En djupdykning i modeller för projektledningsmognad

Tänk tillbaka på hur du var i grundskolan. Hade du ett moget sätt att se på världen? Och när du gick i gymnasiet? Hur ser dina åsikter och synpunkter ut nu när du är vuxen och har upplevt mer av livet? 

Det här begreppet mognad kan tillämpas på många saker, inklusive Business och projekthantering. När en organisation först börjar utveckla arbete kan det finnas få eller inga standardprocesser för projekthantering. När verksamheten växer mognar deras projekthanteringsstil. Det här är den grundläggande idén bakom mognadsmodellen för projekthantering.

Att förstå komponenterna i projektledningens mognadsmodell kan hjälpa dig att analysera var din organisation för närvarande står och hur mogna dina processer är. Sedan kan du använda den här kunskapen för att vidareutveckla och förbättra dina projekthanteringsprocesser.

Vad är en mognadsmodell för projekthantering (PMMM)?

En mognadsmodell för projektledning (vanligtvis förkortad till PMMM) är en matris som illustrerar hur ett företags projekthanteringsprocess utvecklas över tid. Precis som ett företag förändras när det expanderar, är det nödvändigt att även din projekthanteringsstil anpassas. Tanken är att en organisation inte växer slumpmässigt – när ett företag växer, växer det med ett syfte.

Syftet med en organisations projektledningsmodell är att ge ledarskapet en riktlinje för vilka steg de kan ta för att förbättra sig. Visuellt sett ser PMMM ut som en matris med fem kolumner som indikerar mognadsnivåer och 10 rader som indikerar kunskapsområden.

PMMM skapades baserat på redan befintliga business-modeller såsom Capability Maturity Model (CMM). Den utvecklades av Carnegie-Mellon University Software Engineering Institute och Excellence Model från European Foundation for Quality Management (EFQM). Den tar också upp aspekter från Risk Maturity Model, som beskriver vilka aspekter och aktiviteter som kan skapa ett hållbart och repeterbart riskhanteringsprogram.

PMMM:s fem mognadsnivåer

De fem nivåerna av projektledningsmognad representerar alla det mognadsstadium som ett företag kan befinna sig i. Det är möjligt för en organisation att befinna sig på olika mognadsnivåer inom olika kunskapsområden. Det liknar en betygsrubrik eller en prestationsutvärdering av en anställd. 

Nivå 1: Inledande process

På den här nivån har en organisation väldigt få projekthanteringsprocesser på plats. Det är troligt att uppgifter utförs slumpmässigt och det är svårt att förutsäga framtida framgång eftersom allt görs ad hoc. 

Olika team kan använda olika projekthanteringsprocesser, vilket resulterar i brist på ansvar och sammanhållning mellan team. Det finns mycket lite (om någon) dokumentation, och mätvärden samlas bara in vid behov. Eftersom projektteam inte mäter mätvärden finns det inget sätt att utvärdera projektets framgång. 

Den inledande processen är inte nödvändigtvis ett dåligt skede att befinna sig i – alla team måste börja någonstans! Det viktigaste med det här steget är att vara medveten om bristen på processer och dokumentation, så att du kan arbeta med ditt team för att utveckla dem.

Nivå 2: Strukturerad process och standarder

På den här nivån implementerar en organisation grundläggande projekthantering, men bara för enskilda projekt. Det innebär att det kan finnas olika projekthanteringsmetoder i hela organisationen. Till exempel kan marknadsföringsteamet organisera sina projekt på ett annat sätt än försäljningsteamet. När försäljning och marknadsföring behöver samarbeta orsakar denna frånkoppling friktion. 

Eftersom det inte finns några bredare organisatoriska projekthanteringsmetoder på plats beror framgången för alla projekt på enskilda projektledare och de team som arbetar med projekten. Mätvärden spåras bara på det mest grundläggande sättet för att säkerställa att det nuvarande projektet blir framgångsrikt. 

Om ditt team är på den här nivån är ni på rätt väg! Ni standardiserar projekthanteringsprocesserna på teamnivå. Nu kan ni fokusera på att skapa standardrutiner i hela företaget för att främja mer tvärfunktionellt samarbete.

Nivå 3: Organisatoriska standarder och institutionaliserade processer

På den här nivån bör en organisation ha ett väldefinierat projekthanteringssystem som är standard i hela organisationen, ibland kallat ett projektledningskontor (PMO). Ledningen är regelbundet involverad i implementeringen av nya processer, inklusive implementering av ändringshantering där det är nödvändigt för att uppdatera eller ändra projektledningsprocesser i hela organisationen. Man mäter mätvärden, men bara för att fastställa en baslinje, inte för strategisk planering.

Dokumentation är viktigt i det här skedet, och det finns fastställda processer och information som tydligt visar hur standardiserade Business-processer ser ut. Om en affärskritisk nödsituation inträffar finns det tydliga beredskapsplaner på plats för att förhindra att verksamheten misslyckas helt.

Nivå 4: Hanterade processer

I det här skedet uppvisar organisationen alla egenskaper från nivå tre och går lite längre. En organisation på nivån för hanterade processer har tydliga projekthanteringsprocesser och dokumentation på plats. Projektledare införlivar regelbundet standardiserade projekthanteringsprocesser i alla företagssystem. Under det här steget börjar ledningen regelbundet att övervaka mätvärden och titta på tidigare resultat för att fatta beslut för framtida projekt.

På nivå fyra har ledningen en tydlig förståelse för hur man uppnår projektframgång. Baserat på tidigare erfarenheter, dokumentation och nuvarande mätvärden kan de fatta välgrundade beslut för att säkerställa att framtida projekt har alla förutsättningar för att lyckas.

Nivå 5: Optimera processen

När en organisation når den här nivån av projekthanteringsmognad kan de börja optimera sina processer fullt ut för att bäst anpassa dem till sina behov. En av de viktigaste identifierarna i det här steget är kontinuerlig förbättring. Kontinuerlig förbättring är processen att anpassa processer i en insats för att upprätthålla effektivitet och produktivitet. Mogna organisationer integrerar kontinuerliga förbättringstekniker i sina projekthanteringsprocesser.

Ditt team rapporterar inte bara regelbundet om mätvärden, utan du använder också dessa mätvärden för att skapa en strategisk plan för framtiden. Medan organisationer på nivå fyra i PMMM granskar mätvärden för att fatta viktiga affärsbeslut, förbättrar företag på nivå fem också aktivt affärsprocesser.

10 kunskapsområden inom projekthantering

Om de fem mognadsnivåerna i PMMM är kolumnerna i matrisen är de 10 kunskapsområdena raderna. De olika kunskapsområdena identifieras av Project Management Institutes (PMI) guide, Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide®). Det är branschstandarden för att identifiera vilka kunskapsområden som är viktiga för projekthantering. 

• Projektintegreringshantering: Samordning av olika rörliga delar av projekt. Det inkluderar enskilda uppgifter, resurser, intressenter, leveranser och portfoliohantering. Det här kunskapsområdet identifierar hur alla dessa rörliga delar kommuniceras till andra teammedlemmar.

• Omfattningshantering: Hur teamet ser till att ett projekt passar projektomfattningen, oavsett om det gäller tid, budget eller resurser.

• Tidsplanering: På samma sätt som projektomfattning är det här hur ett projektledningsteam använder tiden under ett projekt.

• Kostnadshantering: En delmängd av omfattningshantering, det är så här ett team hanterar kostnaderna för ett projekt och om de använder budgeten effektivt.

• Kvalitetshantering: Hur team använder sina processer för att producera kvalitetsprodukter.

• Resurshantering: Hur team organiserar, bearbetar, hanterar och leder teammedlemmar under ett projekt.

• Kommunikationshantering: Hur team kommunicerar projekt både internt till andra anställda och externt till framtida och nuvarande kunder. Det kan inkludera både realtidskommunikation och asynkron kommunikation, som alla bör dokumenteras i en kommunikationsplan.

• Riskhantering: Hur ett team proaktivt minskar projektrisker. Det inbegriper alla beredskapsplaner som ett team har som svar på potentiella risker. 

• Upphandlingshantering: Hur en organisation skaffar varor eller tjänster från externa leverantörer. Det kan vara på projektnivå eller på företagsnivå. 

• Intressenthantering: Hur teamet hanterar förväntningar från olika intressenter och hur man kommunicerar statusuppdateringar med olika intressenter.

Så här går man från en nivå till en annan

Om du vill flytta ditt teams projekthanteringsprocesser från den nuvarande nivån till nästa nivå är det viktigt att förstå att mognadsmodellen för projekthantering inte är en strikt uppsättning regler. Det är snarare riktlinjer och egenskaper för hur en bra projekthanteringsprocess ser ut. 

Tyvärr finns det inget standardiserat sätt att garantera att företaget kan gå från en nivå till en annan. Det finns många olika faktorer som påverkar organisationens förmåga att gå från en nivå till en annan, inklusive bransch, företagskultur och tillväxtmål.

Om du känner att ditt team har svårt att gå från en nivå till en annan kan du ta en titt på de 10 kunskapsområdena för att se hur ditt team utvecklas. Ställ dig själv följande frågor för varje kunskapsområde:

• Har ni etablerat bästa praxis för projekthantering? Om inte, kan du vara på nivå ett för det här kunskapsområdet.

• Har du dokumentation om hur organisationen samordnar varje specifikt kunskapsområde? Om inte, kan det här kunskapsområdet vara fast på nivå två.

• Har du standardiserat praxis i alla team i din organisation? Om inte, är du troligen på nivå tre för det här kunskapsområdet.

• Övervakar du mätvärden och utvärderar projektets framgång baserat på standardiserade metoder? Om inte, kan det här kunskapsområdet vara på nivå fyra.

• Utvärderar du kontinuerligt hur väl ditt team hanterar varje kunskapsområde? Om inte kan fokus på kontinuerlig förbättring hjälpa dig att nå nivå fem för det här kunskapsområdet.

När du ställer de här frågorna kan du identifiera vilka processer du behöver fokusera på för att öka organisationens projektledningsmognad. Om du till exempel för närvarande befinner dig på nivå ett vet du att det räcker att skapa en projekthanteringsprocess för att ta dig till nästa nivå.

Fördelar med att använda mognadsmodellen för projekthantering

Om du vill se prestandaförbättringar i din Business är det ett bra steg att optimera projekthanteringsprocesserna. Här är några anledningar till varför det är fördelaktigt för organisationen.

Uppmuntrar skalbarhet

En av de största fördelarna med att använda mognadsmodellen för projektledning för att analysera dina nuvarande projekthanteringsprocesser är att skapa en solid grund för tillväxt. Genom att etablera tydliga projekthanteringsprocesser får teamet det ramverk som behövs för att tydligt mäta projektets resultat och framgång. 

När teamet börjar växa kan du använda PMMM för att omvärdera om organisationens projekthanteringsstil fungerar för den teamstorlek du har. Det är därför kontinuerlig förbättring är en viktig aspekt av nivå fem – det ger ditt team möjlighet att hitta det som fungerar bäst för dem när teamet förändras och växer. 

Minimerar missförstånd

När organisationen fastställer en standardform av projekthantering har alla i teamet alla de gemensamma verktyg och det språk som behövs för att kommunicera effektivt. Om ditt team till exempel använder en mängd olika applikationer såsom Slack, Dropbox, Google Drive och e-post kan det vara svårt att veta vilken som är den verkliga informationskällan. Men om du använder ett arbetshanteringsverktyg som Asana som en del av din projekthanteringsprocess kan du skapa en referenskälla och minimera felkommunikation. Asana hjälper dig att samordna planer, projekt och processer på en central plats. Dessutom kan du skapa mallar för att standardisera processer i hela organisationen.

När allt är standardiserat och alla använder samma processer behöver ditt team inte oroa sig lika mycket för saknade filer och dokument. Varje teammedlem vet exakt var de kan hitta den information de behöver.

Ökar Business-prestandan

När ditt team har en standardiserad struktur för att hantera sitt arbete behöver de inte oroa sig för hur de ska kommunicera. De kan bara fokusera på det som är viktigt: att göra arbetet. Det sparar tid och mental bandbredd. Teamet kan fokusera på det meningsfulla arbete som hjälper företaget att växa, i stället för att jobba om jobb såsom att dechiffrera e-posttrådar och jaga godkännanden. 

Förbättra projekthanteringen med Asana

Ett av de enklaste sätten att börja förbättra teamets projekthanteringsprocesser är att skapa en central referenskälla. Att använda ett arbetshanteringsverktyg som Asana kan hjälpa dig att ta din projekthantering till nästa nivå.