計劃藍圖範本

綜觀您組織內各計劃的概覽。您可透過計劃藍圖範本瞭解全公司各計劃的確切結構、運作方式以及未來計劃。

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進行公路旅遊時,您需要一張地圖來瞭解有哪些新餐廳、城市和景點值得駐足。這正是計劃藍圖運作的方式,它顯示計劃的狀態、努力的方向以及團隊為了推展計劃而使用的技巧和行動項目。有了計劃藍圖範本,您就能鼓舞團隊,建立他們自己的標準化計劃藍圖。若團隊的藍圖看起來全都一樣,也可輕易為整個公司建立一個上層藍圖。

什麼是計劃藍圖?

計劃藍圖著眼於計劃的概覽。通常計劃經理使用策略藍圖來設計計劃架構和連結至商業策略、公司目標及更宏大的里程碑,進而展現它如何對公司具有高影響力的倡議帶來貢獻。計劃藍圖幫助團隊將計劃細節以大格局的圖像可視化,亦即他們目前管理哪些工作以及規劃了哪些即將截止的專案。發展出計劃藍圖後,計劃經理就能用它來建立策略計劃、安排工作的優先順序,決定計劃的哪些部分應歸入全公司層級的專案,而將資源專注地投入其中。

什麼是計劃藍圖範本?

計劃藍圖範本是將一般計劃藍圖儲存下來的大綱。此舉有助於確保每個計劃藍圖都是一致的。因此,當您去查找其他部門中關於不同計劃的資訊時,您就能知道在何處尋得。 

例如,若產品行銷團隊想要查看工程團隊即將截止的交付項目,他們就能參照工程計劃藍圖。由於他們根據全組織計劃藍圖範本而建立專屬藍圖,因此它們具有完全相同的結構方式,這樣一來就可輕易找到相關交付項目的區段。基本上,計劃藍圖範本讓您更輕鬆找到所需資訊,而毋需詢問同事或搜索無窮盡的檔案。

計劃藍圖範本、專案藍圖範本與產品藍圖範本

專案藍圖範本概述了專案計劃。通常為分階段 (設定時間範圍) 規劃,並說明完成專案的可行動方式。另一方面,產品藍圖範本概述了產品團隊的願景,說明了不同時段的產品開發和產品策略,即團隊計劃如何完成產品。 

計劃藍圖範本的運作方式和其他兩種相同 (展現計劃的狀態和推展方向),但更著重整個計劃,而非單一專案或產品。通常專案、產品和計劃藍圖會相互搭配使用。

為什麼要使用計劃藍圖範本?

在更大的組織中可能有數百甚至數千個計劃。因此要想掌握這些計劃當中的所有工作有一定的難度,更別說是要從大方向概覽他們之間錯綜複雜的關聯了。此時就是計劃藍圖範本的用武之地。若每個計劃都使用同樣的範本來建立藍圖,您就能確保每個藍圖的一致性。如此一來,公司裡的每個人就更易於存取、分享和審閱其他計劃藍圖,還能確保團隊以同樣的方式安排工作優先順序。 

此外,您也可以將計劃藍圖範本用來:

  • 啟動計劃: 若一次同時啟動多個新的計劃,您就能用計劃藍圖範本建立各個計劃的藍圖。此舉可使專案關係人掌握大方向,您也能取得他們的信賴以及開發新計劃所需的資源。

  • 敏捷團隊:使用敏捷法的計劃通常也使用藍圖來事先規劃工作。您可以借助計劃藍圖範本確保使用敏捷法的每個計劃均有相同的敏捷藍圖範本,而毋需擔心其所屬部門為何。

如何使用計劃藍圖範本

理論上,您可以在一張紙上繪製計劃藍圖,也可在 Excel 試算表中製作。然而,這樣一來,就很難複製或從中建立範本。使用數位專案管理軟體建立計劃藍圖範本,您就有更多功能可以運用。建立您的範本後,可新增相依性、變更指派對象以及輕易在全公司分享此範本。由於可以徹底自訂,因此您可針對適合特定公司計劃需求和商業目標加以建置。

以下區段提供一些實用資訊,協助您開始使用:

  • 資源:納入團隊成員、計劃價值主張以及計劃願景。這必須要能讓您快速看一眼就掌握計劃內容,以及計劃與公司目標之間存在何種關聯。

  • 業務目標和計劃:這有助您信手拈來,輕易掌握公司的大方向願景,從而使工作的推展有所依據。您可把這些全企業通用的目的和倡議當成階段目標,確保自己始終投入心力在最具影響力的專案。

  • 計劃目標:除了列出全公司通用的目的和目標外,也與您建立的所有計劃專屬目標相互連結。

  • 交付項目您在此處列出計劃的交付項目,以及相關的專案計劃和藍圖。

  • 部門專用區段:每個計劃都有各自需要納入在藍圖的不同事項。例如,若您隸屬產品開發團隊,您可能會建立一個區段說明各個階段,以便展示開發的進展情況。

若要進一步把計劃藍圖範本活用,不妨試著透過不同方式檢視,包括:

  • 工作流程看板:把這個版面配置用在敏捷計劃藍圖範本,依慣例使用衝刺並需要用到「泳道」(水平分類) 來指明哪些任務待處理、哪些任務進行中,哪些任務已完成。或者,也可將工作流程看板用於風格較傾向說明可行動項目的計劃。 

  • 甘特圖:若您需要使計劃藍圖以時間軸顯示,此版面配置就很實用。例如,若您的計劃運作時間超過一年,您就能將範本設計成以階段或季度呈現,再透過甘特圖來加以檢視,從而查看各項行動所對應的時程。

  • 建立以顏色區分的區段:視使用情況而定,此功能有可能非常實用,可在視覺上加以區分,並顯示不同行動之間的分別。例如,若您的計劃藍圖範本用在 IT 產品管理,就能以顏色區分不同區段,以顯示計劃如何輔助跨部門的各項 IT 專案。在此情況下,您可以選擇一種顏色用於營運,另一種顏色用於內部員工請求。

適用於 Asana 範本的整合

把您的計劃藍圖範本連結至您最愛的應用程式,並使用我們的內建整合,為您的計劃建立完美的自訂範本。

整合功能

  • 看板檢視。看板檢視是一種工作流程看板風格的檢視方式,使用欄來顯示專案資訊。欄通常是按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織,但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一個欄中以卡片的形式顯示,卡片中帶有各種相關資訊,包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間推進的狀況,並一目了然地掌握您專案所在的位置。

  • 時間軸檢視。時間軸檢視是一種甘特圖式專案檢視方式,以水平長條圖顯示所有任務。您不僅可以查看每一個任務的開始和結束日期,還可以看到任務之間的相依性。藉助時間軸檢視,您可以輕鬆追蹤計劃中每一個部分如何彼此配合。此外,由於您是在同一處地方查看所有工作,故可以在衝突發生前輕鬆識別並加以處理,從而確保按時實現所有目標。

  • 核准。有時候,您需要的不僅只是完成任務而已,您還需要知道某個交付項目是否已獲得核准。核准是 Asana 中一個特別的任務類型,提供「核准」、「請求變更」或「拒絕」任務等選項。這樣一來,任務所有者就能清楚瞭解應該採取哪些行動,以及他們的工作是否已獲核准。

  • 專案狀態更新。不必再為了查找專案狀態資訊而在多個工具之間排序資訊,也不要再為了一封電子郵件就能搞定的事而多開一場會議了。Asana 中的專案狀態更新不僅容易使用,還能直接與您團隊進行的工作相互結合。如此一來,團隊便可輕鬆存取額外的專案資訊,例如專案計劃、溝通計劃、專案目標、里程碑和交付項目等。最終,專案狀態報告將能減少手動作業、集中管理資訊,並確保所有人即時掌握最新資訊。

推薦的應用程式

  • GitHub。 將 GitHub 提取請求狀態自動同步至 Asana 任務。追蹤提取請求的進度,並改善技術與非技術團隊間的跨職能協作,這一切均可在 Asana 中辦到。

  • Jira。 在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程,以便提高專案發展流程的即時可視度,且使用者無需離開 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題,使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。

  • Figma。團隊運用 Figma 建立使用者流程、線框圖、使用者介面模型、原型等。現在,您可以將這些設計嵌入到 Asana 中,這樣您的團隊就可以藉助相關專案文件,參考情境中的最新設計成果。而且,區別於螢幕擷取畫面,即時嵌入內容會即時更新,以反映在設計檔案中作出的變更,從而免除尋找正確檔案與更新圖片方面的功夫。

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任何 My Drive 檔案。

常見問題

計劃藍圖範本和專案藍圖範本兩者有何差異?

計劃藍圖範本概述您的計劃藍圖,亦即計劃推展的方向以及如何達成目標。這樣一來,使用者就能概覽計劃的大方向,包括誰參與 (團隊)、需完成哪類型的工作 (有無交付任務)。就個別專案而言,專案藍圖範本也有同樣的功能。兩種情況中,使用範本來建立關聯的藍圖,都可確保每個藍圖的建立和架構方式都相同,進而減少混淆不清,以便更易於使用。

使用計劃藍圖範本的好處是什麼?

公司用計劃藍圖範本來建立一致的計劃藍圖。由於使用的範本相同,因此每位計劃經理建立的計劃藍圖,均是以同樣的方法來設計和陳述。如此一來,公司裡的每個人就更易於存取、分享和審閱其他計劃藍圖,確保團隊以同樣的方式安排工作優先順序。此外,也減少工作附帶事務,而毋需在每次需要新計劃藍圖時從零開始。

如何設定計劃藍圖範本的格式?

設定計劃藍圖範本的格式時,應呈現計劃的概觀大方向。最簡單的作法是使用動態工具,例如專案管理軟體。針對大部分計劃,您都必須列出該計劃的相關詳細資訊,例如:團隊、交付項目和計劃的願景或目標。此外,若您是執行敏捷計劃,則也應納入適用於計劃的特定區段,將衝刺回顧這類的事項包含在內。

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