Die Kommunikationsabteilung der Stadtverwaltung Manchester und M-Four, ihr hauseigenes Design- und Werbestudio, sind für die Produktion dieser Veranstaltungen sowie für stadtweite Kommunikationskampagnen verantwortlich.

Und früher haben sie das alles auf Papier gemacht.

Die Designer von M-Four druckten Briefings aus, um die Entwicklung aller kreativen Elemente in einem Projekt zu steuern, wie z. B. digitale Anzeigen, T-Shirts und Broschüren. Sie bewahrten Briefing-Papiere in verschiedenen „Job-Taschen“ für jedes Asset auf: unhandliche orangefarbene Säcke, die Teamkollegen physisch zwischen den Schreibtischen transportierten, wenn sie Materialien an die nächste Produktionsphase weitergaben.

Aber jede Kampagne oder Veranstaltung erfordert mindestens 100 kreative Elemente … also gab es viele orangefarbene Säcke, die im M-Four-Büro herumflogen.

Das Papier wurde unübersichtlich – und manchmal ging es verloren. Shawn Bahlmann, Studio Manager bei M-Four, wusste, dass sein 12-köpfiges Designer-Team digital arbeiten musste:

• Sie verschwendeten Zeit damit, Papier zu drucken, sich durch Stapel zu wühlen, um Informationen zu finden, und Taschen von Schreibtisch zu Schreibtisch zu transportieren.

• Aufgaben wurden übersehen, wenn Korrekturabzüge, Briefings und schriftliche Genehmigungen verloren gingen.

• Teamkollegen und Manager mussten ständig nach Informationen suchen, um den Projektstatus und die Vorgänge im gesamten Team zu überblicken.

Es war ein klassisches Beispiel für „Arbeit rund um die Arbeit“ – Verwaltungsaufgaben, die qualifizierte Aufgaben und Strategiearbeit beeinträchtigen. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit verbringen Arbeitnehmer im Vereinigten Königreich 60 % ihrer Zeit mit diesen administrativen Tätigkeiten.

Shawn begann mit der Suche nach einem Work Management Tool, das M-Four helfen sollte, papierlos zu werden und sich wieder auf wirkungsvolle Arbeit zu konzentrieren.

Wir haben diese großen Auftragstaschen buchstäblich zwischen den Schreibtischen hin- und hergetragen und sie innerhalb des Marketingteams für das Verfassen von Texten, das Korrekturlesen und die Genehmigungen weitergegeben. Unsere Schreibtische waren mit Papierkram überhäuft.

Shawn Bahlmann, Studio Manager bei M-Four

Die Suche nach „allem außer Papier“

Shawn führte Asana ein, indem er zunächst einige Designer auswählte, die die Plattform testen sollten. Als Nächstes führte er eine Grundschulung mit dem Rest des Teams durch, und sie verwalteten erfolgreich mehrere kleine Projekte. Der große Wandel kam mit einem großen Projekt namens Manchester Day, einer großen stadtweiten Veranstaltung mit mehr als 150 Designelementen. Es verlief gut, und das Team legte einen Stichtag fest, an dem die Briefing-Mappen aus Papier abgeschafft und 100 % der Arbeit zu Asana verlagert werden sollten.

Um die Akzeptanz zu unterstützen, richtete Shawn Projektvorlagen ein, in denen die Erstellungsprozesse für verschiedene Assets festgelegt waren. Dies rationalisierte die Produktion und half den Designern zu wissen, was sie erwarten konnten, was zu Effizienzsteigerungen bei Hunderten von Designaufträgen führte.

Das erste große Projekt war der eigentliche Test. Da haben wir zurückgeschaut und gesagt: „Wissen Sie was? Das war so viel schneller, reibungsloser und transparenter als die Veranstaltung im letzten Jahr. Das hat uns überzeugt.

Shawn Bahlmann, Studio Manager bei M-Four

Weniger „Arbeit rund um die Arbeit“ bedeutet bessere Ergebnisse

Heute werden alle kreativen Projekte von M-Four in Asana verwaltet, was den kumulativen Verwaltungsaufwand für das Drucken von Briefings und das Herumtragen von Auftragsmappen erheblich reduziert. Dies mag pro kreativem Element, das den Produktionsprozess durchlief, nur fünf Minuten gedauert haben, aber bei über 100 Elementen pro Kampagne, die gleichzeitig in Bearbeitung waren, summierten sich diese zusätzlichen fünf Minuten über die Wochen und Monate. Das Team schätzt, dass es jetzt zwei bis drei Tage pro Event oder Kampagne einspart, was ihm mehr Zeit gibt, sich auf Strategien, Medienpläne und Designs zu konzentrieren.

Die Zusammenarbeit verbesserte sich ebenfalls, da Informationen leichter zugänglich wurden. Teamkollegen können jetzt in jedes Projekt springen und dessen Verlauf, Teilnehmer, Diskussionen und Anhänge einsehen, während das Management den Status von Projekten im gesamten Unternehmen schnell überprüfen kann.

Ein zusätzlicher Vorteil? Bessere Arbeitsmoral und weniger Stress, da Designer jetzt ortsunabhängig arbeiten können, was zuvor nicht möglich war. Und im Büro sind die Schreibtische endlich frei.

Die Zeit, die wir uns bei der Verwaltung sparen, nutzen wir jetzt für Designarbeit oder Marketingstrategie.

Shawn Bahlmann, Studio Manager bei M-Four

Ein Blick über die Stadtgrenzen von Manchester hinaus

Jetzt, da das Designteam von M-Four mehr wertvolle Zeit für fachliche Arbeit hat, hat es eine Reihe großer kommerzieller Aufträge für Organisationen außerhalb der Stadtverwaltung von Manchester erhalten. Sie werden auch für diese Projekte ihre Kommunikation in Asana verwalten und neue Kunden zur Zusammenarbeit auf die Plattform holen.

Ohne Papier, das sie belastet, sind ihnen keine Grenzen gesetzt.