¿Qué es el método 8D? Una plantilla para la resolución eficiente de problemas

Has pasado meses supervisando el desarrollo del proyecto más reciente de tu empresa. Desde el inicio hasta la planificación y la ejecución, y no tienes dudas de que este puede ser tu mejor trabajo hasta el momento.

Hasta que empiezan a llegar los comentarios.

Y sí, a veces las cosas no siempre salen según lo planeado, pero no debes tirar la toalla por problemas de producción o de procesos. Céntrate en perfeccionar tus habilidades de resolución de problemas para encontrar una solución así no vuelve a suceder.

El método 8D de resolución de problemas se centra en la importancia del trabajo en equipo para resolver los problemas de procesos y evitar que ocurran nuevos. En esta guía, explicaremos qué es el método 8D, cómo usar esta metodología y cuáles son los beneficios que puede brindarte a ti y a tu equipo. Además, podrás acceder a una plantilla del método 8D para abordar los problemas con mayor facilidad.

¿Qué es el método 8D?

El método de las ocho disciplinas (8D) es un enfoque de resolución de problemas que identifica, corrige y elimina problemas recurrentes. Al determinar las causas fundamentales de un problema, los gerentes pueden usar este método para implementar una acción correctiva permanente y evitar problemas recurrentes.

Esta metodología, presentada por primera vez por Ford, ofrece una forma sistemática de identificar un problema y una solución y, por eso, es ideal para el aprendizaje organizacional y se utiliza en muchos campos diferentes para mejorar los productos y procesos.

¿Cómo se utiliza el método 8D?

El método 8D es una estrategia comprobada para evitar daños a largo plazo por problemas recurrentes. Si últimamente identificas problemas en el flujo de trabajo o los procesos, es un buen momento para probar este método.

Si deseas realizar un análisis 8D, sigue “las ocho disciplinas” para desarrollar un análisis estadístico del problema y determinar la mejor solución.

Las ocho disciplinas de la resolución de problemas

“8D” hace referencia a las ocho disciplinas que utilizarás para crear un informe 8D. Quizá hayas notado que este esquema comienza con cero, lo que suma un total de nueve disciplinas. La “etapa cero” se desarrolló más tarde como una fase inicial de planificación.

Para comprender mejor estos pasos, imagina que tu organización experimentó una disminución en la innovación y la productividad del equipo el año pasado. Las partes interesadas se dieron cuenta de esto y quieren que se implementen cambios en los próximos seis meses. A continuación, utilizaremos el proceso 8D para identificar una solución y elevar la moral del equipo.

D0: preparación y planificación

Antes de comenzar el proceso de resolución de problemas, evalúa el problema que deseas abordar, ya que al comprender el trasfondo podrás identificar la causa raíz en pasos posteriores.

Recopila información sobre cómo el problema incidió en un proceso o un producto, y cuáles pueden ser las consecuencias más graves. La planificación puede incluir:

• Recopilar datos

• Determinar los requisitos previos para resolver el problema

• Recopilar comentarios de otras personas involucradas

Si tomamos el ejemplo anterior, es posible que desees averiguar si esta disminución de la moral ocurrió en toda la organización o solo en departamentos específicos. Puedes entrevistar a algunos empleados de diferentes departamentos y niveles de gerencia para obtener información. A continuación, determina qué conocimientos y habilidades necesitarás para solucionar el problema de productividad.

D1: formación de un equipo

Conforma un equipo con personas de diferentes departamentos con conocimientos de los diversos productos y flujos de trabajo involucrados. Estos miembros del equipo deben tener las habilidades necesarias para resolver el problema e implementar acciones correctivas.

Las tareas en esta disciplina pueden incluir las siguientes:

• Designar un líder del equipo

• Desarrollar e implementar las pautas del equipo

• Determinar los objetivos y las prioridades del equipo

• Asignar roles individuales

• Organizar actividades de fortalecimiento de equipos

En nuestro ejemplo, un equipo sólido estaría formado por personas con experiencia de primera mano en los problemas, como representantes de todos los departamentos y miembros clave familiarizados con el trabajo real. También puedes incluir personal del departamento de recursos humanos para que ayude a diseñar e implementar una solución. Es muy importante que te asegures de que las personas que elijas quieran participar y contribuir a la solución.

D2: identificación del problema

Es posible que ya comprendas el problema, pero el objetivo de esta etapa es dividirlo en términos claros y cuantificables al responder 7 preguntas:

• ¿Quién informó primero acerca del problema?

• ¿De qué se trata el problema?

• ¿Cuándo ocurrió y con qué frecuencia?

• ¿Dónde ocurrió (en relación con el sector, proveedor, máquina o línea de producción involucrada)?

• ¿Por qué es importante resolver el problema?

• ¿Cómo se detectó el problema por primera vez?

• ¿Cuántas piezas/unidades/clientes se ven afectados por el problema?

Aprovecha la información del equipo para responder estas preguntas. Si tomamos nuevamente nuestro ejemplo, el equipo puede concluir que:

• Los empleados se sienten abrumados con su carga de trabajo actual.

• No existe una estructura real ni la oportunidad de compartir nuevas ideas.

• Los gerentes no han tenido capacitaciones para reuniones o entornos de innovación.

• Los empleados descontentos saben que pueden lograr más y quieren hacerlo, incluso aunque parezcan desmotivados.

Después de responder estas preguntas, escribe una declaración oficial del problema para explicarlo. Si es posible, incluye fotos, videos y diagramas, así todas las partes comprenden claramente de qué se trata. También puede ser útil crear un diagrama de flujo del proceso que incluya varios pasos relacionados con la descripción del problema.

D3: desarrollo de un plan de contención provisional

Al igual que esperamos que los servicios de emergencia lleguen rápidamente después de un accidente, el equipo debe tomar medidas inmediatas para asegurarse de contener el problema, especialmente si está relacionado con la seguridad del cliente.

Un plan de contención provisional proporcionará una solución temporal para evitar que el problema afecte a los clientes mientras el equipo trabaja para desarrollar una acción correctiva permanente. Esta solución provisoria ayudará a mantener a los clientes informados y tranquilos, y a tu reputación intacta.

Los hallazgos revelaron que los trabajadores estaban sobrecargados de trabajo y los gerentes carecían de capacitación, por lo tanto, el equipo sugiere programar algunas sesiones de formación obligatorias para los líderes de cada departamento que abarquen cómo gestionar el tiempo, cómo abordar el estrés y cómo combatir el agotamiento (burnout). También puedes crear una presentación para describir los temas de la capacitación, así captarás la atención de los gerentes y las partes interesadas clave, y todos podrán prepararse para los próximos cambios positivos.

D4: verificación de causas raíz y puntos de escape

Explora nuevamente tus hallazgos y habla con el equipo acerca de cómo puede haber ocurrido el problema. El análisis de la causa raíz implica vincular cada posible motivo con la declaración del problema y los datos de prueba relacionados. Asegúrate de probar todas las posibles causas, ya que una lluvia de ideas confusa y análisis descuidados pueden hacer que pases por alto información esencial.

En nuestro ejemplo, céntrate en el “por qué” de la lista de 7 preguntas. Junto con el equipo, identificaste seis causas principales:

• Los gerentes nunca recibieron capacitación.

• No hay confianza ni seguridad psicológica.

• Los empleados no entienden los objetivos ni las metas.

• La comunicación es deficiente.

• La gestión del tiempo es deficiente.

• Los empleados carecen de confianza.

Además de determinar las causas raíz, intenta identificar dónde se detectó el problema por primera vez en el proceso y por qué pasó desapercibido. Esto se conoce como “punto de escape”, y puede haber más de uno.

D5: selección de acciones correctivas permanentes

Trabaja con el equipo a fin de determinar cuál es la mejor solución para eliminar la causa raíz del problema y abordar los problemas con los puntos de escape. Confirma cuantitativamente que las acciones correctivas permanentes (PCA) seleccionadas resolverán el problema para el cliente.

Los pasos para elegir una PCA pueden incluir:

• Determinar si se necesitan más conocimientos y experiencia

• Asegurarse de que se respondan correctamente las 7 preguntas mencionadas previamente

• Llevar a cabo un análisis de decisiones y una evaluación de riesgos

• Evaluar medidas alternativas

• Recopilar evidencia para demostrar que la PCA será efectiva

El equipo decide proporcionar la capacitación utilizada en el plan provisional a todos los empleados, con talleres mensuales en toda la empresa sobre cómo mejorar el bienestar. También planifica organizar reuniones, sesiones de innovación y capacitaciones de coaching de equipos para gerentes. Por último, sugiere adoptar un software para mejorar la comunicación y la colaboración.

D6: implementación de las acciones correctivas

Una vez que todas las partes hayan acordado una solución, el siguiente paso es crear un plan de acción para eliminar las causas raíz y los puntos de escape. Cuando la solución esté implementada, puedes eliminar las acciones de contención provisionales.

Después de tener éxito con la capacitación en la etapa provisional, las partes interesadas aprueban todas las PCA propuestas por el equipo. El representante de recursos humanos también planea implementar controles periódicos del bienestar de los empleados para hacer un seguimiento de su moral.

Para asegurarte de que la acción correctiva fue un éxito, revisa los resultados y los comentarios de los clientes o empleados durante un período prolongado y toma nota de cualquier efecto negativo. Establecer “controles”, como los controles de bienestar de los empleados, te ayudará a saber si tu solución está funcionando o necesitas hacer algo más.

D7: implementación de medidas preventivas

Uno de los principales beneficios de usar el método 8D es la capacidad mejorada para identificar los cambios sistemáticos necesarios para evitar que ocurran problemas en el futuro. Busca formas de mejorar los sistemas de gestión, los métodos operativos y los procedimientos para no solo eliminar el problema actual, sino también evitar que se desarrollen otros similares en el futuro.

En nuestro ejemplo, la capacitación que el equipo sugirió ahora se incluye en el plan de incorporación de nuevos gerentes. Cada gerente ahora tiene “pautas de reuniones” que debe seguir para guiar todas las reuniones. Además, las cargas de trabajo y los proyectos se administran en equipo en el nuevo software de colaboración. ¡La innovación está mejorando y la moral nunca había estado mejor!

D8: reconocimiento de los esfuerzos del equipo

El método 8D de resolución de problemas es imposible de lograr cuando los miembros del equipo no están comprometidos ni colaboran verdaderamente. Una vez que las notas, las lecciones, la investigación y los datos de las pruebas estén documentados y guardados, ¡felicita a tus compañeros de equipo por el excelente trabajo realizado! Intenta reconocer a cada individuo por su contribución para llegar a una solución eficaz.

Plantilla de informe y ejemplo - 8D

Explora nuestra plantilla de informe 8D a continuación para registrar tus hallazgos mientras avanzas en las ocho disciplinas de resolución de problemas. Este es un informe formal que puedes compartir dentro de la empresa a fin de garantizar una resolución transparente de problemas que puedes aplicar a toda la cadena de producción o los procesos.

Beneficios de usar el método 8D

El método 8D es una de las estrategias de resolución de problemas más populares por una buena razón. Su fortaleza radica en el trabajo en equipo y los análisis basados ​​en hechos para crear una cultura de mejora continua. Esto la convierte en una de las herramientas más efectivas para los gerentes de calidad. Los beneficios de usar el método 8D incluyen:

• Mejorar las habilidades de resolución de problemas orientadas al equipo en lugar de depender de un individuo para obtener una solución.

• Aumentar los conocimientos con una estructura de resolución de problemas.

• Comprender mejor cómo utilizar las herramientas estadísticas básicas para la resolución de problemas.

• Entablar una comunicación abierta y honesta en las conversaciones de resolución de problemas.

• Evitar que ocurran problemas futuros al identificar las debilidades del sistema y las soluciones.

• Mejorar la eficiencia y la eficacia de la resolución de problemas.

Mejor colaboración = mejor resolución de problemas

No importa cómo eres como gerente, los problemas de producción y procesos son inevitables. Se trata de cómo los resuelves para diferenciar a un buen líder de uno excelente. El método 8D de resolución de problemas te permite no solo resolver el problema en cuestión, sino también mejorar la colaboración del equipo y los procesos, y evitar que surjan problemas en el futuro.

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