Plantillas Personalizadas

Con las plantillas personalizadas, tu equipo ahorra tiempo. Se pueden crear plantillas de proyectos y copiarlas para emplearlas en múltiples flujos de trabajo o procesos que ya se usan todo el tiempo. Tu equipo también se siente confiado porque no hay que recrear el proceso desde cero ni preocuparse por no saltarse algún paso. Puedes configurar tus proyectos para darle seguimiento al trabajo desde el primer momento. También puedes tener fechas de entrega que se ajustan automáticamente según las fechas de inicio o fin de tu proyecto. Así, ahorras pasos en el proceso de planificación del proyecto.

Convierte un proyecto existente en una plantilla

Guardar como plantilla

Para convertir un proyecto en plantilla:

  1. Haz clic en el ícono con la flecha que se encuentra junto al título del proyecto.
  2. Selecciona Convertir en plantilla

Una vez que guardes la plantilla, tú y tu equipo la podrán ver de inmediato. Puedes usarla. Para ello, debes crear un nuevo proyecto y acceder a la pestaña Por “Nombre de empresa. Allí encontrarás todas las plantillas personalizadas y los equipos en los que fueron creadas que puedes copiar.

Usa una plantilla personalizada para crear un proyecto nuevo

Crear un proyecto 1

Con una plantilla personalizada puedes crear un nuevo proyecto si accedes a la plantilla del proyecto y después haces clic en la opción Usar esta plantilla en el extremo superior derecho de la página.

También puedes usar una plantilla personalizada existente cuando creas un nuevo proyecto con el omnibotón anaranjado.

Crear un proyecto 2

Creación de un proyecto:

  1. Pulsa el omnibotón anaranjado en la barra superior.
  2. Selecciona Proyecto.

Elige una plantilla personalizada

Para elegir una plantilla personalizada:

  1. Accede a la pestaña Por “Nombre de organización/espacio de trabajo”
  2. Haz clic en la plantilla personalizada que deseas usar.

Desde aquí, colócale el nombre al nuevo proyecto que creas a partir de la plantilla y elige a qué equipo enviar el proyecto. También puedes compartir el proyecto con tu equipo o hacer que sea privado para los miembros del proyecto. Una vez hecho esto, haz clic en Crear proyecto o en Siguiente si ya hay fechas configuradas en la plantilla personalizada.

Nombrar proyecto

cuando creas un nuevo proyecto usando una plantilla personalizada, se copia toda la información de la plantilla incluyendo la descripción del proyecto, las tareas, las fechas de entrega, las secciones y los campos personalizados.

Programa las fechas del proyecto a partir de una plantilla personalizada

Si en la plantilla personalizada ya hay fechas configuradas, todo lo que tienes que hacer es elegir una fecha de inicio o una fecha de fin al crear tu proyecto y Asana programará todas tus tareas por ti. Puedes configurar las fechas desde la vista del progreso del proyecto

La pantalla para programar las fechas del proyecto solamente aparecerá si se trata de fechas configuradas (una fecha de entrega o un rango de fechas de un proyecto o de una tarea) en la plantilla personalizada.

Cambiar fechas automáticamente

Desde la pantalla “Programar las fechas del proyecto”:

  1. Elige una fecha de inicio o de fin para tu proyecto.
  2. Elige la opción para permitir que se programen tareas para los fines de semana o no.
  3. Cuando hayas terminado, haz clic en Crear proyecto.

Cuando tengas una fecha de inicio o de fin en mente y necesites programar una tarea antes o después, usa las fechas del proyecto.

Casos de uso

A continuación hay unos ejemplos sobre cómo crear un proyecto con una plantilla personalizada y con fecha de inicio y fecha de fin.

Cómo usar una fecha de inicio

fecha de inicio

Para usar una fecha de inicio:

  1. Elige Fecha de inicio.
  2. Agrega la fecha desde el ícono del calendario.
  3. Haz clic en Crear proyecto.

Ejemplo de fecha de inicio

La tarea con la fecha de entrega más antigua entre las fechas de inicio de tu plantilla/proyecto cambiará a la fecha de inicio seleccionada.

Cómo usar una fecha de fin

fecha de fin

Para usar una fecha de fin:

  1. Elige Fecha de fin
  2. Agrega la fecha desde el ícono del calendario.
  3. Haz clic en Crear proyecto.

Ejemplo de fecha de fin

La tarea con la fecha de fin más próxima entre las fechas de fin de tu plantilla/proyecto cambiará a la fecha de fin seleccionada.

Quitar una plantilla

Puedes quitar una plantilla personalizada de la biblioteca en cualquier momento.

Quitar plantilla 1

Para quitar una plantilla:

  1. selecciona la plantilla de proyecto que quieres eliminar;
  2. haz clic en la flecha desplegable de la plantilla del proyecto,
  3. selecciona Quitar de plantillas.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.