階段閘道流程：如何預防專案風險

階段關卡流程透過在專案生命週期的每個階段建立審查區域來預防專案風險。 它最常用於產品開發，以確保產品在發佈前處於最佳狀態。 您將在專案階段之間建立閘道，每個閘道都會定義專案必須滿足的條件，才能繼續推進。 此方法可協助您在整個專案生命週期中避免錯誤的目標，從而提高專案成功的機率。 

什麼是專案管理中的階段門關流程？

階段門關流程 (也稱為階段閘道流程) 是一種透過在整個專案計劃中新增閘道或審查區域來改善專案成果並預防風險的方法。 此架構最常用於產品開發專案，但對於任何複雜的專案都很有用。

此流程將專案分解為不同階段，而每個階段之間的閘道則作為檢查點。 使用此架構時，您將根據重要里程碑將專案任務分為不同階段。 然後，確定每個階段的先決條件。 在進入下一階段之前，請確保您的專案符合這些先決條件。

階段門流程的目標是改善決策和專案結果。 如果您沒有及早注意到專案中的錯誤，它們可能會相互累積，變得更難修復。 但是，當您在專案進行期間經常參考專案計劃時，您會更清楚地看到錯誤，並可以立即解決它們。 當團隊成員在專案任務上協同合作時，多個檢查點也能提供明晰（度）。

何時使用階段關卡流程

階段關卡流程最常用於改善產品開發流程。 產品開發專案通常是涉及跨職能團隊的大型專案。 階段門流程透過提供檢查點來簡化專案，讓每個人都能維持資訊同步。 您可以在開發產品或進行其他複雜計劃時使用此流程，例如網站大修或行銷活動。

​​使用階段關卡流程：

• 與跨職能團隊合作

• 與大型遠端團隊合作

• 處理複雜專案時 

可從階段門流程中受益的專案類型：

• 新產品開發

• 全公司的計劃，例如行銷活動或流程徹底改造。

如果您與跨職能團隊合作，階段門流程可以改善協作。 閘道有助於團隊成員彼此信任，並對自己的工作充滿信心，因為他們知道其他團隊已經解決了專案問題。 如果您是遠距工作，此流程還可以簡化團隊溝通，並減少您收到的問題和疑慮數量。

階段關卡流程的 6 個階段

階段關卡流程有六個不同的階段，從零開始。 每個階段代表一個發展領域。 將專案時間軸和相應任務分為這些階段，以便專案計劃有邏輯地推進。

第 0 階段。 探索 

探索階段是專案構想。 收集研究資料並安排腦力激盪會議，以確定您想要達成的目標。

第 1 階段。 範圍

一旦您有了明確的想法，就會進入下一個階段，即範疇定義。 定義您的專案要求、確定專案關係人並設定專案目標。

第 2 階段。 商業企劃案 

接下來，您將建立商業企劃案，以鞏固您的專案計劃，並使用研究來證明您的專案目標。

第三階段。 開發

開發階段是您的想法得以實現的階段。 這是您的專案團隊建立任何專案交付項目的時候，例如產品、報告或行銷活動。

第四階段。 測試和驗證

對於產品開發，請測試您的產品，以確保其符合專案目標和行業標準。 對於不包含產品的專案，請使用此階段來完善您的交付項目。 在總結之前，請尋找您可以改進的領域。 

第五階段。 發佈

最後一個階段涉及發佈產品或將交付項目傳送給主要專案關係人。

在這些階段之間，您將會有關卡。 閘門透過確認上一階段的可行性和準確性，幫助您完成每個專案階段。

階段關卡流程的 5 個關卡

階段門流程中的閘門取決於您在上一個階段中完成的內容。 例如，第零階段是探索，因此您的第一個閘道將審查您的專案構想的品質。 這樣一來，您就不會繼續推進一個不可行的想法。

閘門 1。 構想品質

審查專案構想的品質和可行性。

關卡 2。 執行審查

確保您的專案目標和要求對您心中的想法來說是切合實際的。

閘門 3。 Business 版理由

評估您的商業企劃案是否合乎邏輯，並檢查相應行動計劃的效率。

關卡 4。 行動計劃審查

確定您是否已正確完成行動計劃中的所有內容。

閘門 5。 發佈前檢查

在開始發佈流程之前，請檢查您的交付項目的品質和準確性。

每個關卡中的 3 個任務

對於每個閘道，您都有三個任務：

1. 設定專案推進所需的要求。 

2. 設定衡量專案成功與否的標準。 

3. 透過建立可能的結果來總結每個關卡。 

使用以下問題來引導流程：

專案需要哪些條件才能向前推進？

• 交付項目

• 里程碑

我們可以使用哪些標準來衡量專案的成功？

• 策略契合度

• 產品及競爭優勢

• 市場吸引力

• 技術可行性

• 核心能力

• 財務風險與回報

可能的閘道結果是什麼？

• 啟動：專案足夠可行，可以繼續進行。

• 終止：專案不可行。

• 暫停：專案暫停，但可以在某些條件下繼續。

• 回收：專案需要進一步調整才能繼續進行。

雖然這些是階段門流程的標準閘道和標準，但您可以根據專案計劃進行自訂。 例如，如果您正在建立產品發佈活動，則您的標準可能會轉向數位標準，而非以產品為中心的衡量標準。

階段關卡流程範本

以下是階段關卡流程的範例，其中標記了每個階段和關卡。 專案必須通過每個閘道，才能進入下一個專案階段。

使用以下範本填寫您下一次產品創新或行銷策略的流程。

使用階段關卡流程的優點

階段門流程可確保最終結果符合預期，從而提高專案或產品發佈效率。 

階段門流程的其他優點包括：

• 降低風險：在每個閘道檢查您的專案可降低專案風險，因為您可以快速識別問題並在問題出現時加以解決。

• 提升團隊績效：當團隊成員知道他們的專案沒有錯誤且有望成功時，他們就能發揮最佳表現。

• 改善專案成果：徹底審查專案時，您將交付一流的成果。

• 簡化團隊協作：團隊成員對專案進度有明晰（度）時，就能輕鬆合作。