Mit skalierbaren HR-Prozessen dank Asana hält Olo seine Mitarbeiter

Wie schafft man es, dass sich ein neuer Mitarbeiter in Texas willkommen fühlt..., wenn der Rest des Teams in New York sitzt oder in den ganzen USA verteilt ist?

Olo ist ein schnell wachsender digitaler Bestell- und Lieferservice für über 250 Restaurants, darunter Chipotle, Jamba Juice und Five Guys. Die optimale Einführung neuer Mitarbeiter ist von entscheidender Bedeutung, da 50 % des 130-köpfigen Teams über die ganzen USA verteilt arbeitet. Umso schwieriger ist es, die Mitarbeiter zu halten. Dies ist jedoch eines der wichtigsten Ziele des Unternehmens.

Um die auf das ganze Land verteilten Mitarbeiter zusammenzuhalten und zu motivieren, hat das HR-Team von Olo, das sie das People + Culture-Team nennen, einen kompletten Einführungsprozess für neue Mitarbeiter entwickelt. So werden die Bedürfnisse aller Mitarbeiter vom ersten Tag an verwaltet – von Gehaltsabrechnungen und Leistungsbewertungen bis hin zu Anteilen und Konferenzen. Deanne Rhynard, Vice President of People and Culture, glaubt, dass selbst kleinste HR-Interaktionen dazu beitragen, eine hervorragende Unternehmenskultur zu schaffen.

„Obwohl wir alle hier sind, um zu arbeiten“, sagt Deanne, „ist es mir wichtig, dass jeder zufrieden ist. Wenn unsere Mitarbeiter zufrieden sind, ist das gut für unser Unternehmen.“

Das Team verwendet Asana, um sicherzustellen, dass jeder HR-Prozess reibungslos abläuft, unabhängig davon, wie komplex er ist. „Es gibt eigentlich nichts, wofür wir Asana nicht verwenden“, sagt Deanne. „Asana ist für unsere Gesamtstrategie und unsere täglichen Abläufe von grundlegender Bedeutung und ermöglicht uns, als Remote-Team zusammenzuarbeiten. Die Mitarbeiter übernehmen so die Verantwortung für ihre Aufgaben. Wir motivieren damit unsere Mitarbeiter und können uns darauf verlassen, dass sie die Arbeit erledigen.“

Das Geheimnis des HR-Erfolgs: detaillierte und wiederholbare Prozesse

Die meisten Prozesse von People + Culture von Olo sind sehr detailliert und wiederholen sich häufig, z. B. die zweiwöchentliche und monatliche Gehaltsabrechnung, jährliche Leistungsbewertungen und Kapitalzuweisungen. Dann gibt es den Einführungsprozess für jeden neuen Mitarbeiter – dieser kann bis zu 130 Schritte umfassen, und alle sind wichtig, um den Mitarbeiter zu halten. „Wenn ich einen Schritt beim Einführungsprozess übersehe, ist das aus der Perspektive eines neuen Mitarbeiters ein Misserfolg und für mich als Vertreter des Unternehmens ebenfalls. „Ich riskiere, dass diese Mitarbeiter uns wieder verlassen. Dadurch können wir weniger Mitarbeiter an uns binden und die Zufriedenheit sinkt“.

Da das People + Culture-Team klein und geographisch verteilt ist, ist die Herausforderung um so größer. „Unser Team besteht aus drei Mitarbeitern, aber wir sollten eigentlich dreißig sein“, sagt Deanne. „Die Arbeit, die wir machen, ist von entscheidender Bedeutung“. Deanne selbst sitzt in Seattle und ihre Teamkollegen in New York, daher nutzen sie Asana, um die Distanz zu überbrücken. „Asana hilft mir, mit meinen Mitarbeitern in New York zu kommunizieren. Ich weiß, woran sie arbeiten, und ich muss sie nicht ständig fragen, wie es läuft“.

Wenn normale To-Do-Listen nicht mehr ausreichen

Deanne nutzte Asana in ihrer früheren Firma und als sie zu Olo kam, wollte sie eigentlich wieder normale To-Do-Listen verwenden. „Ich habe es wirklich versucht“, sagt sie, „aber ich habe gemerkt, dass ich ohne Asana nicht arbeiten kann“.

Die besondere Herausforderung besteht darin, dass die HR-Prozesse von Olo sehr detailliert sind. Außerdem sind viele Menschen außerhalb von People + Culture involviert. „Es gibt keine Möglichkeit, alles auf Papier oder in einer allgemeinen Aufgabenliste zu protokollieren“, sagt Deanne. „In Asana kann man alles mit Drag-and-Drop machen. Man kann Veranstaltungen mit Terminen, Anhängen und Kommentaren organisieren und Personen Aufgaben innerhalb und außerhalb der Abteilung People + Culture zuweisen.“

Wenn ich einen Schritt beim Onboarding übersehe, ist das aus der Perspektive eines neuen Mitarbeiters ein Misserfolg und für mich als Vertreter des Unternehmens ebenfalls. Wir vergessen jetzt einfach nichts mehr, da wir ein lückenloses System haben. Asana ist wirklich unverzichtbar. Ich könnte meine Arbeit nicht ohne Asana machen.”

Deanne fing wieder an, Asana für sich selbst zu nutzen, und dann machte es langsam die Runde. Jetzt nutzen ihre Kollegen im People + Culture-Team Asana, ebenso wie die Customer-Success- und Marketingteams von Olo. „Wir vergessen einfach nichts, da wir ein lückenloses System haben“, sagt Deanne. „Es ist viel unwahrscheinlicher, dass man den Überblick über eine Aufgabe oder eine Information verliert“.

Bei Olo gibt es nicht nur einen Einführungs-, sondern auch ein Verabschiedungsprozess

Olos People + Culture-Team speichert seine Einführungsprozesse als Projektvorlagen in Asana, jeweils eine für Vollzeitkräfte, eine für Auftragnehmer und eine für Mitarbeiter, die den Standort wechseln. Die Vorlage wird für jeden neuen Mitarbeiter kopiert und als Liste abgearbeitet.

Die Einführungsvorlagen sind in Abschnitte unterteilt, die verschiedene Phasen des Einführungsprozesses darstellen. Hier ein paar Beispiele der damit verbundenen Aufgaben:

• Zugehörige Mitarbeiterdaten: Name, persönliche E-Mail-Adresse, Olo E-Mail-Adresse, Lebenslauf, Teamzuweisung, Titel, Startdatum, Arbeitsort, Name des Vorgesetzten und mehr.

• Abschließende Aufgaben nach Einstellung: Informationen über neuen Mitarbeiter protokollieren, Anschreiben abspeichern, Ordner organisieren, Einstellungsplan aktualisieren, Position im ATS (Applicant Tracking System) markieren.

• Nach unterschriebenem Angebot: Willkommens-E-Mail von CEO schreiben, Bestelloptionen für Computer, Compliance-Dokumente, Zuweisung eines „Buddys“, Planungsdokumente zum Master-Projekt hinzufügen.

• Einführungs-Erfahrung: Ein E-Mail-Konto einrichten, erste Schulungstermine vereinbaren, Software-Rechte zuweisen, FitBit bestellen, Goodie-Bag versenden, Geschäftsreise nach New York planen, Mitarbeiter in HRIS-System eintragen, E-Mail am ersten Tag zur Einführung schicken.

Mit Asana Projekten werden außerdem immer die richtigen Leute informiert. Die Mitarbeiter vom Rekrutierungsteam und vom People + Culture-Team verfolgen das Projekt in Asana, ebenso wie alle Personen im Unternehmen, die Software-Rechte vergeben müssen.

Der Verabschiedungsprozess funktioniert genauso reibungslos. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sorgt der Verabschiedungsprozess für Sicherheit und Schutz des Unternehmens, während das People + Culture-Team alle noch offenen Themen bearbeitet. Die Mitarbeiter erleben bei Olo bis zur letzten Minute einen professionellen Prozess.

Die Projektvorlage des Verabschiedungsprozesses enthält ein Abschlussgespräch und die notwendigen Prozesse, um Aufhebungsvereinbarungen zu protokollieren, die letzte Gehaltsabrechnung abzuschließen, Konten zu schließen und Softwarezugriffe zu löschen. Damit die Angelegenheit vertraulich bleibt, können nur die entsprechenden People + Culture-Mitarbeiter dem Projekt in Asana folgen, bis andere Mitarbeiter über den Weggang ihres Kollegen informiert werden.

Weitere HR-Prozesse in Asana

Olo hat Hunderte von anderen HR-Anwendungen, die von Asana unterstützt werden. „Sobald ich einen Prozess in Asana aufgesetzt habe, muss ich nicht noch einmal darüber nachdenken“, sagt Deanne. „So kann ich mich voll und ganz auf andere Dinge konzentrieren“. Hier einige Beispiele:

• Lohn-und Gehaltsabrechnung: Vorlagen für die Lohnabrechnungen Mitte und Ende des Monats helfen Deanne, Verbindlichkeiten wie Provisionen, Boni, Abfindungen, Steuern, Stunden, Abwesenheitszeiten und vieles mehr zu koordinieren. Der COO, der SVP für Finanzen und das Rechnungswesen erhalten alle Zugang zur Übersicht der Gehaltsabrechnungen.

• Leistungsbewertungen: Manager, Mitarbeiter und Abteilungsleiter sind diejenigen, die die Bewertungen tatsächlich durchführen, aber in Deannes Prozess werden sie zum richtigen Zeitpunkt miteinbezogen und informiert, wann sie Erinnerungen senden, wann sie etwas nachverfolgen und wann sie Notizen protokollieren sollen.

• Tagesordnungen: Um interne Meetings produktiv zu gestalten, nutzt Deanne einen Plan für jeden Manager und direkten Vorgesetzten, die sie 1:1 einbezieht. Sie teilt einige Pläne mit Teamkollegen und benutzt andere als private Notizen.

• Sonstiges: Das People + Culture-Team nutzt Asana für die Konferenzplanung, Software-Implementierungen und das Beteiligungsmanagement.

Das Customer-Success-Team nutzt Asana auch umfassend, um alles von der Kundenkommunikation bis hin zu Verwaltung und Wartung zu managen. Sie haben sogar damit begonnen, Kunden zu Asana-Projekten hinzuzufügen, damit sie den Verlauf ihrer Konten sehen können. „Transparenz und Sichtbarkeit sind entscheidend“, sagt Deanne. „Dinge gehen per E-Mail schnell verloren und können dazu führen, dass das Customer-Success-Team den Überblick darüber verliert, was beim Kunden passiert. Wenn sie Asana nicht hätten, würden sie die Kontrolle verlieren und dies könnte zu Enttäuschung und Fehlern führen. Mit Asana bleibt der Fokus des Teams auf dem Projekt und es kann sauber kommuniziert werden.“

Motivierte und geographisch verteilte Teams

Wenn die Anforderungen jedes Mitarbeiters von HR-Seite aus geregelt sind, ist das eine starke Grundlage für eine gesunde Unternehmenskultur. „Wir haben fantastische Rückmeldungen zu unserem Einführungsprozess erhalten und erlebt, wie er zur Mitarbeiterbindung beiträgt“, sagt Deanne. Durch die hervorragenden Prozesse ist das Team von Olo motiviert, unabhängig davon, von welchem Standort aus der jeweilige Mitarbeiter in den USA arbeitet.

• 100 % der neuen Mitarbeiter fühlten sich vom ersten Tag an willkommen.

• 100 % der neuen Mitarbeiter fühlen sich von ihrem Manager unterstützt.

• 98 % waren mit der Form der Kommunikation mit ihrem HR-Ansprechpartner während des Einstellungsprozesses zufrieden.

• Ein Mitarbeiter sagte: „Ich fühlte mich bei allen sehr willkommen, der Einführungsprozess war reibungslos“ und ein anderer, dass „das People + Culture-Team sehr nett war, sodass ich mich extrem wohlgefühlt habe. Das hat mich sehr von der Unternehmenskultur bei Olo überzeugt.“

Asana sorgt dafür, dass diese Systeme immer wieder ihre Magie entfalten. „Ich weiß nicht, wie ich mich an all die kleinen Schritte erinnern sollte“, sagt Deanne. „Ich bin ein sehr detailorientierter Mensch, aber dieser Job ist so viel größer als ich selbst. Für mich ist Asana gleichbedeutend mit Erfolg.“