Techqueria trabaja con Asana para desarrollar capital social para Latinxs que trabajan en el sector tecnológico

Estudio de caso de Asana - Techqueria
  • Logo de Techqueria
  • Cantidad de empleados
    • 2 empleados y 40 voluntarios
  • Recaudación de fondos anual
    • $250 000

El impacto de Asana:

  • Los eventos organizados crecieron un 66 % en 2020 gracias a que usaron las plantillas para eventos y la gestión de las cargas laborales.
  • La recaudación de fondos aumentó un 280 % al dar seguimiento a los pedidos de subvenciones con Asana.
  • La gestión de las relaciones con los socios externos se simplificó, ya que fue posible invitar a los socios y patrocinadores a colaborar y comunicarse directamente en Asana.
  • Seguimiento eficaz de las cargas laborales y la capacidad productiva de cada persona para evitar el agotamiento.

La comunidad latinx y tecnológica tiene mucho en común: lxs latinxs son demográficamente la comunidad no blanca más grande de los EE. UU. Trabajan muchísimo con tecnología, uno de los sectores comerciales que más riqueza genera en todo el país. Sin embargo, lxs latinxs aún ocupan solamente el 10 por ciento de los empleos del sector. Aquí es donde Techqueria entra en juego. Es una organización sin fines de lucro centrada en aumentar la cantidad de líderes latinxs en tecnología mediante eventos, sociedades y trabajos.

Desde su concepción en 2019, Techqueria —que cuenta con dos empleados— ha crecido hasta tener una recaudación anual de $250 000 dólares. El personal trabaja tiempo parcial: los empleados de Techqueria, además, tienen otro empleo de tiempo completo en tecnología. Todo esto resulta aún más sorprendente si consideramos que la comunidad de Techqueria cuenta con más de 15 000 miembros y aliados en siete zonas diferentes. A los miembros los une el sentido de comunidad que despierta la propuesta —es muy probable que sean la única persona latinx en sus trabajos— y también los motiva la búsqueda de oportunidades laborales.

Frances Coronel es parte del Consejo Legal de Techqueria y trabaja como directora de Tecnología en la organización; además de trabajar tiempo completo como ingeniera de software en Slack. Ha contribuido mucho al crecimiento de la organización. Es quien supervisa las operaciones diarias y el crecimiento. La primera vez que empezaron a trabajar juntos, Frances y su pequeño equipo dependían de Slack para comunicarse y de Google Docs para gestionar los eventos. A medida que fueron creciendo, Frances se dio cuenta de que era crucial contar con una herramienta para gestión del trabajo. Con más eventos, socios, patrocinadores, voluntarios —la organización tiene más de 40, que fueron recibidos con los brazos abiertos— y con el equipo en crecimiento, Frances supo que Techqueria necesitaba encontrar una mejor manera de trabajar en grupo para poder desplegar todo el potencial.

“Reconocimos la necesidad de contar con una herramienta que uniera al equipo. Sabíamos que algo podía salir mal si no implementábamos una solución antes de enfrentarnos al crecimiento rápido que estaba por venir”.
- Frances Coronel, directora de Tecnología

Nos centramos en la posibilidad de adaptación a escala y en la simplicidad

Cuando Frances se dispuso a buscar una solución para la organización en crecimiento, sabía que Techqueria necesitaba lo siguiente:

  • Una plataforma que se pudiera adaptar a escala a medida que la organización sin fines de lucro creciera.
  • La posibilidad de invitar a socios, patrocinadores y voluntarios a colaborar directamente dentro de la plataforma.
  • Una plataforma que no consumiera el presupuesto de Techqueria a medida que se expandiera.

Después de probar varias opciones, Frances eligió Asana por su capacidad de adaptación a distintas escalas, por su facilidad de uso en toda la organización en expansión, por los precios para organizaciones sin fines de lucro y por la interfaz de usuario fácil de usar. Como es ingeniera y trabaja en desarrollo de front-end, todas estas características resultaron ser determinantes para la compra. Además, consideró que sería de gran utilidad para incorporar al equipo sin problemas y también a los empleados nuevos.

Como Techqueria adoptó Asana cuando el equipo todavía era pequeño, Frances organizó un lanzamiento muy simple. Invitó a todos los miembros del equipo a unirse a ella en Asana y compartió recursos como la Academia Asana y muchos artículos de la Guía. Ayudó al equipo a comenzar con el pie derecho; creó plantillas para los proyectos con los que trabajan con frecuencia. El uso de las plantillas resultó muy útil para que el equipo entendiera de inmediato cómo usar Asana para flujos de trabajo comunes y pudiera trasladarlos a otros proyectos.

“Las plantillas resultaron ser un recurso excelente para el equipo cuando implementamos Asana, porque todos entendieron inmediatamente el caso de uso y pudieron empezar a trabajar sin demoras”.
- Frances Coronel, directora de Tecnología

Con el tiempo, Frances empezó a incorporar empleados nuevos y a sumarlos a Asana para que estuvieran expuestos a la plataforma desde el primer día. Ahora, cuando tienen dudas sobre cómo hacer algo en Asana, se comunican por mensajes a través del canal de Slack para asistencia técnica interna y sus compañeros de equipo les dan consejos o les recomiendan artículos de la Guía.

Simplificamos los flujos de trabajo para maximizar los resultados

Los eventos son esenciales para Techqueria y se llevan a cabo en las siete zonas. En 2019, se organizaron 60 eventos y en 2020 el número aumentó a 100. Para los eventos como los paneles de discusión, la vuelta a los horarios de oficina y su propia conferencia anual, Frances y los líderes de las zonas, que son voluntarios, usan Asana. En Asana planifican y coordinan la logística y el marketing de los eventos. Cuando comenzó la pandemia de COVID-19 en 2020, el equipo actualizó inmediatamente la plantilla para eventos a fin de optimizar los eventos virtuales. De este modo, se facilitó la manera en que cada uno gestionó la transición.

Al usar Asana para gestionar eventos, se trabaja con una sola fuente de referencias para toda la planificación y el proceso de puesta en marcha. Apenas se programa un evento, se crea un proyecto y el equipo está informado en cuanto a la cantidad de horas de trabajo que implicará. Estas acciones empoderan a los líderes de cada evento para que puedan distribuir el trabajo o posponer un evento en el calendario, para que ningún miembro del equipo se sienta sobrecargado. Si el evento involucra a patrocinadores o socios, se agrega a esos colaboradores externos como invitados al proyecto, para simplificar la planificación y las comunicaciones. La visibilidad de la carga laboral requerida para los eventos y una línea clara de comunicaciones con los socios y patrocinadores resultan críticas, porque Techqueria depende de un equipo muy pequeño y no quiere que nadie sufra agotamiento.

“Logramos gestionar las cargas laborales de los eventos porque teníamos una fuente única de referencias para el calendario completo: Asana”.
- Frances Coronel, directora de Tecnología

Frances y su equipo también usan Asana para gestionar las relaciones con organizadores de eventos, patrocinadores y donantes; esto incluye su sociedad con Asana. Invitan a los colaboradores a participar en el proyecto de Asana para que haya un lugar de trabajo compartido en el que todos puedan colaborar y dar seguimiento a las acciones pendientes. La utilización de Asana simplifica las comunicaciones entre Techqueria y sus socios externos; las entregas no se pasan por alto y todos pueden maximizar el impacto de sus acciones.

“El trabajo con socios externos siempre es más efectivo cuando tienen acceso a las mismas herramientas que usa nuestro equipo. Con Asana resulta muy fácil, ya que podemos agregar a los socios como invitados en los proyectos”.
- Frances Coronel, directora de Tecnología

Como organización en expansión, el seguimiento de los OKR y del crecimiento son críticos para entender el impacto que se logra en la comunidad latinx. Al poner en práctica los Objetivos, Frances y su equipo saben lo que se cumple y también, qué áreas necesitan más atención. Además, pueden ver cómo el trabajo se vincula con el panorama general y la misión de la organización. Finalmente, el seguimiento de los OKR con Asana ayuda a Frances y a su equipo a perfeccionar el ritmo de los proyectos y a entender cómo pueden mejorar la ejecución.

En Techqueria se da seguimiento a muchas métricas para determinar el éxito; pueden ser la cantidad de asistentes a los eventos, las subvenciones otorgadas y el número de miembros de la organización. La implementación de Asana ha afectado directamente a dos de las métricas fundamentales de la organización: la concurrencia a los eventos y las subvenciones otorgadas. Al gestionar todos los eventos de marketing en Asana, la asistencia a los eventos aumentó. Después de todo, si no se promocionaban, no iba a ir nadie. Al usar Asana para dar seguimiento a las tareas de pedidos de subvenciones, se aseguraron de que las solicitudes se enviaran a tiempo y con toda la documentación necesaria.

En conclusión, ahora Techqueria tiene visibilidad y transparencia de todo lo que sucede en la organización. Al ayudar a los miembros del equipo a entender en qué trabajan los demás, todos conservan un sentido compartido de compromiso y una dinámica común, con los que se avanza para alcanzar la misión. Lo que es más, el equipo ha identificado la transparencia como uno de los valores de la organización sin fines de lucro. Algo que gracias a Asana, todo el equipo puede mantener e incorporar en el trabajo.

Techqueria

El valor de las sociedades

Dado que la mayoría de los trabajos en tecnología llegaron por referencias, es evidente que las sociedades son críticas para mejorar el capital social de la comunidad latinx. Para organizaciones como Techqueria, captar y gestionar las relaciones sociales sin inconvenientes ayuda a abrir canales entre los talentos latinxs y las empresas de tecnología. Como corporación asociada a Techqueria, en Asana nos sentimos orgullosos de respaldarlos con la organización de eventos como el programa de mentores para ingenierxs. Las sociedades que se generan en los eventos ayudan a que los miembros de Techqueria adquieran capital social, se conecten, encuentren mentores y discípulos, y para que descubran oportunidades laborales nuevas.

El equipo también se ve beneficiado con Asana, porque se fomentan las conexiones comunitarias y se facilitan los procesos de selección de personal. Según Dan Ubilla, uno de los gerentes de Ingeniería de Asana, “Es realmente gratificante poder formar parte de la creación de un foro para latinxs, en el que otros puedan manifestar su interés por trabajar en Asana y conocer a nuestros equipos. Ayuda tanto al crecimiento de la comunidad como al de nuestro equipo”.

Desde el punto de vista de Frances, los socios aportan relaciones, asesoramiento y conexiones comunitarias. Todo lo que, en parte, busca Techqueria para cerrar la brecha de capital social a la que se enfrenta la comunidad latinx. Es el motivo por el que los eventos y las sociedades con empresas como Asana son cruciales para el éxito. En definitiva, lo que quieren es que las carreras de las personas prosperen, y que consigan ascensos y trabajos nuevos. Sin dudas, la mejor forma de hacerlo es mediante la exposición ante las empresas de tecnología.

“Dado que todavía estamos en las primeras etapas de una organización sin fines de lucro, tener acceso a una versión Business de Asana a través de un Programa de Impacto Social ha sido una bendición. No sentimos empoderados como para ofrecer más beneficios a nuestra comunidad, porque tenemos acceso a una herramienta superpotente”.
- Frances Coronel, directora de Tecnología

El próximo paso de Techqueria

A medida que Techqueria confirma más socios corporativos y con el aumento progresivo de la base de miembros, también se amplía el equipo. En el año que tenemos por delante, esperan conformar una junta directiva nueva y ampliada; además de contratar a su primer director ejecutivo de tiempo completo. También lanzaron funciones nuevas para la comunidad que incluyen un portal de empleos, un banco de currículums y un sitio web perfeccionado. A todos estos proyectos se les da seguimiento en Asana, desde la concepción hasta su finalización, a fin de favorecer la visibilidad, la eficiencia y los resultados de la organización.

“No pretendíamos llevar adelante todos los proyectos más ambiciosos de 2021 a la vez; pero sin quererlo, esto se está transformando en lo que podríamos llamar “un nuevo capítulo para Techqueria”. No lo hubiéramos podido lograr sin Asana”.
- Frances Coronel, directora de Tecnología