Programöversikt

När du är på en bilresa behöver du en karta för att veta vilka nya restauranger, städer och sevärdheter du ska stanna till vid. Det är precis så programöversikter fungerar – de visar var ett program befinner sig, vart det är på väg och vilka tekniker och åtgärdspunkter team använder för att föra programmet framåt. Med en mall för programöversikt kan du uppmuntra team att skapa sina egna standardiserade programöversikter. Och när alla teamöversikter ser likadana ut blir det lättare att skapa en övergripande översikt för hela företaget. 

Vad är en programöversikt?

En program översikt är en genomgång av programmet på hög nivå. Vanligtvis använder programchefer den här strategiska översikten för att strukturera och koppla programmet till verksamhetsstrategi, företagsmål och stora milstolpar, och visa hur det bidrar till företagets viktigaste initiativ. Programöversikter hjälper team att visualisera programmets helhetsbild – vilket arbete de för närvarande hanterar och vilka kommande projekt de har planerat. När programöversikten är färdig kan programchefer använda den för att skapa strategiska planer och prioritera arbetet genom att avgöra vilka komponenter i programmet som passar in i företagsövergripande projekt och fokusera sina resurser där.

Vad är en mall för en programöversikt?

En mall för en programöversikt är en sparad disposition över en allmän programöversikt. Den hjälper till att säkerställa att varje programöversikt är konsekvent. Så när du behöver information om ett annat program på en annan avdelning vet du var du kan hitta den. 

Om produktmarknadsföringsteamet till exempel vill titta på kommande leveranser för teknikteamet kan de referera till teknikprogrammets översikt. Genom att skapa en översikt baserad på en mall för programöversikter som används i hela organisationen – och därför struktureras på samma sätt – är det enkelt att hitta avsnittet med leveranserna. I grund och botten gör mallar för programöversikter det lättare för dig att få all information du behöver utan att fråga en kollega eller sortera igenom oändliga filer.

Mall för programöversikt vs mall för projektöversikt vs mall för produktöversikt

En mall för en projektöversikt beskriver en projektplan. Vanligtvis är den uppdelad i faser (med fastställda tidsramar) och visar genomförbara sätt att slutförd projekt. En mall för en produktöversikt beskriver däremot produktteamets vision och visar produktutvecklingen över tid och produktstrategin – hur teamet planerar att slutföra produkten. 

Programöversiktsmallar fungerar på samma sätt som de andra två – de visar var programmet befinner sig och vart det är på väg – men de här mallarna fokuserar på hela program i stället för ett enda projekt eller en produkt. Ofta används en projekt-, produkt- och programöversikt tillsammans.

Varför använda en mall för en programöversikt?

Det kan finnas hundratals, till och med tusentals, program i större organisationer. Det är svårt nog att hålla reda på allt arbete som utförs inom dessa program, och ännu svårare att övervaka hur de är strukturerade. Det är här en mall för programöversikt kan vara till hjälp. Om varje program använder samma mall för att skapa en översikt vet du att alla översikter kommer att vara konsekventa. Det gör det lättare för alla i företaget att få åtkomst till, dela och granska andra programs översikter, och det säkerställer att teamen prioriterar arbetet på samma sätt. 

Dessutom kan du använda mallar för programöversikter för:

• Programlanseringar: När du lanserar många nya program samtidigt kan du använda en mall för programöversikt för att skapa översikter för varje program. Det ger intressenterna en översikt på hög nivå, så att du kan få det stöd och de resurser du behöver för att utveckla nya program.

• Agila team: Program som använder den agila metoden använder ofta översikter för att planera arbetet i förväg. Du kan använda en mall för programöversikt för att säkerställa att varje program som använder agil har samma mall för agil översikt, oavsett vilken avdelning de tillhör.

Använda en mall för programöversikt

Rent tekniskt kan du rita upp din programöversikt på ett papper eller skapa den i ett Excel-kalkylark. Men det skulle vara svårt att återskapa eller göra om till en mall. Att skapa en mall för programöversikt med en digital programvara för projekthantering ger dig fler möjligheter. När du har skapat mallen kan du lägga till beroenden, ändra tilldelade personer och enkelt dela den med hela företaget. Den är helt anpassningsbar, så att du kan skapa den för att passa just dina företagsprograms behov och mål. 

Här är några användbara avsnitt för att komma igång:

• Resurser: Inkludera teammedlemmar, programmets värderingar och programmets vision. Det här ska vara en snabb översikt över programmet och hur det passar in i företagets mål.

• Business-mål och initiativ: Det hjälper att ha företagets större vision nära till hands för att vägleda arbetet. Du kan använda de företagsomfattande målen och initiativen som en kontaktpunkt för att se till att du alltid arbetar med de mest effektiva projekten.

• Programmål: Förutom att lista de företagsomfattande målen kan du koppla till specifika programmål som du skapar.

• Leveranser: Här listar programmet leveranser och tillhörande projektplaner eller översikter. 

• Avdelningsspecifika avsnitt: Varje program har olika saker som måste ingå i deras översikt. Om du till exempel är med i ett produktutvecklingsteam kan du ha ett avsnitt för faser så att du kan visa utvecklingens förlopp.

För att ytterligare ge liv åt din mall för programöversikten kan du prova att visa den på olika sätt, till exempel:

• Kanban-tavlor: Använd den här layouten för mallar för agila programöversikter som följer sprintar och kräver ”simbanor” (horisontell kategorisering) för att ange vad som är i presentationen, pågående och slutfört. Eller använd Kanban-tavlor för program som drar nytta av en mer handlingsinriktad stil. 

• Gantt-diagram: Den här layouten är användbar om du behöver skapa en programöversikt som en tidslinje. Om programöversikten till exempel sträcker sig över ett år kan du utforma mallen i faser eller kvartal och visa den i ett Gantt-diagram för att se vilka initiativ som är planerade och när.

• Skapa färgkodade avsnitt: Beroende på användningsfallet kan det vara till hjälp för visuell differentiering och för att visa separation mellan olika initiativ. Om din mall för programöversikt till exempel används för it-produkthantering kan du färgkoda de olika avsnitten för att lyfta fram hur programmet stöder olika it-projekt i olika avdelningar. I det här fallet kan du välja en färg för verksamheten och en för interna förfrågningar från anställda.

Integreringar för Asana-mallar

Anslut din mall för programöversikter till dina favoritappar och använd våra inbyggda integreringar för att skapa den perfekta, anpassade mallen för ditt program.

Integrerade funktioner

• Tavelvy. Tavelvyn är en Kanban-tavelvy som visar ett projekts information i kolumner. Kolumnerna är vanligtvis organiserade efter arbetsstatus (t.ex. Att göra, Pågående och Slutfört), men du kan justera kolumntitlarna efter olika projektbehov. Inom varje kolumn visas uppgifterna som kort med olika information, såsom uppgiftstitel, slutdatum och anpassade fält. Följ arbetet när det rör sig genom faserna och få en snabb överblick över hur det går med projektet.

• Tidslinjevy. Tidslinjevyn är en Gantt-liknande projektvy som visar alla dina uppgifter i ett horisontellt stapeldiagram. Du kan inte bara se uppgifternas start- och slutdatum utan även beroenden mellan uppgifter. Med tidslinjevyn kan du enkelt hålla koll på hur bitarna i din plan passar ihop. När du kan se allt arbete på ett ställe är det dessutom lätt att identifiera och åtgärda beroendekonflikter innan de uppstår, så att du kan nå alla mål i tid. 

• Godkännanden. Ibland behöver du inte bara slutförd en uppgift – du behöver veta om en leverans är godkänd eller inte. Godkännanden är en speciell typ av uppgift i Asana i vilken man kan välja "Godkänn", "Begär ändringar" eller "Avvisa" för uppgiften. På så sätt får uppgiftsägarna tydliga instruktioner om vilka åtgärder de ska vidta och om deras arbete har godkänts eller inte. 

• Uppdateringar av projektstatus. Glöm att behöva kolla igenom olika verktyg för att hitta information om projektstatus eller sitta på ett möte som lika gärna kunde ha varit ett e-postmeddelande. Uppdateringar av projektstatus i Asana är inte bara enkla att använda, de är också direkt sammankopplade till arbetet som ditt team utför. Det gör det enkelt för teammedlemmarna att få tillgång till ytterligare projektinformation, såsom projektplanen, kommunikationsplanen, projektets mål, milstolpar, leveranser och mycket mer. Projektstatusrapporter minskar manuellt arbete, centraliserar information och håller alla uppdaterade. 

Rekommenderade appar

• GitHub. Synkronisera automatiskt statusuppdateringar för GitHub-pull-förfrågningar till Asana-uppgifter. Spåra förlopp för pull-förfrågningar och förbättra tvärfunktionellt samarbete mellan tekniska och icke-tekniska team, allt från Asana.

• Jira. Skapa interaktiva, uppkopplade arbetsflöden mellan tekniska team och Business-team för att ge alla bättre insyn i produktutvecklingsprocessen i realtid – allt utan att behöva lämna Asana. Effektivisera projektsamarbete och överlämningar. Skapa snabbt Jira-ärenden i Asana så att arbete kan överföras sömlöst mellan Business- och teknikteam vid rätt tidpunkt. 

• Figma. Team använder Figma för att skapa användarflöden, trådblock, simuleringar av användargränssnitt, prototyper och mycket mer. Du kan nu bädda in de olika designarbetena i Asana, så att ditt team kan referera till den senaste designen i rätt kontext, med tillhörande projektdokument. Till skillnad från skärmbilder visar live-inbäddningar i realtid de ändringar du gör i en designfil, vilket innebär att du inte behöver slösa tid på att hitta rätt filer och uppdatera bilder.

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

Vanliga frågor