Så här utvecklar du en förstklassig anställningsprocess

Rom byggdes inte på en dag, och det gjorde inte ditt team heller. Att anställa bra medarbetare tar tid, men det är värt det eftersom teammedlemmarna är drivkraften bakom allt du åstadkommer. För att uppnå stora mål behöver du ett starkt team. Och för att bygga upp ditt team behöver du en välplanerad anställningsprocess. 

Vad är en anställningsprocess?

En anställningsprocess är ett strukturerat tillvägagångssätt för att hitta, bedöma och anställa nya medlemmar till teamet. Det är en standardiserad uppsättning steg som du följer varje gång du vill anställa en ny medarbetare – oavsett om du fyller en befintlig roll eller lägger till en ny roll i ditt team. Och även om rekrytering ofta kan kännas brådskande (särskilt när du är underbemannad eller behöver fylla en roll), är det värt att skapa en rekryteringsprocess innan du sätter igång. Med lite extra tid i förväg kan du spara ännu mer tid och slippa krångel i framtiden.

Rekrytering är oftast en tvärfunktionell process. Det innebär att arbeta med intressenter såsom rekryterare och ditt HR-team, plus eventuella medarbetare som hjälper till att intervjua potentiella kandidater. Rekryteringen är också anpassningsbar beroende på vem du anställer och vilka resurser du har tillgång till. Att anställa en programvarutekniker kräver till exempel andra steg än att anställa en klinisk terapeut. Eller så kan rekryteringsansvaret vara annorlunda på mindre företag utan personalavdelning.

Men om du inte är säker på var du ska börja eller om det inte är din grej att hantera intressenter, oroa dig inte. En standardiserad anställningsprocess underlättar samarbetet. När du har listat ut vad som fungerar för dig och dokumenterat varje steg har du en översikt att följa, så att du vet exakt vad du ska göra och vem du ska prata med varje gång du vill anställa någon ny. 

Rekryteringsprocess vs introduktionsprocess

En anställningsprocess och en introduktionsprocess är lika viktiga när du lägger till nya medlemmar i teamet. Men de är två separata steg som måste slutföras. 

Innan du kan introducera nya teammedlemmar måste du anställa dem. Det innebär att rekryteringsprocessen omfattar att identifiera jobbkrav, hitta kvalificerade kandidater, intervjua och ge ett slutligt erbjudande. Tillsammans med de större stegen innehåller rekryteringsprocessen också detaljer som vem som kommunicerar med kandidater och hur man utvärderar varje kandidat. Enkelt uttryckt omfattar rekryteringen allt fram till att en kandidat accepterar ditt erbjudande. 

Introduktionen börjar efter att en kandidat har undertecknat ditt erbjudande. Det är då du börjar välkomna din nyanställda och hjälpa hen att komma igång. Överraskande nog sker vissa viktiga introduktionssteg ofta före den anställdes första dag, till exempel att se till att teammedlemmen har en bärbar dator och ett passerkort till kontoret, eller att skicka ett mejl inför den första dagen så att hen vet vad hen kan förvänta sig. När en anställd officiellt börjar fortsätter introduktionen när de anställda lär sig om din organisationskultur, lär känna sina teamkollegor och lär sig om de verktyg och processer de behöver för sin roll. 

Varför är det viktigt med en anställningsprocess? 

En strukturerad anställningsprocess gör inte bara ditt liv enklare, den hjälper också dina intressenter och potentiella kandidater. Så här går det till: 

Skapa en positiv kandidatupplevelse

Kandidatupplevelsen är en viktig del av din företagskultur. Enligt en studie säger 78 % av kandidaterna att deras intervju- och anställningsupplevelse visar hur ett företag värdesätter sina anställda. Det innebär att det är viktigt att göra ett bra jobb under anställningsprocessen, eftersom det är då potentiella anställda får sina första intryck.  

En anställningsprocess ger varje kandidat en konsekvent upplevelse och hjälper dig att tillhandahålla rätt information vid rätt tidpunkt. När du har en fördefinierad anställningsprocess kan du berätta för kandidaterna hur nästa steg ser ut och hur lång tid varje steg kan ta, så att de inte behöver undra var de står eller vad de ska göra under tiden. Du kan också bygga in viktig kommunikation i rekryteringsprocessen för att säkerställa att du inte missar några steg, till exempel att skicka kandidaterna den information de behöver för att förbereda sig för intervjuer eller att skicka uppföljande e-postmeddelanden för att låta dem veta när du har anställt en annan kandidat.

Undvik omedvetna fördomar

Omedvetna fördomar är inlärda antaganden, övertygelser eller attityder som vi inte nödvändigtvis vet om att vi har. De är också en normal del av att vara människa – våra hjärnor bearbetar mängder av information varje dag, så ibland tar vi genvägar. Vi antar till exempel att frost på vår vindruta betyder att det är kallt ute, rusningstid betyder mycket trafik och att mjölken vi just köpt är säker att dricka.

Exemplen ovan är ganska harmlösa, men våra fördomar kan också smyga sig in i rekryteringsprocessen och påverka vem vi väljer för en viss roll. En studie från Princeton University visade till exempel att när symfonier började hålla blinda provspelningar hade kvinnliga musiker omedelbart 50 % större sannolikhet att ta sig till nästa omgång av provspelningen. Det innebär att när domarna kunde se kandidaternas kön var de omedvetet partiska mot manliga musiker.

Men lyckligtvis kan kunskapen om omedvetna fördomar hjälpa dig att känna igen när det händer och vidta aktiva motåtgärder. En strukturerad anställningsprocess hjälper dig att undvika omedvetna fördomar genom att du följer samma steg för varje kandidat. Det gör det möjligt att samla in samma typ av information för varje kandidat och fatta beslut baserat på data snarare än den odefinierade idén om ”kulturpassning”. Du kan till exempel inkludera en standarduppsättning intervjufrågor i din anställningsprocess för att säkerställa att kandidaterna bedöms lika inom samma områden. 

Rekrytera rätt kandidater

Att anställa är lite som speeddating. Du och kandidaten försöker båda två att avgöra om ni vill ha en långsiktig relation – du försöker avgöra om kandidaten passar bra för ditt team, medan kandidaten försöker avgöra om hen vill arbeta på ditt företag. Det är enkelt att skynda igenom den här processen och utelämna viktig information som kan hjälpa er båda att fatta det bästa beslutet. Och när det händer kan du få problem med att behålla anställda om de nyanställda inte är kvalificerade för sin roll. 

Men när du följer en fördefinierad anställningsprocess kan du se till att både du och dina kandidater har all information de behöver innan ett beslut fattas. En anställningsprocess hjälper dig att bygga in viktiga steg som ett första screening-samtal, en praktisk bedömning att ta med sig hem och strukturerade intervjuer med gott om tid för frågor. Det ger dig en robust uppsättning information att överväga för ditt slutgiltiga beslut. Och lika viktigt, det ger kandidaterna en tydlig bild av rollens dagliga ansvar och hur det faktiskt skulle vara att arbeta på ditt företag. 

Samarbeta effektivt med intressenter

Rekrytering innebär vanligtvis att man arbetar med flera intressenter, inklusive rekryterare, personalavdelningen och eventuella medarbetare i intervjupanelen. Eftersom olika intressenter behöver involveras i olika delar av processen kan det vara svårt att samordna alla rörliga delar. Till exempel kan rekryteringsteamet hantera jobbannonser och screening av cv:n, rekryteringschefen kan vara ansvarig för att schemalägga intervjuer på plats och medlemmar i din intervjupanel kan vara ansvariga för att samla in och dela med sig av sin feedback för varje kandidat.

En strukturerad anställningsprocess ger dig och ditt team en tydlig översikt att följa. Den visar vilka intressenter som ska involveras i varje steg, vem som är ansvarig för varje uppgift och hur lång tid varje steg i rekryteringsprocessen kommer att ta. För att göra det ännu enklare kan du använda ett projekthanteringsverktyg för att planera och genomföra rekryteringsprocessen. Med Asana kan du till exempel skapa återanvändbara mallar som beskriver varje uppgift i en process, inklusive den tilldelade personen, slutdatum och eventuella beroenden.

11 steg för att utveckla en förstklassig anställningsprocess

Rekrytering kan verka skrämmande, särskilt med alla komplexa jobbannonser, intervjuer, bakgrundskontroller och mycket mer. Men som med många andra saker kan du förenkla rekryteringsprocessen genom att dela upp den i en serie små steg. För att hjälpa dig att komma igång har vi listat 11 steg i anställningsprocessen som de flesta företag har gemensamt. När du har gått igenom de här stegen några gånger kan du anpassa dem till dina specifika behov och resurser. 

1. Sätt upp rekryteringsmål

Innan du startar anställningsprocessen måste du sätta upp tydliga mål som beskriver vad du letar efter. Att sätta upp mål ger dig en polstjärna att sikta på när du rekryterar och bedömer kandidater. Det hjälper dig att skriva en arbetsbeskrivning som tar upp den brist du försöker fylla, utvärdera kandidater mot dina mål och hantera tidslinjen för din anställningsprocess. När du sätter upp ditt mål, se till att det är SMART: specifikt, mätbart, uppnåeligt, realistiskt och tidsbegränsat.

För att formulera ditt rekryteringsmål kan du ställa dig själv följande frågor: 

• Vem är den perfekta kandidaten? 

• Vilka specifika färdigheter har hen? 

• Vilken nivå av tidigare erfarenhet har de?

• Vilka rekryteringsbehov eller brister försöker du fylla med den här rollen? Fyller du till exempel en ledig tjänst, utökar teamets kapacitet eller lägger till ett nytt ansvarsområde? 

• När behöver du fylla den här rollen? Hur lång tid bör rekryteringsprocessen ta? 

2. Identifiera intressenter

Därefter är det dags att identifiera de intressenter som du kommer att samarbeta med under anställningsprocessen. Det kan variera från företag till företag, men de här är de vanligaste intressenterna att hålla utkik efter: 

• Anställningschef: personen som kommer att hantera den nyanställda. Den anställande chefen driver ofta rekryteringsprocessen och har sista ordet om vilken kandidat som väljs.

• Personalavdelningen och rekryteringsteamet: Beroende på företagets storlek kan rekryterare ansvara för jobbannonsering, uppsökande verksamhet, inledande screening, schemaläggning av intervjuer och förhandling av erbjudanden. På större företag kan en rekryterare vara kandidatens huvudsakliga kontaktperson under hela anställningsprocessen. På mindre företag kan rekryteraren ansvara för en del av eller hela arbetet. Om företaget inte har ett internt rekryteringsteam kan du till och med lägga ut vissa steg på en rekryteringsbyrå. 

• Intervjupanelen: Det här är de personer som kommer att intervjua varje kandidat. De kan vara potentiella teamkollegor, tvärfunktionella partner eller personer med specifika expertområden. Om du till exempel anställer någon som behöver ha designkompetens kan du inkludera en produktdesigner i din intervjupanel. Se bara till att ge varje panelmedlem vägledning om vilken typ av frågor de bör ställa – till exempel att produktdesignern bör fråga specifikt om kandidatens erfarenhet av design. 

När du identifierar intressenter kan det vara bra att skapa en RACI-matris för att beskriva vem som är responsible, accountable, consulted och informed för varje steg i rekryteringsprocessen. 

3. Skriv en arbetsbeskrivning

En bra arbetsbeskrivning är nyckeln om du vill locka till dig kvalitetskandidater. I slutändan är målet med arbetsbeskrivningen att hjälpa potentiella kandidater att förstå vad en person i den här rollen faktiskt gör på en daglig basis, så att de kan bestämma om de vill ansöka. Det innebär att det är viktigt att din beskrivning korrekt återspeglar befattningens uppgifter och ansvar. 

Även om arbetsbeskrivningar kan variera, är det några viktiga komponenter som bör inkluderas: 

• Jobbtitel

• Jobbets syfte

• Arbetsuppgifter och ansvarsområden

• Nödvändiga kvalifikationer (som utbildning, erfarenhet eller kompetens)

• Föredragna kvalifikationer

• Arbetsförhållanden (t.ex. om rollen är på distans eller på plats och vilka arbetstider kandidaten förväntas arbeta)

• Löneintervall och förmåner.

Du kan också beskriva viktiga aspekter av din företagskultur i arbetsbeskrivningen. På Asana inkluderar vi till exempel ett stycke i slutet av varje arbetsbeskrivning för att betona hur vi värdesätter inkludering och välkomnar kandidater från alla bakgrunder. 

4. Annonsera och rekrytera till tjänsten

Nu är det dags att använda arbetsbeskrivningen. Att hitta bra kandidater kan vara svårt, så företag använder ofta en kombination av annonsering och aktiv rekrytering. Om ditt företag har ett rekryteringsteam hanterar de vanligtvis båda. 

• För att annonsera ut tjänsten bör du först bestämma om du vill rekrytera internt, externt eller en kombination av de två. Du kan till exempel vilja annonsera tjänsten internt först och sedan öppna den för externa sökande. Jobbtavlor och webbplatser som LinkedIn är bra för att börja annonsera externt, tillsammans med jobbmässor och företagets webbplats. Du kan också förlita dig på dina nuvarande anställda för att hjälpa till att marknadsföra tjänsten genom att erbjuda värvningsbonusar. 

• För att rekrytera till tjänsten måste du aktivt kontakta kvalificerade kandidater via LinkedIn, e-post, sociala medier eller jobbmässor. Rekryteringsprocessen hjälper till att generera applikationer från potentiella kandidater som inte söker aktivt men som kan vara en bra matchning.

5. Granska applikationer

Vid det här laget bör du ha en hel del CV:n och personliga brev att granska. Ta dig tid att granska varje applikation och bestäm vilka kandidater som uppfyller de kvalifikationer som anges i din arbetsbeskrivning. Försök att hålla dig till hårda färdigheter och konkret erfarenhet i det här skedet, eftersom det är svårt att få en uppfattning om mjuka färdigheter från ett CV. Du kan också bygga in riktlinjer för att hjälpa till att bekämpa omedvetna fördomar när du granskar. Du kan till exempel dölja kandidatens namn för att minska köns- eller rasfördomar, eller fokusera på relevant erfarenhet i stället för antal år i arbetskraften för att förhindra åldersdiskriminering. 

På vissa företag med höga ansökningsvolymer förbereder rekryterare i HR-teamet en omgång förhandsgranskade CV:n som du kan gå igenom. Ditt företag kan också använda ett system för att spåra kandidater som Greenhouse, Workday eller ADP för att lagra och organisera jobbansökningar och kontaktinformation. 

6. Genomför en telefonskärm

En telefonskärm är din första kontakt med en kandidat – vanligtvis via (du gissade rätt) telefonen. Målet med en telefonintervju är tvåfaldigt. Först vill du avgöra om kandidaten har de kvalifikationer som krävs och om hen passar in i din organisationskultur och företagets värderingar. För det andra vill du ge kandidaten tid att ställa frågor. Kom ihåg att de också bestämmer om de vill arbeta i ditt team. 

Om du samarbetar med ett rekryteringsteam kan de först göra en inledande telefonintervju för att verifiera kandidatens behörighet och se till att de verkligen är intresserade av rollen innan de skickar vidare till dig för en mer djupgående konversation. 

Om du inte vet var du ska börja kan du ta en titt på de här exempel på frågor för telefonintervjuer: 

• Berätta lite om dig själv. Vem är du? Vad motiverar dig? Vad åt du till frukost? 

• Varför tilltalar det här jobbet dig? 

• Berätta om ditt CV. Berätta om de prestationer du är mest stolt över för var och en av dina roller. 

• Hur ser ett perfekt team ut för dig?

• Vilken typ av samarbete föredrar du? 

• Vad behöver du från din chef och ditt team för att känna dig framgångsrik? 

• Vilka frågor har du till mig? 

7. Bedöm färdigheter

Det är svårt att visa upp hårda färdigheter under en intervju. Därför är en kompetensbedömning viktig för roller som fokuserar mycket på hårda färdigheter som skrivande, dataanalys eller programmering. För roller som istället betonar mjuka färdigheter (såsom kundtjänst) behöver du kanske inte det här steget. 

Din kompetensbedömning kan vara en uppgift att ta med sig hem, en tidsbestämd onlinebedömning eller till och med ett personligt test. Du kan till exempel skapa en skrivuppgift för en copywriterkandidat eller en tidsbestämd kodningsövning online för en utvecklarkandidat. För ledande befattningar eller roller som innebär mycket tvärfunktionellt samarbete är bedömningen ofta en presentation. I det här fallet kan du be kandidaten att presentera ett projekt som hen har arbetat med och lämna tid i slutet för en panel av intressenter att ställa frågor. 

Oavsett vilket format du väljer är en kompetensbedömning det bästa sättet att se en kandidats erfarenhet och kompetens i praktiken. 

8. Genomför intervjuer på plats

Intervjuer på plats innebär många olika delar. Men om du reder ut några viktiga detaljer först kan du organisera varje rörlig del och göra din intervjuprocess så smidig som möjligt för alla.

Här är några viktiga frågor att ställa sig själv när man planerar intervjuer på plats: 

Hur ska intervjuerna se ut?

En kandidats intervjuer på plats är ofta utformade som individuellt möte med varje medlem i intervjupanelen. Med det sagt kan du också schemalägga gruppintervjuer med panelmedlemmar som har liknande expertis. Du kan till och med hålla större intervjuer med ett helt team, men eftersom det här formatet kan vara skrämmande är det bäst att använda när du försöker rekrytera till ledande befattningar. 

Du behöver också bestämma om dina intervjuer på plats kommer att vara virtuella eller på plats. Om du väljer virtuella intervjuer bör du välja en videokonferensplattform som är lättillgänglig för personer utanför företaget. 

Hur långa ska intervjuerna vara?

Det beror på om intervjuerna är virtuella eller på plats. Forskning visar att videoträtthet börjar vid 30-minutersstrecket för virtuella möten, vilket innebär att det blir mycket svårare att fokusera efter den tidpunkten. Å andra sidan kan vi vanligtvis hålla fokus i 45 till 60 minuter när vi pratar ansikte mot ansikte. 

När ska man schemalägga intervjuer?

Det är oftast mer praktiskt att schemalägga en kandidats intervjuer i block. Det innebär att kandidaten bara behöver besöka ert kontor en gång om intervjuerna är på plats. Å andra sidan kanske du vill dela upp intervjuerna över två dagar för virtuella intervjuer för att undvika videotrötthet. Du kan till exempel schemalägga två intervjublock på 90 minuter under samma vecka. Om du schemalägger intervjuer direkt efter varandra bör du se till att bygga in fem minuters pauser mellan mötena så att kandidaten kan resa sig, sträcka på sig eller gå på toaletten. 

Hur bör intervjuare förbereda sig?

Att vara väl förberedd visar att du värdesätter kandidatens tid och hjälper dig att samla in bättre feedback. Så här hjälper du din intervjupanel att förbereda sig och lyckas:

• Först bör du se till att varje intervjuare förstår vilka kompetenser de utvärderar. Till exempel bör en designer som intervjuar en designkandidat ställa mer tekniska frågor, medan en tvärfunktionell intressent bör fråga om samarbete och hur kandidaten arbetar med icke-designteammedlemmar. 

• Överväg att standardisera utvärderingsprocessen med antingen en mall för intervjuguider eller en mall för intervjupoängkort. Båda alternativen hjälper panelmedlemmarna att samla in feedback på ett konsekvent sätt, utan överlappning eller fördomar.

• Be varje intervjuare att komma på frågor i förväg. Det säkerställer inte bara att de är förberedda utan hjälper också till att minska fördomar. 

• Om det finns någon i panelen som inte har deltagit i en intervjuprocess tidigare kan du se om personalavdelningen erbjuder utbildning för förstagångsintervjuare.

Hur bör du förbereda kandidaten för intervjuerna? 

Det är lika viktigt att se till att kandidaten känner sig förberedd för sina intervjuer på plats. Innan intervjun på plats bör du se till att informera om följande: 

• Datum och tid för varje intervju, inklusive när de ska anlända om de besöker ditt kontor personligen. 

• Hur man kommer till kontoret – ska ni till exempel träffas i lobbyn eller ska kandidaten checka in i receptionen? För virtuella intervjuer, ge instruktioner om hur man får åtkomst till videokonferenslänkar. 

• Vem de kommer att träffa, inklusive varje intervjuares namn och titel. Det är också bra att ge en översikt över varje persons kompetensområde så att kandidaten kan förbereda frågor i förväg. 

• All relevant ytterligare information – till exempel om ditt kontor är särskilt avslappnat kan du låta dem veta att de inte behöver bära Business Casual-kläder. 

För virtuella intervjuer kan det vara bra att schemalägga ett snabbt 10-minutersmöte med en rekryterare eller någon på IT innan intervjuerna på plats börjar. Under den tiden kan kandidaten felsöka eventuella tekniska problem som kan uppstå. 

9. Fatta ett beslut

Nu när du har intervjuat de bästa kandidaterna är det dags att fatta ett beslut. Det innebär att granska all feedback från intervjupanelen, antingen asynkront eller under ett personligt möte. I slutändan är det rekryteraren som bestämmer vem som ska gå vidare, men hen bör överväga synpunkterna från varje panelmedlem. 

Om du är osäker mellan två eller tre lika kvalificerade kandidater kan du skapa en beslutsmatris för att strukturera din jämförelse och göra ett evidensbaserat val. 

10. Slutför en bakgrunds- och referenskontroll

Äntligen har du bestämt dig för vem du ska anställa! Men innan du ger ett officiellt erbjudande är det viktigt att göra en bakgrunds- och referenskontroll. Det här är vad varje innebär: 

• En bakgrundskontroll innebär vanligtvis att man arbetar med en bakgrundskontrollbyrå för att verifiera detaljer i kandidatens jobbapplikation, såsom anställningshistorik, utbildning och eventuell kriminell bakgrund. 

• En referenskontroll innebär att ringa var och en av kandidatens referenser, som vanligtvis är tidigare medarbetare eller chefer. Vanligtvis är det rekryteraren eller den anställande chefen som gör det här steget, och målet är att dubbelkolla att kandidaten uppfyller dina anställningskriterier – och se om det finns några varningssignaler som du kan ha missat. 

11. Gör ett jobberbjudande och förhandla

Nu är det äntligen dags att göra ett officiellt jobberbjudande. Om du samarbetar med en rekryterare är det vanligtvis rekryteraren som gör det första erbjudandet och hanterar eventuella förhandlingar. Men oavsett vem som är ansvarig, tänk på följande:

• När du är klar med förhandlingarna skickar du ett skriftligt erbjudande om anställning. Ett muntligt erbjudande och godkännande är inte bindande på samma sätt som ett formellt skriftligt erbjudande. 

• Låt kandidaten veta hur mycket tid hen har på sig att fatta ett beslut. 

• När hen har accepterat erbjudandet (håll tummarna) ska du se till att låta andra kandidater veta att tjänsten är tillsatt.