So fördern Sie integrative Gemeinschaften auch beim ortsunabhängigen Arbeiten

Viele Unternehmen – so auch Asana – waren durch den aktuellen Wandel zum Homeoffice und das Einhalten physischer Distanz gezwungen, Ihre Möglichkeiten der Vernetzung und Kommunikation untereinander als verstreutes Team zu überdenken. Dieser Wandel muss auch die Förderung von integrativen Gemeinschaften beinhalten. Durch die vollständig ortsunabhängige Arbeitsweise – verschlimmert durch die globale Pandemie – gewinnt der bewusste Aufbau einer integrativen Gemeinschaft zusätzlich an Bedeutung.

Nur allzu leicht könnte man denken, dass sich die integrativen Maßnahmen, die wir im Unternehmen entwickelt haben, eins zu eins auf die neue ortsunabhängige Arbeitsumgebung übertragen lassen. Oberflächlich betrachtet könnte es so aussehen, also würde diese Veränderung für alle Angestellten dieselben Bedingungen schaffen. Es ist aber viel wahrscheinlicher, dass bestimmte Gruppen – wie Eltern und wenig repräsentierte Minderheiten – durch die zusätzlichen Hindernisse, die sich aus Homeoffice und der Orientierung in dieser globalen Krise ergeben, unverhältnismäßig stark betroffen sind. 

Bei Asana haben wir diese Gelegenheit genutzt, um unseren Angestellten Raum zu geben, sich so zu zeigen, wie sie das möchten, und um zusammen eine Gemeinschaft aufzubauen. Alle sollen miteinander verbunden bleiben und sich unterstützt fühlen – egal wo sie sich befinden. 

Durch den vollständigen Umstieg auf das Arbeiten im Homeoffice verlieren wir wertvolle, spontane Momente in unserem Arbeitsalltag: neue Ideen mit dem Tischnachbarn besprechen, Witze reißen mit der Person, die hinter einem arbeitet, am Freitag gemeinsam Feierabend machen. Daher ist es nun wichtiger denn je, sich proaktiv über die Einbeziehung aller Gedanken zu machen.”

Wie sieht eine integrative Gemeinschaft aus? 

Diversität und Einbeziehung erfordern einen Ansatz, der jeden im Team einschließt. Es geht darum sicherzustellen, dass jeder eine Rolle beim Aufbau eines vielfältigen Teams und bei der Schaffung eines integrativen Umfelds spielt. Durch diesen Ansatz werden die wenig repräsentierten Gruppen entlastet und alle mit Verantwortung betraut.

Für mich ist die Einbeziehung aller eine der Kernaufgaben meiner Rolle als Kundenerfolgsmanager bei Asana. Das bedeutet, dass ich eine Verbindung zu unseren globalen Teams sicherstellen und die Interessen meiner Kunden vertreten muss – also die aller Asanas.”

Eine integrative Gemeinschaft bedeutet, dass jede einzelne Person das Gefühl hat, ihre eigene, einzigartige Perspektive haben und mitteilen zu dürfen. Integrative Gemeinschaften verkörpern das Bewusstsein darüber, dass Menschen mit verschiedenen Situationen unterschiedlich umgehen, und dass dadurch auch ihre Arbeitsweise und ihr Auftreten während der Arbeit beeinflusst werden können. Dazu zählen die Offenheit für andere Kommunikationsstile und -bedürfnisse und das Vertrauen darin, dass jeder er selbst sein darf, ohne jegliche Beurteilung oder Konsequenzen. 

Wenn Sie eine integrative Gemeinschaft in Ihrem Unternehmen aufgebaut haben, dann „holen Sie Menschen dort ab”, wo sie sind, und erlauben ihnen, authentisch zu sein. Beispielsweise muss sich ein alleinerziehender Elternteil zur Zeit neben der Arbeit im Homeoffice auch um andere Work-Life-Verantwortlichkeiten kümmern. Indem Sie eine integrative Umgebung fördern, fühlt sich diese Person sicherer, um mit ihrem Manager darüber zu sprechen, wie diese Verantwortlichkeiten ihre Arbeit beeinflussen können. Durch diesen offenen Umgang miteinander sind Mitarbeiter in der Lage, beste Leistungen zu erbringen und Manager können die Aufgaben ihres Teams besser koordinieren und Unterstützung bieten.

Das Wichtigste zuerst: Sie müssen Vertrauen aufbauen

Das Schaffen einer guten Vertrauensbasis zwischen Ihnen und den Mitgliedern Ihres Teams ist von größter Bedeutung, denn sie ist das Fundament, auf dem alle Ihre integrativen Maßnahmen aufbauen. Ein wesentlicher Aspekt zur Schaffung dieser Vertrauensbasis ist es, Menschen einen Raum zu geben, in dem sie sich frei ausdrücken und verletzlich und authentisch auftreten können.

Bei Asana haben wir unsere Manager dazu ermutigt, diese Art der offenen Gespräche mit ihren Teams zu führen. Als wir komplett zum Homeoffice übergingen, haben wir für sie einen Leitfaden für das Arbeiten im Homeoffice sowie ein Grundgerüst für diese Art der Gesprächsführung erstellt. In internen Gesprächen und Manager-Meetings haben wir immer wieder betont, dass dieses Grundgerüst die Grundlage für ihre Gespräche bilden sollte. Dadurch wurde es zur Norm und von allen beherzigt. 

Im Grundgerüst, das wir bei Asana nutzen, gibt es ein Leitprinzip: Treffen Sie keine Annahmen zur Situation einer anderen Person. Manche Menschen übermitteln vielleicht den Eindruck, dass sie keine Zeitkonflikte haben, Konflikte leicht bewältigen können oder sie durch Situationen nicht so stark beeinflusst werden. Nur durch eine direkte Art und Gespräche mit jedem einzelnen Mitglied Ihres Teams können Sie etwaige Annahmen abbauen. Arbeiten Sie dann in diesen Gesprächen gemeinsam an Lösungen und unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter, damit sie weiter vorankommen. Dies schafft einen Raum, der es allen ermöglicht, Vertrauen zu haben und erfolgreich zu sein. 

In einem virtuellen Umfeld erhalten wir bei einer Unterhaltung nicht so viele Hinweise darauf, wie es jemandem wirklich geht. Denken Sie daran, wie ein Manager üblicherweise in ein Einzelgespräch geht, um Vertrauen zu seinen direkten Mitarbeitern aufzubauen: Vielleicht schließt er seinen Laptop, lehnt sich in Richtung seines Gesprächspartners und hält die Arme in einer offenen Position. All diese nonverbalen Zeichen gibt es nun nicht mehr. Um auch in einem ortsunabhängigen Umfeld für Vertrauen zu sorgen, müssen wir beim Kommunizieren viel bewusster vorgehen. Hier sind ein paar Möglichkeiten, wie Sie den nötigen Raum schaffen und das Vertrauen in Ihrem Team fördern können: 

1. Vereinbaren Sie, wie Ihre Zusammenarbeit aussehen soll: Die Team-Normen, die Sie in einer persönlichen Umgebung haben, funktionieren vom Homeoffice aus vielleicht nicht mehr. Wir müssen miteinander offene, direkte Gespräche über unsere Grenzen, unsere bevorzugte Kommunikationsweise und schließlich auch über die Zusammenarbeit des gesamten Teams führen. Das wird für jede Person anders aussehen. Daher ist es unerlässlich, diese Gespräche direkt zu führen. Wie sieht die Vorgehensweise für bestimmte Anfragetypen aus? Wann sind Sie offline? Wie ist Ihre Situation zu Hause und wie könnte sich das auf Ihre Antwortzeiten oder Ihre Möglichkeit, zu bestimmten Zeiten an Meetings teilzunehmen, auswirken? Die Beantwortung dieser Fragen hilft Teams dabei, integrative Team-Normen festzulegen. Wenn eine Person weiß, dass sich eine andere am Morgen um ihre Kinder kümmern muss, kann sie vorschlagen, Meetings am Nachmittag abzuhalten. All diese Dinge summieren sich – und alles beginnt damit, vorab diese Vereinbarung zu treffen.

2. Gehen Sie als gutes Beispiel voran – zeigen Sie sich verletzlich: Es wird Menschen schwer fallen, sich Ihnen gegenüber zu öffnen, wenn nicht auch Sie sich öffnen. Das ist besonders für Mehrheitsgruppen wichtig, um vertrauensvolle Beziehungen aufzubauen, damit andere ihre persönlichen Informationen teilen können. Indem Sie beispielhaft vorangehen, zeigen Sie anderen, dass es in Ordnung ist, diese Gespräche zu führen, und dass sie sich sicher fühlen können, wenn sie etwas offen ansprechen. Sprechen Sie über Ihre Schwierigkeiten, Dinge, die Sie bei Ihrer Arbeit beeinflussen, und fragen Sie dann Ihre Mitarbeiter nach deren Situation. 

   

   Integration braucht einen offenen Umgang mit Verletzlichkeit. Diesen Monat hatte ich zwei Tage, die besonders schwierig waren. Anstatt diese starken Emotionen zu unterdrücken – wie ich das sonst oft mache – habe ich mich überwunden, meinem Manager davon erzählt und um Hilfe gebeten. Ich habe auch mit ein paar Asanas darüber gesprochen. Wir sitzen wirklich alle im selben Boot und je offener wir miteinander sind, desto mehr können wir alle füreinander und für uns selbst da sein.”

3. Erkundigen Sie sich regelmäßig nach der Situation Ihrer Teammitglieder: Status-Updates sind wichtig. Aber bekommen Sie auch Updates darüber, wie es Ihren Mitarbeitern geht? Lockere Gespräche, die nicht mit der Arbeit zu tun haben, schaffen ein Umfeld, in dem Menschen mit anderen teilen können, was in ihnen vorgeht. Dieses Umfeld kann das Gefühl von Büro-Plaudereien wieder zum Leben erwecken, die üblicherweise viel natürlicher entstehen. Senden Sie Ihren Mitarbeitern persönliche Nachrichten, um zu erfahren, wie es ihnen geht. Reservieren Sie zu Beginn eines Einzelgesprächs Zeit für einen offenen Austausch und sprechen Sie erst dann über das Geschäftliche. Sie können auch alle paar Wochen Meetings mit einzelnen Personen planen, einfach um nachzufragen, wie es ihnen geht, was sich in ihrem Leben tut und wie sie zurecht kommen – ganz ohne Arbeitsthemen. Das wird viel dazu beitragen, dass sich die Person selbstbewusst und authentisch zeigt, und sie darauf vertraut, dass Sie sie verstehen werden. 

Achten Sie auf Gruppen, die von den Veränderungen im Homeoffice besonders betroffen sind

Beim Aufbau eines integrativen Teams sollte man sich auch darüber im Klaren sein, dass sich nicht jeder sicher genug fühlt, um über sich zu sprechen. Es ist daher wesentlich, dass Sie mit jedem Teammitglied ein Gespräch führen, um sicherzustellen, dass sich alle offen zu Wort melden, wenn irgendetwas Einfluss auf die eigene Arbeit hat oder das Gefühl vorherrscht, sich nicht authentisch zeigen zu können. Zu den Gruppen, die unverhältnismäßig stark betroffen sein können, zählen: 

• Wenig repräsentierte Minderheiten: Sich selbstbewusst fühlen und sich offen zu äußern ist schon herausfordernd genug, wenn man die einzige Person im Raum mit einem bestimmten Äußeren ist. Stellen Sie sich vor, wie das in einem ortsunabhängigen Umfeld ist. Daher ist es wichtig, alternative Wege zu finden, wie sich jeder ausdrücken und seine Sichtweisen teilen kann – nicht nur bei einem Videoanruf, sondern auch vor oder nach einem Meeting. Gehen Sie proaktiv auf jedes Ihrer Teammitglieder zu, fragen Sie nach deren Meinungen, zeigen Sie, dass Sie diese wahrgenommen haben und beziehen Sie sie in Gruppenentscheidungen ein.

• Eltern: Im Homeoffice zu arbeiten, wenn Schulen geschlossen und die Kinderbetreuung begrenzt ist, bringt für Eltern besondere Faktoren mit sich, die ihre Konzentrationsfähigkeit und Produktivität während dieser Zeit beeinflussen. Wir müssen mit Eltern in unserem Team realistisch festlegen, was wir vernünftig betrachtet voneinander erwarten können. Brauchen sie andere Arbeitszeiten? Können sie problemlos sagen, wenn sie gerade einen besonders herausfordernden Tag erleben? Durch offene Gespräche mit Eltern und dem Rest Ihres Teams darüber, wie Ihre Zusammenarbeit aussehen soll, helfen Sie dieser Gruppe, vertrauen in die eigene Arbeit und ihren Platz im Team zu haben.

• Teammitglieder in unterschiedlichen Zeitzonen: Vergessen Sie nicht, sich um alle Ihre Mitarbeiter weltweit zu kümmern, selbst wenn sich der Großteil Ihres Teams in einem Land befindet. Wenn Sie Ihren Arbeitstag beginnen, beenden manche vielleicht gerade den ihren. Fragen Sie diese Mitarbeiter, welche Zeiten für Meetings für sie geeignet sind und warum. Manche sind vielleicht bei Meetings zu Tagesende besonders fit, andere wiederum sind da erschöpft und nicht mehr engagiert. Bringen Sie in Erfahrung, wie es Ihrem gesamten Team bei Meetings geht und nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor, um sicherzustellen, dass der Zeitpunkt für alle effektiv ist. Asana kann bei der Umsetzung von integrativen Maßnahmen hilfreich sein – alle Parteien erhalten Einblick in die Inhalte des Meetings und die damit verbundene Arbeit. So verpasst niemand etwas, auch wenn die Person nicht teilnehmen kann.

• Neue Angestellte: Es ist entscheidend, dass neue Angestellte vom ersten Tag an in Ihrem Team oder Unternehmen alles haben, was sie für den Erfolg ihrer Arbeit benötigen. Durch das ortsunabhängige Arbeiten kann es schwierig sein, Einblick in soziale und kommunikative Normen zu erhalten. Gehen Sie daher sicher, dass Sie diese mit Ihren neuen Angestellten besprechen und stellen Sie ihnen einen Kollegen zur Seite, der ihnen weitere Infos zum Arbeitsplatz und zum üblichen Miteinander gibt. 

Als neuer Mitarbeiter in einer neuen Normalität, in der es immer mehr Arbeitslose gibt, war für mich das Wichtigste, meinen Job zu behalten. Deswegen möchte ich auch gesehen, gehört und geschätzt werden. In meiner Anfangszeit wollte ich zeigen, dass ich einen wertvollen Beitrag leisten kann. Die Mitarbeiter-Ressourcengruppen von Asana haben mir die Möglichkeit gegeben, zu lernen, zu sehen und als Individuum und Mitarbeiter gesehen zu werden. Dafür bin ich sehr, sehr dankbar!”

Finden Sie mehr über die Gemeinschaften heraus, die innerhalb Ihres Unternehmens bestehen und unterstützen Sie Ihr Team dabei, diese zu entdecken

Im persönlichen Umgang ist es ganz natürlich, dass sich bei funktionsübergreifender Arbeit Freundschaften mit den eigenen Teamkollegen entwickeln. Oder dass Beziehungen mit Personen entstehen, die ähnliche Identitätsmerkmale haben wie Sie. Im Homeoffice kann das Gefühl entstehen, dass diese Gelegenheiten des Miteinanders fehlen. 

Das Unternehmen ist eine Gemeinschaft bestehend aus all Ihren Angestellten, die durch eine Mission und Werte verbunden sind. Und dann gibt es innerhalb des Unternehmens noch kleinere Gemeinschaften. Diese setzen sich entweder durch eine Top-Down-Struktur zusammen, wie z. B. Ihr direktes Team oder Mitarbeiter-Ressourcengruppen (ERGs), oder formen sich auf natürliche Art unter Angestellten, wie bei Mittagessen oder durch Online-Chats. Für uns als Führungspersonen ist es wichtig, diese Gemeinschaften zu kennen und zu wissen, wie sich Angestellte eingliedern können. Es liegt in unserer Verantwortung, den Erfolg unserer Teams sicherzustellen – und dazu gehört auch, unsere Teammitglieder miteinander zu vernetzen.

Bei Asana haben wir erfolgreiche Offline-Gemeinschaften, die sich durch soziales Engagement, Freiwilligenarbeit, Veranstaltungsorganisation, RealTalk-Veranstaltungen, Bürofeiern und vieles mehr verbinden. Durch gemeinsame Anstrengung haben wir versucht, diese Aktivitäten in ein virtuelles Umfeld zu übertragen und Menschen dort zu treffen, wo Sie sind. Zu diesen Gemeinschaften gehören: 

1. Mitarbeiter-Ressourcengruppen: ERGs unterstützen verschiedene Gemeinschaften und Gruppen dabei, einen sicheres und positives Umfeld zu schaffen. Bei Asana machen ERGs einen großen Teil unserer Kultur aus: Mehr als die Hälfte unserer Angestellten gehören mindestens einer dieser Gruppen an. Unsere ERGs haben sich vermehrt dafür eingesetzt, neue Möglichkeiten zu finden, wie man sich virtuell vernetzen und neue Personen willkommen heißen kann. Fast wöchentlich organisiert eine unserer ERGs eine virtuelle Veranstaltung, die allen einen sicheren Raum bietet, um sich zu äußern und ein gutes Gespräch über die eigenen Erfahrungen zu führen. Von lockeren Mittagessen und Diskussionsrunden sowie aktuellen Ereignissen und Filmvorführungen bis hin zu Spieleabenden – wir konnten ein erhöhtes Engagement unserer globalen Mitarbeiter bei diesen Aktivitäten verzeichnen.

   

   

   Wir wussten, dass die Arbeit im Homeoffice eine isolierende Wirkung auf Menschen haben würde. Als Leiter unserer ERGs war es unsere oberste Priorität, durch die Neugestaltung von Veranstaltungen und Gesprächen für die virtuelle Welt so viel wie möglich an Verbundenheit zu erhalten. Vor allem wollten wir für unsere Mitglieder ein Umfeld schaffen, in dem sie sie selbst sein können – mit all den Gefühlen, die durch ihre neue Umgebung und dem sozialen Abstand aufkommen.”

   Auch tagsüber bleiben unsere ERGs durch tägliche Diskussionsthemen und Umfragen sowie über virtuelle Whiteboards, auf denen Mitarbeiter inspirierende Zitate und Gedanken teilen, miteinander verbunden. Bei unserem Einführungsprogramm für neue ortsunabhängige Mitarbeiter legen wir unseren Fokus nun noch stärker auf unsere ERG-Gemeinschaften, damit Mitarbeiter, die sich mit einer dieser Gemeinschaften identifizieren, einen einfachen und direkten Zugang finden, sich involvieren und neue Leute kennenlernen können.

   

   These past two months have been challenging, particularly with the cancellation of pride events around the world, including here in Dublin. I’m very grateful for my local Team Rainbow group and the determination we have shown to keep supporting each other and the LGBTQ community.”

2. Interne online Gemeinschaften: Vielleicht bemerken Sie einen Aufwärtstrend bei virtuellen Slack-Gemeinschaften, da immer mehr Menschen Gruppen entdecken, die ihnen entsprechen und wo sie sich gut aufgehoben fühlen. Ein tolles Beispiel bei Asana ist unser Kanal für Eltern. Im Laufe unserer ersten ortsunabhängigen Arbeitswoche hat ein viraler Tweet uns auf die Idee gebracht, über unsere Kinder als „Kollegen“ zu sprechen und einander zu erzählen, was sie gemacht haben. Das war so eine natürliche und lockere Möglichkeit, in Kontakt zu treten und unsere Erfahrungen zu teilen, und hat uns daran erinnert, dass wir alle vor denselben Herausforderungen stehen. Das bedeutet Gemeinschaft: ein Ort, um sich auszutauschen und einander bei ähnlichen Erfahrungen zu unterstützen.

   

   

   There’s a wonderful parent community at Asana that offers support, council, resources, and a shoulder. The thing that makes me feel most supported is the company’s “bring your whole self to work” principle. It’s what makes the parent community so valuable, and that my schedule can get weird—I can say that I’m being affected by my family, I could use support or space—and I feel supported as who I am.”

3. Programme für neue Mitarbeiter: Im Bemühen darum, Mitarbeiter zu involvieren und zu verbinden, müssen Sie vielleicht sogar neue Programme auf die Füße stellen, um auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter einzugehen. Unsere ERG Team Rainbow organisierte eine virtuelle Spieleshow mit Mitgliedern unseres Vorstands: eine fröhliche Stunde mit einem Wissensspiel, bei dem jedes Mitglied des Unternehmens „vorbeikommen“ und zusehen konnte.

Einige unserer geplanten Programme haben wir auch angepasst, um ein Umfeld zu schaffen, in dem Menschen über ihre Gefühle sprechen können. Zu Beginn, als die ersten Nachrichten über die Pandemie bekannt wurden, haben wir eine offene Diskussion darüber organisiert, wie COVID-19 asiatische Gemeinschaften hinsichtlich Rassismus, und farbige Gemeinschaften in Bezug auf positive Tests und Sterblichkeitsraten unverhältnismäßig stark betraf. Unsere ERGs sind auch zusammengekommen, um den Monat der psychischen Gesundheit mit einem Mittagessen, einer wöchentlichen Meditation und Workshops mit Organisationen, die sich mit dem Thema befassen, zu würdigen. So wird ein vergnüglicher Ausgleich und Platz für echte Gespräche geschaffen, in die Mitarbeiter einbezogen werden. Auf diese Weise können sie an solchen Aktivitäten teilnehmen, die sie am meisten ansprechen.

Die langfristige Umsetzung von Integration

Momentan ist es wichtiger denn je, für Integration in Ihrem Unternehmen zu sorgen. Nichtsdestotrotz sind dies Maßnahmen, die sie weiterhin praktizieren können, wenn Sie ins Büro zurückkehren oder wenn neue Herausforderungen auf uns zu kommen. Menschen zu ermutigen, sich ehrlich über das zu äußern, was ihre Arbeit beeinflusst, und ihnen zu ermöglichen, menschliche Verbindungen aufzubauen, hat eine direkte Auswirkung auf ihre Arbeit. Mit Authentizität kommen Selbstvertrauen und Akzeptanz, und das sorgt für Bestleistungen und Erfolg.

Erfahren Sie mehr über Vielfalt & Integration bei Asana.

Special thanks to Grace Lee, Terri Burden, Sebastian Gibson, Laura Draper, Beth Toland, Tadgh Dolan