Vad är PRINCE2-metoden för projekthantering?

Visste du att det finns en projekthanteringsmetod som används i över 150 länder? Med över en miljon certifierade användare är PRINCE2 ett av de mest kända och erkända projekthanteringsformulären.

Vad är PRINCE2?

PRINCE2 är en projekthanteringsmetod som betonar organisation och kontroll. PRINCE står för "PRojects IN Controlled Environments". Det här ramverket för projektledning är linjärt och processbaserat, med fokus på att flytta initiativ genom fördefinierade faser. PRINCE2 innehåller också grundläggande principer för projekthantering, såsom att beskriva projektomfattning och budget, vilket gör det till ett bra alternativ för nybörjare.

PRINCE2:s historia

Den här projekthanteringsmetoden etablerades 1989 av Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA). Den var ursprungligen baserad på en metod som användes av Storbritanniens regering, känd som Project Resource Organization Management Planning Technique (PROMPT). Den brittiska regeringen använde främst PROMPT för informationssystemprojekt. 

PRINCE2 började som PRINCE, och den första versionen fokuserade på att hantera it-projekt. Under 1990-talet insåg chefer att Prince-metoderna kunde tillämpas på alla typer av projekt, inte bara it-projekt. Efter en omarbetning för att ta bort alla hänvisningar till IT-specifik jargong lanserades PRINCE2 1996.

Fördelar med PRINCE2-projekthantering

Det finns en anledning till att PRINCE2-metoden är ett av de mest populära projekthanteringsformulären i världen. Det här är anledningen till att så många team väljer PRINCE2 för att genomföra framgångsrika projekt.

PRINCE2 är ett mycket erkänt formulär för projekthantering

Det finns miljontals PRINCE2-utövare över hela världen. PRINCE2-metoden är erkänd av Project Management Institute (PMI) som en kompatibel metod med Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) och Project Management Professional (PMP®) -certifieringen. 

Det finns flera utbildningar och olika PRINCE2-certifieringar som du kan ta för att lära dig om PRINCE2-metoden för projekthantering. Om du specifikt vill bli projektledare kan det hjälpa din karriär på lång sikt att lära dig PRINCE2-processen och få en certifiering.

PRINCE2 är en bra metod för nybörjare

Om ditt team aldrig har använt någon form av projekthanteringsmetod tidigare är PRINCE2 en bra startpunkt. Eftersom det är en enkel men väldefinierad process har teamet tydliga steg att följa även om de aldrig har implementerat en projekthanteringsprocess tidigare.

PRINCE2 är också ett utmärkt sätt att utbilda teammedlemmar. De tydliga principerna och faserna kan hjälpa till att vägleda teamet genom viktiga projektledningsfärdigheter såsom projektplanering, tidshantering och kommunikation. Dessa färdigheter är inte unika för PRINCE2, utan är universella i alla projekthanteringsmetoder. Så om ditt team någonsin bestämmer sig för att PRINCE2 inte är rätt för dem, kommer dina teammedlemmar fortfarande att ha lärt sig användbara färdigheter som de kan tillämpa på alla projekt.

Om ditt team funderar på att använda ett agilt formulär är PRINCE2 Agile en bra startpunkt. PRINCE2 Agile bygger på grunderna i den vanliga PRINCE2-processen och tillämpar dem med den agila metoden.

PRINCE2 är extremt flexibel

Medan den ursprungliga Prince-tekniken byggdes med IT i åtanke, byggdes Prince2 för att rymma alla typer av projekt i alla branscher. En av de grundläggande principerna i PRINCE2 är att använda det som ett ramverk och inte som hårda regler. Det är tänkt att du ska anpassa det efter projektets behov.

PRINCE2-metoden fungerar utmärkt med programvara för arbetshantering. Den processdrivna strukturen i kombination med programvaran gör det enkelt för ditt team att skapa tydliga uppgifter med specifika datum och ägare. Teammedlemmar, intressenter och projekttavlan kan snabbt hoppa in och spåra projektförloppet asynkront. Genom att använda en arbetsyta för samarbete kommer teamet att ha konsekvent uppdaterad information om projektstatus och viktiga uppdateringar.

PRINCE2 projektroller

En av de största fördelarna med att använda PRINCE2-metoden är klarhet. Vissa projekthanteringsmetoder har lösare riktlinjer, men varje teammedlem som använder PRINCE2 har en tydlig och bestämd roll. Rollerna har sina egna specifika förväntningar och ansvarsområden. Här är några av de viktigaste rollerna i ett Prince2-projekt.

• Projektledare: den huvudsakliga personen som ansvarar för projektplanering, genomförande av projektet och att föra projektet framåt. 

• Teamledare: Om teamet är mycket stort kan det finnas en teamledare som hjälper projektledaren. En teamchef hjälper till att övervaka produktionen av punkter och hanterar även varje teammedlems tid och arbetsbelastning.

• Kund: Kunden är den person som tar emot den slutliga projektleveransen. Det kan vara en extern kund, entreprenör eller ett internt team. Till exempel kan ditt IT-team arbeta med att skapa en bättre introduktionsprocess. Slutkunderna är i det här fallet anställande chefer och nyanställda.

• Teammedlemmar: De personer som ansvarar för att skapa den slutliga leveransen. Eftersom PRINCE2 är en sådan processdriven metod är det viktigt att tilldela specifika roller till varje teammedlem. Hur uppgifterna fördelas är upp till projektledaren eller teamledaren.

• Projekttavla: En grupp människor som fattar beslut på hög nivå för projektet. Vanligtvis består projekttavlan av företagsledare och i vissa fall slutkunder.

6 viktiga aspekter av ett PRINCE2-projekt

Varje PRINCE2-projekt har de här sex egenskaperna, som projektledaren följer upp i takt med att projektet fortskrider. Vissa av dem är direkt kopplade till viktiga PRINCE2-principer (som vi förklarar i nästa avsnitt), medan andra bara är viktig information för teamet att känna till när de går igenom projektet. Här är sex aspekter som du hittar i varje PRINCE2-projekt.

1. Projektomfattning: Här beskrivs tydligt vilka mål, deadliner och projektleveranser som projektet arbetar mot.

2. Kostnader: Hur mycket pengar projektet kommer att kosta. Målet är att beräkna det så exakt som möjligt för att undvika att överskrida projektbudgeten. 

3. Tidsramar: Den tid som projektet kommer att ta att slutförd. PRINCE2-projekt har vanligtvis en fast deadline som skapas av projekttavlan. Tidsramar hjälper teammedlemmarna genom att ge dem en uppskattad tidslinje för att slutföra varje uppgift. 

4. Risk: Det finns en inneboende risk i varje projekt eftersom vi inte kan kontrollera allt. En del av PRINCE2 innebär att upprätta en riskhanteringsprocess för att proaktivt identifiera vilka risker teamet kan stöta på och minska eventuella problem.

5. Kvalitet: I PRINCE2 är det nödvändigt att skapa ett kvalitetsregister eller något som tydligt definierar produktionsstandarderna för alla leveranser. Det säkerställer att den slutliga leveransen uppfyller teamets högsta standarder och uppfyller kundernas förväntningar.

6. Fördelar: PRINCE2 kräver att varje projekt har en tydlig Business-berättigande. Det liknar en projektstadga, men kraven beror helt på vad projekttavlan vill se innan projektet godkänns.

De 7 faserna i ett PRINCE2-projekt

Förutom de sju principerna i PRINCE2 finns det också sju faser som vägleder teamet från projektets början till dess slut. 

• Starta ett projekt: Projektteamet skickar in en projektplan med hjälp av ett projektmandat, som är en grov översikt över vad projektet innebär. Det ger en allmän uppfattning om projektet och definierar tydligt business case. När projektet har godkänts (ofta av projekttavlan) skapar projektteamet en mer detaljerad projektsammanfattning.

• Styrning: Projekttavlan granskar projektsammanfattningarna och bestämmer vad som krävs för att teamet ska gå vidare. Det kan innebära att vissa aspekter av projektsammanfattningen ändras för att anpassa sig till resurser eller tid.

• Starta ett projekt: Projekttavlan väljer en projektledare som leder och skapar en ännu mer detaljerad projektplan. Detta inkluderar baslinjerna för tid, kostnad, kvalitet, omfattning, risk och fördelar. Projektet kan officiellt börja när projekttavlan helt godkänner projektplanen som chefen skapar. 

• Kontroll: Under den här fasen delar projektledaren upp projektet i mindre delar för att göra det mer hanterbart. De delegerar sedan de mindre delarna till enskilda teammedlemmar som arbetar med dem tills de är slutförda.

• Hantering av produktleveranser: projektledaren ser till att projektet går smidigt och att leveranserna uppfyller den kvalitet som fastställts i kvalitetsregistret. Projekttavlan granskar sedan leveranserna och bestämmer om arbetet ska godkännas eller om ändringar eller ytterligare arbete för projektet ska begäras.

• Hantera fasgränser: I slutet av varje fas gör projektledningen en granskning för att avgöra om projektet ska fortsätta eller om teamet ska överge projektet. 

• Avslutning: projektledaren slutför all slutlig dokumentation, resultat och rapportering innan projektets livscykel avslutas helt.

PRINCE2-certifieringar

Du behöver inte ha en projektledningscertifiering för att använda PRINCE2 i ditt team. Med det sagt finns det några utbildningar och prov som kan hjälpa till att förbättra och visa din skicklighet med metoden. 

• PRINCE2 Foundation-tentamen: Mäter färdigheter på grundnivå för att visa om du kan agera som en informerad medlem i ett PRINCE2-projektledningsteam. 

• PRINCE2 Practitioner-examen: Mäter om du kan tillämpa PRINCE2 för att driva och hantera ett grundläggande projekt. 

• PRINCE2 Agile foundation-tentamen: Mäter om du kan agera som en informerad medlem i ett projektledningsteam och förstå hur PRINCE2 fungerar med agila koncept som Scrum och Kanban. 

• PRINCE2 Agile Practitioner Exam: Mäter om du kan tillämpa agila metoder för att hantera dina egna PRINCE2-projekt. 

När du väljer en PRINCE2-utbildning eller en PRINCE2 Foundation- och Practitioner-tentamen bör du kontrollera att den erbjuds av en ackrediterad utbildningsorganisation. Kontrollera dessutom att din professionella certifieringsutbildning fokuserar på den senaste versionen av PRINCE2 – till exempel den sjätte upplagan av PRINCE2.