Lär dig att planera verksamheten på rätt sätt

Du har skapat en strategisk plan – vad händer sedan? En strategisk plan är ett bra sätt att kartlägga en långsiktig strategi för de kommande tre till fem åren, men du behöver ytterligare planeringsdokument för att hjälpa dig att nå dit. 

En del av planeringen kommer att utvecklas årligen – till exempel kommer årliga mål och nyckelresultat att växa naturligt med tiden. Men för att se till att du är i fas och arbetar mot dina långsiktiga mål behöver du en verksamhetsplan. 

Vad är verksamhetsplanering?

Verksamhetsplanering är processen att omvandla din strategiska plan till en detaljerad karta som beskriver exakt vilka åtgärder ditt team kommer att vidta varje vecka, eller ibland till och med varje dag. En verksamhetsplan innehåller punkter att göra och milstolpar som varje team eller avdelning måste slutföra för att verkställa den strategiska planen. 

Under den operativa planeringsprocessen beskriver du varje teams eller persons ansvar för nästa kvartal, halvår eller räkenskapsår. Hur detaljerad verksamhetsplanen är och vilken tidslinje den har bör bero på hur snabbt organisationen vanligtvis arbetar. Om ni är ett snabbt team med en accelererad översikt kan ni överväga att skapa en verksamhetsplan för nästa kvartal eller halvår. Men om din organisation tenderar att tänka mer långsiktigt kan du skapa en verksamhetsplan för hela räkenskapsåret.

Verksamhetsplanering vs strategisk planering

En strategisk plan är en plan på företagsnivå för den långsiktiga strategin för de kommande tre till fem åren. En verksamhetsplan är mindre både när det gäller omfattning och tidslinje. Målet med verksamhetsplaneringen är att beskriva de dagliga åtgärder som behöver vidtas för att nå de strategiska målen. 

Till skillnad från en strategisk plan bör en verksamhetsplan också fokusera på implementering. Vilka dagliga och veckovisa åtgärder behöver ditt team vidta för att uppnå den långsiktiga strategiska planen? Vilka specifika nyckeltal (KPI:er) behöver du spåra regelbundet för att säkerställa att ditt team gör framsteg mot målen? De här detaljerna bör ingå i verksamhetsplanen.

Vem bör skapa en verksamhetsplan?

För att fånga upp exakt vem som gör vad och när måste en verksamhetsplan vara mycket detaljerad. Skapa därför en verksamhetsplan i mindre skala än din strategiska plan, både när det gäller tidslinje och omfattning. Istället för att försöka skapa en verksamhetsplan för hela företaget kan du skapa en på avdelnings- eller teamnivå. På ett större företag kan man till och med skapa en verksamhetsplan för ett specifikt initiativ, ungefär som en detaljerad arbetsplan.

Skapa till exempel en verksamhetsplan för att förklara de dagliga uppgifter som IT-avdelningen måste utföra för att stödja företaget. Din IT-avdelnings verksamhetsplan kan innehålla hur ofta IT-teammedlemmarna ska kontrollera projektinkorgen för IT-förfrågningar, budgetinformation för programmet, hur IT-teamet ska introducera och utrusta nya anställda och hur ofta teamet ska mötas. 

Det finns tre nivåer för vem som bör skapa en verksamhetsplan:

• Omfattning: din verksamhetsplan kommer att fånga upp vem, vad och när för varje aktivitet. Den bör vara mycket fokuserad på ett team eller initiativ.

• Tidslinje: Beroende på hur snabbt organisationen rör sig bör verksamhetsplanen omfatta ett kvartal, sex månader eller ett räkenskapsår. 

• Intressenter: Se till att de personer som är involverade i verksamhetsplaneringen är nära arbetet, så att de kan förutse vilket arbete som bör ingå i planen.

Fördelarna med verksamhetsplanering

En strategisk plan är ett utmärkt sätt att proaktivt samla teamet kring ett gemensamt syfte. Genom att definiera långsiktiga mål kan du beskriva exakt vart du vill komma.

En verksamhetsplan hjälper er att uppnå de strategiska målen. Enligt vår undersökning har endast 26 % av kunskapsarbetare en tydlig förståelse för hur deras individuella arbete är kopplat till företagets mål. Genom att skapa en detaljerad verksamhetsplan kan du definiera exakt vilka kortsiktiga mål du behöver uppnå för att vara på rätt spår mot dina långsiktiga mål. Det kan hjälpa dig att tänka igenom de åtgärder du för närvarande vidtar eller behöver vidta för att uppnå dina mål. 

En verksamhetsplan gör särskilt följande:

• Förtydliga exakt vad teamet ska göra varje vecka och varje dag.

• Ge en omfattande guide till de dagliga åtgärder som teammedlemmarna behöver vidta för att uppnå de långsiktiga målen.

• Skapa en referenspunkt för dagliga förväntningar, så att du kan undvika att hamna ur fas.

Om du vill planera längre fram i tiden kan du prova en mall för en femårsplan för att koppla dina verksamhetsmål till långsiktiga tillväxtmilstolpar.

Fem steg för att skapa en verksamhetsplan

Under verksamhetsplaneringsprocessen skapar du inte nya planer eller utvecklar nya mål. För att skapa en verksamhetsplan bör du i stället utvärdera allt som ditt team för närvarande arbetar med och allt som behöver göras dagligen eller veckovis för att nå de strategiska målen. Så här går det till:

1. Börja med en strategisk plan

Om du inte redan har gjort det bör du skapa en strategisk plan först. Du behöver en långsiktig vision och mål innan du kan dela upp de dagliga detaljerna. Det finns fyra steg för att skapa en strategisk plan:

1. Bestäm din position

2. Utveckla din strategi

3. Utveckla din strategiska plan

4. Dela, övervaka och hantera din strategiska plan

Om du vill veta mer kan du läsa vår artikel om strategisk planering.

2. Avgränsa omfattningen

För att skapa en detaljorienterad verksamhetsplan måste du begränsa omfattningen till ett team, en avdelning eller ett fokusområde. Omfattningen av verksamhetsplanen beror på företagets storlek.

Tänk dig till exempel att du delar upp din strategiska plan i handlingsplaner för olika avdelningar i företaget. Ditt marknadsföringsteam har flera funktioner, till exempel design, produktmarknadsföring, sociala medier, innehållsskapande och webbmarknadsföring. För att fånga upp specifika, dagliga funktioner inom varje team bör du skapa en verksamhetsplan för varje mindre team. 

3. Identifiera viktiga intressenter

Innan du skapar en verksamhetsplan bör du bestämma vilka som ska vara delaktiga i den operativa planeringsprocessen. De teammedlemmar som skapar verksamhetsplanen bör vara relativt nära de åtgärder som planen beskriver. 

För att fortsätta med vårt exempel bör designteamets verksamhetsplan skapas av chefen för designteamet och teamledarna (beroende på teamets storlek). När de har skapat sin operativa plan bör teamet dela planen med marknadsföringschefen för slutgiltiga godkännanden.

4. Skapa planen

Verksamhetsplanen förklarar vilka åtgärder teamet kommer att vidta för att uppnå målen inom en viss tidsram. För att skapa en verksamhetsplan bör du beskriva följande:

• teamets mål

• De leveranser som ska uppnås med verksamhetsplanen.

• Eventuella önskade resultat eller kvalitetsstandarder.

• Personal- och resursbehov, inklusive din driftsbudget.

• Hur du ska övervaka och rapportera om förloppet.

Om du har svårt att lista ut alla detaljer som bör ingå i verksamhetsplanen kan du ställa dig själv följande frågor: 

1. Vad behöver vi uppnå? Den här informationen bör komma från din strategiska plan eller dina årliga mål.

2. Vilka dagliga uppgifter behöver vi slutföra för att nå våra mål? Det kan vara dagliga uppgifter som du redan gör eller nytt arbete som behöver påbörjas.

3. Vilka är ansvariga för de här uppgifterna? Se till att varje uppgift har en ägare så att det inte uppstår någon förvirring kring vem man ska vända sig till för frågor eller uppdateringar.

4. Vilka är våra framgångsvärden? Om du inte redan har gjort det bör du se till att dina mål följer SMART-ramverket.

För att fortsätta med vårt exempel kan designteamet använda det här ramverket för att skapa sin verksamhetsplan:

En del av den strategiska planen för marknadsföringsteamet är att öka marknadsandelen, vilket innebär mer uppmärksamhet på marknadsföringsmaterial och ökat engagemang med potentiella kunder. För att stödja de här målen kommer designteamet att: 

• Skapa ytterligare marknadsföringsmaterial för det sociala teamet.

• Uppdatera webbplatsens startsida för att locka fler potentiella kunder.

För att uppnå de här två målen under nästa år kommer designteamet att:

• Anställa två nya teammedlemmar för att fokusera på engagemang i sociala medier.

• Samarbeta med webbutvecklingsteamet inom marknadsföringsavdelningen för att skapa en interaktiv startsida.

För att spåra och rapportera om sina framsteg kommer designteamet att använda Asana som sin centrala referenskälla för viktiga resultatmått, inklusive:

• Vilka designer de skapar

• Nivån av engagemang de får på sociala medier

• Förloppet för uppdateringen av webbplatsen.

Det här är bara början på det ramverk som designteamet skulle använda för att skapa sin verksamhetsplan. Förverkliga planen i ett arbetshanteringsverktyg som Asana för att dela med dig av klarhet om allt arbete som teamet behöver göra för att nå sina mål. Med arbetshantering kan varje uppgift spåras i realtid från början till slutförande.

5. Dela och uppdatera verksamhetsplanen

När du har skapat planen kan du dela den med viktiga intressenter så att de förstår teamets viktigaste mål och de dagliga uppgifter som krävs för att nå dem. Hantera planen och uppdateringarna i ett gemensamt verktyg som spårar förloppet i realtid, såsom Asana.

Som med alla delar av projektplanering kommer saker och ting oundvikligen att förändras. Övervaka aktivt verksamhetsplanen och rapportera om förloppet så att viktiga intressenter och teammedlemmar kan hålla sig uppdaterade om hur det går med målen. Rapportera om förloppet varje månad med hjälp av skriftliga statusuppdateringar. 

Kom igång med verksamhetsplanering

En verksamhetsplan kan hjälpa dig att se till att du gör framsteg mot långsiktiga mål. Men för att planen ska vara effektiv är det viktigt att spåra arbetet i ett centralt tillgängligt verktyg. Information och mål i silor hjälper ingen. Spåra i stället vad som behöver göras och målen i ett arbetshanteringsverktyg.