Mit skalierbaren HR-Prozessen dank Asana hält Olo seine Mitarbeiter

Olo
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  • Anzahl der Mitarbeiter
    • 130
  • Prozentsatz des Teams, das remote arbeitet
    • 50 %
  • Prozentuale Zufriedenheit mit HR-Prozessen
    • 98 %

Wie schafft man es, dass sich ein neuer Mitarbeiter in Texas willkommen fühlt…, wenn der Rest des Teams in New York sitzt oder in den ganzen USA verteilt ist?

Olo ist ein schnell wachsender digitaler Bestell- und Lieferservice für über 250 Restaurants, darunter Chipotle, Jamba Juice und Five Guys. Die optimale Einführung neuer Mitarbeiter ist von entscheidender Bedeutung, da 50 % des 130-köpfigen Teams über die ganzen USA verteilt arbeitet. Umso schwieriger ist es, die Mitarbeiter zu halten. Dies ist jedoch eines der wichtigsten Ziele des Unternehmens.

Um die auf das ganze Land verteilten Mitarbeiter zusammenzuhalten und zu motivieren hat das HR-Team von Olo, das sie das „People + Culture”-Team nennen, einen kompletten Einführungsprozess für neue Mitarbeiter entwickelt. So werden die Bedürfnisse aller Mitarbeiter vom ersten Tag an verwaltet – von Gehaltsabrechnungen und Leistungsbewertungen bis hin zu Anteilen und Konferenzen. Deanne Rhynard, Vice President of People and Culture, glaubt, dass selbst kleinste HR-Interaktionen dazu beitragen, eine hervorragende Unternehmenskultur zu schaffen.

„Obwohl wir alle hier sind, um zu arbeiten”, sagt Deanne, „ist es mir wichtig, dass jeder zufrieden ist. Wenn unsere Mitarbeiter zufrieden sind, ist das gut für unser Unternehmen.”

Olos App und Website

Das Team verwendet Asana, um sicherzustellen, dass jeder HR-Prozess reibungslos abläuft, unabhängig davon, wie komplex er ist. „Es gibt eigentlich nichts, wofür wir Asana nicht verwenden”, sagt Deanne. „Asana ist für unsere Gesamtstrategie und unsere täglichen Abläufe von grundlegender Bedeutung und ermöglicht uns, als Remote-Team zusammenzuarbeiten. Die Mitarbeiter übernehmen so die Verantwortung für ihre Aufgaben.“ Wir motivieren damit unsere Mitarbeiter und können uns darauf verlassen, dass sie die Arbeit erledigen.

Das Geheimnis des HR-Erfolgs: detaillierte und wiederholbare Prozesse

Die meisten Prozesse von People + Culture von Olo sind sehr detailliert und wiederholen sich häufig, z. B. die zweiwöchentliche und monatliche Gehaltsabrechnung, jährliche Leistungsbewertungen und Kapitalzuweisungen. Dann gibt es den Einführungsprozess für jeden neuen Mitarbeiter - es kann bis zu 130 Schritte geben, und alle sind wichtig, um den Mitarbeiter zu halten. „Wenn ich einen Schritt beim Einführungsprozess übersehe, ist das aus der Perspektive eines neuen Mitarbeiters ein Misserfolg und für mich als Vertreter des Unternehmens ebenfalls. „Ich riskiere, dass diese Mitarbeiter uns wieder verlassen. Dadurch können wir weniger Mitarbeiter an uns binden und die Zufriedenheit sinkt“.

Da das People + Culture-Team klein und geographisch verteilt ist, ist die Herausforderung um so größer. „Wir sind ein Team von Mitarbeitern, aber wir sollten ein Team von dreißig sein“, sagt Deanne. „Die Arbeit, die wir machen, ist von entscheidender Bedeutung“. Deanne selbst sitzt in Seattle und ihre Teamkollegen in New York, daher nutzen sie Asana, um die Distanz zu überbrücken. „Asana hilft mir, mit meinen Mitarbeitern in New York zu kommunizieren. Ich weiß, woran sie arbeiten, und ich muss sie nicht ständig fragen, wie es läuft“.

Wenn normale To-Do-Listen nicht mehr ausreichen

Deanne nutzte Asana in ihrer früheren Firma und als sie zu Olo kam, wollte sie eigentlich wieder normale To-Do-Listen verwenden. „Ich habe es wirklich versucht“, sagt sie, „aber ich habe gemerkt, dass ich ohne Asana nicht arbeiten kann“.

Die besondere Herausforderung besteht darin, dass die HR-Prozesse von Olo sehr detailliert sind, und die Tatsache, dass viele Menschen außerhalb von People + Culture involviert sind. „Es gibt keine Möglichkeit, alles auf Papier oder in einer allgemeinen Aufgabenliste zu protokollieren“, sagt Deanne. „In Asana kann man alles mit Drag and Drop machen. Man kann Veranstaltungen mit Terminen, Anhängen und Kommentaren organisieren und Personen Aufgaben innerhalb und außerhalb der Abteilung „People + Culture“ zuweisen.

„Wenn ich einen Schritt beim Onboarding übersehe, ist das aus der Perspektive eines neuen Mitarbeiters ein Misserfolg und für mich als Vertreter des Unternehmens ebenfalls. Wir vergessen jetzt einfach nichts mehr, da wir ein lückenloses System haben“, sagt Deanne. Asana ist wirklich unverzichtbar. Ich könnte meine Arbeit nicht ohne Asana machen“.

Deanne fing wieder an, Asana für sich selbst zu nutzen, und dann machte es langsam die Runde. Jetzt nutzen ihre Kollegen von People + Culture Asana ebenso wie die Customer-Success und Marketing-Teams von Olo. „Wir vergessen einfach nichts, da wir ein lückenloses System haben“, sagt Deanne. „Es ist viel schwieriger, den Überblick über eine Aufgabe oder eine Information zu verlieren“.

Bei Oslo gibt es nicht nur einen Einführungsprozess, sondern auch ein Verabschiedungsprozess

Olos People + Culture Team speichert seine Einführungsprozesse als Projektvorlagen in Asana, jeweils eine für Vollzeitkräfte, eine für Auftragnehmer und eine für Mitarbeiter, die den Standort wechseln. Die Vorlage wird für jeden neuen Mitarbeiter kopiert und als Liste abgearbeitet.

Die Einführungsvorlagen sind in Abschnitte unterteilt, die verschiedene Phasen des Einführungsprozesses darstellen. Hier ein paar Beispiele der damit verbundenen Aufgaben:

  • Zugehörige Mitarbeiterdaten: Name, persönliche E-Mail-Adresse, Olo E-Mail-Adresse, Lebenslauf, Teamzuweisung, Titel, Startdatum, Arbeitsort, Name des Vorgesetzten und mehr.
  • Abschließende Aufgaben nach Einstellung: Informationen über neuen Mitarbeiter protokollieren, Anschreiben abspeichern, Ordner organisieren, Einstellungsplan aktualisieren, Position im ATS (Applicant Tracking System) markieren.
  • Nach unterschriebenem Angebot: Willkommens-E-Mail von CEO schreiben, Bestelloptionen für Computer, Compliance-Dokumente, Zuweisung eines „Buddys”, Planungsdokumente zum Master-Projekt hinzufügen.
  • Einführungs-Erfahrung: Ein E-Mail-Konto einrichten, erste Schulungstermine vereinbaren, Software-Rechte zuweisen, FitBit bestellen, Goodie-Bag versenden, Geschäftsreise nach New York planen, Mitarbeiter in HRIS-System eintragen, E-Mail am ersten Tag zur Einführung schicken.

Mit Asana Projekten werden außerdem immer die richtigen Leute informiert. Die Mitarbeiter vom Rekrutierungsteam und vom People + Culture Team verfolgen das Projekt in Asana, ebenso wie alle Personen im Unternehmen, die Software-Rechte vergeben müssen.

Der Verabschiedungsprozess funktioniert genauso reibungslos. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sorgt der Verabschiedungsprozess für Sicherheit und Schutz des Unternehmens, während das People + Culture Team alle noch offenen Themen bearbeitet. Die Mitarbeiter erleben bei Olo bis zur letzten Minute einen professionellen Prozess.

Olos Büro

Die Projektvorlage des Verabschiedungsprozesses enthält ein Abschlussgespräch und die notwendigen Prozesse, um Aufhebungsvereinbarungen zu protokollieren, die letzte Gehaltsabrechnung abzuschließen, Konten zu schließen und Softwarezugriffe zu löschen. Damit die Angelegenheit vertraulich bleibt, können nur die entsprechenden People + Culture Mitarbeiter dem Projekt in Asana folgen, bis andere Mitarbeiter über den Weggang ihres Kollegen informiert werden.

Andere HR-Prozesse in Asana ausführen

Olo hat Hunderte von anderen HR-Anwendungen, die von Asana unterstützt werden. „Sobald ich einen Prozess in Asana aufgesetzt habe, muss ich nicht noch einmal darüber nachdenken”, sagt Deanne. „So kann ich mich voll und ganz auf andere Dinge konzentrieren“. Hier einige Beispiele:

  • Lohn-und Gehaltsabrechnung: Vorlagen für die Lohnabrechnungen Mitte und Ende des Monats helfen Deanne, Verbindlichkeiten wie Provisionen, Boni, Abfindungen, Steuern, Stunden, Abwesenheitszeiten und vieles mehr zu koordinieren. Der COO, der SVP für Finanzen und das Rechnungswesen erhalten alle Zugang zur Übersicht der Gehaltsabrechnungen.
  • ** Leistungsbewertungen **: Manager, Mitarbeiter und Abteilungsleiter sind diejenigen, die die Bewertungen tatsächlich durchführen, aber in Deannes Prozess werden sie zum richtigen Zeitpunkt mit einbezogen und informiert, wann sie Erinnerungen senden, wann sie etwas nachverfolgen und wann sie Notizen protokollieren sollen.
  • Besprechungspläne: Um interne Besprechungen produktiv zu gestalten, nutzt Deanne einen Plan für jeden Manager und direkten Vorgesetzten, die sie 1: 1 einbezieht. Sie teilt einige Pläne mit Teamkollegen und benutzt andere als private Notizen.
  • Sonstiges: Das People + Culture Team nutzt Asana für die Konferenzplanung, Software-Implementierungen und das Beteiligungsmanagement.

Das Customer Success Team nutzt Asana auch umfassend, um alles von der Kundenkommunikation bis hin zu Verwaltung und Wartung zu managen. Sie haben sogar damit begonnen, Kunden zu Asana-Projekten hinzuzufügen, damit sie den Verlauf ihrer Konten sehen können. „Transparenz und Sichtbarkeit sind entscheidend“, sagt Deanne. „Dinge gehen per E-Mail schnell verloren und können dazu führen, dass das Customer Success Team den Überblick darüber verliert, was beim Kunden passiert. Wenn sie Asana nicht hätten, würden sie die Kontrolle verlieren und dies könnte zu Enttäuschung und Fehlern führen. Mit Asana bleibt der Fokus des Teams auf dem Projekt und es kann sauber kommuniziert werden.“

Motivierte und geographisch verteilte Teams

Wenn die Anforderungen jedes Mitarbeiters von HR-Seite aus geregelt sind, ist das eine starke Grundlage für eine gesunde Unternehmenskultur. „Wir haben fantastische Rückmeldungen zu unserem Einführungsprozess erhalten und wie er zur Mitarbeiterbindung beiträgt“, sagt Deanne. Durch die hervorragenden Prozesse ist das Team von Olo motiviert, unabhängig davon, von welchem Standort aus der jeweilige Mitarbeiter in den USA arbeitet.

  • 100 % der neuen Mitarbeiter fühlten sich vom ersten Tag an willkommen
  • 100 % der neuen Mitarbeiter fühlen sich von Ihrem Manager unterstützt
  • 98 % waren mit dem Niveau der Kommunikation mit ihrem HR-Ansprechpartner während des Einstellungsprozesses zufrieden.
  • Ein Mitarbeiter sagte: „Ich fühlte mich bei allen sehr willkommen, der Einführungsprozess war reibungslos“ und ein anderer, dass „das People + Culture Team sehr nett war, sodass ich mich extrem wohlgefühlt habe. Das hat mich sehr von der Unternehmenskultur bei Olo überzeugt.“

Asana sorgt dafür, dass diese Systeme immer wieder ihre Magie entfalten. „Ich weiß nicht, wie ich mich an all die Detailschritte erinnern sollte”, sagt Deanne. „Ich bin ein sehr detailorientierter Mensch, aber dieser Job ist so viel größer als ich selbst. Für mich ist Asana gleichbedeutend mit Erfolg.”

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Asana ist der einfachste Weg für Teams, ihre Projekte und Aufgaben zu verfolgen, damit sie Ergebnisse erzielen können.

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Organisieren Sie Ihre Arbeit

Legen Sie konkrete Aufgaben und Meilensteine fest, um Ihrem Team Klarheit über die anfallende Arbeit zu verschaffen.

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Helfen Sie Ihrem Team, seine Fristen einzuhalten

Lassen Sie, dank klaren Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten, alle Marketing-Mitarbeiter genau wissen, wer für welche Arbeit verantwortlich ist.

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Halten Sie Ihre Fristen ein

Bilden Sie Ihren Kampagnenplan ab, um visuell darzustellen, wie alle Vorgänge zusammenhängen, um potenzielle Probleme zu erkennen und um dafür zu sorgen, dass die Arbeit nach Plan verläuft.

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Führen Sie Diskussionen, die Taten folgen lassen

Stellen Sie Fragen oder liefern Sie Updates zur aktuellen Arbeit, so dass aus Diskussionen Taten werden.

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Hängen Sie Dateien an Ihre Arbeit an

Verknüpfen Sie gemeinsam genutzte Dokumente, Designdateien und Budget-Tabellen miteinander, damit Ihr Team nicht nach Informationen suchen muss.

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Sehen Sie Ihre Arbeit auf einen Blick

Schauen Sie sich Ihre Arbeit in einem Kalender an, um das richtige Timing und wichtige Termine im Auge zu behalten.

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Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Bleiben Sie über den Projektfortschritt auf dem Laufenden und erkennen Sie schnell, wenn etwas nicht nach Plan verläuft.

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Arbeiten Sie auch unterwegs

Egal, ob Sie sich mit einem externen Anbieter treffen, auf einer Konferenz sind oder sich außerhalb des Büros befinden, bleiben Sie mit dem mobilen Asana in Verbindung.

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Führen Sie erfolgreiche Programme durch – jedes Mal

Asana unterstützt Marketing-Teams bei der Planung, Verwaltung, Verfolgung und beim Start von Maßnahmen, die Ihre Zielgruppe überzeugen.

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Bilden Sie jeden Schritt ab

Planen Sie kritische Schritte – von der Entwicklung bis zur Markteinführung – damit alle Beteiligten über den Fahrplan informiert sind.

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Wissen Sie, wer woran arbeitet

Legen Sie Verantwortliche und Fälligkeitsdaten für jeden Arbeitsvorgang fest, der mit der Markteinführung in Verbindung steht. So können Sie den Produktstart rechtzeitig durchführen.

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Starten Sie Kampagnen und Produkte rechtzeitig

Sehen Sie, wie alle Vorgänge Ihres Plans zusammenhängen, damit Sie diese anpassen und zielgerichtet voranbringen können.

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Halten Sie alle auf dem Laufenden

Stellen Sie sicher, dass wichtige Updates und Diskussionen nicht in E-Mail-Verläufen begraben werden, indem Sie sie mit Ihrer Arbeit verknüpfen.

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Bewahren Sie Ihre Arbeit an einem Ort auf

Hängen Sie Dateien an Ihr Projekt an, damit jeder weiß, wo die richtigen Informationen zu finden sind.

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Verfolgen Sie Termine und Meilensteine

Behalten Sie wichtige Termine im Auge, indem Sie sich die Pläne für den Start von Kampagnen und Produkten in einem Kalender anzeigen lassen.

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Sehen Sie, was nach Plan verläuft und was nicht

Seien Sie stets darüber informiert, wie es mit der Arbeit vorangeht, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, um Ihre Fristen einzuhalten und Ziele zu erreichen.

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Bleiben Sie in Verbindung, wo immer Sie sind

Bleiben Sie mit dem mobilen Asana immer auf dem Laufenden, egal wo Sie sich gerade befinden.

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Auf die Plätze, fertig, los!

Asana unterstützt Produkt-Teams bei der Einhaltung von Fristen, damit sie großartige Produkte auf den Markt bringen können.

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Legen Sie Prioritäten fest

Erstellen Sie Aufgaben für jedes Ziel, damit jeder Einblick in die unternehmensweiten Ziele hat.

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Bestimmen Sie die richtige Person

Weisen Sie jedes Ziel der richtigen Person zu, damit jeder weiß, wer verantwortlich ist und an wen man sich mit Fragen wenden kann.

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Erstellen Sie einen Plan, um Ihre Ziele zu erreichen

Sehen Sie, wie jeder Meilenstein, nach und nach, zum Ziel führt. So können Sie sicher sein, dass Sie Ihre Ziele erreichen.

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Teilen Sie Infos und informieren Sie über Aktualisierungen

Halten Sie alle Beteiligten über die neuesten Informationen und Fortschritte auf dem Laufenden, während Aktualisierungen und Kommentare direkt mit Ihren Zielen verknüpft sind.

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Hängen Sie wichtige Dateien an

Integrieren Sie Asana mit Ihren Filesharing-Tools, um alle wichtigen Dokumente an einem Ort zu behalten.

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Behalten Sie wichtige Termine im Auge

Schauen Sie sich Ihre Fristen für Maßnahmen und Meilensteine in einem Kalender an, um sicherzugehen, dass der Zeitplan funktioniert.

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Verfolgen Sie den Fortschritt Ihres Unternehmens

Verstehen Sie, welche Ziele auf dem richtigen Weg sind und wo Ihre Aufmerksamkeit benötigt wird, damit Sie Ihre Ziele erreichen.

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Bleiben Sie auf dem Laufenden

Mit dem mobilen Asana erhalten Sie immer und überall aktuelle Informationen und können wichtige Entscheidungen treffen.

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Erreichen Sie Ihre Ziele

Asana gibt Ihrem Team Einblick in die Ziele Ihres Unternehmens, so dass sich jeder auf das Wesentliche konzentriert.

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Machen Sie sich bereit für die Mission

Bilden Sie jeden Schritt Ihrer Mission ab, damit Sie nichts vergessen, während Sie das Unmögliche möglich machen.

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Wissen Sie, wer verantwortlich ist

Weisen Sie klare Verantwortliche für jede Aufgabe zu, damit Ihre Manager, Teamleiter und Mitarbeiter wissen, was sie zu tun haben.

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Bilden Sie jeden Schritt ab

Erstellen Sie einen Startplan, damit Sie Ihren Kurs von Anfang bis Ende verfolgen, ihn mit Ihrem Team teilen und wenn nötig anpassen können, während sich etwas ändert.

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Stellen Sie sicher, dass alles und jeder startklar ist

Stellen Sie wichtige Fragen, führen Sie Diskussionen und liefern Sie Statusaktualisierungen, um Ihr Team auf den Starttag vorzubereiten.

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Verknüpfen Sie alles miteinander

Verbinden Sie Asana mit anderen Tools, die Sie für Ihre Mission benötigen, damit sich all Ihre Informationen am selben Ort befinden.

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Behalten Sie das Ziel im Auge

Sehen Sie sich jeden Meilenstein im Kalender an, damit Sie wichtige Termine bis zum Start verfolgen können

Behalten Sie das Ziel im Auge

Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Sehen Sie, was nach Plan verläuft und was nicht, damit Sie sicher sein können, dass Sie auf den Starttag vorbereit sind.

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Arbeiten Sie von überall

Bleiben Sie immer auf dem Laufenden, egal ob im Büro oder auf dem Mond, stellen Sie einfach sicher, dass Sie über eine Internetverbindung verfügen!

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3, 2, 1… Triebwerke zünden!

Mit Asana kann Ihr Team hohe Ziele setzen und diese auch erreichen. Alles, was dazu nötig ist, ist ein kleiner Schritt….

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