Make or Buy Entscheidung: Eigenfertigung oder Fremdbezug?

Im Projektmanagement müssen Sie viele Entscheidungen treffen. Eine sehr häufige Frage lautet: “Werde ich diese Aufgabe von meinem Projektteam erledigen lassen oder hole ich mir dafür eine externe Unterstützung?” 

Die Frage, ob ein Produkt oder eine Dienstleistung in der Eigenfertigung oder durch Fremdbezug hergestellt werden soll, ist aus verschiedenen Aspekten wichtig. Deshalb gibt es für diese Analyse auch einen eigenen Begriff. Die Make-or-Buy-Entscheidung.

Diese Entscheidung kann einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg und die Effizienz eines Projekts haben. In diesem Artikel werden wir uns eingehend mit dem Konzept von Make-or-Buy im Projektmanagement befassen. Darüber hinaus möchten wir darauf eingehen, wie eine Projektmanagementsoftware sowohl bei der Entscheidung als auch bei der Umsetzung behilflich sein kann.

Was ist Make-or-Buy?

Die Make-or-Buy-Entscheidung (auf Englisch: make or buy decision) ist ein Konzept, das sich auf die Wahl zwischen der internen Produktion und der externen Beschaffung von Produkten, Komponenten oder Dienstleistungen bezieht. Unternehmen und insbesondere Projektmanager stehen oft vor der Herausforderung, diese Entscheidung treffen zu müssen. Die Entscheidung muss dabei mit den Unternehmenszielen oder den Projektzielen übereinstimmen.

So werden bei der internen Fertigung die Ressourcen des Unternehmens eingesetzt, um die benötigte Aufgabe zu erledigen beziehungsweise das Produkt oder die Dienstleistung herzustellen. Bei der Fremdfertigung hingegen wird von einem externen Lieferanten eingekauft. Es stellt sich hier also eine sehr grundlegende Frage: Möchte ich die Produktion zu meinem Kerngeschäft hinzufügen? Oder sollte ich auf Outsourcing setzen, um mich auf mein Kerngeschäft konzentrieren zu können?

Welche Ziele verfolgt Make-or-Buy?

Die Make-or-Buy-Analyse soll bei der Entscheidung helfen, ob die Eigenfertigung oder der Fremdbezug die bessere Möglichkeit ist. Diese Entscheidung ist in der Praxis nicht immer klar ersichtlich. Daher gilt es, sowohl die operativen als auch die strategischen Aspekte zu betrachten.

• In der operativen Make-or-Buy-Analyse stehen vor allem kurzfristige Ziele im Vordergrund, wie etwa die Kostenvorteile oder die Einhaltung der Fristen.

• Strategische Make-or-Buy-Entscheidungen befassen sich mit der Frage, ob gewisse Aspekte im Unternehmen allgemein ausgelagert oder intern produziert werden sollten. Hier sollte sich ein Unternehmen die Frage stellen, wie es in Zukunft aufgebaut sein will. Mehr dazu erfahren Sie später.

Schlussendlich soll Make-or-Buy die namensgebende Entscheidung beantworten, im besten Falle in einem angemessenen Zeitrahmen. Welche Faktoren bei dieser Analyse wichtig sind, erfahren Sie im nächsten Absatz.

Welche Faktoren spielen bei Make-or-Buy eine Rolle?

In der Entscheidung über die Eigenfertigung oder den Fremdbezug gibt es eine Vielzahl an Faktoren, die zu betrachten sind. Diese können entweder quantitativ, also messbar, oder auch qualitativ, also nicht messbar, sein.

Jeder der einzelnen Faktoren spielt eine wichtige Rolle in der finalen Entscheidung und sollte daher berücksichtigt werden. Die folgenden Faktoren können für Make-or-Buy eine Rolle spielen:

• Zielsetzung

• Kosten

• Know-How

• Qualität

• Ressourcen

• Risiken

Zielsetzung

Die Zielsetzung bildet den Ausgangspunkt der Make-or-Buy-Analyse. Ein Unternehmen muss für sich selbst vorab festlegen, welche Ziele es durch die Entscheidung zur Eigenfertigung oder Fremdbezug erreichen möchte.

Wenn wirtschaftliche Gründe im Vordergrund stehen sollten, gewinnt der Faktor Kosten und Zeitersparnis klar an Bedeutung. In diesem Fall kann es Sinn machen, sich für den externen Bezug von anderen Unternehmen zu entscheiden.

Wenn ein Unternehmen jedoch führend im Bereich Qualität sein will und das Know-How exklusiv sein soll, dann ist die Eigenfertigung womöglich die bessere Entscheidung. In jedem Fall sind die individuellen Zielsetzungen sehr wichtig für die schlussendliche Entscheidung.

Kosten

Die Kosten spielen auch in der Make-or-Buy-Entscheidung ganz klar eine große Rolle. Insbesondere bei der operativen Betrachtung stehen diese im Vordergrund. Bei der strategischen Betrachtung nehmen die Kosten eine etwas weniger wichtige Rolle ein.

Ein Vorteil des Kostenfaktors ist die einfache Messbarkeit. Deshalb dient sie auch als guter Entscheidungshelfer. Im Rahmen der Make-or-Buy-Analyse müssen die Kosten für die Fremdbeschaffung ermittelt werden, einschließlich der Produktkosten, der Transportkosten und der Beschaffungskosten.

Bei der internen Produktion ist es wichtig, die Materialien, das Personal, die Maschinen und weitere Ressourcen wie Räumlichkeiten oder die Verwaltung zu betrachten. Auch kalkulatorische Abschreibungen und kalkulatorische Zinsen sind hier zu betrachten. Für diese Kostenaufstellung ist meist entweder der Projektmanager selbst oder auch die Kostenrechnungsabteilung zuständig.

Know-How

Das Know-How ist ebenfalls ein wichtiger Faktor. Hier gibt es zwei verschiedene Ansichten:

• Aus der operativen Sicht sollten Unternehmen zunächst betrachten, ob sie überhaupt über das Know-How verfügen, die Aufgabe selbst zu erledigen. Wenn nicht, müsste man zuerst das Personal entsprechend schulen, was wiederum zu hohen Kosten und Zeitaufwand führt. Fehlt also das Know-How zum aktuellen Zeitpunkt, wäre aus operativer Sicht die Auslagerung eine sinnvolle Entscheidung.

• Aus strategischer Sicht sollten sich Unternehmen fragen, ob sie Know-How aus diesem Bereich intern aufbauen möchten oder nicht. Indem gewisse Teilaspekte eines Prozesses intern durchgeführt werden, kann das Unternehmen dieses Know-How nutzen, um einen Wettbewerbsvorteil aufzubauen. Aus strategischer Sicht kann es deshalb sinnvoll sein, Wissen in diesem Bereich intern aufzubauen und die Kosten und den Zeitaufwand dafür zu tragen.

Qualität

Ein weiterer wichtiger Faktor, der gegen externe Dienstleister sprechen könnte, ist der mögliche Qualitätsverlust. Durch die Eigenproduktion können die Prozesse jederzeit überwacht werden, was eine hohe Produktqualität gewährleistet. 

Im Gegensatz dazu könnte aber auch ein interner Qualitätsverlust, etwa durch den Abgang erfahrener Mitarbeiter, zu einer vorübergehenden Einstellung der Produktion führen. Aus dieser Betrachtung heraus wäre das Outsourcing wieder vorteilhafter.

Ressourcen

Wird ein eigener Produktionsprozess angestrebt, muss ein Unternehmen überprüfen, ob es über die erforderlichen Ressourcen verfügt. Hier werden folgende Fragen geklärt:

• Haben wir ausreichend Platz für die Produktion?

• Haben wir genügend Mitarbeiter für die Produktion?

Wenn dem Unternehmen die erforderlichen Ressourcen fehlen, müssen diese entweder erworben werden oder es muss von einer Eigenproduktion Abstand genommen werden.

Risiken

Risiken gibt es auf beiden Seiten, beim Fremdbezug und auch bei der Eigenproduktion. Beispielsweise gibt es immer das Risiko, dass die externen Lieferanten oder Dienstleister ausfallen oder auch in Konkurs gehen. Dies würde bedeuten, dass über einen gewissen Zeitraum hinweg dieser Teilbereich ausfällt. Dies kann negative Auswirkungen mit sich bringen.

Auch in der Eigenfertigung kann es zu Risiken kommen. Denn hier kann es zum Beispiel zu häufigen Ausfallzeiten kommen, was ebenfalls die Produktion beeinträchtigen würde.

Die Vor- und Nachteile von Make-or-Buy

In diesem Absatz möchten wir Ihnen eine Übersicht geben über die Vor- und Nachteile, die sich jeweils aus der Eigenfertigung bzw. dem Fremdbezug ergeben:

Vorteile der Make-Entscheidung:

• Höhere Kontrolle: Die Eigenfertigung ermöglicht es dem Unternehmen, die vollständige Kontrolle über den gesamten Herstellungsprozess zu haben. Dies kann zu einer besseren Qualität und Flexibilität führen, da Änderungen leichter umgesetzt werden können.

• Schutz sensibler Informationen: In einigen Fällen kann die Eigenfertigung notwendig sein, um proprietäre Technologien oder vertrauliche Informationen zu schützen, die nicht an Dritte weitergegeben werden dürfen.

• Langfristige Kostenersparnis: Wenn das Produkt langfristig benötigt wird und die Fertigung in großen Mengen erfolgen kann, könnten die internen Produktionskosten langfristig niedriger sein als die Ausgaben für den Einkauf von Produkten.

Nachteile der Make-Entscheidung:

• Höhere Investitionskosten: Die Eigenfertigung erfordert zu Beginn oftmals eine beträchtliche Investition in Maschinen, Anlagen und Mitarbeiter. Dies kann zu einem finanziellen Engpass führen.

• Zeitliche Verzögerungen: Die interne Fertigung kann mehr Zeit in Anspruch nehmen als der Kauf von Produkten von einem etablierten Lieferanten. Dies kann zu Verzögerungen im Projektzeitplan führen.

• Fachwissen und Kompetenzen: Für die Eigenfertigung sind spezialisierte Fähigkeiten und Fachwissen erforderlich, die möglicherweise nicht im Unternehmen vorhanden sind. In diesem Fall müssten zusätzliche Ressourcen für die Ausbildung oder die Einstellung neuer Mitarbeiter bereitgestellt werden.

Vorteile der Buy-Entscheidung:

• Zeit- und Kostenersparnis: Der Kauf von Produkten oder Dienstleistungen von einem etablierten Lieferanten kann Zeit sparen, da das Unternehmen den Herstellungsprozess nicht von Grund auf neu aufbauen muss. Zudem können kurzfristige Bedürfnisse flexibel gedeckt werden.

• Mehr Auswahlmöglichkeiten: Durch den Einkauf von externen Quellen steht dem Unternehmen eine breite Palette von Produkten oder Dienstleistungen zur Auswahl. Dadurch können Unternehmen eine Wahl treffen, die den Anforderungen am besten entspricht.

• Risikominderung: Wenn ein Unternehmen sich für den Kauf von Produkten entscheidet und der Zulieferer die versprochenen Leistungen nicht erbringt, kann das Unternehmen leichter zu einem anderen Lieferanten wechseln.

Nachteile der Buy-Entscheidung:

• Abhängigkeit von Lieferanten: Bei der externen Beschaffung hängt das Unternehmen von der Leistung und der Zuverlässigkeit des Lieferanten ab. Lieferprobleme oder Qualitätsmängel können zu erheblichen Störungen führen.

• Geringere Kontrolle: Das Unternehmen hat weniger Kontrolle über den Herstellungsprozess und die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen, da diese von einem externen Anbieter geliefert werden.

• Langfristige Kosten: Die kontinuierliche Abhängigkeit von externen Lieferanten kann langfristig höhere Kosten verursachen, insbesondere wenn die Preise steigen oder Verträge neu verhandelt werden müssen.

Unser Fazit

Die Make-or-Buy-Entscheidung ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements und erfordert sorgfältige Überlegungen. Die Wahl zwischen der Eigenfertigung und dem Kauf von Produkten oder Dienstleistungen kann erhebliche Auswirkungen auf den Projekterfolg, die Kosten und die Effizienz haben. Eine umfassende Analyse der Kosten, Ressourcen, Risiken und Zeitpläne ist unerlässlich, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können.

Eine Projektmanagement-Software kann dabei eine wertvolle Unterstützung bieten. Mit einer solchen Software lässt sich leicht ein Überblick über die benötigten Ressourcen und den Zeitaufwand erstellen, der zur internen Eigenfertigung benötigt wird. Gleichzeitig können Sie mit einem Tool wie Asana aber auch leicht externe Lieferanten mit in den Prozess einbeziehen und Ihnen Zugriff auf die für Sie wichtigsten Daten geben.