Hur man bemästrar organisationsplanering i 5 enkla steg

Varje organisation är ett komplext pussel med olika projekt, uppgifter och mål utspridda mellan olika team och avdelningar. Individuellt kan de här bitarna verka osammanhängande, men när de sätts ihop formar de en bild av framgång. 

Organisatorisk planering är avgörande för att anpassa de här delarna genom att kartlägga företagets övergripande mål och koppla dem till enskilda uppgifter. Processen gör det möjligt att se var varje arbetsuppgift passar in, så att du kan förstå hur den bidrar till övergripande organisatoriska mål och se till att alla insatser rör sig i samma riktning. Låt oss ta en titt på hur det går till. 

Vad är organisationsplanering?

Organisatorisk planering är processen att definiera ett företags övergripande mål och kartlägga de strategiska och taktiska steg som krävs för att uppnå dem, och anpassa de dagliga aktiviteterna till företagets långsiktiga vision.

Organisatorisk planering innebär att definiera företagets syfte, fastställa tydliga mål och utveckla en plan för att förverkliga målen. Resultatet av organisationsplanering är en organisationsplan, som är en strukturerad handlingsplan som beskriver de specifika uppgifter som organisationen och dess anställda kommer att utföra för att uppnå de uppsatta målen.  

Vilka är faserna i organisationsplanering?

Organisatorisk planering är en process i flera steg som är uppdelad i fyra olika faser, där varje fas fokuserar på olika aspekter av organisationens strategi och verksamhet. 

De fyra faserna i organisationsplanering är: 

• Strategisk planering: Beskriv organisationens långsiktiga mål. Den här fasen innebär att man tänker på helheten när det gäller företagets strategiska mål, uppdrag, vision och syfte, och ser till att målen är i linje med organisationens övergripande riktning. 

• Taktisk planering: Utveckla en specifik strategi för att uppnå företagets mål. Vanligtvis innebär det att man skissar upp kortsiktiga mål som är i linje med större företagsmål. 

• Verksamhetsplanering: Flytta fokus till den dagliga verksamheten som stöder de taktiska planerna. Den här fasen innebär att man beskriver de specifika uppgifter, arbetsflöden och uppdrag som säkerställer att dagliga aktiviteter kopplas till strategiska mål. 

• Beredskapsplanering: Planera och förbered dig för oförutsedda omständigheter och händelser som kan störa dina framsteg. Under den här fasen bör du utveckla reservplaner och svarsstrategier för potentiella störningar, såsom avbrott i leveranskedjan eller plötsliga förändringar i marknadsförhållandena. 

Skapa en organisationsplan: femstegsprocessen 

Att utveckla en effektiv organisationsplan innebär att dela upp de tre första faserna i organisationsplaneringsprocessen – strategisk, taktisk och operativ planering – i genomförbara steg. 

Så här kan du gå tillväga: 

1. Utveckla en strategisk plan

För att utarbeta en strategisk plan börjar du med att samla organisationens högsta chefer och avdelningschefer. Bedöm sedan var företaget befinner sig och vart ni vill ta det för att utveckla strategiska mål på hög nivå. 

Att granska organisationens uppdrags- och visionsbeskrivningar, göra en SWOT-analys och mäta resultatet i viktiga områden är några tekniker som du kan använda för att förstå företagets möjligheter och sätta upp dessa affärsmål. Kom ihåg att den strategiska planen bör innehålla smarta mål som är tidsbegränsade, uppnåeliga och i linje med företagets uppdrag och värderingar. 

2. Omvandla planen till taktiska steg

När du har utvecklat din strategiska plan är det dags att dela upp dina långsiktiga mål i mer hanterbara, kortsiktiga mål. Det här innebär vanligtvis att involvera mellanchefer och sätta upp avdelningsmål som leder upp till de övergripande målen. Det här steget bör innefatta att utveckla tydliga tidslinjer, milstolpar och resultatmått så att du effektivt kan följa förloppet och göra justeringar efter behov.  

Det här steget innebär ofta att lansera nya initiativ som är anpassade till de strategiska målen. Låt oss säga att det övergripande målet i den strategiska planen är att ”öka den totala marknadsandelen med 15 % under de kommande tre åren”. Du kan dela upp det målet i kortsiktiga mål såsom ”lansera en ny produktlinje inom de kommande 12 månaderna” eller ”öka kundengagemanget med 20 % under nästa kvartal”. Genom att omvandla planen till genomförbara steg som stöder det större målet skapar du en tydlig översikt för organisationen att följa och ser till att alla arbetar mot det gemensamma målet. 

3. Planera den dagliga verksamheten

När du har delat upp din strategiska plan i taktiska steg är nästa steg att bli ännu mer detaljerad genom att omvandla stegen till dagliga åtgärder. Det kan innebära att skapa projekt på hög nivå som är anpassade till de kortsiktiga målen, skapa arbetsscheman för olika team och avdelningar och tilldela uppgifter till enskilda anställda. 

Låt oss återgå till vårt tidigare exempel. Om ditt kortsiktiga mål är att öka kundengagemanget med 20 % under nästa kvartal kan din dagliga verksamhet innebära att schemalägga regelbundna utbildningar för säljteamet, utveckla marknadsföringsstrategier för att förbättra kundinteraktionen och utse specifika teammedlemmar för att utveckla engagemangsstrategier. Den detaljerade planeringen säkerställer att de dagliga aktiviteterna är i linje med de kortsiktiga målen, vilket i slutändan innebär att de strategiska målen uppfylls. 

4. Kommunicera och implementera planen

När du har kartlagt hela planen – från de övergripande strategiska målen till de dagliga aktiviteterna som stöder dem – är nästa steg att kommunicera planen till organisationen. 

Börja med att hålla ett företagsomfattande möte där du presenterar din vision och strategiska plan för organisationen. Följ sedan upp med ett företagsomfattande meddelande som tydligt beskriver de övergripande målen och de kortsiktiga mål som behöver uppnås för att nå de övergripande målen. Under det här steget bör cheferna kommunicera de enskilda uppgifter som deras teammedlemmar är ansvariga för och förklara hur teamets arbete hänger ihop med företagets mål. 

5. Övervaka och justera planen vid behov 

Arbetet är inte avslutat bara för att du har utvecklat och implementerat planen. Det är viktigt att övervaka förloppet i realtid så att du kan åtgärda eventuella hinder som kan uppstå. Du bör regelbundet granska dina kortsiktiga referenspunkter för att se om du är på rätt väg mot dina övergripande mål och justera om det behövs.

Låt oss återvända till vårt tidigare exempel. I det här scenariot är det övergripande målet att ”öka den totala marknadsandelen med 15 % under de kommande tre åren”. För att bidra till det sätter du upp ett kortsiktigt mål om att ”öka kundengagemanget med 20 % under nästa kvartal”. Efter en granskning kanske du upptäcker att du inte är på väg mot det här målet på grund av lägre kundinteraktion än väntat på nya digitala plattformar. 

För att anpassa dig till dina mål måste du justera din plan. Det kan innebära att du sätter upp nya kortsiktiga mål för att förbättra användarupplevelsen på dina digitala plattformar eller erbjuda mer engagerande innehåll på nätet. Att justera strategin som svar på utmaningar i realtid håller dig på rätt spår för att uppnå dina långsiktiga mål.

Bästa praxis för organisationsplanering

Känner du dig överväldigad? Här är en sammanfattning för att säkerställa en smidig och framgångsrik organisationsplaneringsprocess:

• Anpassa målen till företagets vision och uppdrag.

• Starta din planeringsprocess med en mall för strategisk planering för att minska förarbetet.

• Skapa genomförbara och tidsbegränsade planer.

• Dela upp långsiktiga mål i uppnåeliga, kortsiktiga mål.

• Koppla enskilda uppgifter till kortsiktiga mål.

• Anpassa planen till utmaningar i realtid. 

• Utnyttja teknik för att effektivisera planerings- och förloppsspårningsprocesserna.

• Kommunicera planen tydligt till intressenterna.

• Granska och förfina din plan regelbundet 

Bemästra organisationsplanering med Asana

Ta farväl av osammanhängande planeringsprocesser. Genom att använda en arbetshanteringsplattform som Asana kan du enkelt koppla teamets individuella arbete till organisationens mål, se till att varje projekt är anpassat till organisationens mål och spåterfölja målförloppet i realtid. Slutresultatet är ett perfekt slutfört pussel med varje bit på sin plats. 

Organisationsplanering: vanliga frågor

Har du fler frågor om organisationsplanering? Vi har svaren.

Varför är organisationsplanering viktigt?

Organisatorisk planering ger företaget en översikt som beskriver de övergripande målen och de taktiska stegen som ska vidtas för att uppnå dem. Genom att samordna insatserna från avdelningar, team och individer mot gemensamma mål skapar organisationsplanering samordning, skapar klarhet och ger företag möjlighet att nå sina mål. 

Vilken roll spelar teknik i organisationsplanering?

Organisatorisk planering innebär att kartlägga strategiska, övergripande organisatoriska mål och koppla dem till kortsiktiga mål och individuella, dagliga uppgifter. Genom att använda teknik, till exempel en arbetshanteringsplattform, kan organisationer dra nytta av funktioner som kopplar dagliga uppgifter till strategiska mål och ger förloppsspårning i realtid. Dessa funktioner förenklar organisationsplaneringen och gör den mer effektiv. 

Vilka är de vanligaste exemplen på organisationsplanering?

Medan organisationsplanering vanligtvis avser strategin bakom övergripande organisatoriska mål, kan det också avse planering inom specifika undergrupper av ett företag. Vanliga typer av organisationsplanering är:

• Personalutvecklingsplanering, som tar upp anställdas utbildning och karriärtillväxt, samt långsiktiga mål för bemanning och personal. 

• Finansiell planering och budgetplanering, som fokuserar på den dagliga finansiella förvaltningen samt långsiktig finansiell planering. 

• Expansionsplanering, som innebär strategier för Business-tillväxt och marknadsexpansion.

• Planering av produkter och tjänster, som fokuserar på utveckling och hantering av ett företags produkter och tjänster.