Trendhim définit clairement ses priorités avec Asana

Les ambitions de Trendhim vont bien au-delà de la simple vente d’accessoires pour homme : l’entreprise s’est donné pour mission d’inspirer chacun à se sentir libre et à exprimer sa personnalité. Désignée comme l’une des entreprises danoises à la plus forte croissance ces cinq dernières années, Trendhim traite près d’un million de commandes par an. Elle compte aujourd’hui 110 membres d’équipe répartis sur huit services, qui répondent aux besoins de clients issus de 25 pays.

Pourtant, il y a cinq ans, un tel succès était difficile à imaginer tant Trendhim avait des difficultés à se mettre à l’échelle, handicapée par ses outils utilisés en interne. En effet, ses employés n’avaient aucun moyen de hiérarchiser leurs tâches et chaque jour, il leur fallait une bonne trentaine de minutes ne serait-ce que pour déterminer par où commencer. Selon les propres mots de leur PDG, Sebastian Petersen, chacun prêchait pour sa paroisse et la priorité était donnée aux tâches de ceux qui savaient se faire entendre, à défaut des tâches les plus essentielles.

Plus les activités de Trendhim gagnaient en complexité, moins son outil de gestion du travail était à la hauteur de ses attentes. L’entreprise n’avait pas suffisamment de visibilité sur les actions à entreprendre, les responsabilités de chacun, les échéances et les dépendances entre fonctions. En conséquence, ses projets ont commencé à prendre du retard et son activité à ralentir. Sebastian explique le problème en ces mots : « Un an après son adoption, notre outil de gestion du travail initial n’était plus adapté à l’entreprise, puisqu’il ne proposait pas les fonctionnalités dont nous avions besoin. Heureusement, c’est à ce moment-là que nous avons découvert Asana, qui ne nous a plus quittés depuis. »

Bien plus que des listes de tâches

La hiérarchisation des tâches de projet était essentielle à une bonne collaboration entre les services de l’entreprise. Et comme l’indique Sebastian, Trendhim ne comptait pas se satisfaire de simples listes de tâches individuelles ; l’entreprise recherchait une plateforme adaptée à toutes ses équipes, proposant des visuels de type tableaux Kanban avec échéances incluses.

Asana a rapidement fait ses preuves en tant qu’outil de gestion du travail perfectionné, idéal pour organiser les projets de diverses façons et encourager une meilleure communication. « Le directeur des technologies et moi-même sommes très vite tombés d’accord : Asana nous offrait un vrai plus en matière de fonctionnalité », affirme Sebastian. « Aujourd’hui, nos programmes dédiés à l’accueil des employés passent notamment par la plateforme. Nous y ajoutons les tâches dont nos nouvelles recrues doivent prendre connaissance si elles veulent comprendre le pourquoi et le comment de nos activités, dès le premier jour. »

Une plateforme pour tous

Plutôt que de transférer simplement les informations depuis son ancien outil vers le nouveau, Trendhim a commencé par réorganiser ses documents et par faire le ménage dans ses données d’entreprise avant d’effectuer la migration vers Asana. En supprimant les données superflues liées à d’anciens projets désormais inutiles, l’entreprise a non seulement fait preuve d’une bonne gouvernance de ses données et veillé au respect de leur confidentialité, mais aussi aidé ses équipes à prendre en main Asana rapidement.

« Chez nous, tout le monde ou presque est à l’aise avec la technologie, et à l’époque, nous étions encore une petite équipe. Nous n’avons donc pas ressenti le besoin de mettre en place une formation officielle. Chacun s’est simplement familiarisé avec ses projets en cours sur Asana, ce qui nous a bien réussi », ajoute Sebastian. « Maintenant que l’équipe a pris de l’ampleur, nous nous appuyons sur les vidéos de l’Asana Academy et sur notre propre guide rédigé en interne pour enseigner à tous les bonnes pratiques à suivre, entre autres conseils et astuces. »

Depuis son adoption d’Asana, Trendhim a réussi le tour de force de multiplier son nombre d’employés par six, tout en maintenant ses évaluations clients sur Trustpilot au beau fixe.

Sans Asana, j’aurais bien du mal à relever trois défis d’entreprise majeurs : la gestion du temps et du stress, ainsi que le rythme de travail sur nos projets. ”

Faire évoluer son entreprise pour aller plus loin

Étant donné ses grandes ambitions, Trendhim a tiré profit d’Asana pour faire évoluer ses activités sur trois axes principaux :

Une meilleure hiérarchisation des tâches

Grâce à la fonctionnalité de priorité d’Asana, le personnel de l’entreprise a désormais la possibilité de trier ses tableaux de façon à afficher les tâches les plus essentielles à son activité ; une capacité enviée par beaucoup d’après l’étude de L’Anatomie du travail, puisqu’un tiers des employés interrogés souhaiteraient pouvoir en faire autant au sein de leur structure. « Nous avons maintenant bien plus de facilité à hiérarchiser nos tâches », commente Sebastian. « Chacun sait ce qu’il a à faire, y compris à l’échelle d’équipes tout entières. Nous ne perdons plus aucune tâche de vue et tout le monde connaît le statut des projets en cours à tout moment, ce qui nous évite de multiplier les échanges par e-mail. C’est aussi un très bon moyen de garder le fil de nos discussions et actions. En bref, tout est clair comme de l’eau de roche. »

Par ailleurs, Trendhim s’appuie sur Asana pour gagner en productivité et organiser des réunions concrètes, basées sur des ordres du jour précis. Celles-ci débouchent sur des décisions soigneusement répertoriées dans un espace centralisé. En conséquence, l’entreprise limite ses tâches d’organisation, qui représentent d’ordinaire 60 % du temps de travail des employés d’après la même étude précédemment citée.

Asana nous sert entre autres à organiser nos ordres du jour de réunion, à prendre des notes, à partager des informations et à en rendre compte aux uns et aux autres. Nous pouvons ensuite consacrer tout notre temps de réunion aux tâches et discussions essentielles. ”

Davantage de communication et de collaboration

À chaque poste correspond son équipe sur Asana. L’entreprise fait appel à des modèles de tâche pour standardiser et clarifier l’attribution du travail, de même que l’envoi des demandes à chaque équipe.

Un petit exemple : dès qu’un nouveau produit est ajouté au portefeuille de l’entreprise, qui en compte déjà plus de 5 000, cet ajout s’accompagne de plusieurs dépendances attribuées aux différents services : l’entrepôt chargé de vérifier la qualité des produits ; le photographe qui s’occupe des visuels ; les rédacteurs qui devront rédiger les descriptions ; et enfin, les traducteurs qui adapteront le contenu à chaque pays. L’équipe de Trendhim a créé un projet dédié aux nouveaux produits sur Asana. Affiché sous forme de tableau, celui-ci lui permet de faire passer son produit d’une étape à la suivante en toute simplicité. Elle s’assure ainsi que chaque tâche a été réalisée avant son lancement et qu’aucun détail ne lui a échappé.

Sebastian en précise le fonctionnement : « Ce tableau regroupe l’ensemble des réunions et des communications. Avant Asana, le processus était particulièrement désordonné, et ce manque de clarté vis-à-vis de notre progression pouvait retarder certains de nos lancements de produits. Depuis, toutes nos actions se font sans stress et sans réunions inutiles, avec un maximum de visibilité. »

Les outils nécessaires à chacun pour se dépasser

Les fonctionnalités que propose Asana sur sa plateforme de gestion du travail vont bien au-delà de la gestion de projet de base, et sont même à l’origine de nouvelles normes culturelles. Sebastian précise d’ailleurs que son équipe fait régulièrement appel à la boîte de réception d’Asana pour se tenir au courant des tâches en cours dans l’entreprise. Quant à la liste Mes tâches, son usage est vivement conseillé à chacun pour gérer son travail personnel. « Fini le stress de l’écran qui se pare d’une multitude de petites notes, la messagerie débordant d’e-mails et la liste de tâches désordonnée ! Nos tâches sont centralisées et aisément visibles, ce qui nous aide à les hiérarchiser », ajoute-t-il.

D’après l’étude de l’Anatomie du travail, près de la moitié des personnes interrogées citent la surcharge de travail comme un facteur clé contribuant à l’épuisement professionnel, tandis qu’une personne sur trois (29 %) se sent surchargée en raison d’un manque de clarté sur les tâches et les rôles. Trendhim a réglé le problème en ajoutant ses tâches à plusieurs projets de façon à éviter tout travail redondant et à aider ses équipes à collaborer plus efficacement : une même tâche est ainsi visible au sein des flux de travail individuels et sur les tableaux d’équipe.

Le simple fait de pouvoir ajouter une tâche individuelle à plusieurs projets nous fait gagner un temps fou : plus besoin d’aller aux nouvelles à droite à gauche ! C’est aussi bien moins fatigant mentalement, puisqu’il n’y a qu’une seule tâche à actualiser et que les informations sont ensuite automatiquement visibles partout ailleurs. ”

Se concentrer sur l’essentiel

En gérant son travail sur Asana, Trendhim est parvenue à améliorer son efficacité opérationnelle et à multiplier son nombre d’employés par dix. Et grâce à la flexibilité et toutes les fonctionnalités proposées par Asana, l’entreprise a pu conserver ses méthodes de travail et continuer à utiliser la plateforme comme bon lui semble.

À l’avenir, elle compte étendre son influence sur les catégories de produits dans lesquelles elle se spécialise et s’implanter davantage sur les marchés qui la concernent, tout cela avec l’aide d’Asana. « Pour opérer sur 27 marchés, nous devons organiser parfaitement nos notes et notre documentation, mais aussi clarifier les tâches et priorités de nos équipes », conclut Sebastian. « Grâce à Asana, nous nous fixons des jalons aussi bien pour nos projets que pour nos marchés cibles et nos catégories de produits. C’est la meilleure solution que nous ayons trouvée pour donner systématiquement la priorité aux bonnes tâches. »

Maintenant qu’Asana la soutient dans sa gestion du travail, la boutique en ligne Trendhim a toutes les cartes en main pour une mise à l’échelle spectaculaire. Ses priorités sont claires, ses équipes libres de communiquer et de collaborer toutes fonctions confondues, pour un personnel qui donne le meilleur de lui-même.