Checklista för nyanställningar

Grattis! Din kandidat har undertecknat ditt erbjudande och rekryteringsprocessen är officiellt avslutad. Du har fått en ny teammedlem! Nästa steg är att förbereda alla uppgifter som behöver slutföras för att den nya medarbetaren ska få en bra start. Det bästa sättet att göra det är att använda en mall för checklista för nyanställda.

Vad är en mall för checklista för nyanställda?

En mall för en checklista för nyanställda är en återanvändbar mall som hjälper chefer att hålla koll på alla uppgifter som behöver slutföras för att framgångsrikt introducera en nyanställd. Det säkerställer att alla nyanställda har förutsättningar att lyckas redan innan den första arbetsdagen. 

Vad är skillnaden mellan en mall för checklista för nyanställda och en mall för introduktion av nyanställda?

Vid första anblicken verkar en mall för checklista för nyanställda och en mall för introduktion av nyanställda vara samma sak. Men det är faktiskt lite mer nyanserat. En mall för en checklista för nyanställda fokuserar på allt förberedande arbete som en chef behöver slutföra innan en nyanställd börjar. Det inkluderar bland annat att förbereda ny utrustning, planera möten och samordna möten med HR. 

Mallar för introduktion av nyanställda används för att vägleda nyanställda genom introduktionsprocessen. En bra mall för introduktion av nyanställda innehåller saker som personalhandboken, information om den första arbetsdagen och vad den anställda kan förvänta sig av 30-60-90-dagarsplanen. 

Varför ska man använda en mall för checklista för nyanställda?

introduktion av nyanställda har många rörliga delar – och det kan vara överväldigande att hålla reda på allt du behöver göra innan den nyanställda börjar. En mall för en checklista för nyanställda hjälper till att effektivisera introduktionen för både kontorsanställda och distansarbetare genom att göra det möjligt att se kommande introduktionsuppgifter på ett ögonblick. Dessutom kan en effektiv introduktion faktiskt förbättra den anställdes tillfredsställelse och bibehållande, så att använda en mall kan hjälpa dig att lyckas långt bortom den anställdes första dag.

Vad ingår i en mall för checklista för nyanställda?

En bra mall för en checklista för nyanställda bör innehålla en omfattande lista över uppgifter som ska utföras innan introduktionen, det vill säga alla uppgifter som behöver utföras mellan den tidpunkt då den nyanställda accepterar ditt jobberbjudande och den nyanställdes första dag. Vanliga uppgifter före introduktionen är:

• Förberedande uppgifter, såsom att tilldela utrustningsförfrågningar till IT och HR, skicka välkomstmejl och se till att bakgrundskontroller är slutförda.

• Skicka (och ta emot) dokument för nyanställda, såsom I-9-dokument, formulär för källskatt och bekräftelser på företagspolicyer.

• Skicka en översikt över vad den nyanställda kan förvänta sig den första dagen, inklusive eventuella incheckningar den första dagen, en sammanfattning av schemat och vad man behöver veta om sin arbetsyta (om det är på kontoret).

• Skicka en översikt över vad den nyanställda kan förvänta sig under den första veckan och den första månaden, inklusive milstolpar som du förväntar dig att de ska nå och eventuella tidslinjer för prestationsutvärdering.

• Ge den nyanställda information om företagets officiella introduktionsprogram, inklusive formell introduktionsutbildning.

• Skicka ytterligare användbar information, till exempel en översikt över företagskulturen och förväntningarna på den nya rollen.

Så här använder man en mall för en checklista för nyanställda

Det enklaste sättet att skapa en checklista för nyanställda är att börja med Asanas kostnadsfria mall. Med Asana kan du lägga till tvärfunktionella medarbetare som personalavdelningen och IT-avdelningen i mallar för nyanställda, för att säkerställa att varje uppgift är slutförd innan den nyanställda börjar. 

Därifrån kan du anpassa mallarna för att passa behoven för specifika roller – eller skapa flera olika typer av mallar för nyanställningar för olika avdelningar. Det hjälper dig att spara tid i det långa loppet, eftersom du inte behöver tänka på vilka uppgifter som ska slutföras varje gång du introducerar en ny person i teamet. 

Integrerade funktioner

• Listvy. Listvyn är en rutnätsvy som gör det enkelt att se all information om ett projekt på ett ögonblick. Precis som en att göra-lista eller ett kalkylark visar listvyn alla uppgifter samtidigt, så att du kan se uppgiftens titel och slutdatum samt alla relevanta anpassade fält såsom prioritet, status med mera. Möjliggör enkelt samarbete genom att ge hela teamet insyn i vem som gör vad och när.

• Automatisering. Automatisera manuellt arbete så att ditt team lägger mindre tid på improduktivt arbete och mer tid på de uppgifter de anlitades för att göra. Regler i Asana fungerar utifrån utlösare och åtgärder – i huvudsak ”om X händer, gör Y”. Använd regler för att automatiskt tilldela arbete, justera slutdatum, ställa in anpassade fält, meddela intressenter och mycket mer. Allt från specifika automatiseringar till hela arbetsflöden – med hjälp av regler får teamet mer tid till att ägna sig åt kvalificerat och strategiskt arbete.

• beroenden. Markera en uppgift som väntande på en annan uppgift med hjälp av beroenden. Få reda på när ditt arbete blockerar någon annans arbete, så att du kan prioritera därefter. Team med arbetsflöden för samarbete kan enkelt se vilka uppgifter de väntar på och veta när de ska börja med sin del av arbetet. När den första uppgiften är slutförd kommer den tilldelade personen att få ett meddelande om att arbetet med den beroende uppgiften kan påbörjas. Om uppgiften som ditt arbete är beroende av omplaneras meddelar Asana dig om du behöver ändra slutdatumet för den beroende uppgiften. 

• Startdatum. Ibland räcker det inte med att bara hålla reda på när en uppgift ska vara klar – du måste också veta när du ska börja arbeta med den. Starttider och startdatum ger teammedlemmarna en tydlig uppfattning om den tid det borde ta att slutföra varje uppgift. Använd startdatum för att ställa in, spåra och hantera arbete för att anpassa teamets mål och inte glömma bort några beroenden. 

Rekommenderade appar

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

• Microsoft Teams. Med Microsoft Teams + Asana-integreringen kan du söka efter och dela informationen du behöver utan att lämna Teams. Koppla enkelt dina team-konversationer till genomförbara punkter i Asana. Dessutom kan du skapa, tilldela och visa uppgifter under ett team-möte utan att behöva byta till webbläsaren.

• Slack. Omvandla idéer, jobbförfrågningar och punkter att göra från Slack till spårbara uppgifter och kommentarer i Asana. Gå från snabba frågor och punkter att göra till uppgifter med tilldelade personer och slutdatum. Fånga enkelt upp arbete så att förfrågningar och att göra-punkter inte försvinner i Slack. 

• Zoom. Asana och Zoom samarbetar för att hjälpa team att ha mer målinriktade och fokuserade möten. Zoom + Asana-integreringen gör det enklare att förbereda möten, hålla genomförbara konversationer och komma åt information när samtalet är slut. Mötena börjar i Asana där gemensamma mötesagendor ger insyn i och sammanhang om vad som kommer att diskuteras. Under mötet kan teammedlemmarna snabbt skapa uppgifter i Zoom, så att detaljer och punkter att göra inte går förlorade. När mötet är slut hämtar Zoom + Asana-integreringen transkriptioner och inspelningar från mötet till Asana, så att alla medarbetare och intressenter kan se dem vid behov.

Vanliga frågor