La planification de sprint

De nombreuses équipes produits et d’ingénierie utilisent des cycles de sprints Agile pour un calendrier de production efficace et constant. Les réunions de planification de sprints peuvent demander du temps et donner naissance à de simples tableaux ou feuilles de calcul. Asana est un outil souple que vous pouvez facilement adapter à vos pratiques Scrum, même lorsqu’elles évoluent. En planifiant des sprints sur Asana, les équipes ont une vision claire des plans de sprints, des jalons, des dates de lancement et des éléments en attente, et les phases de travail et de communication sont centralisées.

Consultez cet article pour créer votre propre projet de planification de sprint et jetez un coup d’œil aux autres ressources partagées ci-dessous.

Ressources pour créer des plans de sprint Lien
Modèle créé par Asana Utiliser le modèle

Comment créer un projet de planification de sprints

  1. Créez un projet (sous forme de liste ou de tableau) pour votre sprint. Le chef de produit ou le gestionnaire de projet technique doit être le propriétaire du projet.
  2. Ajoutez des membres au projet et faites en sorte qu’ils reçoivent des notifications en cas de mises à jour du statut.
    • Veillez à ce que le propriétaire du projet fournisse des mises à jour de statut au début et à la fin de chaque sprint (ou lorsque le besoin s’en fait sentir) pour partager les progrès réalisés.
    • Les personnes peuvent commenter au besoin leurs tâches de jalons de sprints pour partager les mises à jour.
  3. Ajoutez des sections (disposition en liste) ou des colonnes (disposition en tableau) pour organiser votre travail par sprints individuels ou par catégories telles que « Prêt à exécuter », « En cours », « Terminé » ou « File d’attente ». Au fil de la progression de votre équipe, pensez à déplacer vos tâches dans les sections ou colonnes correspondantes.
  4. Ajoutez des champs personnalisés pour les sprints afin de savoir quand une tâche doit être réalisée, les délais prévus et la priorité établie. Ajoutez des champs personnalisés à votre projet de planification de sprints en cliquant sur le lien bleu Ajouter des champs personnalisés en haut du projet.
  5. Créez des tâches pour représenter les activités de sprint et attribuez-les à leurs propriétaires respectifs. Vous pouvez définir une échéance précise au sein du sprint ou faire en sorte que les jalons soient échus au dernier jour du sprint. Faites appel aux dates de début pour indiquer combien de temps vous devrez consacrer à chaque tâche du sprint.
  6. Ajoutez des règles pour attribuer des tâches automatiquement, mettre à jour des champs personnalisés et plus encore. Vous pouvez par exemple créer une règle pour déplacer une tâche vers une autre colonne ou la marquer comme terminée.
  7. Une fois créé, enregistrez votre projet de planification de sprints comme modèle en cliquant sur le menu déroulant dans l’en-tête du projet et en sélectionnant Enregistrer en tant que modèle. Vous pouvez ensuite dupliquer le modèle et l’utiliser pour planifier votre prochain sprint.

Planifier vos sprints sur Asana avec les tableaux

Si les équipes consultent et mettent à jour régulièrement ce projet, vous devriez réduire le nombre de réunions de planification de sprints ainsi que leur durée, tout en augmentant leur efficacité.

Astuces pour gérer votre projet de sprints

Planifier votre sprint avec la Chronologie

Ouvrez l’onglet Chronologie de votre projet pour planifier votre sprint et vous assurer que vous aurez le temps d’effectuer tout le travail prioritaire. La Chronologie permet de voir les dépendances des tâches du sprint et vous pouvez glisser-déposer les tâches pour résoudre les conflits. C’est un moyen rapide de visualiser tous les éléments et de vous assurer que vous aurez bien atteint vos objectifs à la fin du sprint. Utilisez les filtres de la Chronologie pour afficher les tâches par champ personnalisé et garantir la progression du travail prioritaire.

Gérez la charge de travail de vos sprints et suivez leur progression avec les Portefeuilles et la Gestion des ressources

Pour évaluer la disponibilité des équipes dans le cadre de la planification de sprints, les responsables sont amenés à suivre les coûts, heures ou points manuellement et au travers de réunions, ce qui, en plus de prendre du temps, peut s’avérer imprécis. À la place, nous vous conseillons de créer un portefeuille comprenant tous vos projets de sprints.

Puis utilisez l’onglet Gestion des ressources pour visualiser la capacité de votre équipe en fonction des tâches attribuées sur Asana. Cette fonction vous aide à prendre des décisions de dotation avisées, pour répartir équitablement le travail et maintenir vos sprints en bonne voie. Utilisez les Portefeuilles afin de voir en temps réel et au même endroit la progression, les échéances et les priorités.

CAPTURE D’ÉCRAN de l’ajustement de la répartition des tâches entre les responsables au sein de la vue Gestion des ressources

Assurez-vous de définir des champs personnalisés d’effort sur tous vos projets de sprint pour suivre les heures, le niveau d’effort ou encore donner une taille de vêtement (S, M, L etc.) à chaque tâche, et gérer ainsi avec précision la capacité de travail de votre équipe.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.