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Temas

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1対1のミーティングは、マネージャーがチームメンバーとつながり、コーチング、コミュニケーション、つながりのための専用の快適なスペースを提供するための重要な方法です。 成功したマネージャーは、従業員が評価され、権限を与えられていると感じることを保証し、1対1のやり取りがこの積極的なやり取りを促進します。 Asanaを使用すると、1 on 1ミーティングの計画を事前に立てたり、会話中に集中力を維持したり、会議から出てくるアクションアイテムを追跡したりできます。 

1 on 1ミーティングにAsanaを活用する

議題項目、アクションアイテム、メモのタスクを含むAsanaプロジェクトを設定して1 on 1ミーティングを整理することで、各1 on 1ミーティングを計画する際に一貫した整理されたアプローチを確保できます。 1 on 1ミーティングでAsanaを使用するメリットについては、以下をご覧ください。

  1. 体系化された会議の議題:プロジェクトとテンプレートは、各1 on 1ミーティングを計画するための一貫した組織化されたアプローチを保証します。

  2. 効率的なアクションアイテムの追跡:タスクとサブタスクは、アクションアイテムの割り当て、フォローアップ、進捗の追跡に役立ちます。

  3. 一元化された文書化:コメントと添付ファイルにより、完全な文書化と簡単な参照が可能になります。

  4. 効果的な時間管理:カスタムフィールドとカレンダービューは、会議時間を効率的にスケジュールし、管理するのに役立ちます。

  5. 信頼性の高いスケジューリング:カレンダーの連携により、定期的な1 on 1ミーティングのスケジュールを設定し、両当事者にリマインダーを送信できます。

1 on 1プロジェクトの作成方法

  1. プロジェクトを作成し、プライバシーをメンバーのみに公開するように設定し、レポートのみを招待して参加させます。 プロジェクトのレイアウトを選択します。 議題アイテム、メモ、アクションアイテムを追跡するための構造化されたアプローチとして、リストビューを選択します。

  2. プロジェクトにセクションを作成して、会議の議題を整理します。例:

     

    • 議題項目
    • 今週のディスカッション
    • 後ほど再度お試しください
    • 障害と勝利
    • 目標
    • アクションアイテム
    • メモ

  3. 他のレポートとの1 on 1ミーティング用に再利用可能なテンプレートを作成し、今後1 on 1ミーティングを設定する際の時間を節約します。 定期的な議題ポイントがある場合は、1 on 1ミーティングごとに再利用できるタスクテンプレートを作成して、一貫性を確保することもできます。

 会議の議題をカスタマイズする

  1. 「会議日」、「優先度」、「ステータス」などのカスタムフィールドを組み込んで、重要な詳細を追跡します。
  2. 各ミーティングの前に、「議題項目」セクションにタスクを追加します。 各タスクには、話し合うトピックの明確な説明が必要です。
  3. プロジェクトの概要から、レポートが所有する 目標にリンクします。
  4. 会議の合間に新しいトピックをプロジェクトに投稿します(マネージャーとレポートの両方が議題項目を追加する必要があります)。
    • 自分が言いたいことを具体的に覚えておくために、タスクの説明を入力してください。
    • ミーティングの前後に仕事について話し合うタスクにコメントします。
    • 別のプロジェクトのタスクを1 on 1プロジェクトに追加して、コンテキストで話し合うことができます。
    • 毎週取り上げるトピックには、定期的な期日を使用できます。 「今週のディスカッション」セクションに参加者を配置すると、毎週再表示されます。

ミーティングのスケジュール設定

  1. 期日を使用してミーティングをスケジュールします。 AsanaのカレンダーとGoogleカレンダーまたはOutlookとの連携を使用して、これをカレンダーに同期します。
  2. Asana経由でリマインダーを設定するか、Slackと連携して、今後の会議について両方の参加者に通知します。

ディスカッションのポイントとメモを取り込む

  1. ミーティング中に、各タスクのコメントセクションを使用して、ディスカッションのポイントとフィードバックを記録します。
  2. 関連する文書、パフォーマンスレポート、またはフィードバックフォームを会議タスクまたは特定の議題に直接添付します。

アクションアイテムの割り当てと追跡

  1. ディスカッションポイントを実行可能なタスクに変換します。 これらのタスクを「アクションアイテム」セクションに移動し、割り当て、期日を設定して、次のミーティングの前に完了できるようにします。
  2. 依存関係を使用して、アクションアイテムが別のタスクの完了に依存しているかどうかを示します。

過去のミーティングを確認する

  1. 各1 on 1の前に、前回の会議のメモとアクションアイテムを見直して、継続性と効果的なフォローアップを確保します。
  2. 進捗状況に基づいてアクションアイテムのステータスを更新します。

ミーティング後のフォローアップ

  1. ミーティング中に割り当てられたアクションアイテムの進捗状況を監視します。
  2. 必要に応じてコメントを追加したり、フィードバックを提供したり、ミーティングの外で進捗状況をメモしたりして、会話を続けます。

振り返りと計画

  1. アクションアイテムの完了と全体的な進捗状況を追跡するレポートを生成することで、1 on 1ミーティングの有効性を定期的にレビューします。
  2. レポートからのインサイトを使用して、今後の会議を計画し、繰り返し発生する問題やテーマに対処します。

1 on 1ミーティングプロジェクトを管理するためのヒント

1 on 1ミーティングの目標は、スケジュールにもう1つのミーティングを導入することではありません。 Asanaでミーティングプロジェクトをセットアップしたら、次の方法でミーティングを最大限に活用できます。

  • 議題を事前に入力することで、事前にトピックを熟考し、その場ではなく慎重にアプローチすることができます。
  • 1週間を通してアイデアを提供することで、それらを覚えておき、会議で何について話すべきかを考えようとする時間を費やすことを避けます。
  • 事前に正直で、安全で、敬意を持ったトーンを設定するために、会議のトピックや優先事項について発言権を持つように報告者を奨励します。 これらのミーティングは、最終的にチームメンバーが考えていることについて話し合うためのものです。
  • 目標、キャリアプランニング、成長の機会を定期的にチェックして、それらを達成するためのより大きなコミットメントを確保します。

カレンダーに1対1の時間を確保することは、効果的なチームリーダーになるための重要な要素です。 一貫性のある正直なフィードバックは、従業員の最高の成果を引き出します。 キャリアの成長を強調し、障害を乗り越えて話し合い、一緒にアイデアを優先することが、最終的にキャリアと組織を前進させます。 1 on 1ミーティングにAsanaを使用することで、マネージャーはチームメンバーとのセッションをきちんと整理し、生産性を高め、継続的な改善に焦点を当てることができます。 この構造化されたアプローチは、一貫した会議の頻度を維持し、進捗状況を追跡し、より良いコミュニケーションとつながりを育むのに役立ちます。

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