Hur man skriver en effektiv uppdragsbeskrivning (med gratis mall)

Det är naturligt att möta utmaningar när man leder team och hanterar projekt, och ett sätt att gå vidare trots svåra tider är att komma ihåg sitt ”varför”. Företagets uppdrag definierar varför du gör det du gör, vem du gör det för och vilken inverkan du kommer att ha genom att göra det. När du känner till ditt uppdrag kommer du att känna dig trygg med företagets riktning, även när det går upp och ner. 

Vanligtvis skriver man en uppdragsbeskrivning när man startar ett företag för att få en tydlig uppfattning om vad man står för. En uppdragsbeskrivning ändras sällan om inte företaget ändrar riktning eller varumärke. Läs vidare för att lära dig hur du skriver en effektiv verksamhetsbeskrivning som kan hjälpa dig att uppnå dina företagsmål.

Vad är en uppdragsbeskrivning?

En uppdragsbeskrivning är en sammanfattning av företagets vad, vem och varför. Du bör dela den här beskrivningen med alla i organisationen så att teammedlemmarna förstår era gemensamma mål. Även om en uppdragsbeskrivning inte är avsedd för marknadsföring, kommer du förmodligen att dela den externt också. Därför är det viktigt att skriva den på ett vältaligt sätt.

Din uppdragsbeskrivning är ett grundläggande innehåll som du kan använda som utgångspunkt för olika andra material, inklusive:

• Värdeerbjudanden

• Affärsplaner

• Företagets visionsbeskrivning.

När du har fastställt dina grundläggande värderingar och initiativ blir det lättare att utveckla idéerna och få ut budskapet till din målgrupp.

5 steg för att skriva en uppdragsbeskrivning

Din uppdragsbeskrivning är inte något du kan skapa på egen hand. Innan du sätter dig ner för att skriva den bör du samla andra chefer och ledare på företaget som har en uppfattning om vad du vill uppnå. Använd stegen nedan tillsammans för att komma till rätta med vad företaget står för och det budskap ni vill sprida.

1. Besvara grundläggande frågor

För att ta reda på vad din uppdragsbeskrivning ska säga måste du svara på grundläggande frågor om din Business. 

• Vad gör vi?

• Vad skapar vi?

• Vilken är vår målgrupp?

• Hur gör vi skillnad?

När du har svarat på de grundläggande frågorna kan du överväga frågor som kan hjälpa dig att skapa en stark uppdragsbeskrivning.

• Hur skiljer vi oss från andra i branschen?

• Hur kan vi få vår uppdragsbeskrivning att sticka ut från våra konkurrenter?

• Kan vi använda andra uppdragsbeskrivningar som inspiration?

Överväg att låta varje medlem i ditt tiger team för uppdragsbeskrivningen svara på de här frågorna separat och sedan samla ihop svaren. Er uppdragsbeskrivning bör vara tidlös, så tänk på den på ett sätt som omfattar Business-tillväxt. Det är viktigt att överväga vad företagets syfte är i förhållande till vad framtiden kan komma att innebära. 

2. Använd svaren för att brainstorma texten

Nu när du har idéerna för din uppdragsbeskrivning behöver du hitta rätt ord. Använd brainstorming-tekniker för att hjälpa dig och de andra ledarna i företaget att komma på kreativa sätt att uttrycka er. Målet är att inspirera teamet utan att låta klyschigt eller alltför komplicerat.

Här är några användbara brainstormingtekniker:

• Mind-mapping: Mind-mapping är en visuell brainstorming-teknik som du kan använda på egen hand eller med ditt team. Börja med ett ord eller en idé och använd det för att inspirera andra idéer. Du behöver ett stort papper eller en whiteboard för att skriva ner ett ämne. Rita sedan linjer som kopplar ihop ord eller idéer som rör ämnet.

• Brain-netting: Brain-netting är bra för samarbete på distans och innebär att man delar idéer virtuellt, oavsett om det är på en Slack-kanal, Google Doc eller genom ett projekthanteringsverktyg. Teammedlemmar kan lägga till idéer när de får inspiration, och listan kommer att vara ständigt växande. 

• Brain dumping: Använd en mall för brain dumping för att snabbt samla alla idéer på ett ställe innan du organiserar eller förfinar dem. Brain dumping hjälper till att rensa mentala hinder och gör det enklare att hitta teman för din uppdragsbeskrivning.

3. Skriv ditt första utkast

Nu när du har tydliga idéer om vad du ska skriva i din uppdragsbeskrivning och kreativa sätt att uttrycka idéerna kan du börja experimentera med vad som låter bäst. Följande formler kan hjälpa dig att komma igång:

1. Att [bidrag/mål] så [påverkan].

2. Vårt uppdrag är att [bidrag/mål] genom att [vad du erbjuder/hur du gör det] för [målgrupp] så att [påverkan].

3. Att bygga/erbjuda [vad du erbjuder/hur du gör det] för [målgrupp] för att [bidrag/mål] och [påverkan].

Om du till exempel arbetar för ett företag som arbetar med innehållsmarknadsföring kan det första utkastet se ut så här:

1. Att öka värdet och synligheten av innehåll så att företag kan bygga starka relationer med sina målgrupper. 

2. Vårt uppdrag är att öka värdet och synligheten av innehåll genom att erbjuda innehållsmarknadsföringstjänster för företag så att de kan bygga starka relationer med sina målgrupper. 

3. Att erbjuda innehållsmarknadsföringstjänster för företag för att öka värdet och synligheten av deras innehåll och hjälpa dem att bygga starka relationer med sina målgrupper. 

4. Be om feedback

Skriv några versioner av uppdragsbeskrivningen så att du kan be om feedback från nuvarande teammedlemmar. Eftersom uppdragsbeskrivningen gäller för alla är det bra att inkludera alla i feedbackprocessen, även om feedback från ledningen väger lite tyngre. Ha inte för bråttom med skrivprocessen. Ta dig tid och se till att alla är nöjda med uppdragsbeskrivningen.

Samarbeta med teamet genom att hålla en frågestund eller genom att skicka ut undersökningar för att fråga vilken version av uppdragsbeskrivningen som resonerar mest med dem. På så sätt kan du känna dig säker på att resultatet är en teaminsats när du väl har slutfört beskrivningen. 

5. Revidera och dela

När du har samlat in feedback kan du revidera din uppdragsbeskrivning efter behov. Slutför den sedan och dela den med resten av organisationen. Du kan också inkludera den i din affärsplan och dela den på din webbplats. 

Din uppdragsbeskrivning förklarar företagets mål för de som arbetar för företaget, intressenter som kan komma att engagera sig i företaget och kunder eller klienter som kan spendera pengar på företaget. Även om du inte bör utforma din uppdragsbeskrivning för att sälja, är det något du bör vara stolt över och sannolikt vill visa upp.

Exempel på uppdragsbeskrivningar

De flesta företag delar sina uppdragsbeskrivningar med allmänheten, antingen på sina webbplatser eller på en plats som är lätt att hitta. Genom att göra din uppdragsbeskrivning synlig för kunder visar företag vad de står för och vad de strävar efter att uppnå – både som en intern arbetsstyrka och med de produkter eller tjänster de säljer.

1. Asana

”Att hjälpa mänskligheten att blomstra genom att göra det möjligt för alla världens team att arbeta tillsammans utan problem.” 

På Asana förklarar vår uppdragsbeskrivning vem vi tjänar och vilken inverkan vi vill ha på världen. Även om vi har olika mål som vi arbetar mot som företag är vår uppdragsbeskrivning vår vägledande princip bland alla andra. 

2. PayPal

”Att bygga webbens mest bekväma, säkra och kostnadseffektiva betalningslösning.” 

PayPals uttalande är mer produktfokuserat, men det är fortfarande effektivt. Business kan antyda den inverkan de hoppas få genom att förklara de unika funktionerna i deras produktutbud. PayPals uppdrag är att skapa den bästa möjliga produkten för kunderna eftersom det kommer att förbättra liv.

3. Patagonia

”Bygg den bästa produkten, orsak ingen onödig skada, använd Business för att inspirera och implementera lösningar på miljökrisen.” 

Patagonias uppdragsbeskrivning är komplex, men den visar att företaget har många lager utöver de kläder de säljer. På ytan erbjuder Patagonia friluftsutrustning, men de skiljer sig från andra företag genom att ha miljön i åtanke i allt de gör. 

Gratis mall för uppdragsbeskrivning

Att använda en mall för en uppdragsbeskrivning kan hjälpa dig att centralisera företagets viktigaste information. Nedan kan du se hur ett innehållsmarknadsföringsföretag skulle ha svarat på grundläggande frågor om sin verksamhet och använt dessa svar för att utforma sin uppdragsbeskrivning med den angivna formeln.

Använd den kostnadsfria mallen för uppdragsbeskrivningar nedan för att svara på relevanta frågor om företagets värderingar och mål.

Varför är det viktigt med en uppdragsbeskrivning?

Din uppdragsbeskrivning är en byggsten för allt ditt team gör. När den är bra leder den till en starkare teamdynamik på arbetsplatsen, mer framgångsrika projekt och nöjdare kunder. Uppdragsbeskrivningen bör:

• Definiera varumärket för teammedlemmarna: Ge teamet klarhet om vilken produkt ni skapar, varför ni skapar den och vem ni skapar den åt.

• Presentera varumärket för andra: Berätta för andra utanför företaget vad teamet strävar efter varje dag. 

• Upprätthålla värderingar och mål: Hänvisa till uppdragsbeskrivningen när du behöver hålla dig själv och teamet ansvariga för era slutliga mål.

Uppdragsbeskrivning vs visionsbeskrivning

Många använder en uppdragsbeskrivning och en visionsbeskrivning omväxlande, och även om vissa företag kombinerar de två, har de olika betydelser. En uppdragsbeskrivning är företagets ”varför” – med andra ord, företagets syfte. Tänk på din uppdragsbeskrivning som vad du för närvarande försöker åstadkomma.

En visionsbeskrivning kan vara en ”hur”-beskrivning eller en framtidsinriktad beskrivning. Den bör ge en bred bild av hur ni vill uppnå ert uppdrag. Ibland införlivar företag visionsbeskrivningen i sin uppdragsbeskrivning så att de kan ange och förklara sitt uppdrag samtidigt. 

Till exempel är Googles kombinerade uppdragsbeskrivning och visionsbeskrivning:

”Att organisera världens information och göra den allmänt tillgänglig och användbar.” 

Uppdragsbeskrivning: Att organisera världens information …

visionsbeskrivning:... och göra den allmänt tillgänglig och användbar.

LinkedIn har separata uppdrags- och visionsbeskrivningar:

Uppdragsbeskrivning: Koppla samman världens yrkesverksamma för att göra dem mer produktiva och framgångsrika.

Visionsbeskrivning: Skapa ekonomiska möjligheter för alla yrkesverksamma på den internationella arbetsmarknaden.

Använd en uppdragsbeskrivning för att driva företagets framgång

Uppdragsbeskrivningen är utgångspunkten för företagets framgång. Den beskriver vad du vill uppnå och fungerar som en ständig påminnelse om ditt syfte. Men det enda sättet att uppnå ditt uppdrag är med små, vardagliga åtgärder. Ett mål är bara en dröm tills du sätter igång en process.

Med en programvara för arbetshantering kan du skapa arbetsflöden, scheman och uppgifter som ligger i linje med företagets uppdragsbeskrivning och förverkliga företagets syfte. Asana hjälper dig att skapa en meningsfull och produktiv arbetsupplevelse för alla teammedlemmar genom att ge dem den klarhet de behöver för att uppnå sina mål.