Overstock.com entwickelt ständig Innovationen #mitAsana

Overstock.com entwickelt ständig Innovationen #mitAsana
  • Overstock.com entwickelt ständig Innovationen #mitAsana
  • Unternehmensgröße
    • 1500 Mitarbeiter
  • Standort
    • Midvale, Utah, USA
  • Customer Success Manager
    • Amy Lee

Groß, aber nicht schwerfällig

„Nur weil Overstock.com groß ist“, erklärt Jaime Wilson, „heißt das nicht, dass wir langsam sind.“ Jaime ist die Seniorchefin der Abteilung für Benutzererfahrungsdesign & Produkte eines Online-Einzelhändlers. Obwohl das Unternehmen seit mehr als 20 Jahren im Geschäft ist und tausende von Angestellten beschäftigt, hat das Unternehmen noch immer die Energie eines Start-ups.

„In unserem Unternehmen werden Innovation und Experimentieren groß geschrieben. Wir sind auf unser Kerngeschäft konzentriert, doch ebenso auf große Initiativen, welche die Grenzen dessen sprengen, wozu Leute glauben, das Overstock.com in der Lage ist. Aktuell sammeln Teams Ideen dazu, wie wir Verbraucher mit neuen Marken in Kontakt bringen, neue, virtuelle Einkaufserlebnisse schaffen können und gleichzeitig hochwertige Produkte in der Qualität anzubieten, wie Kunden sie in den letzten zwei Jahrzehnten von Overstock gewohnt sind.“

Blitzschnell auf dem Laufenden sein

Für Jaime steht Erfolg im direkten Zusammenhang mit Kommunikation. „Um ein großes Team handeln zu lassen wie ein kleines Team, müssen alle darüber informiert sein, was in anderen Abteilungen geschieht. Alle hier teilen sehr bereitwillig, woran sie arbeiten, aber nur, weil wir unsere Arbeit miteinander teilen möchten, war es nicht automatisch auch einfach.

Es war schwer, dafür zu sorgen, dass alle die erforderlichen Informationen zur Verfügung hatten, als unsere Teams noch mit verschiedenen Tools arbeiteten und über mehrere Plattformen kommunizierten. Man verschwendet Zeit, wenn man aufzeichnen muss, welches Team welche Software verwendet, oder sichergehen, dass man Zugriff auf jedes einzelne System hat und dann lernen muss, wie das Tool funktioniert.“

Jaimes Team probierte JIRA und andere Werkzeuge zur Arbeitsaufzeichnung aus, befand sie jedoch als unnatürlich und umständlich. Die Zeit, die es erforderte, diese Tools zu erlernen, verzögerte Zeitpläne für Projekte und half dem Team nicht, auf dem gleichen Stand zu bleiben. „Als wir versuchten, diese großen Projekte zu bewältigen, hatten wir nicht die Zeit, Leute über den aktuellen Stand zu informieren. Alle müssen bereits vor dem Meeting eine klare Vorstellung davon haben, worum es geht.“

Außerdem brauchte das Team eine einfache Methode, um ganze Personengruppen ins Projekt einzubinden und jeder Funktionsgruppe zu zeigen, was sie mit diesen Informationen anfangen soll. „Bei unserer strategischen Planung brauchten wir etwas, das alle Beteiligten aufrufen und sagen können ‚OK, ich verstehe, was hier vor sich geht. Nun sollten wir folgendes tun’, ohne dass sie dabei Hilfe benötigen.“

Es beginnt mit einem einzigen Team

Für Overstock.com war es wichtig, dass die verwendeten Hilfsmittel von unten nach oben angenommen wurden, statt von oben aufgezwungen wurden. Um schnell und innovativ zu handeln, mussten Teamkollegen in der Lage sein, auf eine Art und Weise zu arbeiten, die sich natürlich für sie anfühlte. Asana ist nun das Standardwerkzeug, das Overstock.com verwendet, um seine Arbeit zu verfolgen, obwohl niemand im Unternehmen diese Entscheidung offiziell getroffen hat.

Stattdessen hat sich die Verwendung von Asana ganz automatisch verbreitet. „Ursprünglich verwendete ein Team Asana für die Projektplanung. Dann sah sich unser Designteam Asana an, um herauszufinden, woran wir arbeiten mussten. Nachdem mehr als ein Team Asana nutzte, ergab das Upgrade zu Premium Sinn, damit alle Zugang zu Funktionen wie den erweiterten Berichten und Sichtbarkeitseinstellungen hatten.“ Ab diesem Punkt verbreitete es sich über alle Teams und Abteilungen, sodass heute alle Teams ihre Arbeit in Asana erfassen.

Jaime schreibt Asanas Beliebtheit bei Overstock.com seiner Benutzerfreundlichkeit zu. „Jeder kann ein Asana-Projekt ansehen und versteht sofort, was los ist. Ich kann jemanden neu einstellen, ihm die Login-Daten für Asana geben uns sagen ‚Du solltest diesen Teams beitreten’, ohne dass ich ihm beibringen muss, wie man das System nutzt. Das ist sehr nützlich.“

Ab dem ersten Tag gemeinsam

Wenn Jaimes Team ein neues Produkt einführt, kann jedes beteiligte Team ab dem 1. Tag seine Meinung dazu äußern, was zu tun ist. Der Launch-Plan wird an einem Ort zusammengestellt und Teams können die erforderlichen Aufgaben und Fälligkeitsdaten der Person zuweisen, die für diese Aufgabe verantwortlich ist.

Außerdem führt Jaime an, dass Asana für eine hohe Kampagnenqualität sorgt. „Wenn man in einer Asana-Gruppe zusammenarbeitet und alles auflisten muss, was für eine Produkteinführung erforderlich ist, kann man leicht Lücken entdecken, die von Anfang an bedacht werden müssen. Auf diese Weise kommen wir am Ende nicht in Bedrängnis oder müssen den Zeitplan verschieben, weil wir etwas vergessen haben.“

Ein Beispiel, wobei dies sehr gut funktionierte, ist Overstock.coms Team für Suchmaschinenoptimierung. „Als jemand, der im Bereich Produkt und Design arbeitet, bin ich in der Regel nicht am SEO beteiligt. Vor ein paar Jahren könnten wir uns nichtmals vorstellen, die SEO-Gruppe in unsere Produktpläne einzubinden, da wir sie nicht als ein Team sahen, das daran teilhaben sollte. Daher standen sie im Dunkeln und brachten keine sehr guten Ergebnisse.

Heute arbeiten wir alle mit dem gleichen Asana-Projekt, sodass das SEO-Team sehen kann, woran mein Team arbeitet und ich daran erinnert werde, wie wichtig es ist, es bereits ab der Planungsphase einzubinden. „Es war fantastisch, zu sehen, wie sich das SEO für Overstock.com verbessert hat, nun da wir diesen Vorgang in Asana verfolgen.“

Zusammenarbeit bedeutet höhere Qualität

Laut Jaime war eines der überraschendsten Ergebnisse der Nutzung von Asana das Niveau der Zusammenarbeit und der Spaß, den die Teams an der Zusammenarbeit haben. „Wir können Protoype-Links neuer Produkte und Designs, an denen wir arbeiten, teilen, und andere Teams können Kommentare und Reaktionen dazu hinterlassen. Ich muss sagen, dass einige der Kommentare zum Schreien lustig sind.“ Doch sie ist auch beeindruckt davon, wie viel Arbeit mit Asana erledigt wird. „Es würde sehr lange dauern, alles aufzuführen, wofür unser Unternehmen Asana verwendet.“ Hier sind einige der Highlights:

  • Produktpläne: Das Overstock.com Team lädt jedes neue Projekt ab der Ideenfindungsphase in Asana hoch, sodass alle von Anfang an wissen, was vor sich geht.
  • Digitales Marketing: Overstock.coms SEO-, SEM- und kostenpflichtige Werbestrategien werde über Asana verwaltet.
  • Personalgespräche: Jeder Manager kann seine Gespräche mit seinen Mitarbeitern in Asana speichern, natürlich mit Datenschutzeinstellungen, sodass nur die richtigen Personen Zugang zu diesen Informationen haben.
  • Teammeetings: Als Jaime begann, ihre Teammeetings in Asana zu verwalten, konnte sie einen enormen Anstieg in der Produktivität von Meetings verzeichnen. Die Tagesordnung des Meetings wird in einem eigenen Projekt verwaltet, damit alle genau wissen, worum es geht.

“Jeder kann sich ein Asana-Projekt ansehen und versteht es auf den ersten Blick. Ich kann jemanden neu einstellen, ihm Zugangsdaten für Asana geben und sagen ‚Du müsstest diesen Teams beitreten’, ohne ihm näher zu erklären, wie das Programm funktioniert. Das ist klasse.” — Jaime Wilson, Seniorchefin für Benutzererfahrungsdesign & Produkte bei Overstock.com

Am stolzesten ist Jaime auf die Qualitätssteigerung der Arbeit bei Overstock.com. „Das Ziel unseres Teams ist es, unseren Kunden das bestmögliche Erlebnis zu bieten. Wenn ein Projekt in Asana durchgeführt wird, kann ich sicher sein, dass wir dieses Ziel erreichen.“

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