Neha Ghosh, Marielle Martin et Shani Tucker sont toutes les trois membres de l’équipe qui s’efforce chaque jour de tout faire pour donner vie à la mission de B Lab. Neha est administratrice des systèmes informatiques mais également chef de produit technique. Elle supervise les outils et l’écosystème technologique de B Lab pour aider l’organisation à fonctionner de manière plus efficace. Marielle s’occupe de l’organisation des événements chez B Lab. Elle produit des événements pour les entreprises certifiées B Corp, mais aussi pour les équipes internes et les entreprises qui souhaitent en savoir plus à propos de la certification. Shani est graphiste au sein de l’équipe marketing. Elle gère les normes en matière de création et celles relatives à la marque sur le marché américain et canadien.

Lorsque Neha a rejoint B Lab, elle a remarqué que les équipes de l’organisation utilisaient un grand nombre d’outils. Mais sans espace commun permettant aux membres de l’équipe de suivre le travail de chacun, personne n’était informé des tâches réellement accomplies. La charge de travail des équipes était donc déséquilibrée, les collaborateurs se retrouvaient surchargés voire en proie à une certaine frustration, et les processus perdaient en efficacité. Les campagnes marketing en sont un bon exemple : elles demandaient à Shani des semaines de travail supplémentaires pour parvenir à produire les ressources attendues. L’équipe de Marielle était quant à elle dans l’impossibilité de prendre en charge de nouveaux événements. En sa qualité d’administrateur informatique, Neha a donc décidé qu’il était temps pour B Lab de simplifier ses processus et d’adopter un outil unique pour gérer correctement sa charge de travail.

Répondre à un besoin de simplicité

Pour réussir à trouver l’outil adapté, Neha a privilégié trois besoins essentiels :

• La rationalisation des processus par la création de modèles de projet, la gestion de la planification de sprint, le décloisonnement et la centralisation des échanges.

• Des vues personnalisées pour que chacun puisse suivre la progression de son travail et gérer ses processus de la manière qui lui correspond le mieux.

• Un outil pour créer un lien entre les équipes afin que chacun puisse envoyer de nouvelles demandes de travail aux autres équipes et suivre l’avancement des activités simultanément. Chacun peut donc identifier les activités de ses collègues et leur charge de travail.

Pour sélectionner un outil, Neha et son équipe ont adopté une véritable méthode de laboratoire, fondée sur des tests auprès de différents groupes d’utilisateurs. Après avoir essayé plusieurs produits, les groupes ont choisi Asana. En effet, cet outil proposait différents modes d’affichage, permettait la mise en place d’une structure d’équipe claire, fournissait des modèles pour rationaliser les processus, et disposait d’une bibliothèque de ressources de formation en ligne et d’un tarif spécial pour les organisations à but non lucratif.

B Lab a créé tout un univers autour de l’adoption et du déploiement d’Asana en organisant plusieurs sessions de formation portant sur les processus et les rôles. L’organisation a également désigné des champions au sein de chaque équipe pour encourager les bonnes pratiques. Ces champions ont ainsi contribué à l’adoption d’Asana au sein de l’organisation, en s’appuyant notamment sur des vidéos et des tutoriels.

La possibilité d’intégrer Asana aux différents outils de travail utilisés par nos équipes a été un élément déclencheur. Dès que nos collaborateurs ont pu intégrer Asana aux logiciels spécifiques à leurs processus, ils ont tous été convaincus de la valeur de cet outil.

Neha Ghosh, administratrice service client et informatique, cheffe de produit technique

Des processus marketing et design plus rapides et transparents

Pour les projets interfonctionnels comme les lancements marketing, l’équipe de Shani gère les sprints et les demandes des équipes créative et marketing sur Asana. Cela permet à tout le monde de suivre l’état d’avancement du travail, d’optimiser la gestion des ressources au sein des équipes interfonctionnelles et d’envoyer les demandes sur différents canaux, notamment Slack et Google Forms. Lorsque les équipes marketing et design ont les moyens de collaborer efficacement sur les sprints, la conception des campagnes marketing et les activités de création sont d’autant plus rapides.

Utiliser Asana pour répondre aux demandes m’aide à travailler en toute transparence avec les collaborateurs interfonctionnels, notamment pour une meilleure visibilité sur la capacité de l’équipe et les échéances.

 Shani Tucker, graphiste, B Lab

Des processus rationalisés pour 12 fois plus d’événements

Utiliser Asana permet à Marielle de gérer un énorme calendrier d’événements tout en conservant des processus fluides pour chacun d’entre eux grâce à l’utilisation de modèles. Les équipes interfonctionnelles bénéficient ainsi d’une plus grande visibilité : elles peuvent savoir quels événements Marielle et son équipe sont en train de produire et la quantité de travail que tous sont capables de prendre en charge. L’utilisation d’Asana a finalement permis à Marielle de multiplier le nombre d’événements organisés par son équipe, passant d’un événement par an à plus d’une douzaine. Ces derniers s’adressent aussi bien aux collaborateurs qu’aux entreprises certifiées B Corp, sans oublier la communauté dans son ensemble.

Avec Asana, nous sommes passés d’un événement par an à plus d’une douzaine. Pouvoir renforcer et poursuivre notre engagement auprès de nos entreprises certifiées, de notre communauté et du personnel a vraiment été une expérience riche et passionnante.

 Marielle Martin, organisatrice d’événements

L’intégration des nouveaux collaborateurs avec Asana : un passeport pour la réussite

En organisant l’accueil des nouveaux collaborateurs sur Asana, Neha et l’ensemble de l’organisation B Lab les mettent dans le bain dès le premier jour. Les nouveaux employés se sentent mieux accueillis et intégrés, et, de manière générale, ils se disent satisfaits de leur expérience sur Asana. Neha et les nouveaux employés de B Lab affirment ainsi qu’« Asana permet de gérer l’ensemble du processus de manière plus professionnelle et soignée ».

Miser sur des changements significatifs plutôt que sur la résolution de problèmes insignifiants

En tant qu’organisation à but non lucratif, B Lab fourmille d’idées et d’initiatives, son objectif étant de résoudre un large éventail de problèmes. Avec Asana, ils peuvent mieux organiser leurs idées, se concentrer sur les tâches qui en valent vraiment la peine et les accomplir de manière efficace. Et avec leurs objectifs pour 2020 à l’esprit – devenir une organisation mondiale plus inclusive –, ils sont prêts à se concentrer sur les tâches les plus importantes qu’ils puissent accomplir.

Grâce à Asana, nous nous concentrons sur les mécanismes clés et les grandes lignes de changements sur lesquels nous recherchons des effets concrets, au lieu d’essayer de résoudre chaque petit problème.

 Shani Tucker, graphiste, B Lab