Plantilla para lista de materiales

Dar seguimiento a todos los detalles que intervienen para lograr un proyecto exitoso puede ser una tarea compleja. Una plantilla de lista de materiales te mantiene organizado ya que reúne toda la información necesaria para finalizar tu proyecto con éxito.

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[Product UI] Bill of materials in Asana, spreadsheet-style project view (list)

Piensa en la última vez que preparaste una receta complicada en la cocina. Probablemente hayas comenzado con la lista de compras. De esa manera, tenías a mano todos los ingredientes que necesitabas para la receta y pudiste prepararla fácilmente. 

La plantilla para lista de materiales (BOM) es algo así, excepto que en lugar de dar seguimiento a las especias y las verduras, una lista de materiales enumera todos los detalles y la información necesaria para completar con éxito un proyecto, como la fabricación de un producto o el lanzamiento de una campaña. A continuación, te mostramos cómo crear una plantilla para lista de materiales y por qué te conviene hacerlo.  

¿Qué es una lista de materiales (BOM)? 

La lista de materiales contiene todos los detalles e información necesarios para completar con éxito un proyecto. Por lo general, las empresas de fabricación y desarrollo de productos, como los fabricantes de automóviles, se han basado en las listas de materiales para dar seguimiento a las piezas o ensamblajes utilizados en la creación de un producto específico. Sin embargo, las listas de materiales también se pueden usar en trabajos que no son de fabricación, como los de las empresas de SaaS o las agencias creativas, para garantizar que se tengan en cuenta todos los detalles necesarios para completar un proyecto, como los activos creativos. 

[Product UI] Creative bill of materials template in Asana, spreadsheet-style project view (list)

¿Qué es una plantilla para lista de materiales? 

La plantilla para lista de materiales es precisamente eso, una versión en plantilla de la lista de materiales. La plantilla sirve como un marco reutilizable que puedes usar para cualquier proyecto que tenga muchos elementos o detalles a los que se deba dar seguimiento para completar con éxito el proyecto. En lugar de crear una nueva lista de materiales cada vez que comienzas un proyecto, simplemente puedes duplicar la plantilla y comenzar a registrar los detalles del proyecto, lo que te ahorrará trabajo preliminar y te permitirá concentrarte en lo que importa. 

Beneficios de la plantilla digital para lista de materiales 

Normalmente, las empresas crean plantillas para listas de materiales en herramientas como hojas de cálculo de Excel, Google Sheets o incluso hojas de registro imprimibles. Pero estos métodos de la vieja escuela presentan inconvenientes. Por ejemplo, puede ser difícil gestionar los cambios y las revisiones realizadas en hojas de cálculo, y las listas de materiales basadas en hojas de cálculo aumentan la probabilidad de que la comunicación entre equipos se vea afectada. 

Lo que necesitas es una herramienta que aloje toda la información de tu lista de materiales y a la que puedas acceder de un vistazo, y que al mismo tiempo permita la colaboración entre equipos, estandarice tu proceso de seguimiento de activos y reduzca los errores potencialmente costosos. Una lista de materiales digital puede ayudarte a lograrlo.

Al crear tu plantilla para lista de materiales en una herramienta de gestión de proyectos, podrás:

  • Reducir el trabajo preliminar de crear una plantilla para lista de materiales para cada proyecto. 

  • Estandarizar tu proceso de creación de activos entre equipos y departamentos, asegurándote de capturar la misma información para cada tipo de proyecto.

  • Brindar a todo el equipo información sobre qué detalles se necesitan para completar con éxito el proyecto, evitando así que las comunicaciones queden aisladas y asegurando que todos los equipos que usan la lista de materiales estén en sintonía.

  • Crear un proceso de seguimiento de activos coherente para minimizar los retrasos en los proyectos. 

  • Controlar quién puede acceder a la plantilla y editarla, asegurándote de que siempre se use la versión correcta y reduciendo el riesgo de que se produzcan errores o contratiempos en el proyecto por tener diferentes versiones de la plantilla.

  • Adjuntar documentos de respaldo, como dibujos de diseño, órdenes de compra, activos creativos e instrucciones para una fácil consulta. 

Qué incluir en una plantilla para lista de materiales 

Dado que es un recurso reutilizable, es conveniente que tu plantilla para lista de materiales de referencia sea lo suficientemente genérica como para aplicarla a varios proyectos. Al crear tu plantilla de BOM, es importante que incluyas todos los detalles que necesitarás para lograr los objetivos de tu proyecto, que variarán según el sector al que pertenezcas. 

Por ejemplo, si estás fabricando un nuevo producto físico, necesitarás saber cuáles son las piezas necesarias para la producción, así como el costo unitario y el costo total. Por otro lado, si estás lanzando una campaña de marketing, es posible que quieras dar seguimiento a todos tus activos creativos, así como al equipo responsable de crearlos.

El objetivo principal es crear una plantilla de lista de materiales que puedas duplicar para otros proyectos del mismo tipo. Luego, una vez que hayas creado tu plantilla original, lo único que tu equipo tiene que hacer es generar una copia y completarla con los datos de su proyecto específico. 

Qué incluir en una plantilla para lista de materiales de fabricación

Si estás utilizando una plantilla de lista de materiales para dar seguimiento a las necesidades específicas de producción, entre los elementos que debes incluir en tu plantilla básica se incluyen los siguientes: 

  • El número de pieza

  • El nombre de la pieza

  • Una descripción detallada de la pieza o componente

  • El proceso de adquisición o el origen, por ejemplo, si la pieza se fabrica de manera interna o se compra a un proveedor

  • La cantidad necesaria para cada pieza

  • La unidad de medida utilizada para cada pieza, como “unidad”, “pulgadas” o “kilogramos”  

  • El costo por unidad

  • El costo total de la pieza, teniendo en cuenta el costo por unidad y la cantidad necesaria

Qué incluir en una plantilla para lista de materiales de lanzamiento de campaña

Para un proyecto creativo, como el lanzamiento de una campaña de marketing o el lanzamiento de un producto, los elementos clave a incluir en tu plantilla básica son: 

  • Nombre del activo

  • Categoría del activo o canal principal

  • Tipo de activo

  • Responsable

  • Fecha de entrega

  • Estado

Funciones integradas

  • Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización. 

  • Resumen del proyecto. En el resumen tienes toda la información importante que necesitas del contexto del proyecto. Brinda al equipo una descripción general del qué, el porqué y el cómo del trabajo. Agrega un resumen para establecer el tono de cómo trabajarán juntos en Asana. Además, comparte en un solo lugar cualquier recurso y dato importante, por ejemplo, detalles de las reuniones o los canales de comunicación y briefs del proyecto.

  • Mensajes. ¿Necesitas compartir información que no se traduce en una tarea concreta? Prueba los mensajes en Asana. La función Mensajes te permite comunicarte dentro de Asana con respecto al trabajo que no está asociado a tareas concretas. Puedes enviar mensajes a cualquier persona, equipo y proyecto, para que todos estén en sintonía. Vincúlalos a tareas, proyectos y objetivos en Asana para que los destinatarios de tus mensajes obtengan contexto y profundicen en los detalles.

  • Versión móvil. Asana está disponible en iOS y Android; esto te permite revisar fácilmente tus tareas pendientes desde cualquier lugar. Revisa las notificaciones nuevas de la bandeja de entrada, envía mensajes y accede a las tareas del proyecto para estar siempre actualizado con respecto a la información del proyecto. 

Aplicaciones recomendadas

  • Jira. Crea flujos de trabajo conectados e interactivos entre los equipos técnicos y de negocios para aumentar la visibilidad de los procesos de desarrollo de productos en tiempo real, todo sin salir de Asana. Simplifica la colaboración y el traspaso en los proyectos: crea incidencias de Jira con rapidez desde Asana para que el trabajo pase sin interrupciones entre los equipos técnicos y de negocios en el momento correcto. 

  • Microsoft Teams. Gracias a la integración entre Microsoft Teams y Asana, puedes buscar y compartir la información que necesites, y conectar fácilmente las conversaciones de Teams con acciones concretas en Asana, sin salir de Teams. También puedes crear, asignar y mirar las tareas durante las reuniones de Teams sin tener que cambiar de navegador.

  • Figma. Los equipos usan Figma para crear los flujos de usuarios, los planos de pantalla, los prototipos, las simulaciones de interfaces de usuario y mucho más. Ahora, puedes incorporar esos diseños en Asana, para que tu equipo pueda consultar el trabajo de diseño más reciente y en contexto junto con los documentos que se relacionan con el proyecto. Además, a diferencia de lo que sucede con las capturas de pantalla, las incorporaciones dinámicas se actualizan en tiempo real para reflejar los cambios que se producen en un archivo de diseño, y con ello, eliminas la sobrecarga de trabajo que implica buscar los archivos correctos y actualizar las imágenes.

  • GitHub. Sincroniza automáticamente las actualizaciones de estado de las solicitudes de extracción de GitHub con las tareas de Asana. Da seguimiento al progreso de las solicitudes de extracción y mejora la colaboración entre los departamentos, todo desde Asana.

Preguntas frecuentes

¿Quién debería crear la plantilla para lista de materiales?

La persona encargada de crear la plantilla para lista de materiales variará según el sector al que pertenezcas y para qué estás utilizando la lista de materiales. Por ejemplo, si tu empresa diseña y produce productos altamente técnicos, el diseñador de productos podría estar a cargo de la plantilla de BOM. Por otro lado, si te dedicas a la fabricación, la responsabilidad podría recaer en un ingeniero. En el caso de los equipos creativos o de marketing, el gerente de proyectos puede ser el encargado de crear la lista de materiales. 

¿Qué debo incluir en mi plantilla para lista de materiales?

Cuando decimos que tu plantilla debe incluir todos los detalles necesarios para completar un proyecto no estamos bromeando, realmente debes incluir todos los detalles. Nada es demasiado pequeño como para no incluirlo, incluso los detalles que pueden parecer intrascendentes. En un proyecto de fabricación, podrían ser materias primas o consumibles de menor importancia, como pegamento o cinta. En un proyecto creativo, podría tratarse del cronograma del proyecto, los activos creativos y la información de referencia del proyecto.

¿Cuándo crear la plantilla para lista de materiales?

Es recomendable crear esta plantilla antes del inicio del proyecto para asegurarte de que tu equipo tenga toda la información necesaria para comprender lo que se requiere para finalizar el proyecto. 

¿Con quiénes debo compartir la plantilla para lista de materiales?

Dado que mantener la coherencia es una de las principales ventajas de crear una plantilla para lista de materiales, considera compartir la plantilla de manera general, pero limita el acceso a la edición de la plantilla a personas específicas. Cualquier persona involucrada en el ciclo de vida del proyecto necesitará acceso a la lista de materiales específica del proyecto. 

¿Qué tipo de equipos se benefician más del uso de una plantilla para lista de materiales?

Cualquier empresa que genere proyectos profundos y de gran participación puede beneficiarse de una plantilla para lista de materiales. Diferentes sectores o industrias usan tipos específicos de listas de materiales, como las BOM de fabricación (que utilizan los fabricantes de productos como automóviles, aviones y otros productos distintivos), las BOM de ventas (que usan los equipos de ventas para cumplir con los pedidos de los clientes) y las BOM de servicios (que usan los técnicos para dar seguimiento a las piezas reparables de un producto). También puedes crear versiones en plantillas de BOM para proyectos creativos, como marketing o lanzamientos de productos, a fin de dar seguimiento a los activos y detalles del proyecto. 

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