La planification de sprint

De nombreuses équipes produits et d’ingénierie utilisent des cycles de sprints Agile pour un calendrier de production efficace et constant. Les réunions de planification de sprints peuvent demander du temps et donner naissance à de simples tableaux ou feuilles de calcul. Asana est un outil souple que vous pouvez facilement adapter à vos pratiques Scrum, même changeantes. En planifiant des sprints sur Asana, les équipes peuvent avoir une vision claire des plans de sprints, des jalons, des dates de lancement et de la file d’attente. Les phases de travail et de communication sont ainsi centralisées.

Consultez cet article pour créer votre propre projet de planification de sprint et jetez un coup d'œil aux autres ressources indiquées ci-dessous.

Ressources pour créer des plans de sprint Lien
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Comment créer un projet de planification de sprints

  1. Créez un projet (sous forme de liste ou de tableau) pour votre sprint. Le chef de produit ou le gestionnaire de projet technique doit être le propriétaire du projet.
  2. Ajoutez des membres au projet et faites en sorte qu’ils reçoivent des notifications en cas de mises à jour du statut.
    • Veillez à ce que le propriétaire du projet fournisse des mises à jour de statut au début et à la fin de chaque sprint (ou au besoin) pour partager sa progression.
    • Les personnes peuvent commenter au besoin leurs tâches de jalons de sprints pour partager les mises à jour.
  3. Ajoutez des sections (disposition de liste) ou des colonnes (disposition tableau) pour organiser votre travail par sprints individuels ou par catégories telles que « Prêt à exécuter », « En cours », « Terminé » ou « File d’attente ». Au fil de la progression de votre équipe, pensez à déplacer les tâches dans différentes sections ou colonnes.
  4. Ajoutez des champs personnalisés pour les sprints afin de savoir quand une tâche doit être réalisée, les délais prévus et la priorité établie. Ajoutez des champs personnalisés à votre projet de planification de sprints en cliquant sur le lien bleu Ajouter des champs personnalisés en haut du projet.
  5. Créez des tâches pour représenter les jalons des sprints et attribuez-les à leurs propriétaires respectifs. Vous pouvez définir une échéance précise dans le sprint ou faire en sorte que les jalons soient dus le dernier jour du sprint. Utilisez des dates de début pour indiquer combien de temps vous devrez consacrer à chaque tâche pendant un sprint.
  6. Vous pouvez également héberger les tâches jalons dans d’autres projets pour ne pas perdre de vue les objectifs.
  7. Une fois que vous avez créé la tâche, enregistrez votre projet de planification de sprints comme modèle en cliquant sur le menu déroulant du titre du projet et en sélectionnant Enregistrer en tant que modèle. Vous pouvez ensuite dupliquer le modèle et l’utiliser pour planifier votre sprint.

Planifier vos sprints dans Asana avec les tableaux

Si les équipes consultent et mettent à jour régulièrement ce projet, cela devrait vous permettre de réduire le nombre de réunions de planification de sprints et leur durée, tout en augmentant leur efficacité.

Astuces pour gérer votre projet de sprints

Planifier votre sprint avec la Chronologie

Allez dans l’onglet Chronologie de votre projet pour planifier votre sprint et vous assurer que vous aurez le temps d’effectuer tout le travail prioritaire. La Chronologie permet de voir les dépendances des tâches du sprint et vous pouvez faire glisser les tâches et les déposer pour résoudre les conflits. C’est un moyen rapide de visualiser tous les éléments du travail pour vous assurer que vous aurez atteint vos objectifs à la fin du sprint. Utilisez les filtres de la Chronologie pour afficher les tâches par champ personnalisé et garantir la progression du travail prioritaire.

Gérez la charge de travail de vos sprints et suivez leur progression avec les Portefeuilles et la Gestion des ressources

Pour évaluer la disponibilité des équipes dans le cadre de la planification de sprints, les responsables peuvent suivre les coûts, heures ou points manuellement et au travers de réunions, ce qui, en plus de prendre du temps, peut s’avérer imprécis. Créez plutôt un portefeuille comprenant tous vos projets de sprints.

Puis utilisez l’onglet Gestion des ressources pour visualiser la capacité de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana. Cette fonction vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail et maintenir vos sprints en bonne voie. Utilisez les Portefeuilles afin de voir en temps réel et au même endroit la progression, les échéances et les priorités.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’ajustement de la répartition des tâches entre les responsables au sein de la vue Gestion des ressources

Assurez-vous de définir des champs personnalisés d’effort sur tous vos projets de sprint pour suivre les heures, le niveau d’effort ou encore donner une taille de t-shirt à chaque tâche, et gérer ainsi avec précision la capacité de travail de votre équipe.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.