NTEN empodera a las organizaciones sin fines de lucro para que incorporen tecnología con Asana

Un presupuesto acotado, recursos mínimos, tecnología desactualizada son simplemente algunos de los problemas más comunes de las organizaciones sin fines de lucro. Con menos recursos, es crucial que estas organizaciones adopten tecnología y así poder ayudar a quienes asisten a lograr que avancen con sus misiones de forma más efectiva. Esto es lo que hace NTEN, una organización sin fines de lucro, al empoderar a otras organizaciones del mismo tipo para que usen tecnología.

Como es común entre las organizaciones sin fines de lucro, el equipo de NTEN es pequeño pero poderoso. Con base en Portland y varios empleados remotos, producen una conferencia anual e incontables recursos para que sus más de 50 000 miembros conozcan y adopten las mejores tecnologías. Al mando de la organización se encuentra Amy Sample Ward, la directora de NTEN.

A medida que la organización creció, el equipo reclamó más transparencia acerca de las responsabilidades, los vencimientos y de cómo contribuir con un proyecto. Con varias iniciativas activas al mismo tiempo; los pequeños, pero críticos, pasos se pasaban por alto por lo aislada que se encontraba la información. Con su rol de líderes en tecnología, el equipo de NTEN supo que había herramientas que los ayudarían a trabajar de forma más eficiente; entonces, decidieron liderar con el ejemplo y buscar una herramienta que les fuera útil para organizar todo desde un mismo lugar.

La búsqueda de una herramienta de colaboración dinámica

Muchos de los integrantes del equipo de Amy ya habían probado diferentes herramientas de gestión del trabajo, pero decidieron que era hora de centralizar todo en una sola plataforma. Para Amy, las herramientas probadas no ofrecían las capacidades que necesitaban.

Después de evaluar algunas herramientas, Amy y su equipo decidieron que Asana les brindaba las funcionalidades que necesitaban. Les permitió ver cómo se conectan las distintas piezas de un trabajo: las tareas en múltiples proyectos, las dependencias y las fechas de entrega, por ejemplo. También les ofreció la posibilidad de comunicarse acerca del trabajo mediante los comentarios, las conversaciones y los estados de los proyectos en vez de necesitar otra herramienta para hacerlo. Mantener la comunicación conectada con el trabajo ayudó a que las responsabilidades fueran transparentes y a que se redujera el ruido. Finalmente, aportó la posibilidad de personalizar los ajustes para los casos de trabajo confidencial.

Recuerdo haberme enterado del descuento para organizaciones sin fines de lucro y pensar: ‘Podemos aprovechar esta oportunidad y mantenernos dentro del presupuesto. Eso es lo que haremos.’ ”

Para Amy, que está demasiado familiarizada con la falta de recursos que sufren las organizaciones sin fines de lucro, el factor decisivo para adoptar Asana fue que contaran con programas para organizaciones sin fines de lucro, con un descuento del 50 % y acceso al Programa de Asesores de Asana. Amy y su equipo ahora operan con el plan Asana Business y usan funciones como las de los formularios, los Portafolios y la Gestión de recursos. Con estas funciones pueden simplificar la incorporación de trabajo, ver cómo progresan las iniciativas y gestionar mejor sus tan valiosos recursos humanos

Damos el ejemplo: presentamos Asana al equipo

Gracias a la vasta experiencia en ayudar a que las organizaciones sin fines de lucro incorporen nuevas tecnologías, NTEN adoptó un enfoque muy metódico para implementar Asana. Comenzó con una experiencia piloto de un equipo y un proyecto. Después, lo amplió hasta incluir más proyectos y miembros de equipos. El primer grupo de usuarios se ocupó de capacitar a sus compañeros de equipo a medida que empezaron a colaborar en los distintos proyectos y a gestionar su trabajo en Asana.

Nuestro método introductorio ayudó a que la sensación fuera que se incluía a las personas en vez de obligarlas a usar la herramienta. ”

Con la estructura y las convenciones establecidas para gestionar el trabajo en Asana, incorporar al resto de la organización fue fácil. NTEN usó plantillas de proyectos para ayudar a que los usuarios nuevos notaran inmediatamente los beneficios que traía Asana. Con la ayuda visual que brindan las plantillas, todos pudieron ver cómo estructurar y gestionar su trabajo. De inmediato se hizo evidente lo obvio: que Asana haría que su trabajo diario fuera más sencillo. De este modo, se ayudó a acelerar el tiempo que se tardaba en incorporar un equipo completo.

Usamos Asana para aumentar la visibilidad y la eficiencia

Ahora NTEN usa plantillas de proyectos para planificar cada uno de sus cursos semanales, como Digital Literacy and Accessibility y The Anatomy of a Website Redesign. Ya no se olvidan los pasos críticos y todos pueden ayudar si un compañero de equipo está fuera de la oficina. Esto no solo reduce el estrés del equipo, sino que también les ayuda a ofrecer un contenido y unos recursos aún mejores en cada curso.

Con Asana, ya no perdemos tiempo al intentar recordar qué tenemos que hacer.”

El equipo de NTEN también usa Asana para planificar su conferencia anual, NTC, a la que asisten más de 2400 personas de organizaciones sin fines de lucro que buscan nuevas formas de generar cambios con tecnología. Al gestionar todas las tareas de NTC con un proyecto maestro, se puede ver todo en un cronograma y dar seguimiento a los hitos para garantizar que los pasos críticos se cumplan a tiempo. Así, se ha capacitado al equipo para ofrecer una mejor experiencia en la conferencia. Por ejemplo, colocar una cabina para fotos o mejorar la calidad de sus presentaciones motivadoras para los miembros, ya que no corren a último momento con las cosas sino que, en cambio, pueden centrarse en deleitar a los asistentes.

Finalmente, NTEN agiliza su proceso de solicitudes creativas para garantizar que su equipo de diseño acceda a la información inicial necesaria, antes del lanzamiento del proceso de diseño y producción. Con ello, se ayuda a que el equipo creativo produzca mejores activos y más rápido porque las solicitudes son claras y todos tienen visibilidad del estado en que se encuentran.

Damos lugar al desarrollo del equipo y mejoramos los resultados del negocio

Con una mayor estructura y visibilidad sobre el trabajo de cada uno, NTEN no solo ha mejorado sus procesos; sino, al equipo en sí mismo. Ahora tienen más tiempo para dedicar al pensamiento creativo porque sus responsabilidades y los pasos a seguir están claros y todos sienten que tienen las habilidades necesarias para gestionar sus proyectos con éxito. Además, cada equipo, independientemente de lo pequeño que sea, ahora puede ver cómo su trabajo contribuye con iniciativas más amplias y con el éxito de su organización.

Asana ha ayudado a que todos los integrantes del equipo confíen en su capacidad de gestionar sus proyectos con éxito de principio a fin. ”

Con Asana, NTEN es capaz de proporcionar apoyo a nivel mundial para ayudar a sus miembros y a la comunidad de la organización sin fines de lucro a acercarse para materializar y lograr su misión.