Incorporación de nuevos empleados

Cuando comienzan nuevos empleados, puede resultar difícil (y requerir una enorme cantidad de email) hacer llegar a estas personas toda la información que necesitan, asegurarse de que completen los documentos pertinentes y garantizar una transición sin problemas. Por lo general, un empleado recién contratado tarda ocho meses en alcanzar una productividad plena. Si usas una plantilla de proyectos en Asana, puedes dar seguimiento al proceso de incorporación de principio a fin. Los empleados sabrán lo que deben hacer y dónde encontrar información para alcanzar rápidamente un buen ritmo de trabajo.

¿Quieres saltarte la configuración? Prueba nuestra plantilla de incorporación de nuevos empleados en Asana.

Crea una plantilla de incorporación

  1. Crea un proyecto para usarlo como plantilla de incorporación. Nombra el proyecto como “Plantilla de incorporación de RR. HH. de [Nombre]”. Para cada nuevo empleado, deberás hacer una copia de este proyecto y actualizar el nombre del proyecto con el nombre de la persona.

  2. Organiza el proyecto agregando secciones tales como “Beneficios”, “401k”, “TI” o “Referencia”.

  3. Agrega tareas a cada sección del tipo “Registrarse para obtener beneficios”, “Inscribirse a nuestro plan 401k” o “Conectar las impresoras de la empresa a tu computadora”. Proporciona instrucciones claras en la descripción de la tarea, adjunta los archivos que sean necesarios y usa las @menciones para citar otras tareas o proyectos. Asigna tareas como “Pedir computadora” a algún trabajador del departamento adecuado.

  4. Guarda el proyecto como una plantilla. Haz clic en el encabezado del proyecto desplegable y selecciona Guardar como plantilla. De ese modo, cada vez que comience un nuevo proceso de contratación, podrás limitarte a copiar la plantilla. A medida que las nuevas contrataciones tengan comentarios de integración, podrás actualizar la plantilla para asegurarte de que todo el mundo disfruta de la mejor experiencia de integración posible.

  5. Invita a cualquier compañero de equipo involucrado en el proceso de integración al proyecto y asigna tareas a tu nuevo compañero.

  6. Cuando el nuevo empleado comience, sabrá qué documentos tiene que presentar y qué tareas debe realizar para completar su incorporación. Los nuevos empleados también pueden formular preguntas directamente en cualquier tarea y estar facultados para dar el siguiente paso.

Plantilla del proyecto de integración de RR.HH. en Asana

Sé más productivo con la incorporación

Incorporación específica en equipos

Además de disponer de un proyecto de recursos humanos para el papeleo y las ventajas, cada equipo o director pueden, de manera individual, crear proyectos de plantillas de integración específica en equipos. El proceso de integración en un equipo puede incluir tareas exclusivas no aplicables a nivel de empresa. Si hay tareas similares en cada plantilla, puedes almacenar tareas en varios proyectos para que el trabajo no aparezca duplicado o sea confuso para el candidato.

Por ejemplo, el departamento de ventas podría tener documentos acerca del canal de ventas y de la evaluación de clientes potenciales. En ese caso, crea una tarea en la plantilla para revisarlos y adjunta los documentos. Otras tareas podrían ser “Tomar un café con John” o “Revisar el plan estratégico”. Asigna tareas a los miembros adecuados del equipo y bríndale al nuevo compañero de equipo una transición sin problemas.

Usa campos personalizados

Los campos personalizados aclaran la información importante y la comprimen fácilmente en una tarea. Los nombres de los campos y los valores se pueden personalizar, y tu puedes crear campos como un menú desplegable, números, o campos de texto, para guardar información específica. Para la integración, puedes usar un menú desplegable de prioridades para indicar que tan importante es esta tarea, para que tu nueva contratación sepa por donde empezar.

También puedes categorizar las tareas como por ejemplo “para tomar acción sobre” o “referencia”, para que tus nuevas contrataciones encuentren fácilmente la información que necesitan, como por ejemplo el mapa de la oficina. O que puedan guardar ciertas informaciones aún después de haber finalizado la tarea, ya que puedes hacer búsquedas y ordenar por campos personalizados más adelante.

Agrega campos personalizados a tu proyecto de planificación de eventos al hacer clic en el menú desplegable de acciones del proyecto y seleccionar Gestionar campos personalizados. Desde ahí, puedes crear y gestionar tus campos personalizados para consultar el costo o cualquier otra información a la que necesites dar seguimiento.

Cómo crear campos personalizados en Asana Cómo gestionar campos personalizados en Asana

Observa el proceso de incorporación

Si eres el director de Recursos Humanos, agrega proyectos de Incorporación de nuevos empleados a tu Panel para ver cómo progresan las nuevas contrataciones. También puedes agregar una tarea dirigida a ti mismo directamente en la plantilla para comprobar cada nueva contratación al cabo de una semana.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.