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Overstock.com bleibt #mitAsana innovativ

Overstock.com bleibt #mitAsana innovativ

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RegionNordamerika
UnternehmensgrößeMittelständisches Unternehmen
BrancheEinzelhandel / Konsumgüter
Wichtige Workflows
TagesordnungenProdukteinführungen
Die wichtigsten Funktionen
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Groß, aber nicht schwerfällig

„Nur weil Overstock.com groß ist“, erklärt Jaime Wilson, „heißt das nicht, dass wir langsam sind.“ Jaime ist die Seniorchefin der Abteilung für Benutzererfahrungsdesign & Produkte des Online-Einzelhändlers. Obwohl das Unternehmen seit mehr als 20 Jahren im Geschäft ist und Tausende von Angestellten beschäftigt, hat das Unternehmen noch immer die Energie eines Start-ups.

„In unserem Unternehmen werden Innovation und Experimentieren groß geschrieben. Wir sind auf unser Kerngeschäft konzentriert, doch ebenso auf große Initiativen, die viele Menschen Overstock.com nicht zutrauen würden. Aktuell sammeln Teams Ideen dazu, wie wir Verbraucher mit neuen Marken in Kontakt bringen, neue, virtuelle Einkaufserlebnisse schaffen und gleichzeitig hochwertige Produkte in der Qualität anbieten können, wie Kunden sie in den letzten zwei Jahrzehnten von Overstock gewohnt sind.“

Blitzschnell auf dem Laufenden sein

Für Jaime steht Erfolg im direkten Zusammenhang mit Kommunikation. „Damit ein großes Team so handlungsfähig sein kann wie ein kleines, müssen alle darüber informiert sein, was in anderen Abteilungen geschieht. Alle hier teilen sehr bereitwillig, woran sie arbeiten, aber nur, weil wir unsere Arbeit miteinander teilen möchten, war es nicht automatisch auch einfach.“

Es war schwer, dafür zu sorgen, dass allen die erforderlichen Informationen zur Verfügung standen, als unsere Teams noch mit verschiedenen Tools arbeiteten und über mehrere Plattformen miteinander kommunizierten. „Man verschwendet Zeit, wenn man aufzeichnen muss, welches Team welche Software verwendet. Oder wenn man erst sichergehen muss, dass man Zugriff auf jedes einzelne System hat, um sich dann noch damit auseinanderzusetzen, wie jedes der Tools funktioniert.“

Jaimes Team probierte JIRA und andere Tools zur Arbeitserfassung aus, empfand sie jedoch „als unnatürlich und umständlich“. Die Zeit, die es erforderte, diese Tools zu erlernen, verzögerte Zeitpläne von Projekten und half dem Team nicht, auf dem gleichen Stand zu bleiben. „Als wir versuchten, diese großen Projekte zu bewältigen, hatten wir nicht die Zeit, Leute ständig über den aktuellen Stand zu informieren. Alle müssen bereits vor einem Meeting eine klare Vorstellung davon haben, worum es geht.“

Außerdem brauchte das Team eine einfache Methode, um ganze Personengruppen ins Projekt einzubinden und jeder Funktionsgruppe zu zeigen, was sie mit diesen Informationen anfangen soll. „Für unsere strategische Planung brauchten wir etwas, das alle Beteiligten aufrufen und sagen können ‚OK, ich verstehe, was hier vor sich geht. Nun sollten wir Folgendes tun'; ohne dass sie dabei Hilfe benötigen.“

Es beginnt mit einem einzigen Team

Für Overstock.com war es wichtig, dass das Tool von allen Ebenen im Unternehmen akzeptiert wurde; keinesfalls sollte es von oben aufgezwungen werden. Um schnell und innovativ zu handeln, mussten Teamkollegen in der Lage sein, auf eine Art und Weise zu arbeiten, die sich natürlich für sie anfühlte. Overstock.com verwendet Asana nun als Standard-Tool, um seine Arbeit zu verfolgen – und das, obwohl niemand im Unternehmen diese Entscheidung offiziell getroffen hat.

Stattdessen hat sich die Verwendung von Asana ganz automatisch verbreitet. „Ursprünglich verwendete ein Team Asana für die Projektplanung. Dann sah sich unser Design-Team Asana an, um herauszufinden, woran wir arbeiten mussten.“ Nachdem mehr als ein Team Asana nutzte, war das Upgrade zu Premium ein folgerichtiger Schritt, damit alle Zugang zu Funktionen wie den erweiterten Berichten und Sichtbarkeitseinstellungen bekamen. „Ab diesem Punkt verbreitete es sich über alle Teams und Abteilungen, sodass heute alle Teams ihre Arbeit in Asana erfassen.“

Jaime schreibt Asanas Beliebtheit bei Overstock.com seiner Benutzerfreundlichkeit zu. „Jeder kann ein Asana-Projekt ansehen und versteht sofort, was los ist. Ich kann einen neuen Mitarbeiter einstellen, ihm die Login-Daten für Asana geben und sagen ‚Sie sollten diesen Teams beitreten', ohne dass ich ihm beibringen muss, wie man das System nutzt. Das ist sehr praktisch.“

Ab dem ersten Tag gemeinsam

Wenn Jaimes Team ein neues Produkt einführt, kann jedes beteiligte Team ab dem ersten Tag seine Meinung äußern und auf nötige Arbeitsvorgänge hinweisen. Der Launch-Plan wird an einem zentralen Ort erstellt und Teams können die erforderlichen Aufgaben und Fälligkeitsdaten jener Person zuweisen, die für diese Aufgabe verantwortlich ist.

Außerdem führt Jaime an, dass Asana für eine hohe Qualität der Kampagnen sorgt: „Wenn man in einer Asana-Gruppe zusammenarbeitet und gemeinsam alles auflistet, was für eine Produkteinführung erforderlich ist, kann man leicht Lücken erkennen, die von Anfang an bedacht werden müssen. Auf diese Weise kommen wir am Ende nicht in Bedrängnis oder müssen den Zeitplan verschieben, weil wir etwas vergessen haben.“

Ein Beispiel, wo dies sehr gut funktionierte, ist das Team für Suchmaschinenoptimierung bei Overstock.com. „Durch meine Arbeit im Team für Produkt und Design bin ich in der Regel nicht am SEO beteiligt. Vor ein paar Jahren wäre es für uns noch unvorstellbar gewesen, die SEO-Gruppe in unsere Produktpläne einzubinden, da wir sie nicht als ein Team sahen, das daran beteiligt werden sollte. Daher standen sie im Dunkeln und konnten auch keine guten Ergebnisse liefern.

Heute arbeiten wir alle mit dem gleichen Asana-Projekt, sodass das SEO-Team sehen kann, woran mein Team arbeitet, und ich daran erinnert werde, wie wichtig es ist, das SEO-Team bereits ab der Planungsphase einzubinden. „Es war fantastisch zu sehen, wie sich das SEO für Overstock.com verbessert hat, seit wir diesen Vorgang in Asana verfolgen.“

Höhere Qualität durch Zusammenarbeit

Laut Jaime war eines der überraschendsten Ergebnisse der Nutzung von Asana die enge Zusammenarbeit und der Spaß, den die Teams an der Zusammenarbeit haben. „Wir können Links zu Protoypen von neuen Produkten und Designs, an denen wir gerade arbeiten, teilen, und andere Teams können Kommentare und Reaktionen dazu hinterlassen. Ich muss sagen, dass einige der Kommentare zum Schreien lustig sind.“ Doch sie ist auch beeindruckt davon, wie viel Arbeit mit Asana erledigt wird. „Es würde sehr lange dauern, alles aufzuführen, wofür unser Unternehmen Asana verwendet.“ Hier sind einige der Highlights:

  • Produktfahrpläne: Das Overstock.com-Team erfasst jedes neue Projekt ab der Ideenfindungsphase in Asana, sodass alle von Anfang an über alle laufenden Arbeitsvorgänge Bescheid wissen.

  • Digitales Marketing: Die SEO-, SEM- und kostenpflichtigen Werbestrategien von Overstock.com werden in Asana verwaltet.

  • Einzelgespräche: Jeder Manager kann seine Gespräche mit seinen Mitarbeitern in Asana speichern; natürlich mit entsprechenden Datenschutzeinstellungen, sodass nur die richtigen Personen Zugriff auf diese Informationen erhalten.

  • Teammeetings: Als Jaime begann, ihre Teammeetings in Asana zu verwalten, konnte sie einen enormen Anstieg der Produktivität von Meetings beobachten. Die Tagesordnung des Meetings wird in einem eigenen Projekt verwaltet, damit alle genau wissen, worum es geht.

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Jeder kann ein Asana-Projekt ansehen und versteht sofort, was los ist. Ich kann einen neuen Mitarbeiter einstellen, ihm die Login-Daten für Asana geben und sagen ‚Sie sollten diesen Teams beitreten', ohne dass ich ihm beibringen muss, wie man das System nutzt. Das ist sehr praktisch. ”
Jaime Wilson, Senior Director of User Experience Design & Product bei Overstock.com

Ganz besonders stolz ist Jaime auf die Qualitätssteigerung der Arbeit bei Overstock.com. „Das Ziel unseres Teams ist es, unseren Kunden das bestmögliche Erlebnis zu bieten. Wenn ein Projekt in Asana durchgeführt wird, kann ich sicher sein, dass wir dieses Ziel erreichen.“

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