectifs. Dans l’ensemble, l’équipe a réussi à fluidifier son processus de subventions et parvient davantage à tenir ses délais.

Asana apporte plus de transparence aux partenaires externes, mais fait également bénéficier les employés d’EarthEnable d’une plus grande visibilité en interne à l’échelle de l’organisation. EarhEnable utilise désormais la vue Tableau pour assurer le suivi de toutes les nouvelles demandes, regroupées dans un même projet. L’équipe du projet est tenue informée du statut des demandes et les intervenants issus d’autres équipes peuvent eux aussi bénéficier de ces mêmes informations. Qu’il s’agisse d’une demande pour la réparation d’un équipement ou d’une suggestion pour améliorer un système à l’échelle de l’organisation, les demandes sont faciles à envoyer et à suivre. En outre, des colonnes clairement identifiées rendent compte du statut de la demande, afin que chacun puisse visualiser l’état d’avancement de cette dernière.

Désormais, EarthEnable est en mesure de mener à bien ses activités avec plus de souplesse et de fluidité. En outre, la direction a simplifier la gestion des priorités : Gaya Datar, Ryan Conlin et d’autres hauts responsables, regroupent et travaillent à la résolution des principaux problèmes dans un projet-répertoire nommé « Direction ».

L’adoption d’Asana à l’échelle de l’organisation et la gestion des processus sur la plateforme a permis a Ryan Conlin et l’ensemble de ses collègues de constater plusieurs améliorations : l’exécution des processus est plus rapide et plus fluide, et la collaboration simplifiée. EarthEnable est ainsi en mesure de répondre plus rapidement aux besoins des différentes communautés ayant fait appel à elle : une victoire pour EarthEnable et toutes les personnes qui nécessitent un revêtement de sol de meilleure qualité.

En outre, tous les employés d’EarthEnable ont su s’adapter à une méthode de travail basée sur la gestion de projet : un pari gagnant en matière de productivité, à la fois pour l’organisation mais aussi pour chacun des individus qui y travaillent. EarthEnable offre à de nombreux collaborateurs leur première expérience en tant qu’employé de bureau et Asana est un excellent outil pour les aider à commencer du bon pied. Asana permet à chaque employé d’organiser ses projets, de définir les activités à effectuer en priorité dans sa liste de tâches et de rester concentré sur le travail à accomplir, sans passer des heures à se demander par où commencer.

Continuer à innover, encore et toujours

L’engagement d’EarthEnable est toujours resté le même : rendre les sols plus sains, à un prix abordable. En 2019, l’organisation a mis au point une méthode pour récupérer des matériaux, non plus dans une carrière à proximité, mais dans la propre cour des clients. Cette nouvelle méthode leur permet de continuer à réduire les prix et à fournir des revêtements de sols de meilleure qualité aux Rwandais. Dans le contexte de la pandémie de COVID-19, ce critère de qualité est devenu encore plus essentiel puisque les revêtements de sol en terre battue constituent un facteur d’aggravation des maladies respiratoires.

Qui dit nouvelle méthode de production, dit importance du recyclage. EarthEnable a choisi de travailler aux côtés de maçons locaux et leur a enseigné les techniques associées à ces nouveaux matériaux. L’organisation a suivi et géré l’ensemble du processus sur Asana, de la R&D à la formation des maçons, en passant par les nouvelles procédures de construction. Depuis mars 2020, plus de 1 200 revêtements de sol ont ainsi été installés selon cette nouvelle méthode.

Ryan Conlin, Gaya Datar et les membres de l’équipe restent déterminés à trouver des moyens plus innovants et à miser sur l’hyperlocal pour développer des revêtements de sol de plus grande qualité. Pour ce faire, il convient désormais de consolider cette entreprise efficace aux objectifs ambitieux, afin de raccourcir davantage la chaîne d’approvisionnement et l’ensemble du processus de pose des revêtements. Un beau programme pour cette année et celles à venir.