流程圖範本

從頭到尾繪製一個流程可能感覺像是一項艱鉅的任務。好在,數位流程圖範本可以將您的業務流程自動化,讓您可以直接開始工作。以下說明其使用方式。

建立您的範本

INTEGRATED FEATURES

workflow icon工作流程產生器field-add icon自訂欄位dependency icon相依性board icon看板

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[產品 UI] 創意請求流程圖範本 (工作流程產生器)

想想您上一次規劃一項專案或將一個想法付諸實施的情況。您是從何處開始著手?您如何從頭到尾繪製整個流程?

在計劃和執行專案或業務流程的過程中有很多變動的部份。為了取得成功,您必須將每個步驟可視化,以便準確瞭解需要完成的工作——從您的第一項任務開始,一直到專案完成為止。

這說來容易做起來難。但別擔心,流程圖範本可以為您提供幫助。 

什麽是流程圖繪製?

流程繪製是以可視化的方式將完成流程或工作流程所需的步驟繪製出來。繪製業務流程的目的是讓您的團隊進一步瞭解個別流程的運作方式,以便成功執行。

您可以在個人、團隊、部門或組織層級使用流程圖來概述流程,數量不限,從訓練和到職等組織流程到腦力激盪這類團隊專屬的流程皆可適用。

通常,您會使用流程圖繪製法來繪製流程,也就是使用由特定符號所建立、針對複雜流程的可視化呈現方式。若要瞭解有關繪製流程圖的更多資訊,請查看我們的文章:流程圖繪製指南

雖然繪製流程圖是對業務流程進行概述和可視化的好方法,但這些靜態的工具有其侷限性。您需要使用數位工具才能真正鮮明的呈現流程。這就是數位流程圖範本派上用場之處。

什麼是數位流程圖範本?

數位流程圖範本是以您的靜態流程圖為基礎,使用工作流程 (可重複的流程) 擷取您已勾勒出的流程,並提供鮮明的說明。透過結合您的流程圖繪製內容和數位工作管理工具,您可以在工作進行之處將團隊連結起來並執行任務。

使用數位流程圖範本的關鍵在於設定工作流程。您可以這樣想:您所做的大部份工作都依循著一個可重複的模式。不論是撰寫部落格貼文、引導新團隊成員到職,或是啟動新的銷售流程,您可能每次都會依循類似的步驟。這些步驟就是您的工作流程。

使用靜態流程圖確定工作流程的起點和終點後,您便可以制定工作流程來依循完成整個流程所需的步驟。然後,您可以該工作流程為基準,建立一個可複製的數位流程圖範本。這麼一來,每次您需要撰寫部落格貼文或引導團隊成員到職時,您的流程便已經建置好了。您只需複製範本即可開始工作。

如何建置您的工作流程並建立數位流程圖範本

熟悉了工作流程的細節後,您便可以輕鬆建置一套流程,並將其轉換為數位流程圖範本。只須按照以下步驟操作:

  1. 確定您要繪製的流程,例如追蹤新銷售機會的後續進展。  

  2. 列出完成該流程所涉及的活動。延續我們的銷售範例,其活動可能包括安排初次業務拜訪、拜訪後的追蹤工作、送交提案和合約定案。 

  3. 在流程圖中繪製出流程。包括按照執行流程所需的正確順序安排所有活動。 

  4. 將靜態流程圖整合至數位工作管理工具中,藉此建立一份流程圖範本。現在,請將您在流程圖中繪製的活動置入數位工具中。這將作為該工作流程的基本範本。進一步延伸我們原先的範例,根據您為新銷售機會的追蹤工作而建置的流程圖,您可以建立一份「初次業務拜訪追蹤範本」。 

  5. 在啟動類似流程時複製並重複使用流程圖範本。建構好範本後,您可以將其作為類似流程和專案的起點。最後,以剛才的範例來說,每次您需要追蹤新的銷售機會時,只需複製初次業務拜訪追蹤範本並填寫內容即可。 

數位流程工作流程範例

您幾乎可以針對任何需要可重複步驟執行和完成的業務流程,建置數位流程工作流程。以下是一些您可能會建置的常見工作流程使用案例。

銷售管線流程圖範本

[產品 UI] 銷售管線流程圖範本 (工作流程產生器)
免費的銷售管線範本

客戶回饋流程圖範本

[產品 UI] 客戶回饋流程圖範本 (工作流程產生器)
免費的客戶回饋範本

售後交接流程圖範本

[產品 UI] 售後交接流程圖範本 (工作流程產生器)
免費的售後交付範本

產品行銷發佈流程圖範本

[產品 UI] 產品行銷發佈流程圖範本 (工作流程產生器)
免費產品行銷發佈範本

會議日程流程圖範本

[產品 UI] 會議日程流程圖範本 (工作流程產生器)
免費會議日程範本

創意請求流程圖範本

[產品 UI] 創意請求流程圖範本 (工作流程產生器)
免費的創意請求範本

工作請求流程圖範本

[產品 UI] 工作請求流程圖範本 (工作流程產生器)
免費的工作請求範本

整合功能及應用程式

讓我們來看看有助您的數位流程圖範本提升至另一層次的整合功能和應用程式。

整合功能

  • 工作流程產生器。運用工作流程產生器,將團隊的工作流程以可視化的方式呈現,並簡化跨團隊的協作。工作流程產生器是不需要撰寫程式碼的點選即用工具,可協助您進行可視化以及建立強大的自動化工作流程。輕鬆建立有效的流程,串連組織各個層級的團隊和部門。此外,您還可以直接整合您最喜愛的商務應用程式 (例如 Slack、Adobe Creative Cloud、Salesforce、Zoom 等) 至工作流程中,從而精簡任務,確保隊友始終保持同步。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

  • 相依性。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否阻擋了其他人的工作,以便相應地安排工作的優先順序。具有協作性工作流程的團隊可以輕鬆查看他們正在等待其他人完成的任務,並且知道何時該開始進行自己的工作。當第一項任務完成時,指派對象會收到通知,告知他們可以開始進行依存項任務。或者,如果您的工作依存於另一項任務,而該任務的時程被重新安排,則 Asana 會通知您,讓您知道是否需要一併調整依存項的截止日期。

  • 看板檢視。看板檢視是一種工作流程看板風格的檢視,使用欄來顯示專案資訊。欄通常會按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織,但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一欄中以卡片的形式顯示,卡片中包含各種相關資訊,包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間推進的狀況,並一目了然地掌握您專案所在的位置。

推薦的應用程式

  • Dropbox。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Dropbox 檔案選擇工具,直接把檔案附加至 Asana 中的任務。

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Gmail。藉助 Asana for Gmail 整合,您可以直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的所有任務都會自動包含來自您電子郵件的情境資訊。如此一來,您再也不會錯過任何事情。撰寫電子郵件時需要參考某項 Asana 任務嗎?與其開啟 Asana,不妨改用 Asana for Gmail 附加元件,直接從您的 Gmail 收件匣輕鬆搜尋該任務。

  • Zoom。Asana 與 Zoom 彼此搭配,協助團隊完成更多目標明確、聚焦重點的會議。藉助 Zoom + Asana 整合,可以輕鬆籌備會議,保留可行動的對話內容,並且在會議結束後仍可存取資訊。在 Asana 中開始會議,彼此共用的會議議程提供了需討論內容的可視度及情境。在會議期間,團隊成員可以在 Zoom 中快速建立任務,這樣細節和行動項目就不會遺失。會議結束後,Zoom + Asana 整合可將會議記錄和錄製內容提取到 Asana 中,因此所有協作者和專案關係人都可以依據需要回顧會議內容。

常見問題

哪些業務流程可以使用流程圖範本來繪製?

您可以為任何依循可重複模式的業務流程建置流程圖範本。包括組織流程 (例如招募員工到職) 或團隊專屬的流程 (例如腦力激盪和管理創意請求)。流程圖範本有助於簡化創意、銷售和 IT 等團隊的業務流程。

使用流程圖範本有哪些好處?

您可以使用流程圖範本鮮明的呈現您的靜態流程圖內容。這些工作流程可讓您將完成特定流程所需的所有步驟自動化,從而為您的團隊簡化和標準化流程。構建好流程圖範本後,您即可輕鬆複製,並在需要再次執行該流程時隨時使用,進而節省時間和前置工作。 

繪製流程圖有哪些好處?

流程繪製是以可視化的方式將完成流程或工作流程所需的步驟繪製出來。細分的流程圖有助團隊瞭解他們得做哪些事情才能完成流程,並可讓他們識別任何效率低落的情形或瓶頸。

有哪些不同類型的流程圖繪製法?

有六種常見的流程圖類型:基本流程圖、高階流程圖、詳細流程圖、泳道圖、價值鏈圖和 SIPOC 圖。如欲取得更多有關流程圖繪製法及其編製方法的資訊,請參閱我們的文章:流程圖繪製指南

使用 Asana 建立流程圖範本

瞭解數位流程圖範本如何自動化及簡化您的流程。

建立您的範本