Slipp onödig stress: 4 utmaningar med organisationsplanering och deras lösningar
Det är svårt att mobilisera en hel organisation. Processer involverar ofta många intressenter och arbetsflöden, medan team arbetar isolerat med sina egna verktyg och samarbetsmetoder. Det kan därför kännas som att försöka styra ett enormt tankfartyg när du ska genomföra din affärsplan – långsamt, klumpigt och ineffektivt.
Men det behöver inte vara så. Vi har tagit en djupdykning i fyra vanliga utmaningar med organisationsplanering så att du kan hitta rätt lösningar för var och en. Det betyder att du slipper förvirring och onödigt arbete. Istället kan du hålla alla team samordnade, även när du behöver anpassa dig till förändrade verksamhetsbehov.
Tre sätt för att förändra företagets projekthantering
Titta på en livedemo och en frågestund som hjälper dig att effektivisera målsättningen, påskynda den årliga planeringen och automatisera hur team tar emot strategiskt arbete.
1. Det är svårt att samordna planer mellan olika avdelningar
Dagens arbetstagare samarbetar 50 procent mer än de gjorde för bara 12 år sedan, men företag kämpar fortfarande för att uppnå sina planer. Faktum är att 48 procent av alla organisationer misslyckas med att uppnå minst hälften av sina strategiska mål, även om deras personal samarbetar mer än någonsin.
Enligt forskning från The Work Innovation Lab är en viktig orsak till det hela överbelastning i samarbetet – att lägga för mycket tid på statusuppdateringar, delta i möten och svara på e-post och meddelanden. Överbelastning i samarbetet uppstår när ledare fokuserar för mycket på samarbete och tror att mer alltid är bättre. Som ett resultat förbiser de vikten av samordning, vilket gör det möjligt för team att arbeta självständigt med hjälp av fördefinierade ramverk och arbetssätt.
Organisationsplanering kräver mycket samordning. Team kan träffas och diskutera planer hur mycket som helst, men ingenting händer utan en strukturerad process. Så om du tycker att det är svårt att implementera strategiska planer i hela Business, leta efter sätt att bygga in mer struktur. Här är var du kan börja:
Lösningen
Skapa en fördefinierad planeringsprocess. Skapa en steg-för-steg-guide för hur ledare ska skapa och dela planer varje år under den årliga planeringen, inklusive viktiga steg såsom möten, budgetförfrågningar, godkännanden och kommunikation av planer mellan olika team. En fördefinierad process hjälper team att bocka av varje ruta under planeringen utan att missa några viktiga steg.
Organisera kring mål. Mål är som en polstjärna som vägleder anställda när de ska välja vilka projekt som ska prioriteras och hur teamresurser ska fördelas. När du tydligt kommunicerar mål behöver ditt ledarskapsteam inte lägga mycket tid och insats på att vägleda arbetstagare i rätt riktning. Istället vet alla vad som är viktigt för verksamheten och vad de ska fokusera på. Många företag använder mål och nyckelresultat (OKR) för att uppnå det här. OKR:er följer det här enkla men flexibla formatet: ”Jag ska (mål) som mäts med (nyckelresultat).”
Centralisera samordningen. Planeringen blir ännu mer komplex när team använder olika verktyg och processer för att utföra sitt arbete. Intressenter behöver inte bara samordna tidslinjer och beroenden, utan också lägga extra tid på att dela och hitta information – ett perfekt recept för förseningar och missförstånd. Samla i stället alla teams arbete på en samarbetsplattform. Det förenklar planeringsprocessen genom att låta alla funktioner kommunicera, se planer och spåra arbete på ett och samma ställe.
Fallstudie: mål på Asana
2. Du kan inte anpassa dig tillräckligt snabbt för att möta förändrade Business-behov
Business är fullt av okända faktorer. Det är svårt att förutse när finansmarknaden kommer att förändras, när konkurrenter kommer att ändra sin strategi eller när andra oförutsedda risker kommer att hota att spåra ur dina planer. En viktig del av organisationsplaneringen är förmågan att anpassa sig när det oväntade händer. Men medan 60 % av företagen anser att anpassningsförmågan har blivit viktigare under de senaste tio åren, säger endast 43 % av de anställda att deras organisation är bra på att hantera förändringar.
Lyckligtvis behöver det inte vara så. Även om det är svårt att ändra sin verksamhetsstrategi kan de här strategierna hjälpa team att smidigt och snabbt möta förändrade verksamhetsbehov.
Lösningen
Skapa en fördefinierad process för intag och ändringsförfrågningar. Årlig planering sker bara en gång om året. Däremellan kommer nya förfrågningar och initiativ att dyka upp, och du behöver en process för att utvärdera och prioritera de nya idéerna i förhållande till dina befintliga mål. Att bygga en standardiserad intagningsprocess hjälper företaget att förbli flexibelt och anpassa sig under hela året. Genom att klargöra nästa steg och ägare för varje ny förfrågan kan teamen arbeta snabbare och fatta bättre beslut.
Skapa tydliga beslutsstrukturer. När förändringar sker måste någon bestämma hur man ska gå vidare. Planera i förväg och skapa en process för hur, när och vem som ska fatta beslut. Ett alternativ är RAPID®-ramverket, som identifierar fem nyckelroller för viktiga beslut: rekommendera, godkänna, utföra, bidra och besluta. Vi rekommenderar att använda ett universellt ramverk för alla stora val, så att alla följer samma steg och gör högkvalitativa val.
Skapa flexibla projekt och processer. Flexibilitet är viktigt för att möta förändrade Business-behov. Istället för att skapa planer med statiska dokument och kommunikationsverktyg kan du samla dem i en enda samarbetsplattform. På så sätt kan du enkelt uppdatera och kommunicera processer i hela organisationen om du behöver ändra ditt tillvägagångssätt. Tänk dig till exempel att du behöver öka den kreativa produktionen med hjälp av en byrå. Om din kreativa produktionsprocess redan finns i en arbetshanteringsplattform kan du snabbt uppdatera överlämningar, automatiseringar och ägare i hela företaget.
3. Du har inte tillförlitliga data för att spåra målresultat
Bra data är viktigt för att hålla Business-målen i fas. Annars är det omöjligt att veta när man behöver flytta resurser eller justera strategin under arbetets gång. Trots vikten av tillförlitliga analyser förlitar sig över 80 % av företagen på inaktuella data för beslutsfattande. Enligt en studie av Dimensional Research rapporterar nästan nio av tio företag att de inte kan hämta insikter i realtid från sina äldre system för att fatta smarta affärsbeslut.
Brist på realtidsdata innebär en risk för företagsstrategier. Men de här taktikerna kan hjälpa dig att samla in mer robusta analyser för att fatta bättre beslut, snabbare.
Lösningen
Centralisera mål och arbetsspårning. För att övervaka målförloppet måste du veta vilka uppgifter och milstolpar som har slutförts, vilka som är försenade och vilka som är på gång. Det är nästan omöjligt att göra det när team spårar arbetet på olika platser (eller om de inte spårar arbetet alls). Med en arbetshanteringsplattform kan du i stället samla alla uppgifter, milstolpar, beroenden och slutdatum på ett och samma ställe, vilket gör det enkelt att skapa rapporter och analysera förloppet.
Länka dina analysverktyg. Forskning från The Work Innovation Lab visar att när alla anställda använder samma programvara för arbetshantering för att rapportera och spåra förlopp är det 60 % mer sannolikt att de känner sig mycket produktiva. I stället för att hoppa mellan olika analysverktyg kan du välja en arbetshanteringsplattform som integreras med appar som Salesforce och Tableau. På så sätt kan du få alla fördelar med flera robusta analysplattformar samtidigt som du centraliserar data på ett och samma ställe.
4. Det är svårt att fördela resurser mellan olika team
Alla planer behöver resurser för att fungera smidigt. Men utan en helhetsbild av vad teamen arbetar med är det svårt att bemanna de viktigaste projekten och se till att arbetet är i fas. Trots vikten av synlighet visar en rapport från ProSymmetry att 41 % av de svarande har svårt att få insyn i tillgängliga resurser.
Brist på synlighet uppstår när team inte dokumenterar exakt vad människor arbetar med och vid vilken tidpunkt, i alla program. Istället förlitar de sig på kommunikation fram och tillbaka med chefer och ledare för att avgöra tillgänglighet, vilket aldrig är en exakt vetenskap. Därför är det svårt att exakt förutse vilka resurser som kommer att finnas tillgängliga för kommande initiativ, och ännu svårare att förstå teamens nuvarande kapacitet. Det är ett stort problem.Forskning visar att de största bidragen till dålig resurshantering är brist på adekvat prognos och kapacitetsplanering.
Om du har problem med resurshanteringen kan de här strategierna hjälpa dig att få en helhetsbild av resurserna i hela organisationen, så att du kan se till att de viktigaste initiativen är ordentligt bemannade.
Lösningen
Spåra hur lång tid arbetet tar. Det är viktigt för att skapa korrekta resursplaner. Använd en tidsspårningsfunktion eller app för att dokumentera tidsbehov för olika typer av arbete, till exempel att bygga en ny webbfunktion eller utarbeta ett förslag. Med hjälp av den informationen kan du mäta hur de faktiska tidslinjerna ser ut jämfört med de ursprungliga uppskattningarna i organisationsplanen och justera resurserna i enlighet med detta.
Övervaka teamets arbetsbelastning. För att effektivt fördela resurser måste du få en överblick över vad teamen arbetar med, nu och i framtiden. Skapa ett system för att dokumentera vad alla har för sig och vilka nya projekt som finns på agendan. Det är här en programvara för arbetshantering verkligen kan göra skillnad. Eftersom allt arbete dokumenteras på ett ställe ger en arbetshanteringsplattform en fullständig översikt över hur teamen är bemannade och vilka resurser som finns tillgängliga i hela företaget. På så sätt kan du snabbt ändra arbetsbelastningen och prioritera det viktigaste arbetet.
Effektivisera organisationsplaneringsprocessen
Organisationsplanering behöver inte vara så svårt. Läs om hur Asana kan hjälpa dig att få total insyn i arbetets status för att snabbt kunna fatta rätt beslut.
Tre sätt för att förändra företagets projekthantering
Titta på en livedemo och en frågestund som hjälper dig att effektivisera målsättningen, påskynda den årliga planeringen och automatisera hur team tar emot strategiskt arbete.
