生產排程範本

使用生產排程範本減少延遲及其所造成的非必要成本。建立一份生產排程範本,即可輕鬆複製您的生產流程並保持工作進展順利。

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及時的生產和交付至關重要。許多公司依靠排程表來追蹤生產流程、提供切實可行的產品完成估計時間,並確定出貨日期。但僅僅在行事曆上列出這些日期是不夠的。若要使生產排程發揮效用,則必須將您生產流程中最重要的部份統整至其中。

雖然預定的排程表可以幫助您規劃工作和估計時間,但在現實中,生產工作是既複雜又無法預測的。例如,供應鏈中斷可能導致意外延遲,或者產品可能需要比計劃更長的時間來構建。那麼,該如何確保您排程的一致性,並使生產工作進度正常且井井有條,同時在意外發生時保持靈活性呢?  

答案是:使用動態的生產排程範本。

什麼是生產排程範本?

生產排程範本是您的生產排程的大綱,您可以利用它來追蹤整個生產流程。生產排程提供了流程的基本細節,包括你正在生產的東西 (產品) 以及產品何時將準備就緒 (截止日期)。

生產排程範本通常用於製造生產,在這種類型的工作中,每天生產數百甚至數千種產品都是很常見的。不過,任何負責構建產品的團隊、組織或行業都可以從此範本中受益。保存好一份主要的生產排程範本後,您便可以在短短幾分鐘內構建並啟動新的排程。 

您為何需要生產排程範本?

您可以使用生產排程來追蹤生產流程、供應和需求,幫助您按時交付客戶所需的產品。將您的排程範本化,即可在每次製作新產品時節省從頭開始建立新排程的時間和精力。如果您需要跨多個生產團隊管理各種產品排程,請使用專案排程範本來保持排程的連貫性。此外,此範本還可以幫助您追蹤生產工作的其他關鍵方面,例如預測趨勢和供應鏈活動。

傳統上,製造業和其他行業仰賴 Google 試算表或 Excel 範本等靜態的專案排程,但是這些工具無法讓您以直觀的方式查看生產範本或有效進行跨團隊工作。替代方案是使用功能更多的軟體,讓您能以不同的方式 (例如甘特圖或行事曆範本) 將您的生產排程可視化。取得這種宏觀的視覺化概觀,您可以更輕鬆地辨識及消除潛在的瓶頸。在此種檢視方法中,您還可以查看和比較計劃的生產工作與實際的生產情形,以判定是否存在落後或機會,從而提高生產週期的效率。 

如何使用生產排程範本

您可以在網路上找到各種免費的生產排程範本,但有效排程的關鍵不僅是範本本身,還有支持它的軟體。藉由在動態平台 (例如工作管理軟體) 中建構範本,您可以使用其功能進一步強化及最佳化生產工作。例如,您可以使用自動化進行庫存管理,在完成生產新產品時立即更新您的庫存。

在建立生產排程範本時,請使用區段來清楚地向專案關係人展示您正在生產的確切內容,以及預計的完成時間。為此,請納入以下內容:

  • 訂單詳細資訊:列出訂單號碼、品項描述、客戶名稱或其他有關訂單的識別資訊,以便輕鬆參考生產中的內容。

  • 生產狀態:在完成流程時更新您的生產狀態,以向專案關係人展示每個訂單的狀況以及進度是否正常。

  • 工作排程和截止日期:制定工作排程、確定截止日期,標明生產工作的開始和結束時間。請務必納入這些日期之間的任務和里程碑,並列出從前期生產一直到完成的所有依存項

  • 訂單 (數量):您需要生產多少產品?追蹤此訊息有助於顯示預期生產率與實際生產率之間的差距。如果存在差異,則您可以調整您的流程,確保每個生產排程都滿足您的指標並且不會落後。

  • 需要/使用的原物料:生產產品需要哪些原物料?將這些數字用於資源管理和產能規劃,您便可以更準確地估算生產特定項目或履行訂單所需的成本。

可與您的範本一起使用的整合及應用程式

嘗試使用這些功能和應用程式整合來自訂您的生產排程範本,並滿足您團隊的獨特需求。

整合功能

  • 清單檢視。清單檢視是一種格狀檢視方式,可讓您輕鬆且快速地查看所有專案資訊。如待辦清單或試算表,清單檢視也會一次顯示您的所有任務,故您不僅可以查看任務標題和截止日期,還可檢視優先順序、狀態等任何相關的自訂欄位。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼工作,藉此毫不費力地實現協作。

  • 時間軸檢視。時間軸檢視是一種甘特圖式專案檢視方式,以水平長條圖顯示所有任務。您不僅可以查看每一個任務的開始和結束日期,還可以看到任務之間的相依性。藉助時間軸檢視,您可以輕鬆追蹤計劃中每一個部分如何彼此配合。此外,由於您是在一處地方查看所有工作,因此可以在衝突發生前輕鬆識別並給予處理,從而保障按時實現所有目標。

  • 自動化。將手動作業自動化,使團隊耗費較少時間在繁忙的工作,將更多時間運用於您任用他們時賦予的任務上。Asana 中的規則,其運作是以觸發和動作為基礎——基本上就是「當 X 發生時,就執行 Y。」使用規則將工作之指派、截止日期之調整、自訂欄位之設定、通知專案關係人等作業自動化。「規則」把臨時性的自動化轉變成完整的工作流程,進而使團隊重新掌有時間,運用於需要使用技能和策略的工作。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

推薦的應用程式

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Dropbox。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Dropbox 檔案選擇工具,直接把檔案附加至 Asana 中的任務。

  • OneDrive。使用內建於 Asana 任務窗格的 Microsoft OneDrive 檔案選擇工具,直接將檔案附加至 Asana 中的任務。輕鬆地附加 Word、Excel、PowerPoint 等應用程式檔案。

  • Gmail。藉助 Asana for Gmail 整合,您可以直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的所有任務都會自動包含來自您電子郵件的情境資訊。如此一來,您再也不會錯過任何事情。撰寫電子郵件時需要參考某項 Asana 任務嗎?與其開啟 Asana,不妨改用 Asana for Gmail 附加元件,直接從您的 Gmail 收件匣輕鬆搜尋該任務。

常見問題

如何建立生產排程範本?

您可以在文件中建立生產排程範本,但這麼做效率不高。請改為在工作管理軟體這類的動態平台中建立您的範本,以便使用自動化、追蹤和報告功能簡化您的生產流程。構建範本時,請納入相關資訊,例如訂單和客戶詳細資訊、生產狀態和相關的截止日期。

使用生產排程範本的好處是什麼?

生產排程範本可確保公司上下的每個團隊都以相同的方式構建其生產排程。公司通常需要同時生產許多不同的產品,因此範本是一種減少規劃工作的方法,因為您不需要每次都從頭開始建立新的排程表。此外,使用一致的範本來安排生產排程,可讓您更輕鬆地識別瓶頸或反覆出現的問題,並進行更改以使流程更加流暢、更有效率。

製造環境中的排程五要素是什麼?

製造工作的生產排程的五個組成部份是規劃、路線、排程、調度和執行。若要使用生產排程範本進行製造工作,請在生產的規劃階段中建立之。

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