Lucid rassemble ses employés sur Asana pour atteindre ses objectifs

Lucid aide les équipes à cristalliser leurs idées en les clarifiant et en les représentant visuellement tout en favorisant la collaboration. 96 % des entreprises classées au palmarès Fortune 500 utilisent ses tableaux blancs virtuels, ses diagrammes intelligents et ses produits de visualisation cloud pour imaginer et bâtir leur avenir. Parmi tous les produits proposés par l’entreprise, c’est bien Lucidchart qui remporte tous les suffrages. Ce dernier compte plus de 30 millions d’utilisateurs, dont plus de 800 employés de l’entreprise qui l’a fait naître, dans 180 pays différents. En effet, chez Lucid, les produits conçus sont également utilisés en interne pour conceptualiser et planifier le travail.

Une fois les plans élaborés, ils sont concrétisés avec l’aide de l’équipe de gestion de programme dirigée par Michelle Fisher. Les dix responsables de programme et de projet qui en font partie sont affectés à chacune des unités commerciales de l’entreprise, et veillent à ce que les tâches soient réalisées en respectant les échéances et le budget établi. Ils supervisent également l’ensemble du travail stratégique, comme la définition des objectifs et les initiatives interfonctionnelles, sur lesquelles peuvent travailler des centaines de collaborateurs.

Cependant, quand Michelle a rejoint l’entreprise, l’équipe centrale dont elle est responsable aujourd’hui n’existait pas encore. Son recrutement par Lucid visait justement à venir en aide au service marketing qui peinait à s’organiser et à accomplir ses missions efficacement. À l’époque, les équipes planifiaient leurs activités et communiquaient sur pas moins de quatre plateformes de gestion du travail, sans compter les échanges à coups d’e-mails, de messages instantanés et de réunions. Difficile alors de suivre le transfert des projets d’une personne ou d’une équipe à une autre ! Quant au service marketing, il opérait en vase clos. Lorsqu’une équipe interfonctionnelle lui adressait une demande, le service avait davantage l’impression de devoir récupérer un tir lobé de fond de court in extremis que d’opérer un passage de témoin sur une piste bien dégagée. Pour ainsi dire :

• Les employés n’avaient pas connaissance des tâches précédant et suivant les leurs, et à la moindre demande, chacun perdait beaucoup de temps à se mettre dans le rythme. Ce problème revenait à chaque transfert de projet.

• De nombreuses tâches étaient « à usage unique » et donc non pérennes, les projets accumulaient un retard considérable et finissaient parfois par disparaître complètement.

• Les employés n’avaient aucune idée des tâches à effectuer en priorité au cours de la journée.

Pour le service marketing, il ne faisait aucun doute que des gains d’efficacité favoriseraient la croissance de Lucid. Michelle l’explique ainsi : « Lorsque le marketing ne donne pas les résultats escomptés, le chiffre d’affaires en pâtit forcément. Avec une telle croissance, difficile de s’en rendre compte tout de suite… et pourtant : comment ne pas imaginer à quel point nous pourrions faire encore mieux si nous étions plus efficaces ? »

Pour y voir plus clair, Michelle a donc entrepris de rassembler tous les processus marketing sur une seule et même plateforme, amorçant ainsi la création d’une équipe centrale chargée de la gestion de programme pour l’ensemble de l’entreprise avec l’aide d’Asana.

Toutes les activités du service marketing sont centralisées. Travailler chacun dans son coin n’est pas envisageable, d’autant plus qu’un problème de confiance se pose lorsque les équipes se renvoient la balle et que les attentes manquent de clarté. ”

En quête d’une plateforme suffisamment flexible pour centraliser le travail de plusieurs équipes

Pour faciliter le travail de l’équipe marketing et de ses collaborateurs, Michelle était à la recherche d’une plateforme polyvalente où centraliser l’ensemble des tâches de gestion. D’après certaines études, plus les travailleurs de la connaissance utilisent d’applications, moins ils sont efficaces. En effet, comme le souligne l’Anatomie du travail, utiliser plusieurs plateformes favorise la redondance des tâches et la perte d’informations, empêchant également les individus d’établir les bonnes priorités. L’outil devait donc être suffisamment flexible pour prendre en charge l’ensemble des initiatives du service marketing, et être adaptable à d’autres équipes à l’avenir.

À ce moment-là, quelques employés utilisaient déjà Asana, et lorsque les responsables du marketing ont pris le temps d’examiner toutes les plateformes, Asana s’est distingué par sa fiabilité et sa flexibilité. Certaines fonctionnalités leur ont particulièrement plu, comme la possibilité de créer des dépendances de tâches, présentant l’ordre dans lequel les réaliser et la manière dont elles sont interconnectées, mais aussi la possibilité d’ajouter des tâches à plusieurs projets. Prenons un exemple : lorsque des tâches liées au contenu étaient réparties dans 50 projets différents, il était possible de les rassembler en un autre projet pour suivre au même endroit l’évolution de l’ensemble du travail réalisé par l’équipe en ayant la charge. Pour sa part, Michelle a été séduite par la possibilité de basculer d’un groupe, d’un utilisateur ou d’un projet à un autre, lui octroyant des vues différentes sur les initiatives et les charges de travail. Par ailleurs, la pyramide de la clarté d’Asana correspondait parfaitement à son approche de la gestion du travail.

La pyramide de la clarté d’Asana m’a tout de suite parlé : elle correspond parfaitement à ma vision de la gestion de programme. Elle crée un mécanisme de hiérarchisation des priorités, puisqu’il y a toujours plus de travail à fournir que d’individus pour le réaliser, et met en lumière la manière dont nos objectifs sont interconnectés et se déclinent en tâches. ”

Concevoir des processus de travail idéaux et les relier à ceux d’Asana

Pour tout centraliser sur Asana et déployer le système à l’ensemble du service, Michelle a mis en place une équipe projet et étudié le fonctionnement du service marketing. « Nous avons fait le point sur les principales méthodes de travail des différentes équipes et conçu le système afin de faciliter leurs processus », explique-t-elle. Une fois les processus créés sur Asana et testés par quelques équipes, ils ont été déployés au fur et à mesure dans les autres services.

Entre campagne de présentation, formation et renforcement, tout a été mis en œuvre pour déployer Asana à grande échelle. Par exemple, lorsque Michelle recevait une demande sur Slack, elle demandait à ce qu’elle soit renvoyée sur Asana à la place. Des formulaires ont également été créés pour accueillir les demandes émanant des différents services, consolidant ainsi le processus marketing sur Asana tout en simplifiant les échanges.

Constatant les progrès réalisés par l’équipe marketing avec Asana, les responsables de programme de Michelle ont commencé à étendre l’utilisation de la plateforme à d’autres groupes. Ont alors été mis en place des formulaires destinés à d’autres équipes axées sur le service, ainsi que des conventions d’entreprise pour bien utiliser Asana. Par exemple, un travail impliquant au moins quatre étapes et plus de deux personnes était considéré comme un projet Asana ; à l’inverse, une simple tâche suffisait aux activités moins complexes. Différents modèles de projet, comprenant un brief, une réunion de lancement et des attributions automatiques pour les responsables de programme, ont été créés pour les équipes techniques et commerciales afin de lancer plus rapidement les nouveaux projets.

Chaque équipe a sa propre manière de travailler. Qu’elle utilise la méthode Scrum, Waterfall ou des tableaux Kanban, Asana doit lui fournir un point de départ commun, qu’elle pourra alors adapter à ses processus. ”

Plus de transparence et d’autonomie grâce à des activités centralisées, coordonnées autour des OKR globaux

Aujourd’hui, Asana est le centre névralgique de Lucid pour toutes ses activités. Chaque équipe dispose d’un tableau dans lequel elle peut ajouter des tâches provenant de tous les autres projets Asana auxquels elle participe et ainsi bénéficier d’une vue d’ensemble. Les grands projets d’entreprise qui concernent plusieurs équipes sont également gérés sur Asana, pour que toutes les parties prenantes basent leurs décisions sur les mêmes informations. Quant au service marketing, il s’organise désormais autour de processus définis pour chaque type de projet, des campagnes aux événements en passant par les lancements de produits.

Sur Asana, Lucid utilise les Objectifs pour suivre ses OKR généraux et les relier aux tâches des employés. Chaque trimestre, les responsables de programme veillent à ce que les équipes ajoutent des OKR trimestriels et les mettent à jour à chaque étape. « Nous nous efforçons de relier notre stratégie aux méthodes pour la mettre en œuvre », explique Michelle. « Les OKR sont tous inscrits sur Asana et reliés aux tâches concrètes par des projets. Toute initiative majeure à l’échelle de l’entreprise est également gérée sur Asana, nous permettant ainsi de suivre nos progrès. Lors des réunions, la nature visuelle des données présentées nous aide à évaluer le travail des équipes et favorise l’adoption. »

D’autres outils sont reliés à Asana pour centraliser autant d’informations que possible :

• L’intégration Slack permet à l’équipe d’envoyer des mises à jour de projet depuis Asana vers les canaux Slack, mais aussi de transformer des messages Slack en tâches Asana (très utile pour traiter les demandes informelles envoyées sur le tchat).

• L’intégration Jira leur permet de rassembler toutes les informations relatives à un projet au même endroit, en reliant les flux de travail techniques et les epics à un tableau de projet sur Asana. Elle permet également de rapprocher les équipes qui travaillent en étroite collaboration, comme celles de l’expérience utilisateur sur Asana et de l’ingénierie sur Jira.

• L’intégration Zoom permet à l’équipe de prendre des notes de réunion sur Zoom et de les enregistrer sur Asana. Le lien Zoom pour les réunions de lancement est par ailleurs indiqué dans les projets Asana correspondants afin de gagner du temps.

• L’intégration Lucidchart permet aux équipes d’intégrer des diagrammes, des organigrammes, des cartes de processus et des maquettes à des projets Asana afin de faciliter la mise en contexte et d’éviter de devoir changer de plateforme.

• L’intégration Figma permet aux équipes d’intégrer des éléments Figma directement dans des projets Asana afin de les relier au travail et de les rendre aisément accessibles.

• L’intégration Zapier leur permet d’automatiser les tâches administratives. Par exemple, lorsqu’une tâche récurrente est attribuée à une équipe en particulier, des sous-tâches sont automatiquement générées.

Même si chaque équipe a son propre processus pour travailler, tout reste centralisé sur Asana. L’entreprise est donc plus performante, car les transferts de projets entre les équipes sont simplifiés de façon cohérente et transparente. « Ce que j’aime particulièrement sur Asana, c’est que tout se trouve au même endroit », explique Michelle. « Toutes les données sont conservées, ce qui évite de partir sans cesse à la pêche aux informations et de perdre du temps. »

C’est lors de la conception et du lancement en seulement quatre mois de la nouvelle application Lucidspark, proposant un tableau blanc, que la direction s’est rendu compte à quel point la gestion de programme sur Asana permettait de gagner en efficacité. « J’ai pu réunir toutes les équipes, les garder sur la même longueur d’onde et avoir une vue d’ensemble du programme », constate Michelle. « Rien de sorcier me direz-vous, mais c’est ce qui fait toute la différence. Asana a rendu la mise en œuvre plus simple qu’elle n’y paraît. » Née de ces constats, l’équipe centrale de gestion de programme de Lucid est dirigée par Michelle depuis 2020.

Une fois le système mis en place et les processus d’équipe établis sur Asana, la phase de maintenance peut débuter. Les responsables de programme peuvent effectuer des ajustements si nécessaire, mais la base reste la même. ”

Concrétiser ses plus belles idées

Grâce à l’équipe de Michelle et à toutes ses avancées, les employés de Lucid peuvent se concentrer pleinement sur leur mission : élaborer la meilleure solution de collaboration visuelle pour aider leurs clients à imaginer et à bâtir l’avenir. Avec Asana, leurs plus belles idées prennent enfin vie. Michelle explique : « Les équipes doivent bénéficier d’un espace comme celui que propose Lucid pour réfléchir et mettre leurs idées en commun, mais aussi concrétiser ces dernières par la suite. Les plateformes Lucid et Asana permettent toutes les deux de visualiser ses idées et d’orienter leur mise en œuvre afin de les réaliser. » Plus Lucid gagne en efficacité avec Asana, plus elle permet à des esprits brillants de mettre leurs idées à exécution afin de bâtir l’avenir.

Sur Asana, toutes les informations utiles sont à portée de main et les projets avancent plus rapidement. Vous contribuez à un projet ? Plus de mystère sur ce que l’on attend de vous : une tâche vous est attribuée, avec une échéance à respecter. ”