Los fundamentos de la gestión de proyectos por cadena crítica

Imagina que eres un niño que está jugando con unos bloques de construcción. Puedes construir lo que quieras, pero solo tienes una cantidad limitada de bloques disponibles. Para avanzar con tu construcción, vas tomando recursos de la reserva de bloques disponibles. ¿Pero qué sucede cuando usas todos tus recursos? ¿Cómo te aseguras de que puedes construir lo que quieres usando los bloques que tienes disponibles? 

Este es el concepto detrás de la gestión de proyectos por cadena crítica. 

¿Qué es la gestión de proyectos por cadena crítica?

La gestión de proyectos por cadena crítica (CCPM, por sus siglas en inglés) es una metodología de gestión de proyectos que te ayuda a supervisar los recursos esenciales y priorizar las tareas dependientes, para que puedas finalizar los proyectos de la manera más eficiente posible. Si tu equipo busca supervisar cuidadosamente el uso de los recursos, la gestión de proyectos por cadena crítica es una buena estrategia para dar seguimiento a dichos recursos.

La historia de la gestión de proyectos por cadena crítica

El Dr. Eliyahu M. Goldratt desarrolló el concepto de gestión de proyectos por cadena crítica en 1997. La gestión de proyectos por cadena crítica se relaciona de manera muy estrecha con una de las otras teorías del Dr. Goldratt: la teoría de las restricciones. Esta teoría permite identificar cuellos de botella clave o factores limitantes que bloquean la finalización de un proyecto. La idea es que cada proyecto tiene una restricción principal y dicha restricción tiene la capacidad de interrumpir todo el proyecto al romper la cadena más débil.

El método de la cadena crítica vs. el método de la ruta crítica

Estas dos formas de gestión de proyectos son muy similares pero tienen una gran diferencia. El método de la ruta crítica se centra en la cadena única de tareas simultáneas necesarias para llevar a cabo un proyecto. Si bien es posible que se deban finalizar otras tareas, la ruta crítica destaca todas las tareas que son absolutamente necesarias para finalizar el proyecto. Esta forma de gestión de proyectos puede ayudar a los equipos a identificar cuál es el flujo de trabajo óptimo para crear un cronograma de proyecto eficiente. Las tareas que no forman parte de la ruta crítica quedan relegadas a una prioridad más baja. El estado del proyecto depende de si ciertas tareas críticas se finalizan o no en un plazo determinado.

El método de la cadena crítica se centra en las dependencias de las tareas, pero también considera los recursos necesarios para finalizar un proyecto. Dado que hay tantas variables desconocidas que pueden contribuir a que existan restricciones para los recursos, el método de la cadena crítica genera reservas de recursos (recursos en exceso que actúan como una barrera) para el cronograma del proyecto. A diferencia del método de la ruta crítica, que solo se centra en el momento en que se completan las tareas, el método de la cadena crítica determina el éxito del proyecto según la rapidez con la que se consumen las reservas de recursos. Si tu equipo no ha utilizado nada de la reserva de recursos, tu proyecto está progresando correctamente.

Los componentes de la cadena crítica

La cadena crítica tiene tres partes principales: la ruta crítica, la cadena de alimentación y las reservas o buffer de recursos. 

La ruta crítica

La ruta crítica es la secuencia más larga de tareas dependientes que deben llevarse a cabo para finalizar un proyecto. En otras palabras, son todas las tareas que son absolutamente necesarias para el éxito de un proyecto, dispuestas en el orden en que deben realizarse. En el método de la cadena crítica, es importante comprender que existen diferentes niveles de dependencias. La ruta crítica contiene el nivel principal de dependencias, o tareas críticas del proyecto, y si una tarea no afecta la ruta crítica, se delega a una ruta diferente, también conocida como cadena de alimentación. 

La cadena de alimentación

La cadena de alimentación es una cadena secundaria de tareas dependientes que deben ejecutarse en simultáneo con la ruta crítica. Cada cadena de alimentación finalmente se fusiona con la ruta crítica. Esto se debe a que la serie de eventos de la cadena de alimentación solo afecta a una de las tareas de la ruta crítica. La cadena de alimentación debe ejecutarse al mismo tiempo que la ruta crítica para evitar demoras en la ruta crítica.

Echemos un vistazo a la ruta crítica y la cadena de alimentación en un ejemplo simple. Digamos que estás planificando una fiesta en la empresa. La ruta crítica podría ser así:

• Decidir cuál será el tema

• Enviar las invitaciones para la fiesta

• Encontrar un lugar

• Llevar a cabo el evento

Si bien estos siguen siendo pasos de la ruta crítica, hay algunas tareas en la cadena de alimentación que deben darse en paralelo con la ruta crítica. Por ejemplo, antes de enviar las invitaciones de la fiesta, el equipo debe decidir a quién invitar. Antes de llevar a cabo el evento, deben comprar decoraciones que coincidan con el tema y decorar el lugar para el evento. Todos estos son ejemplos de tareas que se encuentran en una cadena de alimentación.

Los buffers de recursos

Los buffers son salvaguardas integradas a los recursos de la cadena crítica para garantizar que un proyecto se desarrolle sin problemas. Al igual que las barreras a los costados de una pista de bolos, estos elementos de compensación están diseñados para dar a los proyectos un margen de maniobra adicional en caso de que algo no salga según lo planeado. 

Hay tres tipos de buffers que comúnmente se utilizan en la metodología de gestión de proyectos por cadena crítica: 

• Buffer del proyecto: es el tiempo adicional que se agrega entre la tarea final y el final del proyecto. Agregar una cantidad de tiempo adicional antes de la fecha de entrega programada brinda a los miembros del equipo la oportunidad de ponerse al día con las tareas pendientes del proyecto que no pudieron realizar antes. 

• Buffer de alimentación: es el tiempo extra que se agrega entre la cadena de alimentación (también conocida como la cadena no crítica) y la cadena crítica. Agregar este tiempo extra al cronograma evita que los retrasos de la cadena de alimentación afecten a la cadena crítica. 

• Buffer de recursos: son recursos literales que reservas en caso de que la cadena crítica necesite suministros adicionales, como miembros adicionales del equipo, equipamiento adicional o ayuda de terceros. 

4 pasos a seguir para usar el proceso de gestión de proyectos por cadena crítica

Si eres nuevo en el uso del proceso de gestión de proyectos por cadena crítica, prueba estos cuatro pasos para comenzar.

1. Primero identifica la ruta crítica

Cuando usas el método de la cadena crítica, la ruta crítica es la médula espinal de todo tu proyecto. Es la base completa de la planificación, por lo que es extremadamente importante averiguar qué tareas individuales componen esa cadena central. 

2. Determina la cantidad exacta de recursos que necesitas para tu proyecto

En este caso, el término “recursos” puede hacer referencia a la cantidad de tiempo que necesitan los miembros de tu equipo, los productos y herramientas reales que tu equipo usa para crear el resultado final o los trabajadores reales necesarios para finalizar una tarea. 

Si puedes, calcula cuántos recursos necesitarás para finalizar este proyecto. Calcula cuántas personas se necesitarán para finalizar una tarea específica de la cadena crítica y aproximadamente cuánto tiempo les tomará. Haz lo mismo para todas las tareas de la cadena crítica. Según estos cálculos, ¿tienes suficientes recursos como para finalizar este proyecto?

Si ya sabes que tienes alguna restricción de recursos, como miembros del equipo que se van de vacaciones, puedes planificar en torno a esas restricciones. Este es uno de los principales beneficios de utilizar la metodología de la cadena crítica: la mayor parte de la planificación del proyecto ocurre antes de que el proyecto comience. 

3. Agrega tus buffers

Una vez que determines cuáles son los recursos necesarios para la ruta crítica y las cadenas de alimentación, es mucho más fácil identificar dónde colocar los buffers de compensación y cuánto tiempo o recursos deben incluir. Esto te dará la oportunidad de calcular cómo serán los buffers que debes generar en función de los requisitos que ya calculaste al crear la ruta crítica. Cuando un gerente de proyectos se encarga de la gestión con buffers, puede ayudar a mantener la disponibilidad de los recursos y evitar cuellos de botella. 

4. Mantén enfocados a los miembros del equipo

Realizar varias tareas al mismo tiempo (multitasking) es el peor enemigo de tu equipo. Cuando los miembros de tu equipo tienen que alternar entre diferentes proyectos o tareas, su concentración puede fragmentarse y puede resultarles más difícil producir un trabajo con la calidad habitual y la velocidad a la que acostumbran hacerlo. 

Para asegurarte de que los miembros de tu equipo puedan mantenerse al día con el cronograma del proyecto, no asignes demasiadas tareas diferentes a una persona. Si cada persona está centrada en un proyecto o una tarea, es más probable que logren mantener el enfoque. Asegurarte de que los miembros del equipo no estén trabajando en demasiados proyectos diferentes a la vez también puede ser útil para evitar el cambio frecuente de contexto, lo que puede generar estrés y agotamiento. 

Planifica tu cadena crítica con una herramienta de gestión del trabajo

Simplifica la planificación de la cadena crítica mediante el uso de una herramienta de gestión del trabajo como Asana para mantener a todo tu equipo encaminado. Gracias a funciones como el Cronograma, los miembros del equipo pueden comprender rápidamente la duración de las tareas, las fechas de finalización y los recursos críticos, todo en un solo lugar.