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EarthEnable

EarthEnable installe plus de 2 000 revêtements de sol sains et durables par an grâce à Asana

Résultats

Accélération du processus de création de demande

Processus de gestion des subventions amélioré, notamment grâce au respect plus rigoureux des délais et à des demandes et rapports créés plus rapidement.

R&D et exécution des tâches optimisées

Lancement d’une nouvelle méthode d’installation des revêtements de sol et pose de plus de 1 200 revêtements en 5 mois.

Rationalisation des flux de travail

Simplification du travail pour les employés exerçant au bureau, pour beaucoup pour la première fois, et sur le terrain (Rwanda et Ouganda).

EarthEnable logo
RégionMonde
Taille de l’entreprisePME
Secteur d’activitéOrganisation à but non lucratif
Processus clés
Entretiens individuelsDemandes de travailGestion de projet
Fonctionnalités clés
board iconTableau

Au cours d’une étude de la Banque mondiale réalisée en 2007, les chercheurs ont découvert que remplacer les sols en terre battue par des sols en ciment permettait de réduire les parasites de 78 % et la diarrhée de 49 %. En outre, l’étude a permis de constater une très nette amélioration du développement cognitif chez les enfants. Pour faire court, les sols en terre battue sont sales, et constituent un terrain propice aux maladies et aux moustiques. Sans compter d’autres risques qui mettent en péril la santé de plus d’un milliard de personnes dans le monde.

En 2013, Gayatri Datar se rend pour la première fois au Rwanda alors qu’elle étudie à la Stanford Business School, dans le cadre du programme « Designing for extreme affordability » (un programme d’enseignement supérieur dont l’objectif est d’apprendre à concevoir à coûts réduits pour aider les populations des pays en développement). Elle se souvient des sols en terre battue, un peu partout. Après sa visite, Gaya décide de fonder EarthEnable afin de développer une alternative abordable et plus saine. Gaya et un camarade de Stanford ont ainsi conçu un sol en terre cuite durable, écologique, sain et abordable : une solution mise au point à partir de matériaux locaux et d’un mastic d’étanchéité à base de plantes. EarthEnable s’appuie sur le savoir-faire des habitants des différents villages et sur une R&D de terrain pour développer de nouveaux revêtements de sol. Le but ? Donner la possibilité aux maçons et ouvriers du bâtiment de créer leurs propres entreprises afin de soutenir et renforcer les économies locales.

Aujourd’hui, l’équipe d’EarthEnable compte près de 600 employés, dont 99 % sont originaires du Rwanda et de l’Ouganda. Ryan Conlin est le conseiller stratégique principal d’EarthEnable. Travaillant en étroite collaboration avec Gaya Datar, la PDG de l’organisation, il exerce également plusieurs fonctions au sein de l’équipe de direction, gère les communications de l’entreprise et collabore avec les partenaires externes.

Les défis de la collaboration interfonctionnelle et transfrontalière

Lorsque Ryan Conlin est arrivé, l’équipe s’appuyait sur plusieurs méthodes pour suivre la progression de ses différents projets : e-mails, feuilles de calcul et documents, entre autres. Les informations étaient « éparpillées un peu partout, ce qui était assez déroutant », explique R. Conlin. En outre, les frontières géographiques n’ont pas facilité la communication et la collaboration puisque le personnel d’EarthEnable se répartit entre le Rwanda et l’Ouganda. Le lieu de travail n’est pas le même pour tous les membres de l’équipe et certains n’ont pas toujours pu accéder aux informations qui leur étaient nécessaires pour effectuer leur travail.

L’équipe d’EarthEnable a donc dû relever plusieurs défis :

  • Pallier le manque d’efficacité : les employés restaient dans l’incertitude quant à l’emplacement des calendriers ou des documents, ainsi qu’aux tâches qui leur incombaient. Ils ne savaient pas où suivre les dernières avancées de leurs projets.

  • Pallier le manque de responsabilisation : les membres de l’équipe suivaient leur travail de différentes manières. Difficile donc pour les responsables de faire en sorte que leurs subordonnés directs accomplissent leurs projets, respectent leurs échéances et atteignent leurs objectifs.

  • Pallier le manque d’organisation : les employés avaient le sentiment de pouvoir faire mieux, d’être plus efficaces au sein de leur propre organisation, mais aussi vis-à-vis des personnes auxquelles ils rendaient service.

L’équipe de direction a donc cherché une solution qui puisse aider l’organisation à mieux gérer ses activités. Pour que l’outil choisi soit utile, EarthEnable devait réussir à organiser le travail par services (les fonctions varient beaucoup au sein de l’organisation), mais aussi attribuer à chaque employé des tâches dotées d’une échéance (leur confier des responsabilités claires). L’outil devait surtout être suffisamment intuitif pour que chaque membre de l’équipe puisse s’en servir. Rappelons que pour la plupart des personnes embauchées, il s’agit d’une première expérience en tant qu’employé de bureau.

À la recherche d’une solution fonctionnelle et intuitive

Gaya Datar et les hauts responsables d’EarthEnable ont finalement choisi Asana. La plateforme répondait à la plupart de leurs besoins en matière de gestion de projet et de suivi de calendrier. En outre, elle disposait des fonctionnalités nécessaires et constituait un outil suffisamment intuitif pour que tous les membres d’EarthEnable puissent l’utiliser sans délai. La riche bibliothèque de ressources et la possibilité de bénéficier d’un service d’assistance pour faciliter le déploiement de ce nouvel outil ont mis tout le monde d’accord : chez EarthEnable, Asana remplacerait désormais les feuilles de calcul, documents Word et autres e-mails.

L’équipe de direction souhaitait montrer l’exemple pour encourager la bonne adoption de la solution par tous. Elle a donc été la première à utiliser Asana pour suivre ses priorités du moment et les réunions de l’équipe. Asana a ensuite été déployé au sein des autres équipes de l’organisation : ces dernières ont été informées que toutes les activités seraient suivies sur Asana et que la progression des projets devrait désormais être documentée sur Asana. Dorénavant, les responsables et leurs subordonnés utilisent le même outil, et chacun est tenu informé des responsabilités qui lui incombent en quelques clics.

Chez EarthEnable, tout le monde s’est vite rendu compte des avantages apportés par Asana : par exemple, des listes de tâches facilement accessibles et une communication plus aisée avec les managers grâce à la création de rapports. Ces améliorations ont permis la formation d’un cercle vertueux qui a encouragé les employés à utiliser Asana. Nombre d’entre eux ont même commencé à se servir de la plateforme pour gérer leur liste de tâches personnelle.

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L’engagement de notre équipe de direction, qui a donné les moyens à chaque employé d’utiliser Asana, a joué un rôle majeur dans le déploiement réussi de l’outil. Son adoption rapide et notre volonté de demander systématiquement aux employés de rendre compte de leur progression sur la plateforme ont permis à l’ensemble du personnel de s’adapter aux nouvelles méthodes de travail sans difficulté.”
 Gayatri Datar, PDG et cofondatrice, EarthEnable

Des priorités claires pour travailler plus efficacement

En adoptant Asana à l’échelle de l’organisation, EarthEnable a constaté diverses améliorations dans ses méthodes de travail. L’utilisation des projets individuels permet aux managers et à leurs subordonnés d’assumer chacun leurs propres responsabilités et d’assurer le suivi de leurs activités. Grâce aux commentaires, toutes les personnes concernées peuvent rapidement faire le point sur une tâche, peu importe leur poste, lieu de travail ou le service auquel elles sont rattachées.

Utiliser Asana pour déposer et suivre ses demandes de subventions a permis à EarthEnable de gagner en productivité. Pour chaque subvention, une tâche est créée : l’équipe visualise facilement les échéances, le responsable de la subvention et la date à laquelle les rapports doivent être terminés. Auparavant, EarthEnable misait sur un fichier unique pour suivre des dizaines de subventions, sans organisation claire (ce qui rendait presque impossible le suivi du statut de chaque subvention). Désormais, EarthEnable s’en occupe sur Asana et obtient ainsi davantage de financements. Asana permet aussi à l’organisation de maintenir des relations de confiance avec de grands donateurs, lesquels proposent des services de mentorat et apportent de nouvelles idées. En outre, la création de rapports sur Asana est un bon moyen de présenter aux soutiens d’EarthEnable les répercussions de leurs contributions, de manière simple et rapide. Une occasion parfaite pour EarthEnable de mieux définir et ajuster ses objectifs. Dans l’ensemble, l’équipe a réussi à fluidifier son processus de subventions et parvient davantage à tenir ses délais.

Asana apporte plus de transparence aux partenaires externes d’EarthEnable, tout en faisant bénéficier à ses employés d’une plus grande visibilité en interne à l’échelle de l’organisation. EarhEnable utilise désormais la vue Tableau pour assurer le suivi de toutes les nouvelles demandes, regroupées dans un même projet. L’équipe du projet est tenue informée du statut des demandes et les intervenants issus d’autres équipes peuvent eux aussi bénéficier de ces mêmes informations. Qu’il s’agisse d’une demande pour la réparation d’un équipement ou d’une suggestion pour améliorer un système utile à toute l’organisation, les demandes sont faciles à envoyer et à suivre. En outre, des colonnes clairement identifiées rendent compte du statut de la demande, afin que chacun puisse visualiser l’état d’avancement de cette dernière.

Désormais, EarthEnable est en mesure de mener à bien ses activités avec plus de souplesse et de fluidité. En outre, la direction a simplifié la gestion des priorités : Gaya Datar, Ryan Conlin et d’autres hauts responsables, regroupent et travaillent à la résolution des principaux problèmes dans un projet-répertoire nommé « Direction ».

L’adoption d’Asana par toute l’organisation et la gestion des processus sur la plateforme ont permis a Ryan Conlin et l’ensemble de ses collègues de constater plusieurs améliorations : l’exécution des processus est plus rapide et plus fluide, et la collaboration simplifiée. EarthEnable est ainsi en mesure de répondre plus rapidement aux besoins des différentes communautés ayant fait appel à elle : une victoire pour EarthEnable et toutes les personnes qui nécessitent un revêtement de sol de meilleure qualité.

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Asana nous permet de visualiser notre progression, d’assurer une bonne coordination entre tous les collaborateurs, mais aussi de rester fidèles à nos objectifs et de les atteindre à plus court terme. Par conséquent, nous pouvons répondre aux besoins des communautés plus rapidement.”
 Ryan Conlin, conseiller stratégique principal, EarthEnable

De plus, tous les employés d’EarthEnable ont su s’adapter à une méthode de travail basée sur la gestion de projet : un pari gagnant en matière de productivité, à la fois pour l’organisation, mais aussi pour chacun des individus qui y travaillent. EarthEnable offre à de nombreux collaborateurs leur première expérience en tant qu’employé de bureau, et Asana est un excellent outil pour les aider à partir du bon pied. Ce dernier permet à chaque employé d’organiser ses projets, d’identifier les activités à effectuer en priorité dans sa liste de tâches et de rester concentré sur le travail à accomplir, sans passer des heures à se demander par où commencer.

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Dès mon arrivée à EarthEnable, il m’a été demandé de créer un compte Asana et de l’utiliser pour suivre mes tâches. Chaque semaine, je fais le point sur l’avancement de mon travail avec mon responsable en me servant d’Asana. La plateforme est simple à utiliser et m’aide à rester organisée.”
 Flora Ufitinema, assistante de direction, EarthEnable

Continuer à innover, encore et toujours

L’engagement d’EarthEnable est toujours resté le même : rendre les sols plus sains, à un prix abordable. En 2019, l’organisation a mis au point une méthode pour récupérer des matériaux, non plus dans une carrière à proximité, mais dans la propre cour des clients. Cette nouvelle méthode leur permet de continuer à réduire les prix et à fournir des revêtements de sol de meilleure qualité aux Rwandais. Dans le contexte de la pandémie de COVID-19, ce critère de qualité est devenu encore plus essentiel, puisque les revêtements de sol en terre battue constituent un facteur aggravant des maladies respiratoires.

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Asana encourage chacun à développer son autonomie, nous permettant ainsi d’améliorer nos compétences en gestion de projet.”
 Ryan Conlin, conseiller stratégique principal, EarthEnable

Qui dit nouvelle méthode de production, dit importance du recyclage. EarthEnable a choisi de travailler aux côtés de maçons locaux et leur a enseigné les techniques associées à ces nouveaux matériaux. L’organisation a suivi et géré l’ensemble du processus sur Asana, de la R&D à la formation des maçons, en passant par les nouvelles procédures de construction. Depuis mars 2020, plus de 1 200 revêtements de sol ont ainsi été installés selon cette nouvelle méthode.

Ryan Conlin, Gaya Datar et les membres de l’équipe restent déterminés à trouver des moyens plus innovants et à miser sur l’hyperlocal pour développer des revêtements de sol de plus grande qualité. Pour ce faire, il convient désormais de consolider cette entreprise efficace aux objectifs ambitieux afin de raccourcir encore la chaîne d’approvisionnement et l’ensemble du processus de pose des revêtements. Un beau programme pour cette année et celles à venir.

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