NTEN empodera a las organizaciones sin fines de lucro para que incorporen tecnología con Asana

NTEN
  • Logo de NTEN
  • Ubicación
    • Portland, OR
  • Comunidad
    • Brinda apoyo a una comunidad de más de 50 000 integrantes
  • Conferencia anual
    • Más de 2400 asistentes

El impacto de Asana

  • Pueden lanzar con mayor rapidez cursos educativos nuevos para sus miembros
  • Anfitriones de la conferencia anual de mayor impacto para más de 2400 organizaciones sin fines de lucro
  • Producen más rápido los activos de diseño gracias a un proceso simplificado para las solicitudes y la producción

Un presupuesto acotado, los recursos mínimos, la tecnología desactualizada son simplemente algunos de los temas más comunes de las organizaciones sin fines de lucro. Con menos recursos, es crucial que estas organizaciones adopten tecnología y así poder ayudar a quienes asisten para lograr que avancen con sus misiones de forma más efectiva. Esto es lo que hace NTEN, también una organización sin fines de lucro, al empoderar a otras organizaciones del mismo tipo para que usen tecnología.

Como es común entre las organizaciones sin fines de lucro, el equipo de NTEN es pequeño pero poderoso. Con base en Portland y varios empleados remotos, producen una conferencia anual e incontables recursos para que sus más de 50 000 miembros conozcan y adopten las mejores tecnologías. Al mando de la organización se encuentra Amy Sample Ward, la directora de NTEN.

A medida que la organización creció, el equipo reclamó más transparencia acerca de las responsabilidades, los vencimientos y de cómo contribuir con un proyecto. Con varias iniciativas activas al mismo tiempo; los pequeños, pero críticos, pasos se pasaban por alto por lo aislada que se encontraba la información. Con su rol de líderes en tecnología, el equipo de NTEN supo que había herramientas que los ayudarían a trabajar de forma más eficiente; entonces, decidieron liderar con el ejemplo y buscar una herramienta que les fuera útil para organizar todo desde un mismo lugar.

La búsqueda de una herramienta de colaboración dinámica

Muchos de los integrantes del equipo de Amy ya habían probado diferentes herramientas de gestión laboral, pero decidieron que era hora de centralizar todo en una sola plataforma. Para Amy, las herramientas probadas no ofrecían las capacidades que necesitaban.

Después de evaluar algunas herramientas, Amy y su equipo decidieron que Asana les brindaba las funcionalidades que necesitaban. Les permitió ver cómo se conectan las distintas piezas de un trabajo: las tareas en múltiples proyectos, las dependencias y las fechas de entrega, por ejemplo. También les ofreció la posibilidad de comunicarse acerca del trabajo mediante los comentarios, las conversaciones y los estados de los proyectos en vez de necesitar otra herramienta para hacerlo. Mantener la comunicación conectada con el trabajo ayudó a que las responsabilidades fueran transparentes y a que se redujera el ruido. Finalmente, aportó la posibilidad de personalizar los ajustes para los casos de trabajo sensible.

“Recuerdo haberme enterado del descuento para organizaciones sin fines de lucro y pensar, ‘Podemos aprovechar esta oportunidad y mantenernos dentro del presupuesto. Eso es lo que haremos’”.

Para Amy que está demasiado familiarizada con la falta de recursos que sufren las organizaciones sin fines de lucro, el factor decisivo para adoptar Asana fue que contaran con programas para organizaciones sin fines de lucro, con un descuento del 50% y acceso al Programa de consultores de Asana. Amy y su equipo ahora operan con el plan Asana Business y usan funciones como las de los formularios, los Portafolios y la Gestión de recursos. Con estas funciones pueden simplificar la incorporación de trabajo, ver cómo progresan as iniciativas y gestionar mejor sus tan valiosos recursos humanos.

Damos el ejemplo: presentamos Asana al equipo

Gracias a la vasta experiencia en ayudar a que las organizaciones sin fines de lucro incorporen nuevas tecnologías, NTEN adoptó un enfoque muy metódico para implementar Asana. Comenzó con una experiencia piloto de un equipo y un proyecto. Después, lo amplió hasta incluir más proyectos y miembros de equipos. El primer grupo de usuarios se ocupó de capacitar a sus compañeros de equipo a medida que empezaron a colaborar en los distintos proyectos y a gestionar su trabajo en Asana.

“Nuestro método introductorio ayudó a que la sensación fuera que se incluía a las personas en vez de obligarlas a usar la herramienta.”

Con la estructura y las convenciones establecidas para gestionar el trabajo en Asana, incorporar al resto de la organización fue fácil. NTEN usó plantillas de proyectos para ayudar a que los usuarios nuevos notaran inmediatamente los beneficios que traía Asana. Con la ayuda visual que brindan las plantillas, todos pudieron ver cómo estructurar y gestionar su trabajo. De inmediato se hizo evidente lo obvio: que Asana haría que su trabajo diario fuera más sencillo. De este modo, se ayudó a acelerar el tiempo que se tardaba en incorporar un equipo completo.

Usamos Asana para aumentar la visibilidad y la eficiencia

Ahora NTEN usa plantillas de proyectos para planificar cada uno de sus cursos semanales, como el de alfabetización y accesibilidad digital y el de anatomía del rediseño de sitios web. De esta forma, no se saltan pasos críticos y todos pueden ayudar si un compañero de equipo toma licencia. No solo se reduce el estrés del equipo, también se ayuda a que entreguen mejores contenidos y recursos en cada curso.

“Con Asana, ya no perdemos tiempo al intentar recordar qué tenemos que hacer.”

El equipo de NTEN también usa Asana para planificar su conferencia anual, NTC, a la que asisten más de 2400 personas de organizaciones sin fines de lucro que buscan formas nuevas de generar cambios con tecnología. Al gestionar todas las tareas de NTC con un proyecto maestro, se puede ver todo en un Cronograma y dar seguimiento a los logros para garantizar que los pasos críticos se cumplan a tiempo. Así, se ha capacitado al equipo para ofrecer una mejor experiencia en la conferencia. Por ejemplo, colocar una cabina para fotos o mejorar la calidad de sus presentaciones motivadoras para los miembros, ya que no corren a último momento con las cosas sino que, en cambio, pueden centrarse en deleitar a los asistentes.

Finalmente, NTEN agiliza su proceso de solicitudes creativas para garantizar que su equipo de diseño acceda a la información inicial necesaria, antes del lanzamiento del proceso de diseño y producción. Con ello, se ayuda a que el equipo creativo produzca mejores activos y más rápido porque las solicitudes son claras y todos tienen visibilidad del estado en que se encuentran.

Damos lugar al desarrollo del equipo y mejoramos los resultados del negocio

Con una mayor estructura y visibilidad sobre el trabajo de cada uno, NTEN no solo ha mejorado sus procesos; sino, al equipo en sí mismo. Ahora tienen más tiempo para dedicar al pensamiento creativo porque sus responsabilidades y los pasos a seguir están claros y todos sienten que tienen las habilidades necesarias para gestionar sus proyectos con éxito. Además, cada equipo, independientemente de lo pequeño que sea, ahora puede ver cómo su trabajo contribuye con iniciativas más amplias y con el éxito de su organización.

“Asana ha ayudado a que todos los integrantes del equipo se sientan confiados acerca de su capacidad de gestionar sus proyectos con éxito de principio a fin.”

Con Asana, NTEN es capaz de proporcionar apoyo a nivel mundial para ayudar sus miembros y la comunidad de la organización sin fines de lucro a acercarse para materializar y lograr su misión.

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Descubre Asana

Asana es la manera más fácil para los equipos de dar seguimiento a sus proyectos y tareas, para poder obtener buenos resultados.

Campaña de Marketing

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Lanzamiento de productos

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Objetivos de la Empresa

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Misión a la Luna

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Organizar el trabajo

Define tareas y logros para brindarle claridad a tu equipo con respecto a lo que se debe hacer.

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Ayuda a tu equipo a cumplir sus plazos

Hazle saber a cada miembro del equipo exactamente cuáles son sus obligaciones asignando responsables y fechas de entrega

Ayuda a tu equipo a cumplir sus plazos

Cumple tu fecha límite

Organiza tu plan de campaña para visualizar cómo encaja cada pieza, detectar posibles problemas y mantener el trabajo al día.

Cumple tu fecha límite

Ten conversaciones que deriven en acciones

Haz preguntas o brinda actualizaciones del trabajo que se está realizando para que las conversaciones se transformen en acciones.

Ten conversaciones que deriven en acciones

Adjunta archivos a tu trabajo

Agrupa documentos compartidos, archivos de diseño y plantillas de presupuesto para que tu equipo no pierda tiempo buscando información.

Adjunta archivos a tu trabajo

Mira el trabajo de un vistazo

Consulta tu trabajo en un calendario para controlar plazos y enfocarte en fechas importantes

Mira el trabajo de un vistazo

Haz seguimiento de tu progreso

Mantente al tanto del progreso del proyecto e identifica rápidamente los problemas.

Haz seguimiento de tu progreso

Trabaja sobre la marcha

No importa si estás en una reunión con un proveedor, una conferencia o fuera de la oficina, mantente siempre conectado con Asana para móviles.

Trabaja sobre la marcha

Dirige programas exitosos siempre

Asana ayuda a los equipos de marketing a planificar, gestionar, dar seguimiento y lanzar iniciativas que capten la atención de su audiencia.

Dirige programas exitosos siempre

Organiza visualmente cada paso

Planea cada etapa importante, desde el desarrollo hasta el lanzamiento, para que todos tengan claridad sobre los pasos a seguir.

Organiza visualmente cada paso

Conoce quién está a cargo

Asigna claramente a los responsables y fechas de entrega de cada parte del lanzamiento para que puedas realizarlo a tiempo.

Conoce quién está a cargo

Realiza el lanzamiento a tiempo

Mira cómo encajan las piezas de tu plan para poder hacer ajustes y mantener el trabajo al día.

Realiza el lanzamiento a tiempo

Mantén a todos actualizados

Conecta las actualizaciones y conversaciones importantes a tu trabajo para asegurarte de que no queden enterradas en las cadenas de email.

Mantén a todos actualizados

Almacena el trabajo en un lugar

Adjunta archivos a tu proyecto para que todos sepan dónde encontrar la información correcta.

Almacena el trabajo en un lugar

Haz seguimiento a fechas y logros

Mantente informado sobre fechas importantes al ver los planes de lanzamiento en un calendario.

Haz seguimiento a fechas y logros

Infórmate sobre lo que va bien encaminado y lo que no

Ve el progreso del proyecto para asegurarte de que estés a tiempo para cumplir tus plazos y objetivos.

Infórmate sobre lo que va bien encaminado y lo que no

Mantente conectado estés donde estés

Mantente actualizado sobre el progreso de tu lanzamiento desde cualquier lugar con Asana para móviles.

Mantente conectado estés donde estés

¡En sus marcas, listos, a lanzar!

Asana ayuda a los equipos de productos a cumplir sus plazos para que puedan lanzar excelentes productos.

¡En sus marcas, listos, a lanzar!

Establece las prioridades

Crea tareas para cada objetivo y así todos puedan ver las metas generales de la empresa.

Establece las prioridades

Elige a la persona correcta

Asigna cada objetivo a la persona apropiada para que todos sepan quién es el responsable y a quién hacerle preguntas.

Elige a la persona correcta

Crea un plan para cumplir tus metas

Mira cómo cada paso contribuye para lograr tus metas, para confiar en que cumplirás tus objetivos.

Crea un plan para cumplir tus metas

Compartir información y brindar actualizaciones

Mantén a las personas interesadas al día sobre las últimas informaciones y estado del progreso con actualizaciones y comentarios asociados a tus objetivos.

Compartir información y brindar actualizaciones

Adjunta archivos importantes

Integra a Asana con tus herramientas para compartir archivos con el fin de mantener todos los documentos importantes en un solo lugar.

Adjunta archivos importantes

Mantente informado sobre fechas importantes

Revisa los plazos y logros de tu iniciativa en un calendario para asegurarte de que estés a tiempo.

Mantente informado sobre fechas importantes

Haz seguimiento al progreso de la empresa

Ve qué objetivos van bien encaminados y cuáles necesitan tu atención para que puedas cumplir tus metas.

Haz seguimiento al progreso de la empresa

Mantente informado

Con Asana para teléfonos móviles, recibe actualizaciones y opina sobre decisiones importantes desde cualquier lugar.

Mantente informado

Cumple tus metas

Asana le permite a tu equipo ver los objetivos de tu organización para que todos se mantengan enfocados en las cosas más importantes.

Cumple tus metas

Prepárate para la misión

Organiza visualmente cada paso de tu misión para que no te pierdas ningún paso mientras intentas llegar a lo más alto.

Prepárate para la misión

Conoce quién está a cargo

Asigna claramente a los responsables de cada tarea para que tu piloto, comandante e ingeniero de vuelo sepan qué tienen que hacer.

Conoce quién está a cargo

Organiza visualmente cada paso

Crea un plan de lanzamiento para poder graficar tu trabajo de principio a fin, compartirlo con tu equipo y modificarlo cuando cambien las condiciones.

Organiza visualmente cada paso

Asegúrate de que todo esté funcionando correctamente

Haz preguntas importantes, ten conversaciones y da actualizaciones de estado con el fin de preparar a tu tripulación para el día de lanzamiento.

Asegúrate de que todo esté funcionando correctamente

Reúne todo tu contenido

Conecta Asana con las otras herramientas que necesitas en tu misión para que tengas toda la información en un mismo lugar.

Reúne todo tu contenido

Mantén tus ojos en el objetivo

Ve cada logro en un calendario para que puedas dar seguimiento a fechas importantes previas al despegue.

Mantén tus ojos en el objetivo

Haz seguimiento de tu progreso

Infórmate sobre qué cosas van por buen camino y cuáles no para que puedas asegurarte de estar listo para el día del lanzamiento.

Haz seguimiento de tu progreso

Trabaja desde cualquier lugar

Mantente informado sin importar si estás en la oficina o en la luna. Solo asegúrate de que tengas conexión a Internet.

Trabaja desde cualquier lugar

3, 2, 1&hellip ¡despegue!

Con Asana, tu tripulación puede planear ir a la luna y llegar a ella. Solo se necesita dar un pequeño paso…

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