Consejos de Asana: 4 plantillas para gestionar equipos ágiles con Asana

¿Sabías que puedes gestionar un equipo ágil con Asana? A pesar de que son metodologías de proyecto que suelen usar los equipos de Producto, Ingeniería y Desarrollo de Software, en realidad, cualquier equipo puede ejecutar procesos ágiles con Asana. Si creas tableros Kanban, trabajas con sprints de Scrum o aplicas cualquier otra metodología ágil, prueba estas plantillas para que tu equipo comience a trabajar con la gestión ágil de proyectos en Asana.

Planificación del sprint

Los sprints son una función común en muchas estructuras de trabajo ágiles, incluidos los Scrum. En un sprint ágil, un equipo dedica una cantidad de tiempo preestablecida, normalmente no mayor a las dos semanas, a trabajar en un proyecto o conjunto de trabajos particulares. Ese trabajo se obtiene de un grupo de trabajos pendientes al que por lo general se le da seguimiento con una vista de tablero al estilo Kanban, como los Tableros de Asana.

Gracias a nuestra plantilla gratuita para planificación de sprints, puedes compartir una fuente única y clara de referencias para todos, con la que podrás mantener organizado a todo tu equipo. Sigue estos pasos para usar nuestra plantilla de planificación de sprints:

1. Prepara un formulario de incorporaciones para las solicitudes nuevas y después, agrega esas tareas fácilmente a tu plantilla para planificación del sprint.

2. Gestiona la planificación de la capacidad productiva de los sprints al agregar un campo personalizado numérico para el tiempo que demandará cada tarea.

3. Mueve el trabajo automáticamente a través de las distintas etapas con las reglas.

💡Consejo: Si trabajas en un equipo técnico o de desarrollo de software, también puedes usar nuestra plantilla gratuita para seguimiento de errores.

Reuniones diarias de actualización

La mayoría de los equipos que trabajan con metodologías ágiles programan una reunión diaria de actualización en la que los miembros del equipo comparten sus prioridades, hacen una lluvia de ideas con respecto a las mejoras y se mantienen al día en cuanto a los anuncios importantes sobre el proyecto. Con nuestra plantilla gratuita para reuniones diarias de actualización, tu equipo puede consultar fácilmente notas anteriores y crear actividades de seguimiento concretas.

Antes de preparar el proyecto, decide con tu equipo si desean crear secciones en base a los días de la semana o a la dedicación de cada empleado.

• Si creas secciones basadas en los días de la semana, crea una tarea dentro de cada sección para cada miembro del equipo (por ejemplo, “Temas de la reunión de actualización de Jake”, “Temas de la reunión de actualización de Bianca”) y alienta a los miembros del equipo a agregar detalles a la tarea antes de la reunión. Usa la función de @mención para hacer referencia a las tareas o para etiquetar a miembros de equipos interdisciplinarios.

• Si creas una sección para cada empleado, invita a los miembros del equipo a agregar tareas relevantes del proyecto de planificación del sprint al proyecto de reunión diaria de actualización. De este modo, todos en el equipo podrán consultar las tareas durante la reunión o después.

💡Consejo: Da seguimiento a las notas de la reunión con las subtareas.

Retrospectiva del sprint

Una de las partes más importantes del sprint es el análisis retrospectivo, el momento en que el equipo se puede reunir para repasar qué salió bien, qué se puede mejorar y cómo seguir evolucionando para transformarse en un equipo profesional de gestión de proyectos. Con nuestra plantilla gratuita para retrospectivas del sprint es mucho más fácil reunir las distintas perspectivas y transformarlas en acciones pendientes concretas y organizadas.

A continuación, te mostramos cómo usar esta plantilla con eficacia:

1. Crea secciones para cualquier tipo de preguntas o comentarios relevantes que quieras reunir durante el análisis retrospectivo.

2. Comienza la reunión de retrospectiva del sprint con ejemplos prácticos. Pídeles a los miembros del equipo que agreguen tareas con comentarios acerca de lo que salió bien, qué se podría haber mejorado y sobre cualquier otra duda que tengan.

3. Una vez que cada miembro del equipo haya tenido la oportunidad de compartir sus apreciaciones, invítalos a leer los comentarios de todos y a que marquen con “Me gusta” los que quieran analizar en grupo. Dales a todos unos minutos para leer y marcar con “Me gusta” las tareas antes de analizarlas en grupo.

💡Consejo: Ordena las secciones por los “Me gusta” para que las tareas que tengan más aparezcan al inicio de cada sección.

Comentarios de clientes

Acabas de lanzar una función nueva, un producto o la reparación de un error, ¿y ahora qué? Uno de los principios que rige a los equipos ágiles es la mejora continua, pero los equipos no pueden mejorar si no saben qué funciona y qué no. Los comentarios de los clientes son una herramienta sumamente valiosa para determinar cómo puede seguir mejorando y evolucionando un equipo, pero deben contener la información correcta.

Para asegurarte de que tu equipo recibe el nivel de detalle correcto, puedes reunir y almacenar los comentarios con nuestra plantilla gratis para comentarios de clientes. Para obtener mejores resultados:

• Crea un Formulario para que los clientes envíen sus comentarios y usa las series de opciones de los formularios para asegurarte de que los clientes solamente respondan a preguntas relevantes. O bien, integra las herramientas que para ti sean más importantes para trabajar con comentarios de clientes, como Zendesk. Después, crea tareas automáticamente en Asana a partir de cada ticket nuevo de Zendesk.

• Crea un campo personalizado para dar seguimiento en caso de que haya que responder a algún comentario y para saber con quién comunicarte en tal caso.

💡Consejo: Reunir los comentarios de tus clientes no implica necesariamente que tengas que trabajar con todos los detalles que recibas. Crea una sección para los comentarios importantes con los que aún no trabajas, para poder capturarlos y consultar esa información más adelante si es necesario.

Actúa rápido y crea

Para gestionar con eficiencia un Equipo que trabaja con metodologías ágiles, necesitas contar con una herramienta que sea tan rápida, flexible y colaborativa como lo es tu equipo. Cuando el equipo comparte una fuente central de referencias, puedes tener más resultados y más rápido, sin que nada salga mal.

Para obtener más consejos sobre cómo usar Asana para Agile, lee nuestra guía.