Was steht auf der Tagesordnung? So führen Sie effektive Meetings durch

Meetings, Meetings und noch mehr Meetings. Zwischen wiederkehrenden Team-Syncs, Planungsmeetings, Brainstormings und Projekt-Check-ins fühlt es sich wahrscheinlich so an, als wäre Ihr Kalender mit Meetings überfüllt. Was wahrscheinlich auch der Fall ist.

Wenn Meetings so viel Zeit in Anspruch nehmen, müssen Sie viel aus ihnen herausholen – egal, ob Sie sie leiten oder daran teilnehmen, oder? Leider sind die meisten Meetings zum Scheitern verurteilt. Das eigentliche Ziel ist nicht klar (oder wurde gar nicht definiert), es gibt keine Tagesordnung, die das Meeting strukturiert, und die Teilnehmer verlassen das Meeting mit mehr Fragen als Antworten. Angestellte möchten produktiv sein und das Gefühl haben, dass sie ihre Zeit mit wichtigen Dingen verbringen. Aber wenn Meetings keine Struktur haben, fühlen sie sich ineffektiv und wie Zeitverschwendung an.

Da der (Arbeits-)Tag nur eine bestimmte Anzahl von Stunden umfasst, finden Sie hier einen einfach zu befolgenden Prozess für die Durchführung effektiver Meetings, damit jeder weiß, was er besprechen muss und was die nächsten Schritte sind.

Es ist Zeit für die Vorbereitung: Erstellen und teilen Sie Ihre Tagesordnung für das Meeting

1. Den Anlass und das Ziel des Meetings ermitteln

Bevor Sie überhaupt damit beginnen, die Kalender der Teilnehmer zu prüfen, fragen Sie sich: „Was müssen wir in diesem Meeting erreichen?“ Wenn es sich um ein wiederkehrendes Meeting handelt, hilft Ihnen das auch dabei, zu bestimmen, wie oft Sie sich treffen müssen. Wenn Sie beispielsweise eine Planungsbesprechung ansetzen, könnte der Zweck darin bestehen, die wichtigsten Meilensteine für die Jahresziele Ihres Teams zu identifizieren. Das Ziel könnte dann sein, Fristen festzulegen und zu bestimmen, wer für jeden Meilenstein verantwortlich ist. Sobald Sie den Zweck und das Ziel festgelegt haben, können Sie mit der Planung beginnen.

2. Was Ihre Tagesordnung beinhalten sollte

Nachdem Sie nun wissen, warum Sie das Meeting abhalten, ist es an der Zeit, eine Tagesordnung zu erstellen, die die Diskussion auf Kurs hält. Es ist zwar verlockend, die Tagesordnung kurz vor dem Meeting auf einen Zettel zu kritzeln, aber wenn Sie sie im Voraus vorbereiten, stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Dinge priorisieren und nichts Wichtiges vergessen.

Beginnen Sie damit, die Themen zu skizzieren, auf die Sie sich in der Besprechung konzentrieren möchten. Für Ihr jährliches Planungsmeeting könnten dies die Besprechung von Ergebnissen, Brainstorming und Aktionspunkte sein, um die Planung voranzubringen. Um alles (und jeden) auf Kurs zu halten, weisen Sie jedem Thema Zeitblöcke zu, damit Sie alles besprechen können, was Sie besprechen müssen.

3. Fügen Sie Diskussionsthemen hinzu

Jetzt ist es an der Zeit, die Themen hinzuzufügen, die Sie besprechen möchten. Fügen Sie diese dem entsprechenden Abschnitt der Tagesordnung hinzu, damit Sie sie während des Meetings zur richtigen Zeit besprechen. Je detaillierter Sie sind, was Sie konkret besprechen möchten, desto besser.

Wenn Sie Ihre Tagesordnung in dem Tool erstellen, in dem Sie Ihre Arbeit nachverfolgen, ist es einfach, vorhandene Arbeit hinzuzufügen oder auf relevante Aufgaben zu verweisen, damit jeder den nötigen Kontext hat – und Sie keine zusätzliche Arbeit erledigen müssen.

Wir haben bewusste Schritte unternommen, um Meetings effektiver zu gestalten und produktiver zu werden, und Asana erweist sich als wichtige Komponente, um diese Initiative voranzutreiben.”

4. Teilen Sie die Tagesordnung vor dem Meeting mit den Teilnehmern

Um direkt mit der Arbeit zu beginnen, teilen Sie die Tagesordnung im Voraus mit den Teilnehmern. Wenn sie fertig ist und Sie sie in die Einladung zum Meeting aufnehmen können, ist das sogar noch besser. Auf diese Weise haben die Teilnehmer Zeit, sich mit den Diskussionsthemen vertraut zu machen, alle benötigten Informationen vorzubereiten oder vor dem Meeting klärende Fragen zu stellen. Außerdem haben andere die Möglichkeit, Themen hinzuzufügen oder vorzuschlagen, wenn etwas fehlt.

Los geht's: Halten Sie sich an die Tagesordnung und erfassen Sie Aktionspunkte

5. Benennen Sie einen Protokollanten

Ihre Notizen dienen als schriftliche Aufzeichnung Ihrer Diskussion, Entscheidungen und nächsten Schritte. Sie sind auch hilfreich für Personen, die nicht an einem Meeting teilnehmen konnten (Kalenderkonflikte sind real), aber wissen müssen, was passiert ist. Bevor das Meeting beginnt, weisen Sie also eine Person als Schriftführer zu, die die Notizen idealerweise im selben Tool wie Ihre Tagesordnung und Ihre Arbeit erstellt. Auf diese Weise wissen alle, wo sie nach Informationen zu Entscheidungen über Meilensteine und Projekte, die aus Ihrem Planungsmeeting hervorgegangen sind, suchen müssen.

6. Gehen Sie die permanenten Tagesordnungseinträge und Diskussionsthemen durch

Jetzt ist es an der Zeit, die Teilnahme zu fördern, während Sie die einzelnen Themen durchgehen. Hoffentlich kommen die Leute mit Informationen, Gedanken und Fragen vorbereitet, da sie mit der Tagesordnung vertraut sind (weil Sie sie im Voraus geteilt haben 😉). Ihre Teamkollegen sollen das Gefühl haben, dass ihre Stimme zählt. Außerdem entstehen großartige Ideen, wenn Menschen in der Lage sind, Ideen frei miteinander zu diskutieren. Und da es eine Struktur gibt, bleibt Ihre Diskussion fokussiert, während Sie von einem Thema zum nächsten wechseln.

7. Weisen Sie Aktionspunkte direkt während des Meetings zu

Verfolgen und weisen Sie Folge- und Aktionspunkte zu, sobald sie auftauchen, anstatt bis zum Ende zu warten. Vergessen Sie nicht, auch Fälligkeitsdaten für Aktionspunkte anzugeben. Dadurch werden Teamkollegen zur Verantwortung gezogen und die Erwartungen klar kommuniziert. Am besten verfolgen Sie diese in Ihrer Tagesordnung (wie in der obigen Tagesordnungsvorlage), damit Teamkollegen auf die Besprechungsnotizen zugreifen können, um den Kontext zu verstehen.

Meeting beendet

Sobald Sie Ihr Meeting beendet haben, müssen Sie keine Zeit mehr damit verschwenden, die Notizen zu versenden oder Aktionspunkte zuzuweisen – das ist bereits erledigt. Und obwohl es ein wenig Zeit im Voraus braucht, um sich auf Ihr Meeting vorzubereiten, ist der Vorteil eines produktiven und effektiven Meetings (fast) unbezahlbar. Mit einem klaren Zweck, einer klaren Tagesordnung und einer klaren Diskussion wissen alle, was sie besprechen müssen und was als Nächstes ansteht. Und Sie werden zum Superstar des Meetings.

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