Wie dieses Marketingunternehmen seine Workflows mit KI transformiert hat

In einer Welt, in der jede Minute zählt, ist zurückgewonnene Zeit nicht nur hilfreich, sondern geradezu transformativ.

Eye Care Pro (ECP) hat genau das erlebt. Das Web- und Marketingunternehmen, das schwerpunktmäßig im Bereich Optometrie tätig ist, hat dafür den KI-Workflow-Builder von Asana verwendet: AI Studio. 

Senior-Managerin Theresa Welty und Projektmanagerin Amy Wagenaar berichten, dass die Auswirkungen sofort spürbar waren. Wiederkehrende Aufgaben, die einst ganze Tage in Anspruch genommen haben, wurden durch automatisierte Workflows ersetzt, sodass sich das 243-köpfige Team nun auf das konzentrieren kann, was Menschen am besten können: strategisch denken und kreative Lösungen für Probleme finden.

Bahnbrechende KI-Anwendungen

ECP hat verschiedene KI-Funktionen in AI Studio und innerhalb der Asana-Plattform entdeckt, die sich im Arbeitsalltag sinnvoll einsetzen lassen:

1. Automatisierungen mittels KI erstellen – ganz ohne technisches Know-how

Vor AI Studio hätte es Teammitglieder ohne einschlägige technische Fähigkeiten vor eine Herausforderung gestellt, KI-gestützte Workflows einzurichten. „Ich war nicht besonders gut darin, Workflows einzurichten. Aber seit AI Studio kann ich einfach eingeben, was die KI tun soll“, sagt Theresa.

2. Überblick über Projekte behalten – mit Analytik in Echtzeit

ECP optimiert jetzt die Aufgabenpriorisierung und das Workload-Management mit KI-generierten Analysen des Projektstatus, was intelligentere Entscheidungen zur Ressourcenzuweisung ermöglicht. „Die Portfolio-Zusammenfassungen, die die KI in Asana erstellt, sind von unschätzbarem Wert“, sagt Theresa. „Wenn ich jedes Projekt durchsuchen, Projektmanager nach dem aktuellen Stand fragen oder selbst Statusberichte erstellen müsste, würde das Stunden dauern.“

3. Diskussionen smart zusammenfassen lassen

Für Projektmanager wie Amy ist die Funktion zur Zusammenfassung von Diskussionen ein echter Gamechanger.

„Als Projektmanagerin springe ich ständig zwischen Projekten hin und her. Wenn es mehr als 80 Kommentare zu einer Aufgabe gibt, sorgt die Zusammenfassungsfunktion für eine spürbare Zeitersparnis“, sagt Amy. „Ich sehe sofort, worum es geht und was gerade passiert, ohne alles lesen zu müssen.“

4. Aufgaben automatisch zuweisen

ECP hat einen KI-gestützten Workflow entwickelt, der Aufgaben automatisch gemäß benutzerdefinierter Datenfelder zuweist – ganz ohne manuelles Zutun.

„Sobald eine Aufgabe in ein Projekt importiert wird, wird automatisch eine bestimmte Person gemäß einem benutzerdefinierten Datenfeld benachrichtigt“, sagt Amy. „So landet alles zur richtigen Zeit bei den richtigen Teammitgliedern. Niemand wartet mehr vergeblich darauf, dass sich jemand eine Aufgabe schnappt.“

5. Weniger Routinearbeit – mehr Zeit für wichtige Aufgaben

Das Team nutzt KI, um zuvor manuelle Aufgaben zu automatisieren und Engpässe zu reduzieren – was Kapazitäten für strategische Arbeit schafft.

Ein eindrucksvolles Beispiel ist das tägliche Check-out-System: „Aufgaben werden importiert, automatisch bestimmten Personen mit benutzerdefinierten Aufgabenbeschreibungen und Links zu Microsoft-Formularen zugewiesen und dann automatisch abgeschlossen, wenn das Fälligkeitsdatum erreicht ist“, sagt Amy.

6. Intelligente Unterstützung bei Datenfeldern

ECP zeigt sich von der Funktion zum automatischen Ausfüllen von Datenfeldern in Asana besonders beeindruckt. In einem Fall hat die KI die fehlenden Daten vorgeschlagen und wiederhergestellt, nachdem ein Teammitglied versehentlich die Felder gelöscht hatte.

„Das verschafft uns einen echten Vorteil, da wir häufig Kundendaten aus anderen Tools importieren“, sagt Amy. „Falls mal etwas schiefläuft, sparen wir dank KI-Sicherheitsnetz enorm viel Zeit bei der Datenvalidierung.“

7. Doppelarbeit erkennen

In einem weiteren Bereich entpuppt sich KI als hilfreich: Durch KI-gestützte Workflows, die das Team in AI Studio entwickelt hat, werden Überschneidungen erkennbar. So lässt sich Doppelarbeit vermeiden.

„In größeren Unternehmen weiß man nicht immer, wer woran arbeitet. Teams arbeiten manchmal aneinander vorbei und führen unwissentlich die gleichen Aufgaben aus“, sagt Theresa.

Mithilfe der KI lässt sich Doppelarbeit erkennen, was „Menschen dabei hilft, Aufgaben schneller zu erledigen, weil es bereits Lösungen für ähnliche Tätigkeiten gibt, die als Vorlage genutzt werden können  – das steigert Effektivität, Effizienz sowie Qualität und bietet zugleich Lernchancen für Teams.“

Was das für den Arbeitsalltag bedeutet

Die KI-Funktionen von Asana haben den Arbeitsalltag bei ECP nachhaltig verändert. Teammitglieder erstellen jetzt ihre eigenen Workflows – ganz ohne technische Vorkenntnisse. Aufgaben erreichen automatisch die richtigen Personen. Projektmanager können Diskussionen schnell nachvollziehen, ohne Dutzende von Kommentaren lesen zu müssen.

Diese Veränderungen zeigen Wirkung: weniger Frust und mehr Fokus im Team, unter anderem durch eine beachtliche Zeitersparnis bei den Wochenstunden.

Der Erfolg von ECP geht auf durchdachte Automatisierung mit einem scharfen Blick auf mögliche Schwachstellen zurück – und folgt nicht etwa blind einem technologischen Trend. KI wird gezielt dort eingesetzt, wo sie den Menschen tatsächlich unterstützt, effizienter zu arbeiten.