Preguntas frecuentes sobre invitados

¿Qué significa ser un invitado en una organización?

Un invitado es un usuario que no comparte tu mismo dominio de email y al que han invitado para trabajar en una tarea, proyecto o equipo específicos dentro de tu organización.

Puedes colaborar con clientes, contratistas y cualquier otra persona que no tenga una dirección de email con un dominio aprobado de tu organización (como por ejemplo, “@gmail.com” o “@yahoo.com”). Estas personas se convertirán en invitados de la organización.

Invitados

¿A qué puede acceder un invitado dentro de una organización?

Los invitados tienen acceso limitado a la organización y solamente ven lo que explícitamente se comparte con ellos.

  • Si compartes una tarea con ellos, solamente verán esa tarea.
  • Si compartes un proyecto, verán ese proyecto y todas las tareas que contiene dicho proyecto.
  • Si los invitas a un equipo, verán todos los proyectos públicos que se encuentren dentro del equipo (siempre que los hayas agregado como miembros del equipo).

Los invitados de una organización tendrán acceso a todas las funciones pagas de dicha organización o del equipo a los que estén invitados, pero no podrán crear/editar/eliminar los campos personalizados ni buscarlos con la herramienta de Búsqueda avanzada. Solamente podrán ingresar o editar los valores de los campos personalizados preexistentes.

Invitados

Los invitados no tienen acceso a la opción “Gestionar campos personalizados”.

¿Debo pagar por los invitados en una organización paga?

No. Los invitados no cuentan para el recuento de membresía total cuando actualizas toda una organización.

¿Cuál es la diferencia entre un invitado y un miembro con acceso limitado?

Invitado Miembro con acceso limitado
No comparte tu dominio de email. Comparte tu dominio de email.
Es exclusivo de las organizaciones. Puede estar tanto en las organizaciones como en los espacios de trabajo.
No se cuenta para dimensionar tu plan premium. Se suma a la cantidad de usuarios de organizaciones o equipos pagos.

¿Los invitados pueden verse unos a otros en una organización?

usuarios privados

Los invitados tienen acceso limitado dentro de una Espacio de trabajo u Organización a la que son invitados y solo pueden ver lo que les es explícitamente compartido.

Si dos personas se ven el uno al otro como “usuarios privados”, ambos son invitados. Si los invitados ven esto, significa que no están trabajando ya sea en el mismo equipo, proyecto o tarea juntos. Es para asegurarse de que si trabajas con clientes, no puedan ver sus nombres entre sí a menos que tú lo quieras. Cuando ambos sigan la misma tarea o trabajen en el mismo proyecto o equipo, sí se mostrarán sus nombres y podrán verlos.

Para que los invitados vean sus nombres entre sí, deben ser miembros de al menos un proyecto o deben seguir como mínimo una tarea juntos.

Simplemente agrega a ambos miembros como invitados en el mismo proyecto o tarea y podrán ver sus nombres entre sí.

¿Quién puede invitar a los invitados en una organización?

Cualquier miembro puede agregar un invitado a una organización. También los invitados de las organizaciones pueden invitar a otros a tu organización si comparten las tareas y los proyectos a los que tienen acceso.

Enterprise Los administradores de la división u organización también pueden definir una política que les permita agregar invitados a la organización. Lea más acerca de Control para invitar visitantes.

¿Un invitado puede convertirse en administrador de una organización?

No. Debes ser miembro pleno de la organización para poder convertirte en administrador de una organización paga.

¿Puedo convertir a un invitado en miembro o viceversa?

No. No se puede convertir a un invitado en miembro ni a un miembro en invitado.

La única forma de convertir a un invitado en miembro sería configurando una dirección de email dentro de tu dominio corporativo y haciendo que esta dirección nueva se agregue a la cuenta de ellos en Asana.

¿Puede un invitado actualizar una organización a un nivel pago?

No, solamente un miembro de una organización gratuita o el responsable de la cuenta de una organización premium pueden solicitar la actualización o que se hagan cambios en tu plan pago.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas.

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Pulsa Tab+N en la fila de cualquier tarea para crear una sección nueva.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.